Guide pratique. pour organiser votre événement et réussir votre participation. Semaine nationale. publiques locales du 27 mai au 2 juin 2013

Transcription

1 2 e Semaine nationale des Entreprises publiques locales du 27 mai au 2 juin 2013 Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation

2 Sommaire Précisez votre projet de participation à la Semaine des Epl... p.3 Définissez vos objectifs de communication... p.4 Identifiez vos cibles... p.5 Elaborez un concept... p.7 Créez un environnement favorable autour de votre événement... p.11 Communiquez autour de votre événement... p.12 Mobilisez vos équipes en interne... p.15 Préparez votre manifestation... p.16 Annexes... p.21 Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 2

3 Précisez votre projet de participation à la Semaine des Epl Définissez vos objectifs de communication Identifiez vos cibles Elaborez un concept

4 Définissez vos objectifs de communication Dans le cadre de la Semaine nationale des Epl, afin d organiser une action de communication événementielle, pertinente et cohérente avec l identité de votre entreprise, il faut fixer des objectifs de communication clairs et réalistes. Préalablement à la formulation des objectifs, il est nécessaire de définir les enjeux qui sont liés à cette action de communication. Il est donc primordial de connaître la stratégie globale de la structure (à court, moyen et long terme) et ainsi de pouvoir cerner les enjeux que cette manifestation peut représenter pour l entreprise, pour son image, ou pour certaines de ses activités. Les objectifs de communication peuvent donc être de différentes natures : - informer sur l activité, sur son organisation, - sensibiliser certains publics (élus, usagers, citoyens) sur un sujet bien précis, - accroître sa notoriété, - faire évoluer son image, - développer un réseau de relations, nouer des contacts... En l occurrence, la participation de votre entreprise à la Semaine nationale des Epl vous donne l occasion de communiquer sur les valeurs de votre entreprise qui répondent aux attentes actuelles de la société : entreprise de l intérêt général, ancrage dans le territoire, transparence... Vous pourrez faire valoir l efficacité des politiques locales et des missions confiées à votre Epl, faire la preuve de votre dynamisme et de votre capacité d innovation. Selon ses objectifs, il peut être intéressant de monter une action collective avec d autres Epl de votre région afin de poursuivre des objectifs communs tout en ne perdant pas de vue que vous avez à satisfaire vos propres attentes. Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 4

5 Identifiez vos cibles de communication Il est nécessaire de distinguer les parties prenantes internes et externes de votre structure et ce que l on nomme couramment les cibles de communication. Les parties prenantes représentent l ensemble des acteurs et des partenaires qui sont en relation avec votre entreprise dont l avis et le jugement sur celle-ci peuvent avoir une influence sur son avenir. Ces acteurs ont une influence plus ou moins directe sur vous, il s agit donc de les satisfaire de manière stratégique tout en sachant que certains des intérêts de ces groupes peuvent être contradictoires. Les parties prenantes peuvent donc être considérées comme des publics privilégiés de l organisation (ou publicscibles) vers lesquels il faut communiquer de façon à présenter l action, les résultats, les projets et les objectifs de l organisation d une manière qui leur apparaisse comme satisfaisante. C est pourquoi après avoir identifié et hiérarchisé l ensemble des parties prenantes de l organisation, les personnes responsables de la communication doivent mettre en place des actions spécifiques vers ces publics que l on appellera aussi publics-cibles ou cibles. Pour chacune des cibles identifiées, une analyse doit être faite et des objectifs seront déterminés. Les objectifs peuvent donc être déclinés en fonction des différentes cibles de la structure : - 1 ère étape : Détermination et hiérarchisation des cibles (élus, usagers, grand public...) - 2 e étape : Définition des objectifs pour chaque cible (ex : élus : valorisation du statut Epl...) - 3 e étape : Analyse des attentes des différentes cibles (quelles sont leurs attentes et les freins existants? leurs caractéristiques?) Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 5

6 Voici quelques éléments pour vous aider à définir vos cibles en matière de communication. 1. Dans la sphère institutionnelle 2. Dans l entreprise 3. Dans l environnement et les usagers 4. Les leaders d opinion 5. Autres Les Elus > au niveau de la commune / intercommunalité > au niveau du département > au niveau de la région Techniciens des collectivités Administrations (représentants de l Etat, direction régionale, agence nationale ) L ensemble des salariés L entourage des salariés (famille) Les cadres ou une catégorie spécifique du personnel (agents de clientèle ) Les anciens salariés Les clients La population locale Les fournisseurs Les partenaires Médias (presse professionnelle ou grand public) Groupements d intérêts Associations de défense des droits des consommateurs Associations de défense de l environnement Organisations professionnelles Des acteurs de votre secteur d activités D autres Epl Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 6

7 Élaborez un concept pour votre manifestation À partir des réponses apportées aux questions précédentes concernant les objectifs et les cibles, il sera alors possible de : - Évaluer le nombre d invités et de participants attendus afin de définir la taille de la manifestation et ainsi choisir un lieu adapté et correspondant aux profils des participants. - Définir un format pour la manifestation, c est-à-dire la combinaison de 4 éléments principaux : - une durée (une heure, une journée, une semaine), - une formule (visite de coulisses, inauguration, table ronde ), - un lieu (en fonction du budget, des disponibilités, des cibles...), - et enfin une date pertinente (ou des dates) entre le 27 mai et le 2 juin. - Prendre en compte les contraintes et profiter des opportunités Avant de se lancer définitivement dans l organisation, il convient d analyser les contraintes et les risques liés à la manifestation afin de trouver des solutions qui permettront de bénéficier de retombées positives maximisées. Les risques auxquels on s expose et pour lesquels il faut trouver des solutions : - peu ou pas de participants - risques internes : coup de projecteur sur des tensions internes, problèmes techniques... - risques externes : questions impertinentes de visiteurs, de riverains, d élus de l opposition, de médias (il faut s y attendre et s y préparer) - événement extérieur : grosse actualité, météo, problème d intervenant... Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 7

