CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION

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1 CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION MEMOIRE pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD niveau I présenté et soutenu par Laure COHEN-POLITIS 18/10/2006 De la création du document à son archivage définitif, étude pour la mise en place d un système de gestion des archives : cas de la Fondation CASIP-COJASOR Jury : Claudine SALAMON, Directrice du Service social Fondation CASIP-COJASOR Arnaud JULES, Responsable Information Documentation à l Archevêché de Paris Cycle supérieur Promotion XXXVI 1

2 Remerciements Je tiens tout d abord à remercier le Directeur de la Fondation CASIP-COJASOR, M. Gabriel VADNAI, et la Directrice du Service social, Mme Claudine SALAMON, qui m ont permis de réaliser cette étude. Mes remerciements vont également au personnel des directions administratives qui ont collaboré avec sérieux et efficacité à l enquête que j ai menée auprès d eux. Enfin je remercie mon correspondant pédagogique, M. Arnaud JULES, pour ses précieux conseils et sa disponibilité. 2

3 Notice Ce mémoire propose des moyens pour la mise en place d un système de gestion des archives depuis leur création jusqu à leur archivage définitif à partir du cas de la Fondation CASIP-COJASOR, institution d action sociale. Les méthodes sur lesqu elles s appuie cette étude sont issues de l archivistique classique et du Records management. Après l analyse de l existant, des solutions sont apportées pour mieux gérer à la fois les documents papier mais aussi les documents électroniques. Mots clés : gestion des documents, archives, archiviste, conservation des documents, archivage électronique 3

4 Table des matières Remerciements... 2 Notice... 3 Table des matières... 4 Liste des tableaux... 7 Liste des figures... 8 Introduction... 9 Première partie Système de gestion des archives : enjeux et théories L archivistique française traditionnelle Vers un accroissement des responsabilités de l archiviste Types d intervention des archivistes sur les archives courantes et intermédiaires Le traitement des archives à l âge définitif Le système anglo-saxon : le Records management Les objectifs du Records management Les étapes de mise en oeuvre Les outils du Records management Un concept australo-canadien : le Records continuum Apports de chacune des théories pour un système global de gestion des archives L utilité de la théorie des trois âges Des théories qui se complètent Deuxième partie Un système de gestion des archives : mission impérative du service des archives de la Fondation CASIP-COJASOR Présentation de la Fondation Création du Service archives et histoire et ses réalisations Expertise des archives Ouverture du Service archives et histoire Les problèmes constatés et leurs causes Problèmes rencontrés par l archiviste Recherches des causes sous-jacentes Résultats de l analyse de l existant Les besoins en matière d archivage des documents des directions administratives Troisième partie Des solutions pour une mise en place d un système de gestion des archives à la Fondation CASIP-COJASOR

5 1.1 Procédures Instruction lors de la création d un document Capture de documents Procédure de transfert Procédure de conservation Procédure de tris et d éliminations des documents Recherche Outils de gestion Plan de classement (Annexe 4) Tableau de gestion (Annexe 5) Outil informatique La formation Les séances de formation Le guide Fonctionnalités et utilisateurs Les solutions techniques L application informatique Les modalités de conservation Les modalités de tri et élimination Les modalités de consultation Les modalités de transfert Limites de cette solution Avantages et inconvénients de l archivage électronique des documents Spécificités de l archivage des documents électroniques Droit et archives électroniques Normes pour l archivage des archives électroniques La numérisation des documents papier Différents types de logiciels pour gérer l archivage des archives électroniques Préconisations dans le cadre du CASIP-COJASOR Conclusion Bibliographie Annexe 1 : Critères de sélection des documents Annexe 2 : Fonds et types d archives de la Fondation CASIP-COJASOR Annexe 3 : Directions administratives du siège de la Fondation CASIP-COJASOR Annexe 4 : Plan de classement des archives des directions administratives de la Fondation CASIP- COJASOR Annexe 5 : Tableau de gestion

6 Annexe 6 : Logiciels de gestion d archives Annexe 7 : Modèle d organisation des données d une application gérant les archives papier des directions administratives du siège de la Fondation CASIP-COJASOR Glossaire

7 Liste des tableaux Tableau 1 : Durée moyenne correspondant à chaque âge des archives Tableau 2 : Points communs et différences des théories traitant de la gestion des archives Tableau 3 : Missions et réalisations du Service d archives et histoire entre 2001 et Tableau 4 : Fonctionnalités et acteurs du système

