RFI (Request For Information)

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1 Lettre de Demande d Information Réf. : EVOGTS_RFI_VF.docx DAP-ASIRH / DOD-SPAI Page 1/13 RFI (Request For Information) EVOGTS ÉVOlution de la Solution de Gestion des TempS de présence à la Banque de France

2 Sommaire 1. OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION TERMES ET ABRÉVIATIONS PÉRIMÈTRE DE LA DEMANDE D INFORMATION L EXISTANT La solution en production à la Banque Les éléments de volumétrie Le schéma d architecture technique LES BESOINS Les terminaux de pointage physiques (badgeuses) Le progiciel de communication Les terminaux de pointage virtuels L intégration dans le système d information de la Banque La maintenance de la solution ASPECTS FINANCIERS PLANNING DE LA MISE EN ŒUVRE ROAD MAP ÉDITEUR RÉPONSES AUX QUESTIONS CONSTITUTION DES DOSSIERS DE PRÉSENTATION CONTACTS CHEZ LE POUVOIR ADJUDICATEUR DIVERS PROTECTION DES RÉPONSES RÉMUNÉRATION DES RÉPONSES... 9 ANNEXE 1 - LES BESOINS ANNEXE 2 Ŕ ASPECTS FINANCIERS ANNEXE 3 - PLANIFICATION ANNEXE 4 Ŕ ROADMAP ÉDITEUR EVOGTS_RFI_VF.docx Page 2/13

3 La présente Demande d Information (DI) menée dans le cadre de l action EVOGTS (ÉVOlution de la Solution de Gestion des TempS de présence) ne constitue ni une consultation, ni un appel d offres, ni un quelconque engagement de la Banque de France à lancer ultérieurement une opération sur le même objet. Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de leurs auteurs. Pour des raisons de compréhension, il est dénommé «la Société», ci-après dans la DI, les candidats y répondant. La Banque de France est dénommée «la Banque». 1. Objet de la demande d information La présente DI se place dans le cadre d analyses préliminaires conduites par la Banque en vue de l acquisition d une solution de gestion des temps de présence du personnel de la Banque par captation des pointages en remplacement de son actuelle solution. La Banque ne remplacera pas son moteur de calcul des temps intégré à l ERP SAP-HR. EVOGTS est motivé principalement par l obsolescence du matériel de pointage qu il est obligatoire de remplacer. La couverture fonctionnelle actuelle est par ailleurs satisfaisante quant à ses fonctions essentielles : - Captation des pointages. - Restitution d information de temps sur les terminaux. - Interconnexion certifiée et pérenne avec SAP Il existe toutefois des nouveaux besoins fonctionnels non couverts aujourd hui. - Réduction des charges de maintenance - Amélioration de la sécurisation de l ensemble de la solution - Possibilité de pointage à partir de terminaux virtuels - Prise en compte de la dimension développement durable - Accessibilité au personnel handicapé L objet de la demande d information est de réunir les éléments nécessaires à la connaissance des solutions existantes du marché et à la détermination des conditions générales de réalisation de cette opération. La réponse à la demande d'information permettra à la Société de faire part de son expérience et de ses références dans des architectures similaires, au niveau national ou international, et notamment au bénéfice d autres banques ou administrations. 2. Termes et abréviations Centre Administratif Centre de gestion CPU DD ERP EVOGTS HTTPS IHM Implantation géographique non ouverte au public Pôle RH en charge de plusieurs unités. Central Processing Unit : processeur Développement Durable Progiciel de gestion intégré Evolution de la Gestion des Temps de présence HyperText Transfer Protocol sécurisé Interface Homme Machine EVOGTS_RFI_VF.docx Page 3/13