8 Les atouts dont on dispose : - dynamique de communication nationale (coup de projecteur d envergure, outils de communication harmonisés ) - notoriété actuelle de votre structure - Epl en phase avec la sensibilité actuelle des citoyens - les actions et projets innovants à valoriser - les publics que vous pouvez rassembler aisément - la logistique dont vous disposez en interne (locaux, services techniques)... Si vous cherchez des idées pour monter ou bien enrichir votre participation à la Semaine nationale des Epl, consultez la «boîte à idées» intégrée dans ce kit et mise à disposition sur le blog : semainedesepl.fr, vous y trouverez des conseils et des idées tels que : «S appuyer sur les événements qui jalonnent la vie de votre Epl pour les transformer en manifestation à destination d un public ciblé» : - La signature d un partenariat - L inauguration d un équipement - Le renouvellement d une délégation de service public - L obtention d une certification, d un label, d un prix - La création d une nouvelle offre de service, le déploiement d une nouvelle activité - L attribution d une nouvelle compétence - Le développement d une nouvelle démarche, d un nouveau processus - La mise en œuvre d un nouveau territoire d action - L ouverture du capital à un nouvel actionnaire - La création d une filiale - Un changement d identité nouveau nom, nouveau logo - Le dépassement d un seuil symbolique (énième logement construit, énième visiteur ) - Une réalisation exemplaire - La mise en place d un support Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 8

9 Voici quelques éléments pour vous aider à dimensionner votre manifestation. 1. À combien s élève le coût global de l action? 2. Quels sont les critères pour choisir un ou des lieux? 3. Où organiser l événement? Planification Mise au point Réalisation > location > restauration > effectifs > équipements techniques > honoraires (des animateurs, des conférenciers, des artistes) > budget post-préparation (remerciements et communication) Capacité du site / nombre de personnes (assis, debout ) Prestations techniques possibles (sonorisation, restauration.) Prestige et connotation du lieu Accessibilité du lieu Nombre de places de parking disponibles Proximité des transports en commun Autorisations administratives, information de la police Sécurisation du lieu Dans vos locaux Sur un chantier Dans un lieu public Dans un équipement (salle) de sa collectivité En itinérance Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 9

10 4. Créer un événement fort? 5. Quels sont les éléments dont il est conseillé de tenir compte pour annoncer le programme et envoyer les invitations? 6. Quels sont les moyens humains nécessaires / mobilisables? 7. Quels sont les moyens techniques nécessaires / mobilisables? 8. Comment mesurer et valoriser la réussite de l événement? Originalité > par rapport au lieu choisi > par rapport au thème > au concept choisi Actualité > par rapport à la sélection des thèmes, des animateurs, des intervenants Homogénéité de l ensemble Invitations VIP - personnalisées La forme de l invitation programme (papier / mail) > prospectus / coupon réponse > invitations personnelles transmises par le personnel commercial, la D.G.... > invitations transmises par les médias (quotidiens, hebdo, etc.) En interne En externe (agence de communication, hôtesses ) En interne (service technique : sonorisation, vidéo, maquettes ) En externe (traiteur, location de matériel, tentes ) Nombre de participants (mais il ne permet pas de conclure sur la qualité de l événement) Atmosphère pendant l événement, réactions des participants Questionnaires de satisfaction Retombées presse Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 10

11 Créez un environnement favorable autour de votre événement Communiquez autour de votre événement Mobilisez vos équipes en interne Préparez votre manifestation

12 Communiquez autour de votre événement Profitez de la dynamique de cette Semaine nationale des Epl La Fédération des Epl, en mettant à votre disposition différents supports de communication, entend faciliter la participation du plus grand nombre d entreprises. Une médiatisation nationale et locale est prévue grâce à des partenariats médias et des relations presse orchestrées par la Fédération et les Fédérations régionales. Le blog semainedesepl.fr évoluera pour offrir dès le début du printemps un espace d information et de communication en direction des cibles principales de la Semaine : élus, acteurs du développement local, grand public (programme des manifestations en ligne ). Un univers graphique a été créé pour l événement autour d un visuel symbolisant la diversité des activités des Epl au service du «vivre bien ensemble». Un kit de communication, pris en charge par la Fédération grâce à l investissement de ses partenaires, vous propose une palette de supports pour amorcer votre communication. Il contient des éléments graphiques destinés à animer vos propres supports de communication tout en bénéficiant de l effet «Semaine». En avril, des supports de communication clé en main déjà imprimés permettant une communication de base (flèche, kakémono, affichette) vous seront expédiés gratuitement ; vous avez de plus la possibilité de bénéficier d exemplaires supplémentaires à prix très compétitifs. À cette occasion, un dépliant pour faire découvrir les Epl au grand public sera édité. 100 exemplaires vous seront adressés. Ainsi, une communication pertinente et ciblée doit venir accompagner l organisation de votre manifestation afin de mobiliser les participants et de capitaliser sur la dynamique nationale de l action en termes d image et de communication. Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 12