8 Liste des figures Schéma 1 : Cycle de vie des documents selon les trois théories

9 Introduction 9

10 En 1790, en France, les archivistes de la nouvelle Assemblée nationale faisaient partie du personnel des bureaux administratifs. Ils connaissaient toutes les affaires instruites par l institution. Ces mêmes archivistes s occupaient également des dossiers qui n étaient plus utiles aux administrateurs et qui allaient devenir des pièces d archives servant à l histoire. Au cours du XIX e siècle, cette pratique a été remplacée par une autre qui sépara le domaine de l administration de celui des archives. Mais cette situation comportait de nombreux inconvénients, c est pourquoi au cours du XX e siècle, les archivistes ont souhaité y remédier en traitant eux-mêmes les documents se trouvant dans les bureaux. Or, peu d organismes en France permettent aux archivistes de s associer aux administrateurs pour organiser la gestion des archives dès leur création. [16] Cette pratique s est en revanche bien développée aux Etats-Unis à partir des années 1930 pour être officialisée sous le nom de Records management. Cette discipline adoptée par d autres pays anglo-saxons ne prend pas en compte les archives historiques. Ainsi les deux pratiques ont leurs défauts et leurs qualités, la pratique anglo-saxonne introduit une rupture dans la gestion des documents et la pratique française a pour conséquence l absence totale de gestion des archives courantes dans les services de production. Dans les deux cas il s ensuit des risques de destructions sauvages, de manque de place et de perte d information. Dans un organisme, telle la Fondation CASIP-COJASOR qui a choisi d ouvrir un service des archives en 2001 pour préserver sa mémoire, l accent a été mis jusqu à présent sur le traitement des archives historiques. Le traitement des documents en amont est laissé au soin des administrateurs. Cette dichotomie dans la gestion des archives cause de nombreux problèmes dans cette institution d action sociale de la communauté juive. Pour améliorer la gestion des archives, il serait nécessaire qu elles soient prises en charge depuis leur création jusqu à leur archivage définitif par l archiviste de la Fondation car il est le mieux placé pour connaître les méthodes de traitement des documents qui restent les mêmes quel que soit leur âge. Dans ce mémoire, notre attention portera sur une partie des archives de la Fondation CASIP- COJASOR, celles des directions administratives du siège à partir de 2000, date de la fusion des deux associations, le CASIP et le COJASOR. En effet, cette institution dont le cœur de métier est l action sociale, possède deux autres types d archives, les dossiers des usagers du Service social et les archives des dix établissements d accueil (six établissements pour personnes âgées, un foyer pour handicapés, un Service d Accompagnement à la Vie Sociale, une halte garderie et un hôtel social). L archivage des dossiers sociaux a déjà fait l objet 10

11 d une réflexion. La gestion des archives des établissements sera quant à elle le sujet d une prochaine étude. L objectif ici est donc de s interroger sur les moyens dont peut user l archiviste pour mieux gérer les archives des directions administratives du siège de la Fondation depuis leur création jusqu à leur archivage définitif. Pour ce faire, nous examinerons, dans un premier temps, les théories et méthodes portant sur le sujet en essayant de repérer celles qui pourraient convenir à la situation spécifique des archives de la Fondation. Puis après une présentation de la Fondation et de son service des archives, nous nous pencherons sur les problèmes constatés au sujet des archives des directions administratives du siège. Pour finir, nous proposerons des solutions pour y remédier qui s appuieront sur les besoins particuliers d archivage des documents des directions administratives. 11

12 Première partie Système de gestion des archives : enjeux et théories 12

13 1 Définition et fonctions des archives L article premier de la loi française de 1979 concernant les archives donne une définition précise des archives : «Les archives sont l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l exercice de leur activité. Leur conservation est organisée dans l intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.» [1] Cette loi donne une définition assez large de la notion d archives. Ainsi, sont considérées comme archives tous types de documents : documents manuscrits, dactylographiés, imprimés, originaux, photocopies, télégrammes, fax, s, plans, lettres, affiches, conventions, accords, etc. Les archives peuvent être enregistrées sur tous les types de supports : parchemins, papiers, photographies, vidéo, enregistrements sur bande magnétique, supports numériques etc. Selon la loi, dès sa création, un document acquiert sa qualité d archive, sans attendre de perdre son utilité courante. En outre comme le précise la loi de 1979, les archives sont conservées pour trois raisons : - la gestion d une institution : les archives sont en effet des réservoirs d information sur les activités de l organisme. C est grâce aux archives que ses membres suivent l évolution d affaires ou de projets et retrouvent des données précises. - la justification des droits : les archives produisent des preuves et permettent donc à l institution de faire valoir ses droits et de justifier ses actes ou ceux de ses bénéficiaires. C est pourquoi tout organisme doit conserver certains documents, tels les contrats, les actes d achat et de vente, les transactions effectuées et les relations entretenues avec les partenaires. - l intérêt historique : les archives sont la mémoire des politiques passées, elles permettent donc aux acteurs des organismes de connaître leur héritage. Elles peuvent servir à la formation des nouveaux embauchés et aider à la décision pour les cadres de l entreprise. Les archives participent également à la fonction de communication d une institution car les documents anciens à caractère historique 13

14 peuvent être utilisés pour des projets de communication et l élaboration de l histoire de l organisme par des historiens. Enfin, la loi sur les archives distingue les notions d archives publiques et d archives privées. Si une institution privée est subventionnée par l Etat pour assurer une mission de service public, elle a des obligations de droit public : il est important alors de ne pas procéder à des éliminations sans consulter au préalable les pouvoirs publics. Les institutions privées sont soumises aux règles de prescriptions de diverses législations : fiscale, commerciale, du travail. En règle générale, les détenteurs d archives privées n ont pas d obligation de conservation illimitée de leurs archives à des fins historiques comme cela est le cas pour les organismes publics. Ainsi, les archives privées sont progressivement détruites ou organisées en fonds selon la politique de l organisme. [16 ; 10 ; 30] Quelle que soit la politique adoptée par les organisations privées, la gestion des archives est nécessaire en partie pour les raisons évoquées par la loi de 1979 (la gestion d une institution, la justification des droits, l intérêt historique) mais d autres enjeux induisent une politique d archivage au sein des organismes. 14

