EXCEL. N 6 Juin Un nouveau regard sur la stratégie opérationnelle de l industrie pharmaceutique

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1 Un nouveau regard sur la stratégie opérationnelle de l industrie pharmaceutique N 6 Juin 2012 Prochain numéro Octobre 2012 EXCEL Magazine réalisé par l équipe de consultants du cabinet SalesWay

2 1 EDITO La maîtrise de l outil excel, la clé d une approche SFE rationnelle et efficiente Par Jérôme Eymard Consultant, Directeur Associé SalesWay Vous l aurez compris en voyant le titre de ce magazine, il s agit de vous parler d Excel. Vous pourriez penser que SalesWay a changé de stratégie et se positionne aujourd hui comme relais commercial de Microsoft, mais ce n est pas le cas. SalesWay continue bien à vous accompagner dans la gestion et l optimisation de vos forces de vente par l utilisation de méthodologies innovantes et la mise à disposition d outils sur mesure répondant à vos besoins métiers. Alors pourquoi ce thème pour notre 6 ème magazine? D abord parce qu au cours de nos missions, nous avons eu la possibilité de croiser un grand nombre d acteurs Siège et Terrain qui oeuvrent à promouvoir vos produits et avons remarqué qu un seul outil était commun à tous : Excel. Ensuite parce que nous avons eu l occasion de répondre à des besoins que vous nous aviez exprimés, «simplement» par une bonne maîtrise technique de cet outil. Enfin parce que nous souhaitons partager l analyse objective que nous en avons faite et sa décomposition en axes de compétences. Ces axes permettent l évaluation fine du niveau de maîtrise d Excel. Vous trouverez dans ce numéro, au fil des pages, un questionnaire simplifié qui vous permettra de vous auto-évaluer. Vous en souhaitant une bonne lecture, Magazine réalisé par l équipe de consultants du cabinet SalesWay

3 2 AU SOMMAIRE Dans ce numéro Situer Page 3 Le besoin Identifier Page 4 Les axes de compétence d Excel Penser Pages 5,6 L organisation de la donnée Soigner Pages 7,8 La mise en forme Optimiser Pages 9,10 L analyse de la donnée Gérer Pages 11,12 L interface d Excel S évaluer Pages 13 les résultats du test L offre SW Pages 14 Notre approche de la formation excel SITUER

4 3 SITUER Le besoin Pourquoi utilisons-nous beaucoup Excel? En entreprise, Excel est avant tout une plateforme commune qui facilite, de par son universalité, les échanges de toutes sortes entre collaborateurs, et au-delà, entre professionnels. Il laisse en effet l utilisateur dans une situation de grande liberté, tant dans le type et la forme des données qu il peut y insérer, que dans l agencement, l apparence et les enrichissements graphiques qui sont réalisables. On recourt ainsi à des fichiers Excel pour des utilisations très variées, des plus futiles ou élémentaires aux plus sophistiquées ; de la simple prise de notes ou création d un cadre de réflexion, aux modèles financiers les plus complexes, du partage de tableaux de suivi aux logiciels les plus élaborés et ergonomiques. Microsoft tire à ce jour 30% de son chiffre d affaires et une grande partie de ses profits de son incontournable suite d outils «Microsoft Office». On comprend ainsi la pérennité de cette solution et toute l attention qu elle y consacre pour l améliorer et la rendre plus productive. Le traitement des données à tous les postes Aujourd hui, quelque soit votre poste, vous avez accès directement aux données de votre entreprise. Ces données sont principalement de trois types : les ventes, l activité et la clientèle. Dans l industrie pharmaceutique, ces données dépassent rarement le million d enregistrements et on peut donc considérer que leur volume est relativement peu élevé, permet SOMMAIRE tant de les analyser assez simplement. Votre management sait que ces données existent et par conséquent, de manière tout à fait naturelle, vous demande de les exploiter. D après notre expérience, à part sur le terrain, chacun passe au moins deux heures de son temps quotidien à travailler sur de la donnée, soit 25% de son temps! Magazine réalisé par l équipe de consultants du cabinet SalesWay