13 Annoncez et mobilisez autour de votre manifestation Plusieurs outils peuvent permettre d annoncer la manifestation selon les moyens mobilisés par les organisateurs : affiches, flyers mais aussi vos supports de communication habituels : site Internet, newsletter, magazine ou lettre pour les usagers... Il ne faut surtout pas oublier d utiliser les supports mis à disposition par la Fédération tel que le Blog semainedesepl.fr, et donc de transmettre dès que possible les informations concernant votre manifestation. À cette étape doivent être réunies les données destinées à alimenter le fichier d invités potentiels ; ce fichier global intègre dans une base de données commune les fichiers fournis par les organisateurs et les co-organisateurs le cas échéant. > Carton d invitation - coupon réponse : (diffusé environ un mois et demi en amont) Sauf possibilité d obtenir les adresses mail, cet envoi se ferait par courrier. Adressé à l ensemble des participants potentiels, il présente la manifestation et invite à s inscrire (ou à se préinscrire afin de ne pas dépasser le nombre de participants maximum si la capacité de la salle impose un numerus clausus). Au cas où le public invité ne peut l être nominativement (grand public, ), les «invitations» consistent en des flyers mis à disposition sur des lieux publics, sur les lieux de vos équipements et en une information par voie de presse, d affichage. > Programme - inscription : (diffusé env. 2 semaines en amont ou le jour même) L envoi se fera à l ensemble des participants potentiels, que ceux-ci soient pré-inscrits (programme + lettre de confirmation) ou non inscrits (programme + bulletin d inscription). Le programme est construit d après la charte graphique de la structure et/ou de la manifestation sans oublier d intégrer les éléments visuels de la Semaine. Le document peut être composé de plusieurs volets permettant de développer le programme et les informations pratiques (plan d accès, adresses d hébergement ). Après inscription, un courrier de confirmation sera expédié par mail. Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 13

14 > Les relations presse Cet aspect de la communication est indissociable de la réussite d un événement. En effet, quelle que soit la catégorie de public, celle-ci reste sensible à l impact médiatique qui vient renforcer mais aussi crédibiliser les actions de communication directe. De plus cela permet de donner de l audience à l événement et ainsi de valoriser la structure et les organisateurs. Un dossier de presse complet sera proposé dans le cadre des supports de communication mis à disposition par la Fédération des Epl. Des informations spécifiques pourront être mises en valeur selon les médias contactés : - presse grand public et de proximité (presse quotidienne régionale, télés locales ) - presse spécialisée par secteur d activité, par type de public (presse collectivité ) Selon les cas, il pourra être obtenu : une annonce de la manifestation, une couverture le jour J, un compte-rendu (plus rarement). Les étapes à suivre seront les suivantes : - gestion du fichier des contacts presse - conception, rédaction et diffusion des communiqués et des dossiers de presse. Une conférence de presse peut être éventuellement organisée si l ampleur, l originalité ou la notoriété de l organisateur, du Président de la collectivité de rattachement, permet de mobiliser les journalistes. Dans ce cas, le dossier de presse est remis sur place et seule une invitation est expédiée aux journalistes invités - suivi et relance téléphonique des journalistes - accueil presse durant la journée - diffusion de communiqué après la journée - constitution d un press-book Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 14

15 Mobilisez vos équipes en interne Dans tous les cas, même si la communication interne n est pas la priorité de votre manifestation, ne pas oublier d associer le personnel à la promotion de votre manifestation, voire à sa mise en œuvre. La préparation de cette manifestation peut en effet contribuer à «rapprocher» vos équipes et les fédérer autour d un projet porteur de sens et valorisant pour votre entreprise. Cela peut être d autant plus intéressant que la Semaine des Epl représente un temps fort autour des valeurs des Epl. Sensibiliser et impliquer votre personnel - Exposez votre projet, l intérêt et ses objectifs par une réunion ou une note d information (voire votre journal interne ) - Planifiez des réunions d information - Faites un appel à des candidatures afin de rechercher les personnes qui participeront au projet - Répartissez et expliquez les différentes tâches Les caractéristiques de l équipe-projet - Etre volontaire, être légitime (bonne connaissance de l entreprise) - Un nombre à adapter (selon la taille de votre entreprise) - Un pilote (un membre de la Direction et/ou service de communication) Si vous souhaitez profiter de l occasion pour permettre à votre personnel de mieux se connaître, demander des volontaires dans chacun des services de votre entreprise (notamment pour les visites d entreprise et les JPO Journées Portes Ouvertes) Le rôle de l équipe - Définir le cahier des charges de la manifestation (concept, format ) - Faire valider le cahier des charges par la Direction - Rendre compte à la Direction de l avancée des travaux - Faire appel à des intervenants internes ou externes complémentaires - Réaliser la préparation de l action en prenant en charge les différents dossiers nécessaires : invitation, conception et organisation de circuits de visite (par exemple), aspects logistiques, sécurité, À minima, vous pouvez valoriser cette actualité interne par une présentation à l ensemble des équipes de votre entreprise. Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 15

