INSTITUT NATIONAL DE LA PROPRIETE INDUSTRIELLE. Projet de règlement sur les autorisations d absence et les congés spécifiques

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1 INSTITUT NATIONAL DE LA PROPRIETE INDUSTRIELLE Projet de règlement sur les autorisations d absence et les congés spécifiques 1

2 Sommaire I Généralités II Dispositions communes II.1 Demande d autorisation d absence ou de congé spécifique II Procédure à suivre II.1.2 Contenu de la demande II.1.3 Acceptation ou refus d une demande II Modalités II Conditions de refus II Possibilités de recours II.2 Autorisations d absence en cours de journée de travail II.2.1 Règles générales II.2.2 Agents soumis au régime des horaires variables II.2.3 Exemples d application II Premier exemple II Deuxième exemple II Troisième exemple II.3 Combinaison des congés et des autorisations d absence II.3.1 Règles générales II.3.2 Exemples d application II Premier exemple II Deuxième exemple II Troisième exemple II Quatrième exemple II Cinquième exemple II.4 Absences indues II.4.1 Règles générales II.4.2 Exemple II.5 Autres dispositions II.5.1 Agents exerçant à temps partiel II Règles générales II Exemple d application II.5.2 Eléments de rémunération et évolution de carrière II.5.3 Fractionnement des absences III Autorisations d absence de droit III.1 - Généralités III.2 - Autorisations d absence pour l exercice d activités syndicales III.2.1 Règles générales III.2.2 Exemple d application III Premier exemple III Deuxième exemple III Troisième exemple III.3 Décharges d activité de service dans le cadre de l exercice du droit syndical III.3.1 Règles générales III.3.2 Exemple d application III.4 Facilités de service dans le cadre des commissions consultatives paritaires ou du conseil d administration III.4.1 Règles générales III.4.2 Exemple d application III.5 Heures d information syndicale III.5.1 Règles générales III.5.2 Exemple d application III.6 Facilités de service lors des opérations de vote, pour l élection des représentants du personnel, aux commissions consultatives paritaires, au comité technique paritaire ou au conseil d administration 2 Page 5 Pages 6 à 14 Pages 15 à 25

3 III.6.1 Règles générales III.6.2 Exemple d application III.7 - Facilités de service offertes aux agents candidats à une fonction publique élective III.8 - Facilités de service pour l exercice de fonctions publiques électives III.8.1 Règles générales III.8.2 Exemple d application III.9 Facilités de service dans le cadre des élections prud'hommales III.10 Examens médicaux liés à la naissance III.11 - Autorisations d absence pour les agents ayant qualité de juré de cour d assises IV Autorisations d absence facultatives IV.1 - Généralités IV.2- Autorisations d absence pour événements de famille IV.2.1 Dispositions générales IV.2.2 Délais de route IV.2.3 Dispositions particulières IV.2.4 Exemples d application IV Premier exemple IV Deuxième exemple IV Troisième exemple IV Quatrième exemple IV.3 - Autorisations d absence liées à la naissance IV Séances préparatoires à l accouchement par la méthode psychoprophylactique (accouchement sans douleur) IV Allaitement IV Aménagement des horaires de travail pour les femmes enceintes IV.4 - Autorisations d absence pour soigner un enfant malade ou pour en assurer momentanément la garde IV Généralités IV Régime général IV Cas particuliers IV Premier cas IV Second cas IV Dispositions complémentaires IV.4.5 Exemple d application IV.5 - Autorisations d absence pour cohabitation avec une personne atteinte d une maladie contagieuse IV.6 - Autorisations d absence à l occasion des principales fêtes religieuses des différentes confessions IV.7 - Autorisations d absence pour les agents parents d élèves IV.8 - Facilités d horaires à l occasion de la rentrée scolaire IV.9 - Autorisations d absence pour examens médicaux, dans le cadre de la médecine de prévention IV.10 - Autorisations d absence pour les agents ayant qualité de sapeurs-pompiers volontaires IV.11 - Autorisations d absence pour les agents donneurs de sang IV.12 - Autorisations d absence pour la participation à des concours de la fonction publique IV.13 - Autorisations d absence pour les agents sportifs de haut niveau IV.14 Autorisations d absence pour déménagement IV.14.1 Règles générales IV.14.2 Exemples d application IV Premier exemple IV Deuxième exemple IV Troisième exemple IV.15 Délais de route pour les personnels originaires de Corse, d Afrique du Nord et des départements d Outre Mer IV.15.1 Règles générales IV.15.2 Exemples d application IV Premier exemple IV Second exemple IV.16 Autres autorisations d absence facultatives 3 Pages 26 à 43

4 IV.16.1 Autre autorisations d absence pour raison de santé IV Règles générales IV Exemple d application IV.16.2 Convocations officielles adressées par une administration de l Etat IV.16.3 Autorisations d absence dans le cadre associatif de l INPI IV Autres autorisations exceptionnelles d absence IV Règles générales IV Exemples d application IV Premier exemple IV Deuxième exemple IV Troisième exemple IV Quatrième exemple V Congés spécifiques V.1 Généralités V.2 - Congé supplémentaire de naissance V.2.1 Règles générales V.2.2 Exemple d application V.3 - Congé supplémentaire d adoption V.3.1 Règles générales V.3.2 Exemple d application V.4 - Congé de paternité V.4.1 Congé de paternité en cas de naissance V.4.2 Congé de paternité en cas d adoption V.5 Congé de présence parentale V.6 Congé d accompagnement de fin de vie V.7 - Congé au titre de l organisation de la réserve militaire et du service de défense V.8 Congé pour formation syndicale V.9 Congé pour la formation de cadres et d animateurs de jeunesse V.10 Congé pour une représentation auprès d associations ou de mutuelles V.11 Congés de formation en matière d hygiène et de sécurité V.11.1 Formation des membres du comité d hygiène et de sécurité V.11.2 Formation spécifique en matière de secourisme V.11.3 Autres formations V.12 Fêtes légales V.12.1 Liste des jours de fêtes légales V.12.2 Autres jours de fêtes légales V Jours de la Saint Etienne et du vendredi Saint en Alsace Moselle V Jour d abolition de l esclavage Annexe : tableau récapitulatif des autorisations d absence et des congés spécifiques Pages 44 à 52 Page 53 4