4 OS RGAA Roadmap SAP HR SGBD SI Succursale TCP/IP Version Logiciel Operating System ou système d exploitation Référentiel général d'accessibilité pour les administrations Plan produit d un logiciel Progiciel de gestion ressource humaines de l éditeur SAP Système de Gestion de Base de Données Système d Information Agence quasi exclusivement en région Protocole utilisé pour le transfert des données Une version d'un logiciel correspond à un état donné de l'évolution d'un produit logiciel utilisant le versionnage 3. Périmètre de la Demande d information Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, la Banque souhaite que soient renseignés les volets de 1 à 4 appelés en annexe, de tous renseignements utiles à caractère technique, financier et juridique L existant La solution en production à la Banque En 2001 la Banque à acquis auprès de la société KABA France, filiale du groupe allemand KABA, des terminaux de pointage de la gamme «BEDANET» qui ont été installés sur l ensemble de ses implantations géographiques. Ce déploiement a été réalisé de concert avec la mise en place du progiciel de gestion des pointages «B-COMM 3.0» du même éditeur KABA. Ce dernier assure l interface avec la base de données du personnel hébergée par l ERP «SAP ERP6.0 EHP4». La supervision de ces terminaux est effectuée au moyen du logiciel «B-COMM Java TerminalStatus» installé sur les postes de travail de la cellule d administration fonctionnelle Les éléments de volumétrie Actuellement la Banque détient 312 terminaux de pointage répartis sur toute la France traitant quotidiennement entre et pointages les jours ouvrés. Le progiciel de communication assure l interface avec la base de données toutes les 15mn et la mise à jour des compteurs de temps chaque nuit. En termes de groupes et autorisations, la Banque gère de nombreux profils d utilisateurs pour les terminaux de pointages dont voici le détail : - 22 régions, succursales dont la liste figure dans le document «EVOGTS_Implantations_succursales.pdf». - 6 centres de gestions, - 21 sites répartis sur le siège parisien, - 77 regroupements de profils pour le siège, - 3 profils dérogatoires. Soit en tout environ 250 groupes d autorisations différents à prendre en compte. Géographique, les implantations se répartissent comme suit : EVOGTS_RFI_VF.docx Page 4/13

5 - 123 succursales en région - Le siège et ses annexes à Paris, majoritairement dans le 1 er arrondissement. - Les centres administratifs (Marne la Vallée, Poitiers) Le schéma d architecture technique Les terminaux de pointages sont installés selon le schéma global suivant : - Raccordement à un réseau TCP/IP (connexion filaire via port de communication Ethernet) - Alimentation électrique en courant faible Légende : Le «Serveur de Communication» correspond au B-COMM, le «serveur SAP» correspond à la base de données du personnel sous SAP ERP6.0 EHP4. N.B. : Les badgeuses ne font pas office de terminaux de contrôle d accès. Les schémas d installations : Actuellement, le parc des badgeuses est déployé selon deux schémas techniques différents. Une installation technique standard : Les badgeuses sont installées à l intérieur des locaux de la Banque (siège ou succursale) et toujours protégées par les enceintes et sas d accès extérieurs. Elles sont systématiquement installées à l abri des intempéries. De ces endroits, elles sont donc connectées électriquement et directement reliées au réseau de communication TCP/IP via leur carte réseau interne. Une installation technique protégée : Cette installation a été préférée pour tous les emplacements ne pouvant pas répondre aux mêmes normes de restriction d accès. Les badgeuses installées n intègrent pas de carte réseau interne. Celle-ci est déportée et installée dans un local sécurisé distant. Actuellement, seules quelques badgeuses sont installées selon ce schéma. EVOGTS_RFI_VF.docx Page 5/13