15 2 Enjeux d une politique de gestion des archives Les enjeux d une gestion ou d une non gestion des archives sont de cinq types : 1. Enjeu juridique : le principal risque étant de ne pas pouvoir reproduire les données requises par un audit ou un juge dans la forme requise c'est-à-dire avec les caractéristiques d authenticité et d intégrité. Conserver les documents officiels, preuve de l activité, permet de minimiser les risques de litiges. 2. Enjeu logistique qui vise à un accès rapide à l information : les documents ont été bien archivés matériellement mais ils n ont pas été identifiés, il est difficile de les retrouver lors d une recherche. Ainsi faute d information, de mauvaises décisions peuvent être prises. L environnement de travail peut se dégrader quand le personnel est frustré de ne pas obtenir l information dont il a besoin, des tensions entre collègues peuvent apparaître. 3. Enjeu sécuritaire : des données confidentielles (données stratégiques, personnelles) risquent d être divulguées parce qu elles ne sont pas suffisamment protégées ou parce qu elles auraient du être détruites. 4. Enjeu technique : le défi étant d assurer la pérennité des données sur le long terme face au vieillissement des supports. 5. Enjeu financier multiple à cause du coût d une amende ou d une condamnation judiciaire, du temps perdu à la recherche d informations ou à leur reconstitution quand le document d origine n a pas été retrouvé et de la multiplication des frais pour stocker les archives papier souvent reproduites en plusieurs exemplaires. Ainsi, l absence d une gestion des archives peut avoir de lourdes conséquences sur l organisme alors que la démarche qui vise à créer un archivage raisonné et efficace peut avoir des bénéfices considérables. [30 ; 23] Mais avant de se lancer dans l élaboration d un système de gestion des archives, il est nécessaire d examiner les méthodes proposées par les principales disciplines qui se consacrent à l organisation et à la gestion des documents. Il sera assurément utile de s en inspirer ou de s appuyer sur l une d entre elles lors de la conception d un système d archivage. 15

16 3 Gestion des archives : théories et méthodes 3.1 L archivistique française traditionnelle Vers un accroissement des responsabilités de l archiviste Jusqu à récemment (les années ), l archivistique traditionnelle ne considérait les papiers qu à partir du moment où ils quittaient les bureaux dans lesquels ils étaient produits ou reçus et passaient sous l autorité de l archiviste. Ils mettaient ainsi un terme à leur existence active et devenaient des archives. [16] Aujourd hui encore, dans la plupart des entreprises françaises, la gestion des archives est répartie entre le service des archives qui s occupe des documents qui ne sont plus utiles dans les bureaux et les services producteurs de papiers qui consacrent en général peu de temps au classement par manque de temps et de goût pour cette tâche. Le caractère restrictif de cette conception est apparu depuis longtemps. Or, l archiviste doit se préoccuper des conditions d entrée des papiers dans les dépôts d archives, il doit s assurer que le passage des documents entre les services administratifs et le service des archives s effectue dans les meilleures conditions possibles et pour cela il doit intervenir avant le versement des documents. [19; 16] Le décret n du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des archives publiques, qui complète la loi de 1979 sur les archives, va dans ce sens. «La Direction des Archives de France gère le contrôle de la conservation des archives courantes dans les locaux des services la conservation ou le contrôle de la conservation des archives intermédiaires dans les dépôts publics de préarchivage la conservation, le tri, le classement, l'inventaire et la communication des archives définitives après leur transfert dans les dépôts des archives.» [2] Par ce décret d application, les archivistes doivent prendre en charge les documents tout au long de leur cycle de vie dont on distingue trois âges 1 correspondant à trois stades d utilisation : 1 La théorie des trois âges des archives a été formulée par Théodore R. Schellenberg dans Modern archives. Principles and technics, Chicago, University Press, 1956, 258 p. 16

17 - «Les archives courantes, soit les documents utilisés pour gérer les affaires en cours : comme ils sont consultés fréquemment, ils sont conservés dans les bureaux pour être immédiatement accessibles. - Les archives intermédiaires, soit les documents qui ne sont plus utilisés fréquemment mais qui doivent être conservés un certain temps pour référence ou pour répondre aux obligations de la prescription légale. Ils peuvent être conservés dans un local distinct des services qui les ont produits. - Les archives définitives ou historiques, soit les documents dont l intérêt administratif durable ou la valeur historique justifie une conservation illimitée.» [33] Types d intervention des archivistes sur les archives courantes et intermédiaires Selon la loi, les archivistes conscients d avoir des méthodes et une expérience dans le traitement des archives peuvent donc intervenir pour améliorer la gestion des documents à l intérieur des bureaux sans bien sûr s immiscer dans l action administrative proprement dite. Quelques règles et principes peuvent être proposés pour faciliter le travail dans les bureaux et éviter aux archivistes de perdre du temps à remettre de l ordre dans les archives qui leur parviennent : - Certains documents produits doivent être rapidement éliminés sans être intégrés aux dossiers. Il s agit de comptes rendus de toutes les phases d une procédure, l enregistrement du courrier au départ et à l arrivée, les doubles de lettres, d accusés de réception, de circulaires, les «chronos» ou suite de copies par correspondant. Cela concerne également des documents reçus pour information et qui n ont été d aucune utilité pour l ouverture d une procédure ou l expédition d une affaire en cours (prospectus, revues, bulletins officiels ), des procès-verbaux de commission, des rapports reçus à titre consultatif uniquement, des invitation déclinées, des propositions de fournisseurs non sollicités, des brouillons qui ont été transcrits proprement. - Il est également utile que les dossiers soient divisés en sous-dossiers ainsi les documents préparatoires et les documents définitifs seront distincts. - Pour faciliter les futurs versements aux services des archives, il est nécessaire de fermer fréquemment les dossiers, par tranches chronologiques. 17