16 Préparez votre manifestation La préparation d une manifestation s articule autour de 3 grandes missions : - La gestion des participants - Le suivi technique et l organisation logistique - La préparation administrative (sécurité) La phase de gestion des participants - Si participants ciblés sur invitation personnalisée Une base de données sur logiciel adapté (filemaker, access... ) permet de gérer au plus près les participants, invités et intervenants. Celle-ci permet : - d enregistrer et suivre les inscriptions par genre (intervenant, invité, participant, ville ), - d émettre des listes régulières afin que le comité de pilotage suive l évolution des inscrits, - de réaliser les badges aux couleurs de la journée, - d adresser les lettres de confirmation personnalisées, - d effectuer des relances téléphoniques ciblées. - Si grand public Il s agit de gérer le flux en termes d accueil, d accompagnement. Pour les manifestations à «jauge» il est intéressant de prévoir une pré-inscription par téléphone (ex. : visite de coulisse, parcours en vélo ) de manière à maîtriser le flux. Il faut également comptabiliser le public présent (ex. : nombre de documents distribués à l entrée d une JPO, comptage des participants à une visite guidée). Une liste complète et actualisée des participants (adresse, mél, nom, fonction ) doit être réalisée à l issue de la manifestation. Le suivi technique (des prestataires : traiteurs, transporteurs, techniciens AV...) - Choix des prestataires selon devis - Briefing sur les points techniques - Suivi des prestations (délais, installation, démontage...) Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 16

17 Retro-planning type pour une manifestation événementielle (récapitulatif) J-80 / Choix du thème, de la formule, des intervenants J-75 / Option sur plusieurs dates. Réservation d un ou des lieux J-75 / Accord sur le projet avec partenaires et institutions J-75 / Contact avec les intervenants J-70 / Accord des intervenants, toutes validations J-60 / Modalités de la manifestation, accord sur un projet de support d invitation J-60 / Commandes : salle, traiteur, matériel J-55 / Liste des invités le cas échéant J-50 / Invitation par téléphone des officiels J-45 / Impression des cartons d invitation J-30 / Diffusion des invitations (courrier postal ou électronique) J-25 / Documentation, mise au point des supports J-20 / Disposition et aménagement matériel : desk accueil, décoration, signalétique J-15 / Confirmation des officiels J-10 / Préparation accueil J / Manifestation J + 1 / Remerciements (téléphone, mail et/ou courrier) J + 1 / Gestion retombées presse J + 2 / Diffusion des éléments de contenus (photos, textes, discours, interviews...) sur le site Internet Les étapes de l organisation en amont au jour J (J-10 / J-5) - aménagement du site, mise en place de la signalétique - coordination technique (délégation des missions) de chacun - suivi des prestataires (vérifications de l installation dans le timing prévu) - gestion des participants (voir accueil) - accueil presse (prévoir des dossiers de presse à distribuer + des temps et des intervenants spécifiques pour répondre aux journalistes). Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 17

18 Le jour même, un pôle d accueil est mis en place afin d assurer la remise de programme, de plaquettes, d objets promotionnels... et le vestiaire. Préparation de l accueil : > impression des badges, édition des listings des participants à jour, > installation des supports à distribuer, > préparation vestiaire, accueil presse La préparation en terme de sécurité Informations et déclarations obligatoires : l exemple d une Journée Porte Ouverte (JPO) Mairie Comme pour toute manifestation, un projet JPO doit être déposé en mairie 2 mois avant le début de l opération en informant le contenu, la date, le déroulement de la journée et si possible le nombre de visiteurs attendus. La mairie pourra éventuellement mettre à votre disposition des panneaux de signalisation sur le territoire communal. La commission communale de sécurité qui dépend des services techniques municipaux, viendra éventuellement inspecter les locaux. Direction Départementale de l Équipement Ecrire le plus tôt possible à la Direction Départementale de l Équipement, au responsable CDES (Cellule Départementale Exploitation et Sécurité) en lui donnant les mêmes informations qu au Maire pour obtenir l autorisation d installer des panneaux (en général il n y a pas de format imposé pour une JPO) avec le fléchage de la direction à prendre aux endroits stratégiques de la ville et des axes routiers avoisinants. Suivant le type de route, c est à la Mairie que vous devrez adresser votre demande par courrier. Service Incendie Contacter le Service d Incendie et de Secours de votre département pour connaître les obligations propres à votre entreprise selon le nombre de visiteurs. Il semblerait (sans valeur contractuelle concernant ces propos) que les services départementaux ne mettent en œuvre des moyens spécifiques pour une entreprise pour un jour donné que si le nombre de visiteurs atteint ou dépasse 1000 personnes par jour. Bien entendu, ce chiffre varie selon la nature des sites ou des produits fabriqués (voir aussi la Croix Rouge). Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 18

19 Accès de l entreprise aux personnes à mobilité réduite Les principales mesures sont : le parc de stationnement (panneaux spécifiques), la facilité d entrée et de sortie, la circulation à l intérieur de l établissement, les cheminements praticables, les ascenseurs et escaliers, les WC (location), le téléphone, la signalisation. La partie réglementaire de la loi du 13 juillet 1991 impose aux établissements accueillant du public une accessibilité aux personnes handicapées. On peut toutefois obtenir des dérogations dans le cadre d opérations Journées Portes Ouvertes exceptionnelles. Adresse de l association des paralysés de France (siège national) : 17, bd Auguste Blanqui PARIS - Tél. : fax : Assurance La sécurité de la journée, c est la précaution majeure. En cas d accident, votre entreprise engage sa responsabilité. Prévenir votre compagnie d assurance par courrier recommandé avec accusé de réception dans un délai de 15 jours afin de prévoir une extension temporaire du contrat pour assurer les visiteurs des risques liés à votre entreprise. L assureur dispose alors de 10 jours pour réagir. L absence de réponse de sa part dans les 10 jours signifie que la garantie est acquise. Le Centre de Documentation et d Information de l Assurance (CDIA) propose différents documents sur l entreprise et l assurance CDIA (0,06 euros la minute) 26, bd Haussmann PARIS Cedex 09 - Tél. : Service de police Vous êtes tenu de prévenir la gendarmerie ou le commissariat de police, si l afflux de visiteurs risque de modifier la situation normale de la voie publique (encombrement des rues, stationnement gênant, etc ). Cette mesure vous permet de garantir dans une certaine mesure la sécurité aux abords de votre entreprise. Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 19