6 3.2. Les besoins Il est demandé que les réponses aux besoins exprimés soient apportées suivant les indications données en annexe 1 du présent document Les terminaux de pointage physiques (badgeuses) Les terminaux de pointages horaires doivent pouvoir répondre à certaines caractéristiques techniques et fonctionnelles minimales. - La badgeuse doit posséder un lecteur de carte compatible avec la technologie XS CARD NEDAP utilisée à la Banque. - L affichage alphanumérique et l interface utilisateur doivent être clairs et de fonctionnement simple pour permettre une consultation rapide et sans erreur des informations par les utilisateurs. Il doit être en français. - La badgeuse doit répondre à des normes d accessibilité aux personnes en situation de handicap (référentiel RGAA ou autre). - La badgeuse doit pouvoir transmettre à l utilisateur en temps réel les informations complètes des ses soldes et compteurs horaires journaliers et hebdomadaire. - La badgeuse doit disposer d une autonomie de mémoire d un minimum de 1500 pointages en cas de déconnexion réseau ainsi que d une autonomie électrique pour sauvegarder cette mémoire. - La badgeuse doit être d une compatibilité totale avec le logiciel de communication proposé. - Les procédures d installation et de maintenance doivent être simples (câblage réseau et électrique) - En termes de sécurité, la badgeuse doit disposer des capacités suivantes : o Sécurisation de sa carte réseau o Sécurisation de ses ports de communication. o Protection par mot de passe de son interface système. La société précisera comment se traduit concrètement l intégration des principes de développement durable dans ses activités, au niveau social et environnemental et plus particulièrement pour le matériel mis à disposition (part des produits recyclables, analyse du cycle de vie du matériel, émission d ondes électromagnétiques ) Le progiciel de communication Le progiciel de communication doit pouvoir proposer les fonctionnalités et caractéristiques suivantes : - Il doit transmettre dans les deux sens les informations de gestions des temps entre l utilisateur et la BD du personnel gérée avec l ERP SAP HR. - Il doit permettre le paramétrage des badgeuses à distance. - Il doit gérer des groupes et autorisations d utilisateurs en fonction des zones géographique. - Il doit proposer une fonctionnalité de calcul des temps passés journaliers en dehors du calcul centralisé dans l ERP SAP (temps passé et restant). - Il doit proposer (soit directement, soit par le biais d un add-on) une fonctionnalité de supervision permettant à la cellule d administration fonctionnelle de visualiser les états de connexion / déconnexion de l ensemble du parc des terminaux de pointages. - En termes de sécurité, le progiciel de communication doit disposer des capacités suivantes : o Gestion de comptes multiutilisateurs avec droits d accès différenciés en lecture et en écriture o Protection et conservation du compte utilisateur SAP et identifiants de connexion o Sécurisation du transport des informations vers SAP (non intrusion) - Il doit permettre une exploitation permettant les sauvegardes et restaurations de sa base de données aisées. - En termes d ergonomie, le progiciel de communication doit disposer des capacités suivantes : o Ergonomie et paramétrage simplifié o Interface (IHM) complète en langue française o o Console de surveillance des terminaux disposant d alertes utilisateurs. Répondre à des normes d accessibilité aux personnes en situation de handicap (référentiel RGAA ou autre). EVOGTS_RFI_VF.docx Page 6/13

