4. Survol du système UO - SMARTStream

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1 4. Survol du système UO - SMARTStream 4.1 Plate-forme technologique SMARTStream est un système client-serveur dont la composante serveur roule à partir d un IBM RS-6000 (une petite boîte d apparence semblable à un PC, mais beaucoup plus puissante). Le système d exploitation du serveur est AIX (la version IBM de Unix). Les communications se font par le biais du protocole TCP/IP (le même qui est utilisé pour transporter notre courrier et naviguer sur le web ). Le système Sybase est utilisé pour la gestion des bases de données. Les programmes sont écrits en Powerbuilder, Visual Basic, C++ et Microsoft Access. Tous ces programmes utilisent les règles d interface habituelles de l environnement Windows : l apparence est très graphique (GUI - Graghical User Interface) et on utilise beaucoup les couleurs, la souris, Système client-serveur La particularité la plus évidente d un système client-serveur provient du fait que les applications (programmes, écrans, fiches de contrôles,...) sont construites à partir de plusieurs composantes distinctes; certaines de ces composantes sont installées sur le serveur (la machine Unix) alors que les autres sont installées sur les postes de travail (les clients). La partie serveur peut être configurée sur une machine unique contenant en même temps les bases de données et une partie des programmes d application; dans les cas plus complexes, on peut répartir les programmes sur une série de serveurs et les données peuvent se retrouver sur une autre série de serveurs, le tout formant un réseau de grande envergure très complexe. Somme toute, l architecture client-serveur offre beaucoup plus de flexibilité quand vient le temps de faire le déploiement - on peut y aller du très simple au plus complexe. Du point de vue de l utilisateur, la différence la plus marquée a trait à la configuration de son PC. Une partie importante de SMARTStream est effectivement installée directement sur le PC de chacun (cela représente plus de 220 méga-octets d espace). On appelle cette portion du logiciel le client et la configuration peut varier selon les besoins de chacun. Le fait que ce logiciel est installé sur l ordinateur de l usager devrait être transparent; cependant, les gens doivent être prudents et éviter de modifier l installation ou de créer des conflits en installant des nouveaux programmes sur leur PC. À l Université, la configuration est simple : un serveur relié à des postes de travail. Par contre, nous avons ajouté une autre dimension à ce modèle pour faciliter le déploiement des clients - voir la section Accès au client via Windows NT Terminal Server Edition, plus bas. La figure 4.1 présente un diagramme simplifié d un système client-serveur. On y voit une boîte (au bas) qui représente le serveur et celle-ci est reliée à trois PC. Une partie du système ainsi que toutes les tables de la base de données se trouvent sur ce serveur. En plus, on retrouve les PC de trois utilisateurs et chacun de ces PC contient une copie du client SMARTStream. Survol du système UO - SMARTStream 4-1

2 Figure Modèle client-serveur simple Attention!!! Le modèle décrit ci-haut sera utilisé pour les postes de travail de quelques personnes qui utilisent le système de façon constante et régulière. Une approche plus simple à déployer sera employée pour la grande majorité des utilisateurs. Voir la section 4.3 qui suit. La figure 4.1 démontre aussi certaines spécifications techniques des composantes du système. En particulier, on note que le client est installé sur un PC construit sur un Pentium 100 Mhz avec 32 méga-octets de mémoire vive et 220 méga-octets d espace libre sur le disque rigide (pour recevoir le client); le système d exploitation doit être Windows 95; on doit aussi y trouver une carte réseau branchée au réseau TCP/IP. Survol du système UO - SMARTStream 4-2

3 4.3 Accès au client via Windows NT Terminal Server Edition Si on avait à déployer le client SMARTStream sur les PC de tous les utilisateurs du système, la tâche serait énorme. Le système Windows NT Terminal Server Edition nous offre une autre alternative. Avec cette approche, on introduit un serveur intermédiaire entre la boîte Unix où réside la partie serveur de SMARTStream et les ordinateurs des utilisateurs ( clients ). Les clients-pc établissent une connexion au serveur Windows NT Terminal Server Edition; cette application crée l impression de donner accès à un second PC sur lequel nous avons installé le client SMARTStream. La figure 4.2 présente un diagramme de ce modèle. Pour fonctionner de cette façon, il suffit d installer le client Windows NT Terminal Server Edition sur les PC des utilisateurs - une tâche qui n est pas très complexe. Il y a deux avantages importants à poursuivre cette option. La première, c est qu on peut permettre l utilisation de SMARTStream à partir de petits ordinateurs qui ne pourrait pas rouler le système autrement. Le deuxième avantage est encore plus significatif. Le client SMARTStream est lourd (environ 220 mégaoctets), complexe et assez difficile à installer et à maintenir. Par contre, le client Windows NT Terminal Server Edition est très petit et simple à installer. Cette approche pose quelques inconvénients mineurs. Les utilisateurs devront faire trois logon : le premier au serveur Windows NT Terminal Server Edition, le second à un serveur de fichier par exemple le serveur Locutus et le troisième à l application SMARTStream. En plus, durant une session Windows NT Terminal Server Edition, on a littéralement l impression de travailler sur deux PC simultanément : le sien et le serveur Windows NT Terminal Server Edition qui se présente comme un autre PC. Cette situation peut porter à confusion, surtout en ce qui a trait à l utilisation de certaines clés comme Alt + Tab. Par contre, ces petits désavantages sont mineurs quand on considère l alternative d installer et de maintenir le client SMARTStream sur tous les postes de travail. Attention!!! Ce modèle sera utilisé pour le déploiement du système à la grande majorité des utilisateurs d un bout à l autre du campus. Survol du système UO - SMARTStream 4-3