5 4 IDENTIFIER Les axes de compétence d Excel Y a-t-il une compétence Excel? Les retours de nos clients et nos expériences du recrutement nous ont menés à l observation suivante : il est très difficile de s auto-évaluer en Excel et de fournir à son interlocuteur une description précise de l étendue de ses connaissances en la matière. Demandez à un collaborateur quel est son niveau d Excel et il vous répondra certainement sur une échelle sophistiquée allant du «de base» au «bon niveau», en passant par l incontournable «oui, je me débrouille»... Aucune grille de lecture commune, et même aucun élément commun de langage, n ont été fournis aux utilisateurs pour pouvoir se situer clairement et progresser de manière structurée en Excel. C est pourquoi nous avons analysé son utilisation et avons tenté de l objectiver. Rationaliser son approche Cette conceptualisation nous amène à distinguer 4 familles de fonctionnalités au sein de l outil : l organisation de la donnée, le format, l analyse, et la gestion des fichiers. Ces 4 familles représentent les axes de développement de tout utilisateur dans son apprivoisement de l outil ; rationaliser son approche d Excel revient donc à s évaluer sur ces axes pour pouvoir se fixer des objectifs de développement sur chacun en fonction de ses besoins d utilisation. Le niveau requis sur tel ou tel axe dépend en effet du type de livrables attendu par les interlocuteurs. Il est par exemple différent, sur l axe format, entre la création d une fiche de coordonnées de contacts à imprimer, plutôt stable dans le temps, et un tableau de suivi des factures où des codes couleurs dynamiques devront être appliqués. Pour chaque famille de fonctionnalités, l utilisateur pourra distinguer un ensemble de niveaux qui constituent son échelle d évaluation et d objectif. Bien sûr, la création d une grille d évaluation prend du temps et doit être créée par des utilisateurs plutôt avertis. Comment progresser? Au risque d en décevoir certains, il faut bien se rappeler que la progression en Excel, comme pour tout autre outil informatique, passe inévitablement par la pratique. Vous pouvez toutefois distinguer deux types d approches : la progression par évolution sur des cas rencontrés, et le développement par l apprentissage de nouvelles techniques précises. Dans le premier cas, il s agit pour l utilisateur de gagner du temps et de la pertinence sur des tâches déjà accomplies de manière moins efficace. Dans le second cas, l utilisateur se donne les moyens d accomplir des tâches actuellement en-dehors de son périmètre de compétence. Quelque soit le type de progression, les bénéfices principaux restent les mêmes pour l équipe : gain de temps, d autonomie, de structure et de sérénité! PENSER

6 5 PENSER L organisation de la donnée Quelque soit votre niveau d utilisation d Excel, des données regroupées, triées, filtrées, normalisées, sont toujours plus simples à exploiter et à interpréter. Préparer, grouper et rapprocher vos données ne doit être qu une simple formalité dans la mesure où vous maîtrisez les tâches fondamentales : Extraire un ensemble de données Préparer l agencement des données dans des tableaux Maîtriser le contenu des données Niveaux Insérer des lignes Copier Coller Rechercher + - * / Filtre Tri Transposer Date Décaler Tri/filtre avancés Si Convertir Concatener Somme.si Décaler/Equiv Collages spéciaux Exemple d application sur le terrain Synthétiser les contacts que les délégués de ma région ont notés au jour le jour. Exemple d application au siège Analyser la corrélation à l UGA entre le nombre de contacts terrains, le nombre de médecins par cible et le CA dégagé. IDENTIFIER Niveau requis par fonction VM, Marketing DG, DBU, RH, DR, DV SFE, SI Magazine réalisé par l équipe de consultants du cabinet SalesWay