5 I Généralités Afin de faciliter la tâche des services, il a paru nécessaire de regrouper en un seul document l ensemble des mesures ayant trait aux autorisations d absence et aux congés spécifiques. Il conviendra cependant de se reporter aux textes d application en vigueur pour apprécier la portée de certaines dispositions. Le présent règlement n a pas pour objet de régir les situations liées aux absences dues à une obligation légale ou aux congés dits «classiques»: congé annuel, jours d ARTT ou de récupération, congés pour raison de santé, congé parental, congés sans rémunération, congé de formation professionnelle et congé de restructuration. 5

6 II Dispositions communes II.1 Demande d autorisation d absence ou de congé spécifique II.1.1 Procédure à suivre Toute sollicitation d autorisation d absence ou de congé spécifique doit faire l objet d une demande écrite, datée et signée de la part de l agent. Chaque demande doit passer par la voie hiérarchique, c est à dire être d abord visée par le supérieur hiérarchique de l agent, avant d être transmise au service des ressources humaines. Toute demande d absence (y compris celles en cours de journée de travail) doit être faite dans un délai préalable suffisant qui ne peut être en principe inférieur à 48 heures. Toutefois, certains congés spécifiques nécessitent des délais particuliers qui doivent être impérativement respectés. Il est couramment admis que l agent doit informer par écrit l administration, de la date et de la durée des absences envisagées dès qu il en a connaissance. Autrement dit, et sauf événement imprévisible, tel que le décès d un proche (cf. infra IV.2.1) ou la maladie passagère d un enfant (cf. infra IV.4), l agent est normalement en mesure de prévenir l administration suffisamment tôt. II.1.2 Contenu de la demande La demande écrite d autorisation d absence (accompagnée le cas échéant de délais de route) ou de congé spécifique doit indiquer : - la date de début de l absence envisagée ou les dates prévues en cas de fractionnement possible de cette absence, et la période d absence sollicitée, lorsque cette absence comprend des jours ouvrés ; - la date et l heure de début ou de retour de l absence envisagée, ainsi que la durée prévisible de l absence, lorsque cette absence a lieu au cours d une journée de travail (cf. infra II.2). - le lieu de l absence envisagée. Elle doit également comporter toute pièce justificative relative au motif de l absence invoquée. Il convient de se référer au chapitre concerné de chaque autorisation d absence ou de chaque congé spécifique pour connaître le type de pièce exigible. Certaines autorisations d absence nécessitent un avis préalable du médecin de prévention. Ces avis et les attestations médicales exigés pour les absences liées à des raisons de santé de l agent ou de ses proches doivent comporter les strictes mentions nécessaires pour l obtention des autorisations d absence ou des congés spécifiques considérés. En effet, dans le cadre de l application de la loi n du 4 mars 2002 relative en particulier aux droits des malades, il est vivement conseillé de ne pas faire état des pathologies constatées, compte tenu du secret médical et du respect de la vie privée de l agent ou des membres de sa famille. Par exemple, une mention telle que «la présence de l agent est indispensable auprès du malade» avec la période d assistance souhaitée de l agent inscrite sur l attestation médicale, est suffisante en cas de maladie grave d un proche (cf. infra IV.2.1) ou de maladie passagère d un enfant (cf. infra IV.4). Il est de même déconseillé de faire état du contenu d une convocation, par exemple pour participer à une réunion d une commission consultative paritaire (cf. infra III.4). Seules la date, l heure, le lieu et l objet de la convocation sont à communiquer. 6

7 Les pièces justificatives ne pouvant être fournies au moment de la demande d autorisation d absence ou de congé spécifique, tel qu un certificat de décès (cf. infra IV.2.1) ou de naissance (cf. infra V.2), doivent être communiquées à l administration dans les meilleurs délais. II.1.3 Acceptation ou refus de la demande II Modalités La décision d acceptation ou de refus d une demande d autorisation d absence ou de congé spécifique appartient au responsable du service des ressources humaines. Il est tenu compte pour cette décision du visa préalable du supérieur hiérarchique de l agent, notamment en cas de désaccord avec la demande effectuée. Tout avis défavorable doit être justifié. Le responsable du service des ressources humaines notifie à l agent, dans les meilleurs délais, la décision prise. Cette notification peut être postérieure à la période d absence demandée par l agent. Dans cette situation, l agent est autorisé à s absenter, après avis favorable de son supérieur hiérarchique. Il en est de même en cas d événement imprévisible, telle que la maladie passagère d un enfant (cf. infra IV.4), auquel cas l agent est toutefois tenu de prévenir l administration dès le premier jour de son absence. A défaut de notification dans un délai d un mois suivant la date de la demande d autorisation d absence ou de congé spécifique, l absence est réputée acquise, sous réserve des dispositions relatives aux absences indues (cf. infra II.4). II Conditions de refus D une manière générale, le refus d une demande d autorisation d absence ou de congé spécifique, voire de délais de route, peut être justifié par le non respect des dispositions légales ou réglementaires en vigueur. Il en est ainsi, en cas de défaut de fourniture des pièces justificatives exigibles, de demande effectuée tardivement (auquel cas un report de la période d absence sollicitée peut être proposé), ou d épuisement des droits relatifs à l autorisation d absence ou au congé spécifique demandé. Les nécessités de service ne peuvent être opposées que dans des circonstances exceptionnelles à l égard de certaines autorisations d absence de droit (cf. infra III) ou de certains congés spécifiques (cf. infra V). Il appartient à l administration, le cas échéant, de proposer des dates d absence à l intéressé, correspondant aux durées réglementaires stipulées. Concernant les autorisations d absence facultatives (cf. infra IV), les nécessités de service peuvent être invoquées pour refuser une absence, sous réserve de la preuve de la nécessité de la présence de l agent pour un fonctionnement normal du service et dans la limite où ce refus ne conduise pas à des conséquences dommageables pour l agent. II Possibilités de recours Loi n du 11 juillet 1979 modifiée relative à la motivation des actes administratifs Circulaire du Premier Ministre du 28 septembre 1987 relative à la motivation des actes administratifs Décret n du 28 décembre 2001 fixant le statut des personnels contractuels de L Institut national de la propriété industrielle, article 4 7