18 - Il est aussi nécessaire d établir un plan de classement en consultant un archiviste pour éviter les erreurs. En général, on peut distinguer trois catégories de dossiers d une unité administrative. Il y a, d abord, les dossiers de direction et de généralités (études, correspondances avec les supérieurs, directives, informations ). Il y a ensuite les documents d exécution. La troisième catégorie concerne les dossiers des services généraux : ce sont les dossiers du personnel, de matériel, d architecture, de comptabilité, ils ne sont souvent que des doublons de ceux qui existent dans les services techniques compétents. Il existe enfin des «faux dossiers» que l on veut considérer comme des documents importants, il s agit en fait de copies classées par ordre chronologique (chronos) ou par ordre alphabétique de correspondants. L ensemble de ces principes doit être transmis aux administrateurs par écrit. Des formations peuvent également être organisées par les archivistes pour informer au mieux les secrétaires chargées du classement. Les archivistes doivent aussi s occuper des archives intermédiaires, ce sont des papiers qui ne sont plus d usage courant pour l activité administrative mais qui sont souvent conservés pour répondre aux obligations de la prescription légale. Dans le même temps, une partie de ces documents peut avoir une valeur pour la recherche historique. Ces documents «d âge intermédiaire» peuvent être déposés dans des dépôts économiques, équipés de rayonnage bon marché. Ces locaux servent à la conservation des archives administratives avant d être détruites ou conservées définitivement dans des conditions optimales. Concernant la durée moyenne correspondant à chaque âge des archives, elle ne peut qu être esquissée car il n existe pas de règle spécifique en la matière : Tableau 1 : Durée moyenne correspondant à chaque âge des archives Age Durée moyenne Locaux courant 5 ans Bureaux Intermédiaire Entre 10 et 50 ans Dépôt d archives intermédiaires Historique Perpétuelle Dépôt d archives définitives 18

19 Durant l âge intermédiaire, la question se pose de savoir sous quelle responsabilité sont placés les documents : celle des archivistes ou celle des administrateurs? La responsabilité est en théorie mixte mais pour éviter la confusion, il est préférable de confier la gestion des archives intermédiaires aux services d archives qui contrôlent les entrées et les sorties. Les bordereaux de versement constituent la preuve du transfert des documents des bureaux vers les dépôts d archives intermédiaires. Tout document sorti du dépôt doit être enregistré et un fantôme peut être mis à la place de la pièce empruntée en attendant son retour dans le lieu de stockage. Les éliminations d archives doivent se faire en fonction d un tableau de gestion dans lequel sont inscrites les durées de conservation des documents. Enfin, pour que les communications administratives vers les bureaux se fassent de manière rapide et sûre, il est nécessaire que les articles reçoivent une cote provisoire. Pour ce faire, il faut numéroter les bordereaux de versement, codifier les services qui versent dans les dépôts intermédiaires et affecter à chaque versement une cote générale formée du code de service, de l année et d un numéro d ordre annuel. Pour chaque article, un numéro d ordre individuel complète la cote. L intervention de l archiviste sur les archives courantes et intermédiaires permet une gestion des documents dans le temps en définissant les délais de conservation et dans l espace en prévoyant des espaces d archivage en fonction des versements et des éliminations. [16] Le traitement des archives à l âge définitif Lorsque les documents ne présentent plus d intérêt pour l administration et qu ils ont dépassé leur durée légale de conservation, l archiviste intervient afin d évaluer leur intérêt historique. Ainsi, le questionnement sur la valeur des archives permet de prendre des décisions de tri, d élimination et de conservation. En matière d élimination, l archiviste doit prendre en considération le point de vue de l historien qui tend à considérer que tout document a un intérêt pour l histoire. Mais il ne doit pas ignorer les problèmes de place et de personnel pour le traitement des archives. Il est évident qu il est impossible de conserver l intégralité des papiers administratifs, cette conservation n est même pas souhaitable pour l historien qui serait submergé par des archives trop abondantes. Plusieurs critères sont donc pris en compte pour effectuer la sélection des documents : le contexte de production, le contenu, la forme, le volume, le classement, le support. (Annexe 1) Après cette phase de tri, l archiviste prend des mesures pour assurer la conservation, la restauration et la sécurisation des documents. Il assure également leur rangement selon un plan de classement. Il élabore et communique aux services de son organisation et au public des outils d aide à la recherche : instruments de recherche, guide des sources... Il 19

20 communique les documents aux différents publics qui le souhaitent : services internes, chercheurs, généalogistes, étudiants... Nous n insisterons pas davantage sur ces missions classiques de l archiviste, notre propos portant plutôt sur la gestion globale des archives depuis leur création jusqu à leur archivage définitif. Depuis une trentaine d années, la théorie des trois âges fait donc force de loi en France même si elle n est pas toujours suivie car peu d institutions se consacrent à la gestion des archives courantes alors que la doctrine archivistique l indique. Or les organismes privés et publics sont envahis par les papiers et ne savent pas gérer leurs documents électroniques. Ils cherchent des solutions pour les traiter et se tournent vers le Records management, un modèle qui a fait ses preuves dans les pays anglo-saxon. En France c est Yves Pérotin, directeur des archives de la Seine et de Paris, qui a fait connaître les pratiques anglosaxonnes après avoir mené des missions d observation aux Etats-Unis et en Angleterre dans les années [17] 3.2 Le système anglo-saxon : le Records management Les objectifs du Records management Dans le monde anglo-saxon, la gestion des archives s appuie sur un système désigné sous le terme de Records management, qui ne reconnaît que deux stades d utilisation des archives : les documents nécessaires au travail courant et ceux qui ne lui sont plus nécessaires. En comparaison à la théorie des trois âges, les premiers documents concernent les archives courantes et intermédiaires dont s occupent les records managers et les autres concernent les archives définitives ou historiques confiées aux archivistes. La pratique anglo-saxonne introduit donc une rupture dans la gestion des documents alors que la loi française sur les archives rejette toute dichotomie entre archives courantes et archives historiques et considère que les archivistes doivent gérer les archives tout au long de leur cycle de vie. Cette distinction est fondamentale puisqu elle influe sur les objectifs de chacun des systèmes. Le Records management a pour finalité «de permettre à l organisme de disposer à tout instant du document dont il a besoin pour conduire ses activités, répondre aux exigences légales et réglementaires et se protéger en cas de contentieux» [28] alors que le système français insiste également sur l intérêt historique de la gestion des archives. Se concentrant uniquement sur les archives utiles aux administrateurs, le système anglosaxon est plus précis sur la façon de les traiter que l archivistique française. Ainsi la norme ISO définit le Records management de la manière suivante : «c est un champ de l organisation et de la gestion en charge d un contrôle efficace et systématique de la 20