7 6 Evaluez votre niveau! Dans un tableau d environ 1000 lignes listant les visites du mois passé 1/ Je souhaite analyser les visites mais il y a des doublons (mentions produits) A. Je les recherche 1 à 1 pour les supprimer B. Je les supprime après avoir trié le tableau C. J exploite la fonction existante «Supprimer les doublons» 2/ Je veux voir si le docteur «Dumont» a reçu des visites A. J utilise le raccourci clavier Ctrl+F B. Je recherche visuellement son nom dans la liste C. Je trie par nom pour le trouver par ordre alphabétique 3/ Je veux séparer la colonne «nom prénom» en deux colonnes distinctes A. Je traite chaque ligne manuellement par copier/coller ou saisie B. J utilise la fonction «Convertir» C. J utilise les fonctions CHERCHE et STXT 4/ Je veux ajouter une colonne avec «Paris» lorsque le code postal commence par 75 A. J utilise la formule =SI(GAUCHE(code postal;2)= 75 ; Paris ; ) B. Je trie le tableau par code postal puis j étends «Paris» C. Je copie/colle «Paris» dans toutes les lignes où je vois «75» 5/ Je veux rajouter des informations sur les médecins issues d un deuxième tableau A. J utilise une formule (EQUIV, RECHERCHEV,...) B. Je trie les deux tableaux dans le même ordre et je fais correspondre par copier/coller C. Je recherche les médecins un à un dans le 2e tableau Trucs et astuces Une alternative plus flexible au RECHERCHEV! =DECALER(Référence;EQUIV(Valeur_recherchée ;Table_de_recherche;0);nb colonnes de décalage entre la référence et la donnée à ramener) Copiez uniquement les valeurs ou le format des cellules Utilisez le «collage spécial» ; gagnez du temps avec son raccourci clavier : ALT puis E puis G! SOIGNER

8 7 SOIGNER La mise en forme Un tableau de données brut ressemble à un jeu d échecs aux milliers de combinaisons. Faire ressortir visuellement ou graphiquement des données de façon manuelle ou automatique aide à la lecture, la présentation de vos résultats et augmente la durée de vie de votre fichier. Sa mise en forme, ses objets, ses cellules et ses données sont la clé d une analyse lisible en un coup d œil, dans la mesure où vous maîtrisez les tâches fondamentales, notamment : Accéder rapidement aux données importantes Faciliter la lecture des informations Augmenter la durée de vie des fichiers Niveaux Aligner Ajouter/supprimer des décimales changer la police Insérer des formes Insérer/modifier des objets Figer des volets Cacher des colonnes Arrondir Commentaires Gérer par macro un objet, un graphique Créer des listes déroulantes Niveau requis par fonction VM, RH, SI, DG, DBU DR, Marketing, DV SFE Exemple d application sur le terrain Croiser CA et activité par UGA sur un secteur donné Exemple d application au siège Visualiser l évolution des ventes mensuelles par UGA PENSER Magazine réalisé par l équipe de consultants du cabinet SalesWay

9 8 Evaluez votre niveau! Dans un tableau de ventes par UGA de 746 lignes 1/ Je veux afficher les ventes sans décimales et avec le symbole A. Je sélectionne le format «Monétaire» puis je réduis le nombre de décimales affichées B. J utilise un format de cellule personnalisé C. Je re-saisis tous mes nombres un à un avec le 2/ Je veux masquer certaines colonnes et figer les 5 premières lignes comme entête A. Je maîtrise les notions de volets figés et masquage de colonnes B. Je ne sais pas C. J y parviens avec un peu de temps pour retrouver les commandes 3/ Je veux indiquer en rouge les évolutions de ventes négatives A. Je colore chaque case manuellement B. Je trie par valeur dans la colonne concernée puis j applique la mise en forme désirée par tranche C. J utilise la mise en forme conditionnelle 4/ Je souhaite insérer un graphique et forcer ses axes de 0 à 100% A. Je sais créer le graphique, mais pas régler les paramètres des axes B. J y parviens mais je perds du temps à rechercher chaque étape C. Je maîtrise les deux étapes : création du graphique et réglage des axes 5/ J envoie mon fichier à d autres utilisateurs pour qu ils choisissent pour chaque UGA un qualifiant prédéfini A, B ou C A. Je crée une colonne de saisie avec une validation par liste B. Je crée une colonne de saisie qui est rouge si l utilisateur écrit autre chose que A, B ou C C. J envoie le fichier tel quel Trucs et astuces Avec Excel 2007 et 2010, une mise en forme conditionnelle accessible! Elle vous permet de mettre automatiquement en relief certaines de vos valeurs en peu de temps. Accueil>Mise en forme conditionnelle >Règles de mise en surbrillance des cellules Répétez une même opération plusieurs fois CTRL + Y ou F4 : répète l opération qui vient d être faite, par exemple : mise en forme, insertions, OPTIMISER