8 Décision n du 12 avril 2002 portant sur le fonctionnement et les attributions des commissions consultatives paritaires à l Institut national de la propriété industrielle Tout refus d autorisation d absence ou de congé spécifique doit faire l objet d une décision écrite motivée de la part du responsable du service des ressources humaines. Lorsque l urgence absolue a empêché qu une décision soit motivée, le défaut de motivation n entache pas d illégalité cette décision. Toutefois, si l intéressé en fait la demande, l administration doit dans un délai d un mois, lui en communiquer les motifs. La motivation doit être claire, précise et adaptée aux circonstances de l affaire. Une simple mention telle que «refus pour nécessités de service», sans explication du fondement des nécessités de service invoquées, constitue un défaut de motivation. L absence de motivation ou une motivation insuffisante peut conduire à la nullité de la décision de refus notifiée à l agent. L agent dispose d une possibilité de recours, soit en s adressant directement au directeur général de l Institut, soit en sollicitant la saisine de la commission consultative paritaire de sa catégorie d emplois, conformément à l article 4 du décret et à la décision précités. II.2 Autorisations d absence en cours de journée de travail Décision n du 29 mars 2002 portant aménagement et réduction du temps de travail à l Institut national de la propriété industrielle Décision n du 29 mars 2002 portant règlement des horaires variables à l Institut national de la propriété industrielle II.2.1 Règles générales Certaines autorisations d absence ouvrent droit à des facilités de service en cours de journée de travail. Ces facilités de service sont accordées et sont considérées comme temps de travail effectif, sous réserve du respect des délais requis, de l apport des justificatifs nécessaires et le cas échéant des nécessités de service. Les pièces demandées doivent à cet égard comporter toute indication de la date, de l heure et du lieu de la convocation ou du rendez-vous correspondant à l absence. L agent doit par ailleurs indiquer la durée prévisible de l absence, en intégrant le temps éventuel de trajet aller pour se rendre sur le lieu de l absence, ou le temps éventuel de trajet retour pour rejoindre son lieu de travail à partir du lieu de l absence. II.2.2 Agents soumis au régime des horaires variables Hormis les dispositions spécifiques relatives à certaines autorisations d absence en cours de journée de travail, les facilités de service accordées font l objet de crédits d heures selon les modalités suivantes : - quand une absence a lieu en cours de journée de travail, alors que l agent est au moins présent sur son lieu de travail avant et après ladite absence, le temps comptabilisé pour cette absence ne peut excéder la durée de la ou des plages fixes correspondante(s), dans la mesure où cette absence porte sur toute ou partie de ces plages fixes. - lorsqu une absence a lieu au début ou à la fin d une journée de travail, le temps comptabilisé pour cette absence ne peut excéder la durée de la plage fixe correspondante, dans la mesure où cette absence porte sur toute ou partie de cette plage fixe. 8

9 L agent est déchargé d une partie de ses obligations lorsque l absence a lieu pendant une plage fixe. II.2.3 Exemples d application II Premier exemple Un agent élu représentant des parents d élèves (cf. infra IV.7) doit se rendre à une réunion de conseil d école et est convoqué à 17 heures, un jour ouvré de la semaine, en un lieu distant d une heure de transport de son lieu de travail. L agent concerné est autorisé à s absenter à partir de 16 heures. S il est soumis au régime des horaires variables, il ne bénéficie d aucun crédit d heures, sachant que l heure de début de l autorisation d absence accordée se situe à la fin de la plage fixe de l après-midi correspondant, c est à dire 16 heures. II Deuxième exemple Un agent doit se rendre à un examen complémentaire recommandé par le médecin de prévention (cf. infra IV.9). Le rendez-vous médical a lieu à 10 heures, un jour ouvré de la semaine, en un lieu distant d une demiheure de transport de son lieu de travail. La durée prévisible de l absence sur le lieu de l examen médical est de une heure et demie. L agent concerné est autorisé à s absenter de 9 heures 30 à 12 heures. S il est soumis au régime des horaires variables, il a la possibilité de se rendre directement sur le lieu du rendez-vous sans passer par son lieu de travail (car l autorisation d absence débute avant le commencement de la plage fixe de la matinée correspondante), ou de partir vers le lieu du rendez-vous à partir de son lieu de travail. Un crédit de 2 heures couvrant la durée de la plage fixe de la matinée considérée (9 heures 30 à 11 heures 30) lui est accordé. Il est à noter que l agent, soumis au régime des horaires variables, ne serait pas autorisé à se rendre directement sur le lieu du rendez-vous médical si l heure de celui-ci avait été de 10 heures 30, puisque sa présence aurait été obligatoire sur son lieu de travail pendant la plage fixe entre 9 heures 30 et 10 heures. II Troisième exemple Un agent doit se rendre dans son centre de Sécurité sociale, suite à une convocation adressée par le médecin de la Sécurité sociale (cf. infra IV.16.2). L heure de la convocation est fixée à 14 heures, un jour ouvré de la semaine, en un lieu distant d une heure de transport de son lieu de travail. La durée prévisible du contrôle médical est de une heure. L agent concerné est autorisé à s absenter de 13 heures à 16 heures. S il est soumis au régime des horaires variables, il a la possibilité de rentrer directement à son domicile (car l autorisation d absence se termine à la fin de la plage fixe de l après-midi correspondant) ou de retourner sur son lieu de travail. Un crédit de deux heures couvrant la durée de la plage fixe de l après-midi considéré (14 heures à 16 heures) lui est accordé. Dans le cas d un agent exerçant à temps partiel, soumis au régime des horaires variables, et pouvant s absenter à partir de 15 heures, du fait d une réduction journalière de son temps de travail, la durée créditée est alors réduite à une heure couvrant la durée de la plage fixe aménagée (14 heures à 15 heures). 9