21 création, de la réception, de la conservation, de l utilisation et du sort final des documents d archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l information liés à la forme des documents». Le Records management impose de prendre en charge les documents «à archiver», c'est-à-dire ceux que l organisme aura décidé de conserver à titre de preuve ou en raison de leur valeur informationnelle, dès leur création jusqu à leur sort final (destruction ou versement aux archives définitives). Le document doit être lié à l activité qui l a produit et conservé dans le contexte 2 dans lequel il a été créé. Le système anglo-saxon garantit également la conservation des documents sur des supports adaptés et selon les exigences administratives et légales du secteur d activité concerné. Il assure la traçabilité du document et sa communication dans des délais raisonnables et selon des droits d accès. On tiendra compte des métadonnées des documents, c'est-à-dire de leur contenu informatif, de leur forme et de leur structure afin de faciliter leur recherche Les étapes de mise en oeuvre La norme ISO suggère huit étapes pour une mise en œuvre du Records management : 1. les études préliminaires, qui comprennent l étude : de l organisme (ses missions, ses objectifs, sa structure ), des systèmes d information, de l environnement réglementaire, des besoins et pratiques des utilisateurs des contraintes financières, techniques, organisationnelles et en ressources humaines ; 2. l identification et l analyse des fonctions et des activités de l organisme ; 3. l identification des exigences archivistiques, qui passe par le recensement des catégories de documents, l identification des exigences de conservation en matière de preuve et d information et l évaluation du risque à ne pas conserver les documents ; 4. l analyse des systèmes d archivage existants afin d évaluer s ils répondent aux exigences de conservation ; 2 La conservation du document dans son contexte se rapproche du principe de respect des fonds, fondamental en archivistique, qui consiste à ne pas disperser les documents produits ou reçus par une même unité, même si de par leur contenu ils se rapprochent de documents provenant d autres sources. Mais concernant le principe de provenance, le Records management privilégie le critère de l activité alors que l archivistique classique met en avant le critère du service producteur. Lorsqu on se situe au moment de la création du document, la notion d activité représente plus de stabilité que la notion de producteur. Au cours du temps, le producteur peut changer. C est le cas d ailleurs des associations CASIP et COJASOR après la fusion en

22 5. l identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques, durant laquelle on définira la politique, les pratiques, les normes, les outils et les mesures à mettre en place ; 6. la formalisation d un cahier des charges pour la conception détaillée du système de Records management avec ses règles, ses outils et son organisation ; 7. la réalisation conformément au cahier des charge et la mise en œuvre du système : test, mise en application sur le site pilote, formation et déploiement ; 8. l audit du projet après sa mise en œuvre. [28 ; 26 ; 3 ; 32 ; 19 ; 22] Les outils du Records management Les outils 3 de référence du Records management sont les suivants : 1. le plan de classement qui fait le recensement des activités et les organise hiérarchiquement ; 2. le référentiel de classement et d archivage des documents, appelé aussi tableau de gestion, s appuie sur le plan de classement. Il indique pour chaque catégorie de documents sa durée de conservation et son sort final (destruction ou versement aux archives définitives) ; 3. l identifiant qui est un code unique permettant de relier chaque document ou dossier au plan de classement ce qui permettra de le traiter de façon individuelle tout au long de son cycle de vie ; 4. la description des documents dont les cinq éléments suivants peuvent être retenus à toute description : le localisation, l intitulé, les dates extrêmes, la rubrique de classement où se situe l unité et l importance matérielle. A cela peut s ajouter une indexation des documents utile à un utilisateur qui cherche une information mais ne sait pas dans quel document il trouvera la réponse; 5. le plan de sécurité précise les règles et procédures de protection des documents tout au long de leur cycle de vie. Ces règles concernent les personnes habilitées à consulter les documents, les modalités de consultations, les modalités de préservation physiques, les modalités de traçage des accès et des manipulations; 3 La norme ISO ne développe pas ce que doivent être les outils du Records management, c est le rapport technique qui les cite. 22