10 9 OPTIMISER L analyse de la donnée L intérêt d Excel est de pouvoir traiter des milliers de lignes en un clin d œil, changer vos paramètres d entrée à l infini et obtenir une synthèse fiable et actualisée de vos données. Calculer, contrôler, paramétrer et automatiser constituent les bases de l efficacité dans l exploitation des données dans la mesure où vous maîtrisez les tâches fondamentales : Connaître les opérateurs et fonctions mathématiques Faciliter l analyse par transformation de la donnée Paramétrer les calculs et gérer des scénarios Niveaux Min Max + - * / Somme Moyenne Filtre Tri Somme.si Et Ou Nb.si Sous-totaux Dédoublonner Automatisation Macros Plages dynamiques Niveau requis par fonction VM, DR, SI, DG, DBU DV, RH, Marketing SFE Exemple d application sur le terrain Mesurer la complétion du plan de charge d un secteur Exemple d application au siège Evaluer les risques financiers sur une enveloppe de primes SOIGNER Magazine réalisé par l équipe de consultants du cabinet SalesWay

11 10 Evaluez votre niveau! Dans un tableau d environ 1000 lignes répertoriant les frais d un réseau 1/ Je veux connaître la valeur du frais moyen mensuel du réseau A. J écris en bas de la colonne la formule «=SOMME(colonne)/nb de lignes que j ai comptées» B. Je sélectionne la colonne pour voir apparaître la moyenne dans la barre d état inférieure C. J utilise la fonction «MOYENNE» 2/ Je veux rajouter un coût fixe de 10 à chaque ligne de frais A. Je saisis 10 dans une cellule au-dessus du tableau puis je la référence dans une formule B. Je saisis la formule «=cellule du frais+10» puis j étire sur toute la colonne C. Je saisis 10 dans une cellule, la copie, puis la colle en «spécial addition» sur la colonne de frais 3/ Je veux contrôler le nombre de frais supérieurs à 200 pour chaque collaborateur A. J utilise un tableau croisé dynamique en filtrant sur les valeurs supérieures à 200 B. J utilise les fonctions NB.SI et NB.SI.ENS C. Je trie par collaborateur puis je compte à la main 4/ Je veux livrer un fichier permettant à d autres d analyser les frais en modifiant des paramètres A. Je protège le fichier et laisse seulement les paramètres modifiables. B. J envoie le fichier tel quel et indique les formules ou paramètres à modifier C. Je protège le fichier et ajoute un système de gestion de sauvegarde de scénarios en VBA 5/ Je veux exploiter les résultats de mon analyse pour de nombreux jeux de paramètres (50) A. J écris une macro VBA automatisant des copier/coller de paramètres et résultats B. Je duplique 50 fois ma feuille d analyse et modifie sur chaque copie les paramètres C. Je saisis les 50 jeux de paramètres manuellement et copie/colle les résultats et paramètres dans un autre tableau Trucs et astuces Avec les macros, gagnez du temps... beaucoup de temps! Pour une action répétitive (ex : copier/coller des données à différents endroits, copier des valeurs, appliquer des mises en forme ) Vous gagnerez du temps en enregistrant vos actions grâce à l enregistreur de macros Lancez ensuite vos macros enregistrées GÉRER

12 11 GÉRER L interface d Excel Vos fichiers sont tous amenés à être utilisés par quelqu un d autre que vous et à un autre instant. Trois grandes règles s imposent pour un fichier pérenne et transmissible : intuitif, actualisable, exportable. Gérer votre fichier et les moyens d importation et d exportation de vos données (impression, Web, Access ) permet notamment de n avoir plus qu à se focaliser sur les résultats, qui s actualiseront aisément au cours du temps. Moins de temps de préparation, plus de place pour l analyse et la décision dans la mesure où vous maîtrisez les tâches fondamentales, à savoir : Prendre en main le fichier d un collègue Naviguer entre des fichiers Excel Importer et exporter des données vers/depuis un fichier Excel Niveaux Zone d impression Marges Couleurs des onglets Ajout d onglets Copier dans un.ppt,.doc Importer des données Access Lier des fichiers Automatisation Macros Récupération de données serveur Exemple d application sur le terrain Mettre en forme les couleurs des onglets d un fichier d analyse pour communication à l équipe Exemple d application au siège Centraliser la saisie d un réseau à travers internet OPTIMISER Niveau requis par fonction VM, RH DV, DG, Marketing, DBU SFE, SI Magazine réalisé par l équipe de consultants du cabinet SalesWay