20 Croix Rouge Française Si vous prévoyez un regroupement important de personnes, vous devez leur garantir des conditions optimales de premiers secours. Présentez donc votre projet au Comité de la Croix Rouge Française le plus proche, afin d évaluer vos besoins. Croix Rouge Française (services centraux) : 1, Place Henri Dunant PARIS Cedex 8 - Tél. : fax : n national: contact@croix-rouge.net (annuaire des délégations) Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 20

21 Annexes

22 ANNEXE 1 : Protéger votre savoir-faire La sécurité est peu contraignante pour les personnels. Il s agit plus d une affaire de comportement (règles de confidentialité à l égard des personnes étrangères à la société par exemple), que de réglementation! Pour autant, deux règles méthodologiques s imposent à la préparation de l ouverture de l entreprise au public : Définir précisément ce que l on veut faire savoir et identifier physiquement dans l entreprise où se trouvent ces éléments. Mesurer qu il n est pas nécessaire de tout montrer pour satisfaire les visiteurs. À chaque étape de la visite, il est important de respecter une méthode et une stratégie permettant de limiter le risque d indiscrétions. Il est essentiel de préparer avec les intervenants (internes ou externes à l entreprise) les éléments de réponse à donner en fonction des thèmes à aborder et des questions qui auront été envisagées en préalable à la visite. Cette connaissance peut permettre d éviter les questions piège. L aménagement du circuit de visite devra être pensé pour «fluidifier» le passage de visiteurs. Afin de ne pas donner une impression de «visite éclair», il peut être pertinent de penser à présenter des documents audiovisuels, en aménageant des salles de projection, des lieux d exposition du matériel, des maquettes de certains éléments de l entreprise. Il faut aussi adapter le nombre de guides à la taille du groupe des visiteurs. En dehors de la qualité de l accueil que cela procure, l encadrement permet de veiller à ce que les visiteurs ne touchent pas aux équipements, ne s approprient pas d objets et ne se scindent pas en petits groupes libres de tout contrôle. Par ailleurs, lors de la visite, les appareils photo, caméscopes, etc. devront être interdits, sauf accord préalable. Il faudra aussi veiller à ne jamais permettre l accès à une photocopieuse, fax ou téléphone sauf autorisation expresse. Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 22

23 ANNEXE 2 : Assurer la protection des visiteurs La question de la sécurité lors des visites d entreprise se pose pour les 99% d entreprises dites «ordinaires». Deux cas de figure se présentent : L entreprise possède simplement une salle de réunion mais ne fait pas forcément visiter son entreprise. Elle entre alors dans le cadre des dispositions relatives aux ERP (Etablissements Recevant du Public) définies par le décret n du 31 octobre 1973 codifié dans le code de la construction et de l habitation1. Ces dispositions s appliquent également aux entreprises qui reçoivent du public dans une salle dédiée à cette fonction (salle d exposition). Elle doit alors observer des règles bien spécifiques dans un cadre juridique très précis : normes techniques de construction, normes quant aux accès de secours, accueil des handicapés, etc. Elle doit aussi en informer le Maire, la Commission Départementale de Sécurité et d Accessibilité. L entreprise n a pas de local spécifique dédié à la réception du public interne ou externe (salle de réunion ou autre) : les dispositions relatives aux ERP ne s appliquent pas même si elle fait régulièrement visiter son entreprise sans pour autant l accueillir dans une salle (de réunion ou autre). Concernant la sécurité du visiteur, la seule référence est alors le code du travail dans lequel rien n est spécialement prévu pour les visiteurs extérieurs. Ce sont en conséquence les mesures de sécurité liées à la notion de risque professionnel, en vigueur pour les salariés, qui s appliquent aussi aux visiteurs. La loi n du 31 décembre 1991 précise que le «chef d établissement prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé des travailleurs de l établissement, y compris les travailleurs temporaires». Le chef d établissement est libre d envisager les questions relatives au choix des locaux à montrer, à la maintenance du matériel, au choix du parcours, de la signalisation, de l effectif accueilli. Il est le seul responsable en cas d accidents, sauf à démontrer la responsabilité d un employé ou d un visiteur. Il a donc intérêt à veiller au respect des normes d hygiène et de sécurité et à se faire couvrir par son assurance en demandant l extension de sa police en matière de responsabilité civile Il mènera des actions de prévention des risques professionnels : évacuation, incendie, accidents. Enfin, l information et la formation des salariés sont à prévoir, car ces derniers auront eux-mêmes des obligations à respecter pour garantir la sécurité du visiteur. En effet, quelle que soit la taille de l entreprise, celle-ci doit mettre en œuvre une démarche de vérification, au niveau de Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 23