23 6. la charte appelée aussi guide est un document destiné aux utilisateurs et à la direction de l organisme. Elle décrit les objectifs du Records management, les responsabilités des personnes en charge de la gestion des documents. Elle intègre les règles et les outils du système. On voit donc que le Records management évite la division des compétences et la délimitation des domaines de travail. Au contraire, il vise à créer une gestion continue des archives courantes et intermédiaires. [4 ; 28] 3.3 Un concept australo-canadien : le Records continuum Le Records management est étroitement lié au Records continuum dont l objectif est de trouver une continuité depuis la création des documents et leur gestion en tant qu archives courantes, intermédiaires et historiques. [22] Ce concept rappelle aussi la loi française de 1979 sur les archives qui rejette toute rupture entre les archives courantes, intermédiaires et historiques mais qui dans les faits, a maintenu une dichotomie entre archives courantes et archives historiques. La théorie du Records continuum a été formulée dans les années 1980 au Canada en réaction contre la séparation des fonctions de gestion de documents et d archivage. Elle a été développée en Australie, par un universitaire, Frank Upward (Université de Monash à Melbourne). Frank Upward 4 gestion : élabore un modèle général de continuum reposant sur quatre phases de - " create " : cette phase désigne la phase de création du document - " capture " constitue la phase de récupération des documents dans leur contexte. La capture consiste à indexer et classer le document, à déterminer sa durée de conservation et à l intégrer dans le système. La capture comprend donc l'identification du document et la détermination de sa valeur. 4 Upward, Frank (2000). «Modelling the continuum as paradigm shift in recordkeeping and archiving processes, and beyond a personal reflection». Records Management Journal, 10 : 3, p

24 - " organize " est employé pour désigner l'étape du contrôle et de l'utilisation des documents dans l'entreprise. On rejoint la question de la traçabilité : si le document subit des changements dans sa structure, son contenu, de catégorie à laquelle il est relié (un dossier " litige " peut devenir " contentieux " en cas d'action juridique), il faut pouvoir suivre tout changement, toute évolution. - " pluralize " est la phase d'organisation de la mémoire de l'entreprise [21 ; 27 ; 24] «Cette théorie propose que la gestion des documents commence dès la création des documents, avec l introduction et l implémentation des systèmes de gestion électronique de documents et d archivage, et se poursuive tout au long du cycle de vie du document. Mais simultanément, le concept efface les frontières des différents stades du cycle de vie des documents. Avant la création des documents, on peut déjà prévoir les délais de sélection et un tri bien défini pour certaines catégories de documents ou décider que certaines d entre elles auront une valeur permanente. Ce concept complet et global de gestion des documents implique un contrôle général extrêmement poussé et on peut se demander si cela est possible. Les processus administratifs sont-ils si contrôlables et rigides, qu ils puissent être contrôlés par un système de GED?» 5 [39] Ce scepticisme s explique sans doute par le fait que le Records continuum est une théorie récente qui a été peu pratiquée jusqu à présent si ce n est en Australie notamment aux Archives nationales Australiennes. [24] 5 Shellings, Frank. «Développer un système de gestion globale des archives : le projet DISSCO et les aspects humains», in : Fillieux, Véronique et Évelyne Vandevoorde (éd.). Les archives électroniques : Quels défis pour l avenir? Actes de la Troisième journée des archives organisée les 8 et 9 mai 2003 par les Archives de l Université catholique de Louvain. Louvain-la-Neuve : Bruylant-Academia, 2004, p Cité par Daniel DUCHARME [27] 24

25 3.4 Apports de chacune des théories pour un système global de gestion des archives L utilité de la théorie des trois âges Schéma 1 : Cycle de vie des documents selon les trois théories T 0 T 1 T 2 Archives courantes Archives intermédiaires Archives historiques Théorie des 3 âges Archivistique française Records management Records continuum Suite à la présentation de ces trois théories, archivistique française, Records management et Records continuum, nous devons nous interroger sur les raisons d appliquer plutôt l une que l autre. La théorie des trois âges sur laquelle s appuie l archiviste française est-elle à ce point «périmée» comme l affirme Anne-Marie Chabin? [20] Il est vrai qu aujourd hui la communicabilité des documents ne concerne plus seulement ceux transférés aux services d archives et n ayant plus d utilité administrative puisque beaucoup d administrations permettent aux chercheurs l accès à leurs archives courantes. Mais la principale remise en question de la théorie des trois âges vient de l évolution des technologies de la bureautique. Désormais, la plupart des documents créés dans un organisme sont des documents électroniques qui pourraient être conservés sous cette forme sans les imprimer. Les documents électroniques n encombrant pas les bureaux n ont pas besoin d être transférés dans des locaux destinés aux archives intermédiaires, celles qui peuvent encore avoir une utilité administrative. Ainsi, pour les archives électroniques, la théorie des trois âges n est plus adaptée. [15] La théorie des trois âges reste donc utile pour la gestion des archives papier mais elle est inadéquate pour la gestion des archives électroniques. Dans tous les cas, comme le précisent la loi française sur les archives de 1979 et la norme sur le Records 25

26 management, ce sont les traitements dès la création du document qui sont les plus efficaces puisque les documents sont encore dans leur contexte ce qui permet de mieux les décrire Des théories qui se complètent L étude des méthodes pour la gestion des archives, archivistique française, Records management et Records continuum, a permis de mettre en avant leurs points communs et leurs différences. Tableau 2 : Points communs et différences des théories traitant de la gestion des archives Documents pris en compte Moyens de gérer les documents Efficacité des théories dans la pratique Archivistique classique L ensemble du cycle de vie du document : archives courantes, intermédiaires et historiques - Quelques consignes concernant la gestion des archives courantes et intermédiaires - Méthode, procédures et outils pour la gestion des archives historiques - Manque d efficacité pour la gestion des archives courantes et intermédiaires - Efficacité pour la gestion des archives historiques Records management Depuis la création des documents jusqu à la fin de leur utilité administrative - Méthode, procédures et outils pour la gestion des documents pris en charge par le Records management - Efficacité pour la gestion des documents pris en charge par le Records management Records continuum L ensemble du cycle de vie du document : depuis la création du document jusqu à son archivage définitif - Moyens inspirés du Records management applicables tout au long du cycle de vie du document - Manque de retour d expérience pour juger de son efficacité Finalement cette étude nous amène à penser que ces théories pourraient se compléter dans l élaboration d un système de gestion des archives qui viserait à traiter les documents de leur création à leur archivage définitif. En effet lorsqu il existe déjà un service d archives au sein d une institution, un projet de Records management peut être mis en place afin de développer et de consolider les principes archivistiques dès la création des documents. Il est donc indéniable que «le Records management et la gestion des archives historiques constituent les deux phases d un même métier. Les méthodes de traitement sont les mêmes 26