10 Il est à noter que l agent, soumis au régime des horaires variables, ne serait pas autorisé à rentrer directement à son domicile si l autorisation d absence s était terminée avant la fin de la plage fixe de l aprèsmidi correspondant, auquel cas sa présence serait obligatoire sur son lieu de travail pendant la durée restante de cette plage fixe. II.3 Combinaison des congés et des autorisations d absence II.3.1 Règles générales Les congés annuels, les congés pour raison de santé et les congés spécifiques correspondent à des situations différentes justifiant l'absence de l agent et sont, à ce titre, indépendants les uns des autres et peuvent donc se suivre ou s'interrompre. Ainsi les jours accordés pour des congés spécifiques peuvent être récupérables, dans les limites des périodes réglementaires propres à chacun de ces congés, en cas de congé pour raison de santé, à l exception des jours de fêtes légales (cf. infra V.12) et des jours accordés à l occasion d un congé de paternité (cf. infra V.4), ou peuvent interrompre, le cas échéant, des jours de congé annuel ou d ARTT. La disposition précédente s applique également aux jours accordés à l occasion des autorisations d absence pour l exercice d activités syndicales, prévues aux articles 12 à 14 du décret n du 28 mai 1982 (cf. infra III.2) ou de fonctions publiques électives (cf. infra III.8). Les jours de congé annuel ou d ARTT pris au titre des facilités de service accordées aux agents candidats à une fonction publique élective (cf. infra III.7) sont aussi récupérables, en cas de congé pour raison de santé. Par ailleurs, l agent appelé à siéger en qualité de juré au sein d une cour d assises (cf. infra III.11), peut demander à interrompre ses jours de congé annuel ou d ARTT, si la session considérée a lieu pendant ses jours de repos. L agent ne peut demander à interrompre une absence en cours pour bénéficier d une autorisation d absence, autre que celles mentionnées aux alinéas précédents. Par ailleurs, les jours accordés à l occasion d une autorisation d absence, autre que celles mentionnées aux alinéas précédents, ne sont pas récupérables en cas de congé pour raison de santé. Sous réserve des nécessités de service, une autorisation d absence peut suivre ou précéder un congé dit «classique» ou un congé spécifique et un congé spécifique peut être associé à un autre congé spécifique ou à un congé dit «classique». Par contre, il est couramment admis que deux autorisations d absence ouvrant droit à des jours ouvrés ne peuvent se succéder. En matière de cumul, les dispositions prévues à l article 4 du décret n du 26 octobre 1984 relatif aux congés annuels, stipulant que «l absence du service ne peut excéder trente et un jours consécutifs». ne sont pas opposables, sauf nécessités de service. Toutefois, les périodes d absence adjointes au titre de jours de congé annuel ou d ARTT, voire de récupération (pour les agents soumis au régime des horaires variables institué par la décision n du 29 mars 2002 du directeur général de l INPI), ne peuvent dépasser trente et un jours (jours de fin de semaine et jours de fêtes légales inclus dans ces périodes), à l exception des personnels originaires des départements d Outre Mer autorisés à cumuler leurs congés annuels pour se rendre dans leur résidence habituelle. II.3.2 Exemples d application II Premier exemple L agent se marie ou conclut un PACS (cf. infra IV.2.1) et demande quatre semaines d absence au titre de jours de congé annuel ou d ARTT suite à cet événement. 10

11 L absence totale sollicitée dépasse alors trente et un jours consécutifs et peut être accordée sous réserve des nécessités de service. Le cas échéant, un délai de route aller peut être accepté, la veille de l autorisation d absence pour le mariage ou la conclusion du PACS (cf. infra IV.2.2). Des délais de route peuvent également être accordés à l agent originaire de Corse, d Afrique du Nord ou des départements d Outre Mer, lorsqu il se rend dans sa résidence habituelle, lors des jours de congé annuel ou d ARTT considérés (cf. infra IV.15). II Deuxième exemple L agent est absent, suite à des jours de congé annuel ou d ARTT. L un de ses enfants tombe malade pendant cette absence. Il ne peut alors demander à interrompre ses jours de congé annuel ou d ARTT afin de bénéficier d une autorisation d absence pour soigner son enfant (cf. infra IV.4). II Troisième exemple L agent a obtenu une autorisation d absence pour le mariage ou la conclusion d un PACS de l un de ses enfants (cf. infra IV.2.1), mais est en congé pour raison de santé pendant la période accordée qui peut inclure des délais de route (cf. infra IV.2.2). Il ne peut alors demander à récupérer ou à reporter les jours ouvrés relatifs à la période d absence accordée. II Quatrième exemple L agent bénéficie d un congé supplémentaire de naissance pour son enfant (cf. infra V.2), mais est en congé pour raison de santé pendant la période accordée. Il peut alors bénéficier d un report des jours accordés au titre de ce congé, dans la limite où les jours reportés ne se situent pas au-delà des quinze jours suivant la naissance de son enfant. II Cinquième exemple L agent a obtenu une autorisation d absence pour déménagement (cf. infra IV.14). L un de ses enfants tombe malade pendant les jours ouvrés accordés à l occasion de ce déménagement : il ne peut demander à interrompre et à reporter ces jours de déménagement. L un de ses enfants tombe malade le jour ouvré suivant la fin de son absence pour déménagement. En principe, deux autorisations d absence ne peuvent se succéder : l administration peut donc refuser l octroi «d un jour d enfant malade» (cf. infra IV.4) à l agent concerné, une régularisation pouvant être effectuée par la prise d un jour de congé annuel ou d ARTT, voire de récupération (pour les agents soumis au régime des horaires variables institué par la décision n du 29 mars 2002 du directeur général de l INPI). II.4 Absences indues Décret n du 28 décembre 2001 fixant le statut des personnels contractuels de L Institut national de la propriété industrielle, article 14 Décision n du 12 avril 2002 relative à la procédure disciplinaire à l Institut national de la propriété industrielle 11