24 la sécurité et de l hygiène, préalable à l ouverture au public et en informer les salariés (l information peut être transmise par le responsable ou les représentants du personnel). Dans les entreprises de plus de 50 collaborateurs, c est le Comité Hygiène et Sécurité et Condition de Travail (CHSCT) qui met en place les mesures qui vont être appliquées. Toute entreprise, quel que soit son secteur, présente des risques, dans la mesure où elle est en activité au moment où se déroulent les visites. Les risques seront plus ou moins grands pour les visiteurs en fonction de son activité. Il est important de toujours garder à l esprit qu un visiteur éprouve le besoin de toucher spontanément tout ce qu il découvre. Les consignes de sécurité et de mise en garde sont, par conséquent, impératives en début de visite, et doivent être rappelées par le guide, inlassablement et chaque fois que nécessaire, durant la visite. Parmi les risques les plus courants, on signalera : les chutes de personnes et d objets, les éclaboussures et projections liquides et solides, les flammes, les chocs, les incidents liés à la circulation de véhicules sur le circuit 1. Les mesures à prendre en particulier sur les chantiers > Déterminer les zones à risque, > Équiper les visiteurs de moyens de protection (casques...), > Placer des panneaux d avertissement à la prudence, ou d interdiction près des zones à risque, > Distribuer éventuellement un document à chaque visiteur comportant les consignes de sécurité à respecter, > Limiter la taille des groupes, afin de faciliter la surveillance, > Afficher les numéros des services de secours, en évidence, près des téléphones, > Prévenir dans tous les cas sa compagnie d assurance, la responsabilité civile de l entreprise étant engagée en cas d accident. 2. L accessibilité des personnes à mobilité réduite La loi handicap du 11 février 2005 rappelle que les conditions d accès des personnes handicapées ou à mobilité réduite dans les E.R.P. (Etablissement Recevant du Public) doivent être les mêmes que celles des personnes valides, ou à défaut d une qualité d usage équivalente. Cette disposition devra s appliquer à tous les E.R.P. à partir du 1er janvier L arrêté du 21 mars 2007 précise que les E.R.P. existants devront s adapter progressivement pour permettre l accueil de personnes confrontées à différents types de handicap. L accessibilité concerne les cheminements praticables, les ascenseurs, les escaliers, les parcs de stationnement automobile, les cabinets d aisances, le téléphone et la signalisation. Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 24

25 ANNEXE 3 : l assurance 1. Le contrat d assurance Dans le cas d une activité classique, la souscription d un contrat d assurance intervient après la validation de la commission de sécurité d un organisme habilité. La plupart des contrats «assurance de la responsabilité civile» couvrent, dans les risques d entreprise, la possibilité de recevoir du public. Cependant, il faut avoir à l esprit que si l entreprise cause des dommages à des tiers (personnes non liées à l entreprise par un contrat), sa responsabilité est dite délictuelle ou quasi-délictuelle. Or, l entreprise ne peut se dégager à l avance de sa responsabilité délictuelle et a donc tout intérêt à garantir sa responsabilité civile pour le cas où un événement grave lui incomberait. Il faut alors assurer par extension du contrat toutes les activités particulières qui ne sont pas mentionnées dans celui-ci. Un établissement qui s ouvre au public est tenu d informer son assureur de cette décision et devrait demander une extension de la police d assurance pour la responsabilité civile, par courrier recommandé avec accusé de réception, dans un délai de 15 jours. L assureur dispose alors de 10 jours pour réagir. L absence de réaction de sa part dans les 10 jours signifie que la garantie est acquise, cas le plus fréquent. Il peut parfois refuser de prendre ce nouveau risque à sa charge et résilier le contrat ou demander une augmentation de la cotisation. 2. En savoir plus sur les assurances Le Centre de Documentation et d Information de l Assurance (CDIA) est mis à la disposition du public par les assureurs membres de la Fédération Française des sociétés d assurance. Le CDIA propose différents documents sur l entreprise et l assurance : les risques de l entreprise et leur assurance l assurance des responsabilités civiles de l entreprise l assurance des pertes d exploitation l assurance des biens de l entreprise transport de marchandises et assurance prévention contre les risques d incendie et l explosion en entreprise que faire en cas de sinistre en entreprise? entreprises, responsabilités et assurances CDIA 26, boulevard Haussmann PARIS Cedex 09 - Tél. : Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 25

26 ANNEXE 4 : la législation 1. Visites d entreprises et Etablissements Recevant du Public : (Extrait décret n du 31 octobre 1973 codifié dans le Code de la Construction et de l Habitation) Qu est-ce qu un ERP? «Constituent des établissements recevant du public, tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non. Sont considérées comme faisant partie du public toutes les personnes admises dans l établissement à quelque titre que ce soit en plus du personnel.» Quelles sont les contraintes et normes à respecter? «Les constructeurs, propriétaires et exploitants des ERP sont tenus, tant au moment de la construction qu au cours de l exploitation, de respecter les mesures de prévention et de sauvegarde propres à assurer la sécurité des personnes ; ces mesures sont déterminées compte tenu de la nature de l exploitation, des dimensions des locaux, du mode de construction et du nombre de personnes pouvant être admises dans l établissement, y compris les handicapés». Ces mesures et ces normes relatives aux techniques de construction, aux accès de secours, sont définies par le code de la construction et de l habitation. Les dispositions à respecter sont les suivantes : Évacuation Les bâtiments et les locaux où sont installés les établissements recevant du public doivent être construits de manière à permettre l évacuation rapide et en bon ordre de la totalité des occupants. Ils doivent avoir une ou plusieurs façades en bordure de voies ou d espaces libres permettant l évacuation du public, l accès et la mise en service des moyens de secours et de lutte contre l incendie. Risque Incendie Les matériaux et les éléments de construction employés tant pour les bâtiments et locaux que pour les aménagements intérieurs doivent présenter, en ce qui concerne leur comportement au feu, des qualités de réaction et de résistance appropriées aux risques courus. La qualité de ces matériaux et éléments fait l objet d essais et de vérifications en rapport avec l utilisation à laquelle ces matériaux et éléments sont destinés. Les constructeurs, propriétaires, installateurs et exploitants sont tenus de s assurer que ces essais et vérifications ont eu lieu. Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 26