27 et il est bien certain que l existence d un système de Records management au sein des organismes producteurs facilite la constitution des archives historiques, sous réserve que plan de classement des activités et référentiel de conservation (sans oublier d autres facteurs tels que la définition des métadonnées) respectent les principes de l archivistique.» 6 [26] 6 Rosine CLEYET-MICHAUD est Conservateur général du patrimoine Directrice des Archives départementales du Nord (France) et Présidente du Comité sur l Evaluation du Conseil international des Archives (ICA/CAP). 27

28 Deuxième partie Un système de gestion des archives : mission impérative du service des archives de la Fondation CASIP-COJASOR 28

29 1 Une fondation soucieuse de ses archives 1.1 Présentation de la Fondation La fondation CASIP-COJASOR est née de la fusion de deux associations, le CASIP et le COJASOR, établies depuis plusieurs décennies. Le CASIP (Comité d action sociale israélite de Paris) est appelé jusqu en 1963 CBIP (Comité de bienfaisance israélite de Paris), fondé en 1809 par le Consistoire de Paris. Ce fut la première organisation sociale juive moderne, ouverte à tous les demandeurs de la communauté juive [34]. Au fil du temps, elle développa plusieurs activités : «l entretien d un orphelinat, un vestiaire pour aider à l habillement des enfants scolarisés, l aide aux familles nécessiteuses et la création de nombreuses commissions : comme par exemple la commission de chauffage, l aide aux loyers, la commission des caisses aux prêts, ou encore la distribution de soupes dans les écoles. Une œuvre est même créée pour l établissement des jeunes filles, le CBIP se substituant à la famille pour la remise d une dot et d un trousseau.» [40] Le fourneau de la rue Ferdinand Duval distribuait également des rations alimentaires. Après la seconde guerre mondiale, le CBIP a pris une part active dans l accueil et l insertion des immigrés juifs venus du Magreb. Le COJASOR (Comité juif d action sociale et de reconstruction), quant à lui, a été créé en 1945 en vue d apporter une aide matérielle et morale aux rescapés de la Shoah. Dans les années cinquante, il s occupa des réfugiés d Egypte et du Liban. Par la suite, le COJASOR a poursuivi son œuvre en accueillant des réfugiés du monde entier et en leur apportant une assistance jusqu à leur intégration en France. Il s est également spécialisé dans les problèmes du troisième âge en apportant une gamme de service très large : assistance directe, interventions administratives, préparation à la retraite, aide à domicile, placement en maison de retraite. En 1999, les deux associations ont fusionné pour donner naissance à la Fondation CASIP- COJASOR, reconnue d'utilité publique le 29 décembre Aujourd hui, cet organisme emploie 415 personnes au sein de quatorze services et de dix établissements. Il a pour vocation «d assurer la pérennité de l esprit, des buts et de l héritage moral de ces deux associations fondatrices... Elle a pour but de répondre par tous les moyens appropriés aux besoins sociaux des personnes en difficulté, en particulier celles de la communauté juive... La Fondation agit dans un esprit d ouverture à l égard de tout demandeur qui aurait besoin de ses services, sans distinction de religion ou de nationalité.» [38] 29

30 Les deux pôles d action essentiels du CASIP-COJASOR sont les activités sociales et les établissements d accueil. Les premières ont pour but d aider les différentes catégories de population en difficulté que ce soit des familles, des réfugiés ou des personnes âgées. Ces personnes sont dirigées soit vers les services sociaux de l institution, soit vers des services plus spécialisés qui font partie aussi de la Fondation : - Le Service logement est chargé de rechercher des logements et d accompagner des familles en quête d habitation ou souhaitant être maintenues dans leurs lieux de vie. - Le Service de tutelles suit des personnes fragilisées par un handicap, la maladie ou l âge. - Le «Comité d aide aux détenus israélites» (CADI) s occupe de détenus ou d exdétenus. - Le vestiaire reçoit des donateurs des vêtements qui sont ensuite distribués aux personnes démunies. - Le Service d entraide aux personnes isolées, âgées ou malades (SEPIA) est un service d écoute qui ne s adresse pas particulièrement aux personnes en difficulté économique, il est également chargé de livrer des repas à des personnes invalides ou hospitalisées. - Le Service pour les survivants de la Shoah et les ayants droit s emploie à aider les rescapés de la Shoah à obtenir des indemnisations auxquelles ils ont droit. - Le Service des fonds et fondations administre cinq fonds ayant pour objectif l aide aux étudiants ou l attribution de prix ou de bourses pour des travaux universitaires et littéraires. - Le Bureau du Chabbath est une association loi 1901 indépendante dont la gestion est confiée à la Fondation CASIP-COJASOR. Il est spécialisé dans la recherche d emplois pour les chômeurs. [36 ; 37] Les établissements d accueil sont au nombre de dix. Il s agit de six établissements pour les personnes âgées dont deux foyers logements et quatre EHPAD (établissements d hébergement pour personnes âgées et dépendantes). Les quatre autres établissements sont destinés à des populations ciblées : une halte garderie qui accueille en priorité des enfants suivis par les services sociaux, une résidence pour handicapés mentaux, un service 30