12 II.4.1 Règles générales Cinq situations sont à distinguer : - une absence non autorisée ; - le défaut de fourniture des pièces justificatives demandées ; - la fourniture de documents falsifiés ; - le bénéfice indu d une absence, suite à une enquête sociale ou médicale ; - tout autre manquement relatif aux conditions d octroi d une autorisation d absence ou d un congé spécifique. Il appartient au responsable du service des ressources humaines d adresser à l agent, le cas échéant, une décision écrite motivée de refus de l autorisation d absence ou de congé spécifique, conformément à la procédure prévue (cf. infra II.1.3). L agent dispose alors d un délai d une semaine, à compter de la date de réception de cette notification, pour apporter des observations ou les pièces justificatives demandées. A défaut de réponse de l agent ou d observations fondées, voire de fourniture des justificatifs exigés, il est alors procédé à une régularisation par imputation sur ses jours de congé annuel ou d ARTT, ou, le cas échéant, à une retenue sur traitement. Si l agent est en congé de présence parentale (cf. infra V.5) ou en congé d accompagnement de fin de vie (cf. infra V.6), le responsable du service des ressources humaines lui notifie, en conséquence, l ordre de rejoindre son poste de travail, dans les deux jours suivant la date de réception de la lettre recommandée d injonction qui lui est adressée. Il est à préciser que l agent récidiviste en matière «d oubli» de remise de justificatif, s expose également au refus définitif d une autorisation d absence et à des prélèvements de jours ou sur traitement tel qu énoncé ci-dessus, même si les pièces exigées sont fournies dans le délai d une semaine suivant la réception de la notification adressée par le responsable du service des ressources humaines. D une manière générale, l agent s expose également à une sanction disciplinaire, conformément à la procédure énoncée à l article 14 du décret et à la décision précités. II.4.2 Exemple L un des enfants de l agent tombe malade, un jour ouvré, et l agent reste à domicile pour le soigner. Il prévient le jour même l administration, mais le nombre de jours d autorisation d absence auquel il peut prétendre (cf. infra IV.4) est déjà atteint : - le jour d absence pris est alors légitimement refusé par le responsable du service des ressources humaines et une régularisation est effectuée par imputation d un jour de congé annuel ou d ARTT, ou, le cas échéant, par une retenue sur traitement ; - l agent est par ailleurs tenu de fournir une attestation médicale justifiant sa présence auprès de l enfant, le jour considéré (à défaut, l absence est irrégulière et injustifiée et une procédure disciplinaire peut être engagée à son égard). Le jour d absence pris pour soigner son enfant entre dans le nombre de jours d autorisation d absence auquel l agent peut prétendre (cf. infra IV.4), mais il ne fournit pas a posteriori d attestation médicale justifiant sa présence auprès de l enfant, le jour considéré. L agent dispose alors d un délai d une semaine pour fournir la pièce exigée, dès la réception de la notification lui signifiant le refus de l autorisation d absence déjà prise : - si cette pièce est fournie dans le délai, le jour d autorisation d absence est alors accordé (sauf, si l agent est récidiviste en matière «d oubli» de remise de justificatif) ; - dans le cas contraire, il est procédé à une régularisation par imputation d un jour de congé annuel ou d ARTT, ou, le cas échéant, à une retenue sur traitement (l absence peut aussi être considérée comme irrégulière et injustifiée et peut conduire à l engagement d une procédure disciplinaire). 12

13 Le jour d absence pris pour soigner son enfant entre normalement dans le nombre de jours d autorisation d absence auquel l agent peut prétendre (cf. infra IV.4), mais l agent a fourni une fausse déclaration ou omis de signaler un changement concernant sa situation familiale (par exemple, un agent ayant déclaré qu il élève seul son enfant, alors qu il vit avec un conjoint bénéficiant également d une telle autorisation d absence) : - la situation individuelle de l agent est alors totalement réexaminée, à l égard des jours d autorisation d absence déjà pris ; - le cas échéant, il est procédé à une régularisation par imputation sur ses jours de congé annuel ou d ARTT, voire, à une retenue sur traitement ; - en cas de preuve formelle d une fausse déclaration, l agent s expose à une sanction disciplinaire. II.5 Autres dispositions II.5.1 Agents exerçant à temps partiel Décret n o du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l État, titre IX Circulaire FP/7 n 1502 du 22 mars 1995 relative à l exercice des fonctions à temps partiel par les fonctionnaires et agents de l Etat II Règles générales La circulaire FP/7 n 1502 du 22 mars 1995 stipule au point que les autorisations d absence sont accordées dans les mêmes conditions que pour les agents à temps plein, à l exception de celles pour soigner un enfant malade ou pour en assurer momentanément la garde (cf. infra IV.4). Il en est de même pour les congés spécifiques (cf. infra V) et d éventuels délais de route. En conséquence, les jours ouvrés ainsi que les jours éventuels de délai de route accordés pour ces absences ne sont pas proratisés. II Exemple d application L agent ne travaille pas le vendredi du fait d un régime de travail à temps partiel égal à 80%. Il demande à s absenter la semaine suivant son mariage, le mariage ayant lieu un samedi : - l agent n a pas besoin de délai de route : les jours ouvrés accordés sont le lundi, le mardi, le mercredi et le jeudi, c est à dire quatre jours, car l autorisation d absence concernée (cf. infra IV.2.1) ne peut excéder la semaine suivant l événement ; - l agent a besoin de 2 jours de délai de route (cf. infra IV.2.2) : les jours de délai de route ne lui sont pas accordés car le jour du mariage n est pas inclus dans la période de l autorisation d absence demandée. Il demande à s absenter à compter du jeudi précédant son mariage, le mariage ayant lieu un samedi : - l agent n a pas besoin de délai de route : les jours ouvrés accordés sont le jeudi, le lundi, le mardi, le mercredi et le jeudi ; - l agent a besoin de 2 jours de délai de route (cf. infra IV.2.2) : les jours ouvrés accordés sont identiques avec un jour de délai de route aller le mercredi précédant le mariage et un jour de délai de route retour ne pouvant porter que le vendredi suivant. II.5.2 Eléments de rémunération et évolution de carrière Sauf disposition légale ou réglementaire particulière, toute absence résultant d une autorisation d absence ou d un congé spécifique, donne lieu à un traitement rémunéré normal de la part de l Institut et à un maintien des droits en matière d avancement d échelon. 13