13 12 Evaluez votre niveau! Dans un fichier contenant plusieurs listes et feuilles d analyse 1/ Je veux imprimer tout un tableau et faire figurer son entête en haut de chaque page A. J utilise la fonction «imprimer les titres» B. Je découpe mon tableau sur plusieurs feuilles, je copie les en-têtes au-dessus et j imprime C. J imprime toutes mes pages, j en fais une guirlande, les collant les unes en-dessous des autres 2/ Je veux rendre invisible une des feuilles du classeur qui contient des données confidentielles A. Je la supprime B. Je masque l onglet simplement par le menu ou clic droit C. J utilise l interface VBA pour changer la visibilité de la feuille en xlsheetveryhidden 3/ Je veux comparer visuellement deux fichiers similaires A. Je les réorganise verticalement puis je descends successivement dans l un puis dans l autre B. Je les réorganise et j utilise le défilement synchrone C. Je passe de l un à l autre et je revérifie souvent mes données 4/ Je tente d importer des données dans mon fichier depuis le Web A. C est vraiment possible? B. J utilise la fonction «A partir du site Web» C. Je programme une macro qui interroge directement le site Web 5/ Je veux bloquer les modifications du fichier par d autres utilisateurs, sauf pour certaines cases A. Je sais protéger des feuilles et je protège celles qui ne sont pas à modifier B. Je ne sais pas faire ; je ne protège rien et j espère que personne ne détruira mon travail C. Je protège mon classeur et règle finement l accès aux cellules modifiables Trucs et astuces Répétez des plages de cellule Dans la barre d outils, sous «Mise en page» > «Imprimer les titres», vous pouvez choisir des plages de cellules à répéter en haut ou à gauche sur toutes les impressions de vos tableaux et listes. Gérez les commentaires efficacement SHIFT + F2 vous permet d ajouter ou modifier un commentaire dans une cellule en un clin d oeil. Vous pouvez ensuite forcer l affichage permanent du commentaire en cliquant droit sur la cellule > «Afficher/ Masquer le commentaire». S ÉVALUER

14 13 S EVALUER Vous n attendiez plus que ça : les résultats du test Après avoir répondu aux 20 questions, comptez vos points grâce à la grille ci-dessous. Suivant vos réponses (A, B ou C), vous obtiendrez un nombre de points et ainsi votre score final. Moins de 48 points, la Préhistoire Vous n êtes pas vraiment convaincu(e) par l utilité d Excel ou de nombreuses petites mains s agitent pour vous.rassurez-vous, Excel, ce n est pas la chasse au mammouth et vos possibilités de progression sont importantes : vous pouvez gagner en indépendance et en temps d exécution. Maîtriser le niveau 1, c est pour vous : 3 jours de formation Diviser le temps passé sur Excel par 10 et plus Aborder sereinement un fichier simple, pouvoir en extraire le principal et le présenter De 48 à 71 points, la Renaissance Vous n avez pas d autre choix que d utiliser Excel, mais votre habileté à le manipuler le rend pesant. Rassurez-vous, inutile de savoir peindre la Joconde pour réaliser la majeure partie de vos traitements de données sous Excel car vous avez déjà acquis sa logique. Vous pouvez rapidement accroître vos connaissance techniques et gagner en multiplicité des tâches maîtrisées. Maîtriser le niveau 1, c est pour vous : 1 jour de formation Diviser le temps passé sur Excel par 5 Etre capable de traiter les fichiers fournis par un de vos collaborateurs et de le présenter GÉRER De 72 à 95 points, le Siècle des Lumières Vous avez adopté Excel dans votre quotidien et vous parvenez à traiter les données qui vous sont nécessaires. Mais ne vous y trompez pas, presque tout ce que vous faites a été optimisé par une armée d informaticiens. Pourquoi ne pas profiter de cette révolution qui vous est offerte? Vous pouvez gagner en temps de traitement et en fiabilité. Maîtriser le niveau 2, c est pour vous : 2 jours de formation Diviser le temps passé sur Excel par 5 Etre capable de créer un fichier cohérent, présentable, pérenne, synthétique et fiable Plus de 96 points, le XXème siècle Vous vous intéressez à Excel et cherchez à aller plus loin car vous pressentez que maîtriser cet outil est une compétence rare et reconnue dans une entreprise. Le passage au XXI ème siècle est à portée de main : il vous suffit d être curieux. Vous pouvez aborder les macros et le transfert de bases de données externes sans crainte. Refaire plusieurs fois les mêmes tâches sur Excel n a pas de sens, car tout est automatisable. Maîtriser le niveau 3, c est pour vous : 3 jours de formation Diviser le temps passé sur Excel par 2 Vous dédouaner des tâches répétitives Magazine réalisé par l équipe de consultants du cabinet SalesWay