31 d accompagnement à la vie sociale pour handicapés et un hôtel social qui héberge pour quelques mois des personnes n ayant plus de domicile et en recherche d emploi. [36 ; 37] Parmi les services de la Fondation, il en est un qui n a pas été encore mentionné : le Service archives et histoire. Ce service est en effet éloigné du cœur de métier de l institution, l action sociale. Qu est ce qui a donc motivé la direction du CASIP-COJASOR à créer un tel service? 1.2 Création du Service archives et histoire et ses réalisations Expertise des archives En 2000, une nouvelle directrice arrive au Service social. Après avoir exercé le métier d assistante sociale pendant de nombreuses années, elle s occupa pendant six ans des archives de l Oeuvre de secours aux enfants (OSE) qui se consacre depuis sa création, en 1912, à un travail médico-social, tourné vers les populations juives défavorisées et plus particulièrement vers les enfants. Son travail au Service des archives de l OSE lui a fait prendre conscience que les archives des oeuvres de charité juives devaient être conservées «dans un projet de reconstruction, de préservation de la mémoire et de transmission de l histoire de la communauté juive.» [41] Ainsi dès son arrivée à la Fondation CASIP-COJASOR, la nouvelle directrice du Service social s employa à ce que les archives des deux associations fondatrices, le CASIP et le COJASOR soient expertisées. En mai 2001, le conservateur général du Centre historique des Archives Nationales, responsable de la Section du XX e siècle et sa collaboratrice, conservatrice en chef, chargée des fonds de la seconde guerre mondiale, se sont rendus, à l initiative de la directrice du Service social, au siège de la Fondation CASIP-COJASOR. L objet de cette visite était d examiner l ensemble des archives de l institution afin d apporter des conseils sur la politique à engager en matière d archivage. Les experts ont tout d abord visité les dépôts d archives de la Fondation et ont fait un certain nombre de constats sur la situation des documents, notamment concernant leur dispersion entre le Centre de documentation juive contemporaine et la Fondation CASIP-COJASOR. Puis ils ont estimé que «face à ces archives, à l intérêt et la richesse indéniables, la tâche à accomplir [était] importante.» La valeur historique des archives de la Fondation était donc confirmée mais pour assurer leur conservation et permettre leur consultation, un certain 31

32 nombre de recommandations ont été émises par les experts du Centre historique des Archives Nationales : - préserver les archives du CBIP et du CASIP dont les plus anciennes datent de 1809, des risques de perte, d éparpillement et de détérioration matérielle ; - clarifier l existant du contenu des différents lieux de stockage ; - classer et inventorier de manière détaillée l ensemble des archives et leur conditionnement dans du matériel approprié ; - pratiquer les éliminations réglementaires (en particulier dans les archives comptables ; - définir l articulation de tous les documents avec le fonds conservé au CDJC ; - définir un plan de classement et des tableaux de gestion (déterminant notamment les délais d utilité administrative des documents) pour les archives courantes encore conservées dans les bureaux ; - réfléchir sur la fusion géographique des archives de la Fondation et aménagement d un local spécifique ; - réfléchir sur l action à mener auprès des établissements de la Fondation qui détiennent leurs propres archives de fonctionnement ; - s interroger sur les conditions de communication d un certain nombre de pièces de nature confidentielle, telles les dossiers individuels ; - employer un archiviste professionnel pour mener l ensemble de ces tâches. [35] En 2002, en complément de l expertise du Centre historique des Archives Nationales, un rapport est rédigé par la Commission Française des Archives Juives (CFAJ) à la demande du CASIP-COJASOR. Cette association formée d historiens, d archivistes et d universitaires, a pour objectif de promouvoir des recherches concernant l histoire des juifs en France. 32

33 Déjà en 1962, une enquête effectuée par CFAJ avait révélé que les archives du CBIP faisaient partie des quelques rares fonds juifs qui conservaient une certaine cohésion pour la période antérieure à la seconde guerre mondiale. 7 [16] A l instar de l organisme public, le rapport de la CFAJ de 2002 a souligné la valeur des archives du CASIP-COJASOR : «la Fondation CASIP-COJASOR possède deux des fonds d archives les plus précieux du patrimoine historique et juridique de la communauté juive de France, parce qu ils permettent de connaître l évolution de sa structure sociale depuis deux siècles, à travers toutes les immigrations parisiennes successives. Une partie importante concerne l assistance aux rescapés de la Shoah.» [42] Le rapport de la CFAJ complète celui du Centre historique des Archives Nationales puisque : - il indique de façon précise le type de rayonnage à installer dans les locaux d archives ; - il donne quelques informations concernant le système de classement à adopter pour les dossiers sociaux et suggère l utilisation d un logiciel informatique pour retrouver rapidement les dossiers une fois classés et identifiés ; - il préconise également le microfilmage des dossiers sociaux et de certaines archives administratives et comptables. Ces expertises ont permis la création d un Service d archives au sein de la Fondation CASIP- COJASOR dès Ainsi, un certain nombre de préconisations émises par les experts ont déjà été mises en œuvre ou sont en cours de réalisation Ouverture du Service archives et histoire Missions du service Les rapports du Centre historique des Archives Nationales et de la Commission Française des Archives Juives annoncent certaines missions qui incombent au futur service d archives : - Elaboration d outils de traitement des archives : un plan de classement et des tableaux de gestion qui permettent d analyser l utilité des documents produits, de 7 Les autre fonds dont il est question sont : le Consistoire central, l Association consistoriale de Paris, l Alliance israélite universelle, les consistoire du Bas-Rhin et de la Moselle, l Association consistoriale de Lyon, les communauté de Strasbourg et de Metz, l Association culturelle de Versailles. 33