14 De plus, il ne peut être tenu compte de ces absences dans le cadre d une proposition de promotion (avancement accéléré d échelon ou changement de catégorie d emplois) ou dans le calcul du régime indemnitaire versé à l agent concerné. Concernant le congé de présence parentale (cf. infra V.5) et le congé d accompagnement de fin de vie (cf. infra V.6), qui se sont pas rémunérés, des dispositions spécifiques peuvent être prises en matière de régime indemnitaire, compte tenu de l importance de la durée d absence de l un ou l autre de ces congés. II.5.3 Fractionnement des absences Hormis les dispositions relatives à certaines autorisations d absence ou à des congés spécifiques, les jours ouvrés accordés peuvent être fractionnés. Un tel fractionnement, autorisé sous forme de demi-journées, est en principe admis pour permettre à l intéressé d effectuer des démarches liées à l événement relatif à l absence. 14

15 III Autorisations d absence de droit III.1 - Généralités Les autorisations d absence prévues ci-après sont accordées de droit aux agents en faisant la demande. Sauf cas exceptionnel, les nécessités de service ne peuvent être opposées pour justifier le refus de telles autorisations. III.2 - Autorisations d absence pour l exercice d activités syndicales Décret n du 28 mai 1982 relatif à l exercice du droit syndical dans la fonction publique Décret n du 28 mai 1982 modifié relatif à l hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu à la prévention médicale dans la fonction publique, article 57 Circulaire FP n 1487 du 18 novembre 1982 relative à l exercice du droit syndical dans la fonction publique III.2.1 Règles générales L article 12 du décret n dispose que des autorisations d absence sont accordées, sous réserve des nécessités du service, aux représentants des organisations syndicales mandatés pour assister aux congrès syndicaux ou aux réunions des organismes directeurs dont ils sont membres élus quel que soit le niveau de cet organisme dans la structure du syndicat considéré. L article 13 du décret n précise que la durée de ces autorisations d absence, au cours d une année, ne peut excéder 10 jours dans le cas de participations aux congrès des syndicats nationaux, des fédérations et confédérations de syndicats. Cette limite est portée à 20 jours par an lorsque cet agent est appelé à participer aux congrès syndicaux internationaux ou aux réunions des organismes directeurs des organisations syndicales internationales, des syndicats nationaux, des confédérations, des fédérations, des unions régionales et des unions départementales de syndicats. L article 14 du décret n dispose que des autorisations d absence peuvent également être accordées, pour les besoins de l activité syndicale ministérielle et interministérielle, aux représentants syndicaux mandatés pour participer aux congrès et aux réunions statutaires d organismes directeurs des organisations syndicales d un autre niveau que ceux indiqués au paragraphe précédent. Ces autorisations sont délivrées dans la limite d un contingent global d autorisations spéciales d absence déterminé chaque année par département ministériel à raison d une journée d autorisation d absence pour mille journées de travail effectuées par les agents du département ministériel considéré, ce contingent étant réparti entre les organisations syndicales compte tenu de leur représentativité. L article 15 du décret n accorde une autorisation d absence aux représentants syndicaux sur simple présentation de leur convocation aux organismes suivants : - comité technique paritaire ; - commissions consultatives paritaires ; - comité d hygiène et de sécurité (voir aussi article 57 du décret n modifié) ; - conseil d administration ; - commission d action sociale ; - groupes de travail convoqués par l administration ; - réunions organisées par l administration. Les facilités de service accordées à l occasion de cette dernière autorisation d absence comprennent : - la durée prévisible de la réunion ; 15

16 - les délais de route ; - un temps égal à la durée prévisible de la réunion qui est destiné à la préparation et au compte-rendu des travaux ; ce temps ne saurait être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées. Ces facilités de service sont assimilées à des absences pour motif professionnel. Il convient ainsi de se reporter à l article 8 de la décision n du 29 mars 2002 du directeur général de l INPI, quant à la prise en compte de leur durée, pour les agents soumis au régime des horaires variables. Par ailleurs, un crédit d heures est accordé à un représentant syndical, lorsque sa présence a lieu en-dehors de ses heures de service, par exemple du fait d un exercice à temps partiel, sur le site administratif dont il dépend et où a lieu la réunion ou la préparation de cette réunion. Les durées de ces autorisations d absence ne viennent pas en déduction du temps accordé au titre des décharges d activité de service prévues aux articles 16 à 19 du décret n (cf. infra III.3). Les agents déchargés partiellement de service peuvent également bénéficier des autorisations d'absence accordées pour l exercice d activités syndicales. L agent représentant syndical doit informer par écrit l administration, dans un délai préalable suffisant, de la date, de la durée et du lieu de chaque absence envisagée, voire du crédit d heures lié à sa présence, dès qu il en a connaissance, et joindre toute pièce justificative à l appui. III.2.2 Exemples d application III Premier exemple Un représentant syndical, travaillant à Bordeaux, est convoqué à une réunion du comité d hygiène et de sécurité se tenant à Paris. La réunion a lieu un mardi de 10 heures à 12 heures. L agent bénéficie d un ordre de mission, partant du lundi au mardi inclus, compte tenu des temps de trajet. S il est soumis au régime des horaires variables, les journées du lundi et du mardi sont chacune comptabilisée 9 heures, par application de l article 8 de la décision n du 29 mars 2002 du directeur général de l INPI. L agent bénéficie également d un temps de préparation ne pouvant être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées. Si ce représentant syndical avait travaillé à Lille, seule la durée réelle de l absence aurait alors été comptabilisée pour la journée du mardi, compte tenu des temps de trajet et de la possibilité pour l agent de revenir sur son lieu de travail. III Deuxième exemple Un représentant syndical, travaillant à Paris, est convoqué à une réunion du comité technique paritaire se tenant à Paris. La réunion a lieu un jeudi de 14 heures à 17 heures. L agent bénéficie d une autorisation d absence de trois heures pour cette réunion et d un temps de préparation ne pouvant être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées. S il est soumis aux horaires variables, il ne débadge pas à cette occasion. 16