27 Aménagement/Disposition L aménagement des locaux, la distribution des différentes pièces et éventuellement leur isolement doivent assurer une protection suffisante, compte tenu des risques courus, aussi bien des personnes fréquentant l établissement que de celles qui occupent des locaux voisins. Sorties Les sorties et les dégagements intérieurs qui y conduisent doivent être aménagés et répartis de telle façon qu ils permettent l évacuation rapide et sûre des personnes. Leur nombre et leur largeur doivent être proportionnés au nombre de personnes appelées à les utiliser. Tout établissement doit disposer de deux sorties au moins. Éclairage L éclairage de l établissement lorsqu il est nécessaire doit être électrique. Un éclairage de sécurité doit être prévu dans tous les cas. Produits dangereux Le stockage, la distribution et l emploi de produits explosifs ou toxiques, de tous liquides particulièrement inflammables et de liquides inflammables classés en 1 ère catégorie en exécution de la loi n du 19 juillet 1976 relative aux installations classées codifiées dans le code de l environnement art L 511-I et sont interdits dans les locaux et dégagements accessibles au public, sauf dispositions contraires précisées dans le règlement de sécurité. Garanties de sécurité Les ascenseurs et monte-charge, les installations d électricité, de gaz, de chauffage et de ventilation, ainsi que les équipements techniques particuliers à certains types d établissements doivent présenter des garanties de sécurité et de bon fonctionnement. Alarme L établissement doit être doté de dispositifs d alarme et d avertissement, d un service de surveillance et de moyens de secours contre l incendie appropriés aux risques. «Le maire, après consultation de la commission de sécurité compétente, peut faire procéder à des visites de contrôle afin de vérifier si les règles de sécurité sont respectées». Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 27

28 2. Visite d entreprises et code du travail : Le code du travail s applique à des personnes dont on considère qu elles connaissent l établissement où elles travaillent. Ce n est pas le cas des visiteurs. Néanmoins un certain nombre d articles peuvent servir de référence. Il en va ainsi des articles suivants : décret n du 31 mars 92, relatif aux dispositions concernant la sécurité et la santé que doivent observer les maîtres d ouvrage lors de la construction des lieux de travail ou lors de leur modification, extension ou transformation. décret n du 31 mars 1992, relatif aux dispositions concernant la sécurité et la santé que doivent observer les chefs d établissement utilisateurs. arrêté du 5 août 1992 pris pour l application des articles R et R du Code du Travail fixant les dispositions pour la prévention des incendies et le désenfumage de certains lieux de travail. décret n du 4 novembre 1988 concernant la protection des travailleurs dans les établissements qui mettent en œuvre des courants électriques. arrêté du 10 novembre 1976 modifié, relatif aux circuits et installations de sécurité. 3. Visite d entreprise et personnes à mobilité réduite : La partie réglementaire de la loi du 13 juillet 1991 impose aux établissements accueillant du public une accessibilité aux personnes handicapées.(articles R à R arrêté du 31 mai 1994) Loi n du 11 février 2005 (pour les ERP, des décrets fixeront les exigences par type et part catégorie, celles relatives à l accessibilité et aux prestations à fournir aux personnes handicapées). 4. Visite d entreprise et hygiène : arrêté du 17 mars 1992 (Préparation et mise sur le marché de viandes d animaux de boucherie découpées, désossées ou non) - Paru au J.O. du 29 mars 1993 et arrêté du 02 octobre 2001 modifiant l arrêté du 13 mars 1992 (relatif aux conditions auxquelles doivent satisfaire les établissements se livrant à la Préparation et mise sur le marché de viandes d animaux de boucherie découpées, désossées ou non). arrêté du 15 mai 1974 (Conditions d hygiène relatives aux établissements de collecte et de transformation du lait et produits laitiers) - Paru au J.O. du 2 juillet 1974 Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 28

29 ANNEXE 5 : les démarches administratives Pour une ouverture ponctuelle comme par exemple dans le cadre de JPO (Journées Portes Ouvertes), le dossier doit être déposé le plus rapidement possible à la mairie et dans tous les cas au minimum 1 mois avant la date prévue de l ouverture au public. Étapes à suivre : 1 - Effectuer par courrier à la Mairie une demande d utilisation exceptionnelle des locaux dans le cadre des visites d entreprises ponctuelles. Ou - Effectuer par courrier à la Mairie une demande d utilisation permanente des locaux dans le cadre des visites d entreprises sur toute l année. Dans les deux cas pour le montage du dossier, joindre : - Un projet qui soit le plus détaillé possible (avec plan) où apparaissent le cheminement du public, le nombre de personnes qui encadrent, le nombre de personnes attendues, les matériaux utilisés par l entreprise, l emplacement et le type des machines en fonctionnement, - Un jeu de plans de l établissement, - Une notice de sécurité sous forme de formulaire (mentionnant les aspects liés aux alarmes, aux extincteurs, aux consignes de sécurité, téléphone fixe dans l établissement, ) - Tout élément complémentaire jugé utile pour le traitement de la demande. Le cas échéant L exploitant est tenu de veiller à l accessibilité des lieux aux personnes handicapées suivant la loi du 13 juillet Cependant, des dérogations sont possibles. Dans ce cas, l exploitant doit dans le même dossier, faire une demande de dérogation par rapport à l accessibilité des personnes handicapées. Celle-ci devra être motivée (quels sont les éléments qui ne lui permettent pas de recevoir des personnes à mobilité réduite au sein de son établissement dans le cadre de visites?) et accompagnée des pièces justificatives. La demande de dérogation sera soumise à l avis de la Commission de Sécurité et / ou d Accessibilité, le Maire se conformera à la décision rendue par la Commission. Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 29