7 Les terminaux de pointage virtuels La solution doit proposer aux utilisateurs la possibilité d enregistrer directement leurs pointages horaires à partir de leur poste de travail en lieu et place d une badgeuse. Ce type de pointage doit être un complément à la solution traditionnelle s appuyant sur le parc de badgeuses. Ces terminaux de pointage virtuels doivent proposer les mêmes caractéristiques fonctionnelles que leurs homologues physiques (Capacité de communiquer avec le progiciel de gestion des pointages en temps réel, affichage les soldes et compteurs horaires, etc.) L intégration dans le système d information de la Banque La Banque souhaite connaitre les éléments techniques relatifs à la solution proposée afin de pouvoir apprécier les impacts potentiels sur son système d information. Dans ce contexte, la Banque souhaite connaître les technologies utilisées ainsi que l OS et le SGBD à mettre en place pour faire fonctionner la solution. Elle souhaite également connaitre le protocole de communication utilisé pour communiquer avec SAP. Concernant la fonctionnalité de pointage virtuel, la Banque souhaite savoir si l utilisation de la solution se fait au moyen d un client lourd ou léger ainsi que les éléments mis en place pour sécuriser les connexions et les échanges d information La maintenance de la solution La Banque souhaite connaitre les modalités de maintenance de la solution proposée Les terminaux de pointage physique La maintenance matérielle du parc s évalue sur les actions suivantes : - Installation - Désinstallation - Réparation Dans la configuration technique actuelle, la maintenance du parc des badgeuses sollicite plusieurs intervenants des services de la Banque et extérieurs (le fournisseur et la sous-traitance) : - La Banque pour la coordination, la pose et dépose du matériel, l adressage réseau et le brassage des prises réseau. - Le fournisseur pour l adressage des badgeuses Une réactivité particulière est attendue en cas de nécessité d intervention sur site pour dépannage. Aujourd hui, le délai maximum est d un jour pour l ensemble du territoire national Les logiciels (communication et terminaux de pointage virtuel). La maintenance se décline en 3 chapitres : - Maintenance corrective : Le fournisseur apporte les corrections d erreurs ou modifications du logiciel visant à le mettre en conformité avec les spécifications détaillées, sans changement de celles-ci (blocages d exploitation ou résultats faux). - Maintenance adaptative : Le fournisseur assure une compatibilité ascendante du logiciel avec les logiciels tiers nécessaires à son exploitation ( Windows, Oracle, etc ) - Maintenance évolutive : Le fournisseur fournit la version la plus récente du progiciel incluant les versions mineures et les versions majeures. EVOGTS_RFI_VF.docx Page 7/13

8 4. Aspects financiers Il est demandé que les réponses concernant les aspects financiers soient apportées suivant les indications données en annexe 2 du présent document. La Banque souhaite obtenir une estimation du coût du projet. 5. Planning de la mise en œuvre La Banque souhaite connaître le délai moyen d implantation d une solution de ce type, les modalités de bascule de l ancien système et le nouveau prenant en compte le besoin de continuité de service, et enfin le lotissement éventuel basé sur votre expérience sur des projets similaires. 6. ROAD MAP éditeur Il est demandé que les réponses concernant les aspects financiers soient apportées suivant les indications données en annexe 4 du présent document. Il est demandé de préciser pour l intégralité des modules logiciels : - La fréquence des versions majeures/mineures et des correctifs. - La durée du support associé à une version. - La garantie de compatibilité ascendante des versions de la solution. - La garantie de compatibilité ascendante des versions de la solution avec l ERP SAP. Il est demandé de préciser pour les terminaux de pointage physiques : - La fréquence de parution de nouveaux modèles. - La durée du support associé à un modèle. 7. Réponses aux questions La Banque attire l attention sur l importance de remplir l ensemble des volets du périmètre d information et de les retourner conformément aux indications contenues au paragraphe 7.1, ci-dessous. Les auteurs des réponses pourront éventuellement être invités à présenter oralement leurs réponses Constitution des dossiers de présentation Les dossiers de présentation doivent contenir : Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentant l activité principale et la dimension de l entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du possible ; Les volets de réponses au périmètre de demande d information. La Banque accepte tout autre document qui pourrait présenter un intérêt pour la réalisation de son étude. Il est demandé que les Sociétés rédigent en français leur réponse à cette DI. Une estimation de mise en place de la solution (planning et équipe préconisée) est demandée. Les questions éventuelles devront parvenir avant le 16/08/ 2011 à 12h00 par courrier électronique adressé à la boîte achats_informatiques@banque-france.fr. Les propositions devront parvenir avant le 05/09/ 2011 à 12h00 par courrier électronique adressé à la boîte achats_informatiques@banque-france.fr. EVOGTS_RFI_VF.docx Page 8/13