17 Si cet agent ne travaille pas, le jeudi après-midi, la durée réelle de sa présence lors de la réunion, c est à dire trois heures, est alors portée à son crédit. III Troisième exemple Un représentant syndical, travaillant à Marseille, est convoqué à une réunion d un groupe de travail convoqué par l administration se tenant à Paris. La réunion a lieu un mercredi de 10 heures à 12 heures. Il est convié, par son organisation syndicale, à une réunion de préparation, prévue la veille, à Paris, de 14 heures à 16 heures. L agent bénéficie d un ordre de mission, partant du mardi au mercredi inclus, compte tenu des temps de trajet. S il est soumis au régime des horaires variables, les journées du mardi et du mercredi sont chacune comptabilisée 9 heures, par application de l article 8 de la décision n du 29 mars 2002 du directeur général de l INPI. Si ce représentant syndical avait travaillé à Lille, seule la durée réelle de l absence aurait alors été comptabilisée pour les journées du mardi et du mercredi, compte tenu des temps de trajet et de la possibilité pour l agent de partir de son lieu de travail ou d y revenir. III.3 Décharges d activité de service dans le cadre de l exercice du droit syndical Décret n du 28 mai 1982 relatif à l exercice du droit syndical dans la fonction publique Circulaire FP n 1487 du 18 novembre 1982 relative à l exercice du droit syndical dans la fonction publique Décret n du 25 août 2000 relatif à l aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique de l Etat III.3.1 Règles générales Les décharges d'activité de service peuvent être définies comme étant l'autorisation donnée à un agent public d'exercer, pendant ses heures de service, une activité syndicale au lieu et place de son activité administrative normale. L article 16 du décret n stipule qu un contingent global de décharges d activité de service est fixé chaque année par ministère. Ainsi, une décharge totale de service par 350 agents est accordée pour les effectifs ne dépassant pas le chiffre de agents. Cette disposition appliquée à l Institut, autorise des décharges d activité de service, exprimées en heures, sur la base de la durée annuelle de travail effectif de 1600 heures instituée par le décret n , conformes au tableau suivant : Effectifs réels de l INPI Entre 581 et 700 emplois Entre 701 et 815 emplois Entre 816 et 930 emplois Nombres annuels d heures de décharge d activité de service 3200 heures 3730 heures 4270 heures 17

18 Le contingent de décharges de service est réparti entre les organisations syndicales compte tenu de leur représentativité qui est déterminée en fonction du nombre de suffrages recueillis lors de l'élection des membres du personnel au comité technique paritaire. Chaque organisation syndicale désigne, dans la limite du nombre de décharges totales d'activité de service auquel elle a droit, les agents qu'elle entend voir bénéficier d'une décharge, soit totale, soit partielle, d'activité de service. Les nécessités de service ne peuvent être opposées que dans la limite où la désignation d'un agent se révèle incompatible avec la bonne marche de l'administration, auquel cas la commission consultative paritaire compétente doit être informée de cette décision. Hormis les dispositions spécifiques relatives à certaines autorisations d absence (cf. infra III.2, III.5 et III.6) ou à des congés spécifiques (cf. infra V.8 et V.11), les agents bénéficiant de décharge d activité de service, peuvent demander d autres autorisations d absence dans le cadre de déplacements pour des réunions ou des interventions entrant dans le cadre normal de l exercice de leur activité syndicale. Les durées de ces dernières autorisations d absence viennent alors en déduction du temps accordé au titre d une décharge d activité de service et sont assimilées à des absences pour motif professionnel, sans ordre de mission. Il convient ainsi de se reporter aux troisième et quatrième alinéas de l article 8 de la décision n du 29 mars 2002 du directeur général de l INPI, quant à la prise en compte de leur durée, pour les agents soumis au régime des horaires variables. Il appartient à l agent bénéficiant d une décharge d activité de service d informer l administration, dans un délai préalable suffisant, de la date, de la durée et du lieu de chaque absence envisagée dès qu il en a connaissance. III.3.2 Exemple d application Une organisation syndicale a obtenu 10% des suffrages exprimés, lors de l élection des représentants du personnel au comité technique paritaire. Les effectifs réels de l Institut, estimés sur la base du nombre d électeurs inscrits, sont de 750 emplois. L organisation syndicale considérée bénéficie alors d un nombre annuel d heures de décharges d activité de service de 373 heures, à compter de la date de l élection précitée. Celle-ci accorde un temps de décharge d activité de service de 100 heures à l un de ces représentants. Ce dernier est amené à intervenir en-dehors de son lieu de travail, dans le cadre de ses activités syndicales. Son intervention nécessite un jour ouvré d absence et un temps de trajet de trois heures, respectivement la veille et le lendemain de ce jour d absence. Si le trajet aller ou retour a lieu lors d un jour non ouvré, l agent ne peut bénéficier d aucune décharge d activité de service lors du jour non ouvré correspondant. Dans le cas contraire, il peut demander la prise en compte de tels temps de trajet, qui seront déduits, au même titre que la durée de sa journée d absence, du temps accordé au titre de sa décharge d activité de service. Si cet agent est soumis au régime des horaires variables, le temps comptabilisé à son profit, correspond alors à l horaire quotidien de référence de son entité de rattachement pour le jour ouvré d absence considéré, abondé, le cas échéant, des heures de trajet aller ou retour demandées. 18

