Constituer un dossier d accueil pour les nouveaux collaborateurs

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1 Constituer un dossier d accueil pour les nouveaux collaborateurs Lors de tout recrutement il est souhaitable de prévoir la remise d'un ensemble de documents destinés à clarifier la situation du collaborateur par rapport à l entreprise (ou l'organisme) et son mode de fonctionnement. Les règles de base - Jouer la clarté dès le recrutement du collaborateur, avant même son entrée en fonction. - Ne jamais se contenter de donner une information orale mais, à l'inverse, en raison de la très grande complexité du droit du travail français, bien veiller à ne pas se faire piéger par des écrits non conformes! Donc, attention aux écrits pouvant être assimilables, devant le tribunal, à des dispositions de type "règlement intérieur". - Prévoir, selon le cas, un classeur ou une chemise qui rassemble ces documents de manière claire et cohérente. - Ne pas hésiter à profiter de l'occasion pour remettre à jour la documentation détenue par les collaborateurs déjà présents dans l'entreprise. Les documents de présentation de l entreprise ou de l'organisme - Des documents commerciaux : plaquettes, catalogue, des newsletters "clients" récentes, etc. - Des copies d'articles de presse sur l'entreprise ou sur l'organisme. Les documents concernant le fonctionnement interne de l'entreprise et le poste de travail 1) Un livret d'accueil (voir en fin du présent document) et, s'ils ne sont pas déjà intégrés au livret d'accueil : l'organigramme, le projet d'évolution globale de l'entreprise ou de l'organisme, l'éventuel projet d'évolution plus localisée du Service... 2) Le règlement intérieur : - Obligatoire à partir de 20 salariés, il est limité exclusivement à 2 domaines : > Les mesures d application de la réglementation en matière d hygiène et de sécurité dans l'entreprise ou dans l'établissement. Jean-Marc GANDY - copyright - version 01/07/14 page 1/5

2 > Les règles générales et permanentes relatives à la discipline et notamment, la nature et l échelle des sanctions que peut prendre l employeur. Les droits de chaque salarié en cas de sanction disciplinaire doivent être précisés. A noter : le règlement intérieur doit rappeler les dispositions du Code du travail relatives aux harcèlements moral et sexuel. - En pratique le règlement intérieur comprend donc les dispositions suivantes > Accès et horaires d ouverture > Utilisation des ressources logistiques et informatiques (Internet, téléphone ) > Retards et absences > Exécution du travail > Echelle des sanctions et rappel des droits des salariés en cas de sanction disciplinaire > Dispositions relatives à l abus d autorité en matière sexuelle et morale dans l entreprise > Loi antitabac > Dispositions diverses (exemple : interdiction des boissons alcoolisées sur le lieu de travail ) 3) Un descriptif du poste de travail : Toutes les précisions nécessaires ne figurent pas forcément dans le contrat de travail ou dans le règlement intérieur. - Les missions principales du collaborateur - Les missions annexes y compris le rangement, voire le nettoyage quotidien du poste de travail - Le fonctionnement spécifique au poste : rémunération, primes, horaires et congés, responsabilités, objectifs à atteindre, mode d évaluation 4) Des informations diverses : - Des consignes particulières de sécurité. Le nom des secouristes et leurs coordonnées. Des informations relatives aux trousses de secours, aux défibrillateurs - Des notes de service. Attention à leur coexistence avec le règlement intérieur! - Des usages écrits. Par exemple des consignes relatives à l'utilisation d'une salle de réunion, d'un espace pause café ou repas - Certaines procédures ou instructions de travail (dans le cadre Iso 9001 par exemple), le manuel qualité - Sans oublier les derniers numéros d'un éventuel journal ou newsletter interne. Jean-Marc GANDY - copyright - version 01/07/14 page 2/5

3 Livret d'accueil : trame-type à adapter Le mot de bienvenue de la Direction ( ) Notre procédure d'accueil et d'intégration des nouveaux collaborateurs - Le circuit de prise en charge des nouveaux venus - Les documents à fournir - Les accès aux locaux, les mots de passe informatiques - La visite médicale, etc. Notre entreprise/organisme... - L historique résumé - Nos principaux métiers, notre savoir-faire, nos produits et services - Nos valeurs essentielles - Notre organigramme, notre équipe (si possible avec trombinoscope). - Quelques chiffres clés Notre politique de ressources humaines... - Les possibilités d évolution au sein de notre entreprise/organisme - Les qualités que nous demandons à nos collaborateurs - Nos grands principes d évaluation individuelle et/ou collective de nos collaborateurs - Notre politique relative à la formation professionnelle continue - Notre politique de recrutement Notre politique sociale... - Le comité d'entreprise (ou équivalant) - Les activités sociales, sportives et culturelles proposées - La mutuelle et la prévoyance - Les titres restaurant, etc Vos droits et garanties... - Les délégués du personnel - Les sections syndicales, les délégués syndicaux - Le Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail - La médecine du travail - La médiation interne, etc Vos moyens d information... - Les lieux d'affichage - La lettre d information interne... Jean-Marc GANDY - copyright - version 01/07/14 page 3/5

4 Quelques coordonnées utiles... - En interne : - En externe : > M/Mme, responsable des Ressources Humaines, tel, > M/Mme, tel, > M/Mme, tel, > Urgences, Médecine du travail > Agence Départementale d'informations sur le Logement (ADIL), etc. Jean-Marc GANDY - copyright - version 01/07/14 page 4/5

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