9 7.2. Contacts chez le pouvoir adjudicateur Pour toute information complémentaire à la présente DI veuillez contacter par courrier électronique : achats_informatiques@banque-france.fr. 8. Divers 8.1. Protection des réponses Il appartient à la Société questionnée de mentionner le cas échéant les informations contenues dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial Rémunération des réponses Les Sociétés répondant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les prestations réalisées pour l établissement de leurs réponses. EVOGTS_RFI_VF.docx Page 9/13

10 Annexe 1 - Les besoins Demande d information concernant une solution de gestion des temps de présence à la Banque de France. VOLET 1 «Les besoins» Cette annexe vous offre l occasion de présenter votre solution vis-à-vis des attentes de la Banque. Merci de bien vouloir répondre aux questions posées dans le tableau Excel suivant et de préciser si nécessaire votre savoir-faire dans la colonne «Commentaire» : EVOGTS_RFI_Annexes.xlsx Les onglets concernés sont : - «Besoins (progiciel de comm)» - «Besoins (terminaux)» - «Intégration SI BdF» - «Maintenance» Ces onglets reprennent les fonctionnalités du 2.2 ci-dessus «Les besoins». EVOGTS_RFI_VF.docx Page 10/13

11 Annexe 2 Aspects financiers Demande d information concernant une solution de gestion des temps de présence à la Banque de France. VOLET 2 «Aspects financiers» Ventilation des principaux postes de coûts Les informations demandées dans ce paragraphe sont destinées à permettre l évaluation du coût global au travers d une décomposition analytique de coûts. Il est souhaitable de renseigner les rubriques suivantes de la façon la plus exhaustive possible dans le tableau Excel : EVOGTS_RFI_Annexes.xlsx L onglet concerné est : Aspects financiers L estimation des coûts doit faire apparaître les éléments suivants : Le prix catalogue et le mode de licensing pour le logiciel de communication. Le prix catalogue et le mode de licensing pour le terminal de pointage virtuel. Le coût d acquisition et de maintenance (en pourcentage par rapport au coût d acquisition) des terminaux de pointage physiques. Les coûts divers comprenant : o Pour le logiciel de communication et le terminal de pointage virtuel : L installation du logiciel de communication sur deux environnements (développement et recette). La rédaction des manuels d installation, d exploitation et du dossier de paramétrage. La rédaction du manuel utilisateur. La formation des équipes de maintenance et d exploitation. o Pour les terminaux de pointage physiques : L installation des terminaux (pose et paramétrage). La dépose des anciens matériels. La ou les garanties proposées. La formation des équipes de maintenance et d exploitation. Les coûts de maintenance annuelle de la solution comprenant : o Le support technique. o La maintenance corrective, adaptative et évolutive de la solution. o Les coûts d intervention sur site. EVOGTS_RFI_VF.docx Page 11/13

12 Annexe 3 - Planification Demande d information concernant une solution de gestion des temps de présence à la Banque de France. VOLET 3 «Planification» Cette annexe permet de recueillir : - D une part l estimation de délai de mise en œuvre compte-tenu de la volumétrie affichée (délai généralement constaté pour la mise en œuvre d une solution de ce type). - D autre part la description de la phase de bascule de l ancien système vers le nouveau. Il est demandé de remplir le tableau Excel suivant en se basant sur vos abaques et/pi expériences acquises dans des projets similaires : EVOGTS_RFI_Annexes.xlsx L onglet concerné est : «Planification» EVOGTS_RFI_VF.docx Page 12/13

13 Annexe 4 Roadmap éditeur Demande d information concernant une solution de gestion des temps de présence à la Banque de France. VOLET 4 «Roadmap éditeur» Cette annexe permet de recueillir les éléments concernant la roadmap de l éditeur de la solution, tant au niveau des logiciels de communication et de terminaux de pointage virtuels, que des terminaux de pointage physiques. Il est demandé de remplir le tableau Excel suivant : EVOGTS_RFI_Annexes.xlsx L onglet concerné est : «Roadmap éditeur» EVOGTS_RFI_VF.docx Page 13/13