4 Figure Modèle client-serveur Windows NT Terminal Server Edition Survol du système UO - SMARTStream 4-4

5 4.4 Composantes du système UO - SMARTStream Le système SMARTStream est composé de cinq modules : budget, achats, comptes-fournisseurs, grand livre et contrôle des fonds. Tel qu installé et utilisé à l Université ces modules sont en interaction avec toute une série d autres systèmes. Le diagramme qui paraît à la figure 4.3 montre les points d interface principaux entre ces systèmes. Figure 4.3 Survol du système UO - SMARTStream 4-5

6 4.5 Le concept de l entreprise dans SMARTStream Introduction La méthode de fonctionnement du système SMARTStream dans un environnement spécifique dépend de toute une foule de paramètres qui sont spécifiés au moment de la mise en place. Les gens qui sont responsables de chacun des modules du système ont dû définir ces paramètres (ou politiques ) lorsqu ils ont fait l installation à l Université. Certaines des politiques soutiennent les activités de plusieurs modules; ce sont, par exemple, la politique sur les devises monétaires, le calendrier d opération, ou la construction de la clé comptable. Dans le design du système, Geac ont prévu la possibilité de définir ces politiques à un niveau où elles peuvent être partagées par tous les modules : il s agit de l entreprise. Il faut noter que la plupart des politiques (règles, paramètres,...) qui sont définies au niveau de l entreprise peuvent être spécifiées différemment au niveau d un module (pour une entité particulière). Par exemple, nous avons défini le dollar canadien comme devise principale - au moment d entrer un bon de commande ou une facture, le système assume que les transactions seront en dollars canadiens mais il est possible de changer ce paramètre au dollar américain. De même, si une politique est établie au niveau de l entreprise ou d un module, l application de la politique peut être changée au niveau d une transaction. Par exemple, au niveau de l entreprise, nous avons adopté la convention Canada 3" pour stocker les adresses - au moment de créer un dossier de fournisseur, il est possible d adopter un format différent pour un fournisseur étranger. On peut citer les termes de paiement comme deuxième exemple : une politique permet de spécifier ceux-ci au niveau de chaque entité de paiement - par contre, il est possible de les modifier au niveau du fournisseur ou même de la facture. Dans toutes les situations où des politiques sur un même paramètre sont établies à plusieurs niveaux, le niveau inférieur (plus spécifique) a toujours préséance sur le niveau général. Vous trouverez des explications additionnelles reliées aux politiques des divers modules dans les manuels théoriques et les guides de l utilisateur. Si vous voulez consulter les politiques spécifiées au niveau de l entreprise, vous devez suivre la procédure qui suit. Survol du système UO - SMARTStream 4-6

7 4.5.2 Politique d entreprise (Enterprise Policy) Pour consulter la fenêtre qui montre les politiques de l entreprise, il faut suivre les étapes suivantes : Responsable Action Utilisateur 1. Ouvrez votre tiroir personnel (Home Drawer) en double-cliquant sur cet objet dans la fenêtre du fureteur (Browser) - si ce n est pas déjà fait. Système 2. Affiche la fenêtre principale de SMARTStream. Utilisateur 3. Double-cliquez sur l icône du dossier Enterprise, pour l ouvrir; cliquez sur pour voir les fenêtres de la liste d activités Policies; puis doublecliquez sur Enterprise Policy dans la liste qui vous est présentée. Système 4. Affiche la fenêtre Enterprise Policy. Survol du système UO - SMARTStream 4-7

8 La fenêtre Activity Policy est construite de plusieurs vues. La première qui est affichée dresse la liste des produits de la suite SMARTStream qui sont installés à l Université. En cliquant sur les onglets qui paraissent dans la colonne de gauche, vous avez accès aux autres vues. Le tableau qui suit vous présente un sommaire des options qui sont spécifiées dans chacune des vues. Vue Available Products Budget Currency Funds Control General HR Display and Report Ledger Payables Printing Vendor Description générale La liste des produits de la suite SMARTStream qui sont installés à l Université. La structure de la clé comptable, les règles associées à cette clé et les politiques reliées au budget (nombre de périodes budgétaires, utilisation de fraction décimales, etc). La devise employée (le dollar canadien) pour fins comptables, la possibilité d utiliser d autres devises, les règles d utilisation pour la devise. Les documents qui sont assujettis au contrôle des fonds et les règles qui sont appliqués. Le nom de l entreprise, le format des adresses postales et des numéros de téléphone, etc. sans/objet La structure de la clé comptable, les règles associées à cette clé et les politiques reliées au grand livre (nombre de périodes comptables, utilisation de fraction décimales, etc.). N.B. : attention à la différence entre les 12 périodes budgétaires et les 13 périodes comptables! La façon de traiter les lots et le regroupement de factures par fournisseur (par entité de paiement). La langue utilisée pour l impression de documents, le format des dates et des chiffres. Les règles associées au traitement des fiches de fournisseurs. Survol du système UO - SMARTStream 4-8

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