30 2 - L exploitant est informé de la décision finale par la Mairie. Le cas échéant Pour tous les éléments liés à la décoration (lumières, voilages, ) temporaire des locaux, un procès-verbal de classement au feu sera demandé à l entreprise. L exploitant a l obligation de déclarer à la Mairie tous aménagements supplémentaires par rapport à ceux pour lesquels il a obtenu l autorisation d accueillir du public au regard des aspects liés à la sécurité et à l accessibilité des personnes handicapées. 3 - Si l exploitant souhaite mettre en place un chapiteau. Le cas échéant Lorsque l organisation de la visite inclut la mise en place d un chapiteau, l exploitant doit faire une demande d autorisation exceptionnelle auprès de la mairie au moins 2 mois avant l événement. La mise en place d un chapiteau se fait sous l entière responsabilité de l exploitant. Suite à sa demande, l exploitant reçoit un courrier type précisant les différents points à respecter, il faut compter environ 1 mois pour la convocation d un inspecteur du Service Départemental d Incendie et de Secours (SDIS). L exploitant doit fournir : - un extrait du registre de sécurité (fourni par le loueur) - une notice de sécurité sous forme de formulaire conforme au Règlement de Sécurité - un plan d aménagement du chapiteau par rapport à l ensemble des autres bâtiments du site d exploitation - un plan d implantation concernant la gestion de l espace à l intérieur du chapiteau (disposition des tables, ), les effectifs, le type d activité prévu, Pour le montage du dossier, il est recommandé de faire appel à des cabinets spécialisés, bureaux de contrôle ou bureaux d études. Le dossier est soumis à l avis du Maire qui peut saisir la Commission Départementale de Sécurité. Un technicien peut être envoyé sur les lieux pour une inspection et pour la vérification de la concordance entre les éléments du dossier et les actions menées. Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 30

31 Autres intervenants à contacter : - Le Service Départemental d Incendie et de Secours (SDIS): il est «chargé de la prévention, de la protection et de la lutte contre les incendies». En outre, avec les autres services concernés, ils concourent à «la protection et à la lutte contre les autres accidents, sinistres et catastrophes, à l évaluation et à la prévention des risques technologiques ou naturels, ainsi qu aux secours d urgence». Entrent donc dans leurs compétences : - Les visites de sécurité des établissements recevant du public (visite d ouverture, périodique ou inopinée). L information et le conseil en matière de sécurité-incendie. Le recensement des établissements recevant du public. Le contrôle des bornes d incendie. La formation du personnel pour les entreprises. Les attestations d intervention. Le secours et l assistance. - La police - La gendarmerie Leur adresser un courrier visant à les informer sur l ouverture de l entreprise au public (ouverture ponctuelle ou non). Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 31

32 ANNEXE 6 : le plan vigipirate L évolution de la menace terroriste a nécessité une amélioration et un renforcement du premier plan Vigipirate. Le nouveau plan gouvernemental permet une mobilisation réversible, préserve la capacité des forces mobilisées à retourner à tout moment à leur mission initiale. Il est basé sur une nouvelle planification des types de menaces et des niveaux d alerte. Le plan VIGIPIRATE est classé «confidentiel défense». Les modalités de mise en œuvre du plan sont placées sous la responsabilité du préfet qui tiendra compte de la situation particulière du département. Par ailleurs, pour les mesures propres à l Education nationale, il existe un cadre de mise en œuvre qui est transmis au recteur d académie par la préfecture. La préfecture est donc compétente pour vous répondre de façon plus précise sur les dispositions prises par arrêté préfectoral dans votre département. Le Gouvernement a mis en place les différents niveaux d alerte suivants : -Niveau jaune : qui vise à accentuer la vigilance face à des risques réels mais encore imprécis, par des mesures locales avec le minimum de perturbations dans l activité normale Exemple de mesures : - Vérification du bon fonctionnement du signal d alerte aux populations environnantes - Renforcement du gardiennage ; -Niveau orange : qui vise à prévenir le risque d une action terroriste considérée comme plausible, et peut comprendre des contraintes et des perturbations modérées dans l activité normale Exemple de mesures : - Restriction voire suppression des portes ouvertes ponctuelles ou permanentes des installations à risque ; -Niveau rouge : qui correspond à la prise de mesures nécessaires pour prévenir le risque avéré d un ou de plusieurs attentats graves, comprenant certaines mesures de protection des institutions et à la mise en place des moyens de secours et riposte appropriés, en acceptant les contraintes imposées à l activité sociale et économique Exemple de mesure : - Mise en place d une cellule de crise au sein de l entreprise ; -Niveau écarlate : qui vise à prévenir le risque d attentats majeurs, simultanés ou non, pouvant utiliser des modes opératoires différents et provoquer des effets dévastateurs, et à mettre en place les moyens de riposte et de secours appropriés ; des mesures particulièrement Guide pratique pour organiser votre événement et réussir votre participation! Semaine nationale des Entreprises publiques locales - p. 32