19 III.4 Facilités de service dans le cadre des commissions consultatives paritaires ou du conseil d administration Code de la propriété intellectuelle, article R Décret n du 28 décembre 2001 fixant le statut des personnels contractuels de L Institut national de la propriété industrielle, article 4 Décision n du 12 avril 2002 portant sur les modalités d élection aux commissions consultatives paritaires à l Institut national de la propriété industrielle Décision n du 12 avril 2002 relative à la procédure disciplinaire à l Institut national de la propriété industrielle III.4.1 Règles générales Hormis les représentants syndicaux, des agents non syndiqués peuvent être élus membres des commissions consultatives paritaires ou du conseil d administration. Par ailleurs un agent, ainsi que son défenseur, peuvent être convoqués, dans le cadre d une procédure disciplinaire. Il peut aussi être fait appel à des témoins ou à des experts lors de cette procédure. Des facilités de service sont accordées, conformément aux dispositions prévues pour les agents représentants syndicaux, dans le cadre de l exercice d activités syndicales prévu à l article 15 du décret n du 28 mai 1982 (cf. infra III.2). L agent doit informer par écrit l administration, dans un délai préalable suffisant, de la date, de la durée et du lieu de chaque absence envisagée dès qu il en a connaissance, et joindre une copie de sa convocation. III.4.2 Exemple d application Un agent représentant du personnel, travaillant à Bordeaux, est convoqué à une réunion de la commission consultative paritaire de sa catégorie d emplois se tenant à Paris. La réunion a lieu un mardi de 10 heures à 12 heures. L agent bénéficie d un ordre de mission, partant du lundi au mardi inclus, compte tenu des temps de trajet. S il est soumis au régime des horaires variables, les journées du lundi et du mardi sont chacune comptabilisée 9 heures, par application de l article 8 de la décision n du 29 mars 2002 du directeur général de l INPI. L agent bénéficie également d un temps de préparation ne pouvant être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées. Si cet agent avait travaillé à Lille, seule la durée réelle de l absence aurait alors été comptabilisée pour la journée du mardi, compte tenu des temps de trajet et de la possibilité pour l agent de revenir sur son lieu de travail. III.5 Heures d information syndicale Décret n du 28 mai 1982 relatif à l exercice du droit syndical dans la fonction publique, article 5 19

20 Circulaire FP n 1487 du 18 novembre 1982 relative à l exercice du droit syndical dans la fonction publique III.5.1 Règles générales Les organisations syndicales les plus représentatives (représentativité estimée en fonction du nombre de suffrages recueillis lors de l'élection des membres du personnel au comité technique paritaire) sont chacune autorisées à tenir une réunion mensuelle d'information qui peut avoir lieu pendant les heures de service, dans chaque entité ou plusieurs entités localisées au sein du même site administratif. La durée de chaque réunion mensuelle ne peut excéder une heure. Toutefois, plusieurs heures mensuelles peuvent être regroupées, dans la limite de réunions trimestrielles de trois heures, lorsque ces réunions ont lieu au sein de sites administratifs implantés dans des régions distinctes du siège de l établissement. Dans la limite où ces réunions ne portent pas atteinte au bon fonctionnement des entités concernées, les agents appartenant à ces entités sont autorisés de droit à assister à celles-ci. Des facilités de service correspondant à la durée de ces réunions leur sont alors accordées. Ainsi, les agents soumis aux horaires variables institués par la décision n du directeur général de l INPI, ne sont pas tenus de débadger pendant leurs heures de service. Toutefois, aucun crédit d heures ne peut être accordé à un agent, du fait que sa participation à une réunion d information se situe en-dehors de sa période effective de travail. Les organisations syndicales qui souhaitent organiser des réunions d'information dans l'enceinte d'un bâtiment administratif doivent adresser une demande d'autorisation au responsable de ce bâtiment au moins une semaine avant la date de chaque réunion et prévenir les responsables, au même titre que les personnels des entités concernées, dans les meilleurs délais, par exemple par voie d affichage. Les représentants de l organisation syndicale qui participent à la tenue d une réunion d information, bénéficient également de facilités de service, comprenant, le cas échéant, des délais de route. Ces facilités de service sont accordées, conformément aux dispositions prévues pour l exercice d activités syndicales, dans le cadre de l article 15 du décret n du 28 mai 1982 (cf. infra III.2). Les durées de ces facilités de service ne viennent pas en déduction du temps accordé au titre des décharges d activité de service prévues aux articles 16 à 19 du décret n (cf. infra III.3). Les agents déchargés partiellement de service peuvent également bénéficier de telles facilités de service. Les représentant syndicaux concernés doivent informer l administration, dans un délai préalable suffisant, de la date, du lieu et de la durée prévisible de chaque absence envisagée. III.5.2 Exemple d application Une réunion syndicale d information est organisée à Lille. L organisation syndicale à l initiative de cette réunion, contacte au préalable le responsable compétent, pour la réservation d une salle de capacité suffisante au sein de l implantation lilloise, à une date et des heures données, puis informe les personnels lillois de la tenue d une réunion d information. Compte tenu des déplacements rendus nécessaires de plusieurs de ses représentants, l organisation syndicale décide d un regroupement des heures mensuelles d information, sous la forme d une réunion de trois heures. Les personnels lillois, sont autorisés à s absenter de droit, sous réserve des nécessités de service, pendant la durée de cette réunion d information. S ils sont soumis aux horaires variables, ils ne débadgent pas à l occasion de celle-ci. Les représentants de l organisation syndicale concernée, amenés à se déplacer afin de participer à la tenue de la réunion d information, bénéficient chacun d un crédit d heures correspondant à leur durée réelle d absence, compte tenu de leurs temps de trajet respectifs, et de la possibilité de partir de leur lieu de travail ou d y revenir. 20