15 14 L OFFRE SW Trois formats de formation pour répondre à vos objectifs personnels Les consultants SalesWay traitent des données sur Excel au quotidien ; notre réactivité et notre expertise résident en grande partie dans notre maîtrise avancée de l outil. Experts, nous vous proposons des formations sur mesure pour vous rendre maître également de votre outil de travail. Un entretien préalable et un QCM nous permettront d évaluer exactement votre niveau et vos besoins particuliers. Coaching téléphonique sur 8 semaines : gagnez en rapidité et fiabilité Notre accompagnement repose sur l échange hebdomadaire des fichiers que vous traitez et d exercices. Les objectifs précis assignés à cette formation Acquérir les bons réflexes sur vos propres fichiers : traitement, contrôle, partage et diffusion des fichiers Obtenir des réponses immédiates aux difficultés récurrentes que vous rencontrez Libérer du temps pour vous consacrer à l analyse de vos données et accomplir votre rôle de support ou consultant interne Formation en face à face pendant deux jours : gagnez en technicité sur des manipulations d expert Certaines manipulations plus complexes nécessitent une approche d abord théorique des actions, puis pratique. C est le cas particulier de la programmation des macros (Visual Basic) et de l organisation complexe de ses données dans le cadre d outils de simulation et de calcul. Les objectifs précis assignés à cette formation Créer de manière autonome vos fichiers de calcul Automatiser les traitements récurrents pour gagner en temps et en fiabilité Sensibilisation du Middle management à l intérêt de la maîtrise d Excel La fédération et la sensibilisation apparaît comme un levier puissant à l implication du Middle management pour le coaching Excel. Une demi journée reprenant les bases en groupe permet de Valoriser la maîtrise d Excel dans leur mission grandissante de manipulation et d analyse de la donnée Motiver individuellement à une session de coaching ultérieure Pour évaluer si vous êtes concernés par la formation Excel, nous pouvons vous accompagner sur le format qui répond à vos attentes : Quelque soit votre niveau, Que vous soyez au siège, ou sur le terrain Qu Excel soit un outil hebdomadaire, ou quotidien Nous vous invitons à nous contacter pour recevoir notre QCM. Vos formateurs coachs chez SalesWay Les consultants SalesWay suivent tous une formation initiale approfondie de l outil Excel et sont passionnés par la puissance de cet «incontournable» à notre métier. Ils vous accompagneront avec enthousiasme dans votre progression.

16 A ne pas manquer Notre vitrine conseil, pour retrouver tous nos articles encore plus simplement : La conférence annuelle SalesWay, en octobre prochain Prochains numéros du magazine Une réorganisation de A à Z (Octobre 2012) Les techniques de ciblage (Février 2013) ipad, une révolution pour le Terrain? (juin 2013) Tél +33 (0) Fax +33 (0) lemag@sales-way.com notre site : N hésitez pas à nous contacter au sujet de ce magazine, ou pour toute autre question.