Tri ICT Mise en place d un système décisionnel au sein d une concession automobile multi-sites

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1 Shift Happens Me Inc Economies of motivation Park Lane BaseCamp Career- Hub Knowledge sharing network organization Eye to Eye Know-how to do-how Tri ICT Mise en place d un système décisionnel au sein d une concession automobile multi-sites

2 Agenda Les objectifs de la présentation Le client Le problème La solution apportée Le résultat Les bénéfices Les difficultés rencontrées Les risques et les conseils pour les éviter Questions & réponses Contacts 1

3 Les objectifs de la présentation Deux mots sur Tri ICT Présentation d une implémentation réussie d un système décisionnel au sein d une PME Décrire les risques et les points d attentions pour ce genre de projet Partager les expériences pendant la séance de question réponse 2

4 Le client Le Groupe X regroupe plus de 10 garages, concessionnaires et carrosseries situés dans le Brabant Wallon en Belgique. Depuis 2011, le Groupe X est occupé à améliorer et centraliser un certain nombre de systèmes afin de permettre une meilleure gestion de ses garages et une optimisation de ses processus. Malgré cette centralisation et informatisation croissante de ses processus, un grand nombre d informations sont encore sous forme de fichiers plats et donc traitées de manière manuelle. 3

5 4 Le problème Un grand nombre de «rapports» consolidés à la main Un système de comptabilité fermé Différents systèmes opérationnels sans liens Rapports chronophages et simplistes Manque de visibilité sur la réalité du terrain Aucune connaissance informatique interne HENRY 16531, ,94 22/11/2011 CO2 2728,04 BOOGAERTS 21839,22 W/ / ,99 22/11/2011 VO 3000 ACPTE 500 BINI 15543,9 W/ / ,55 24/11/2011 CO2 1932,68 RCC 4000 ALLARD 15543,9 W/ / ,11 24/11/2011 CO2 1893,76 RCC 10731,34 BERGIERS 15543,9 W/ / ,89 24/11/2011 PIERARD 15543,9 W/ / ,61 24/11/2011 CO2 1893,23 ACPTE 500 TOTAL ,88 CHARGES MENSUELLES FIXES (date & montant fixe) : CREDITS BONUS Designation BONIFISC AUTRES PFA PEC.VAC INVEST CAMBRON 20738,84 A FAIRE BOURSE DEMO DE MOL Echeance CO ,56 DEMANDE FAITE LE 08/07/2011 Liste des véhicules financés au WATERLOO CO ,07 DEMANDE FAITE LE 31/05/2011 WAVRE CO ,29 DEMANDE 407 FAITE LE 4/08/2011 WAUTHIER BRAINE CO ,88 DEMANDE FAITE LE 08/09/2011 NIVELLES GERARDON 10756, ,19 11/10/2011 JODOIGNE RENAULT MOTORS SA GENAPPE CF Modèle Type Chassis Facture Début Fin Nbj Montant Lieu de GENVAL livraison CF15 M3B BZ8G /07/ /11/ ,84 NAMUR ENLPRE GEMBLOUX CF15 M3B BZ1S /07/ /11/ ,05 RMGA ENLPRE AMR CF15 M3K KZ1S /07/ /11/ ,44 ENLPRE ACTUEL SYST CF15 M3B BZ8G /07/ /11/ ,33 ENLPRE TOTAL CF15 CLK KRAS /08/ /12/ ,04 ENLPRE CF15 CLK KRAS /08/ /12/ ,04 ENLPRE CF15 CLK KRAS /08/ /12/ ,04 ENLPRE CF15 CLK KRAS /08/ /12/ ,04 ENLPRE CF15 CLK KRAS /08/ /12/ ,04 ENLPRE CF15 CLK KRAS /08/ /12/ ,04 ENLPRE

6 5 La solution apportée Réalisation d un état des lieux rapide Automatisation (un maximum) de la centralisation des informations et de la création des rapports dans un environnement décisionnel professionnel, flexible et simple à utiliser respectant l architecture cible suivante Le projet a été réalisé sur une période de 3 mois pour un prix fixe de 50K avec une moyenne de deux personnes sur une solution open source (gratuite)

7 Le Résultat XLS INTRANET My SQL Interface Interface Client Fournisseur Véhicule Employé Compte GL Compte Financier Charges Récurrente TRAFIC VUE QUOTIDIENNE AUTO STATUS ACTUEL FINANCE VUE QUOTIDIENNE ACTUELLE FINANCE VUE QUOTIDIENNE EMPRUNTS FINANCE VUE QUOTIDIENNE PREVISION CREATION CU??? DISTRINET ADP MULTI ADP MULTI ADP MULTI TRAFIC TRACKING Interface Waterloo Interface Interface Genappe XLS XLS SRC ODS DWH SRC ETL ODS ETL DWH ETL BI Load Load Load Load Load Lien & Historique Lien & Historique Lien & Historique Lien & Historique Lien & Historique Creation de Rapport Creation de Dashboard Rapport d optimisation des paiements Suivit des Bonus Suivit des Livraisons Rapport d anticipation Financière Synchronisation BD Maître ISABEL Interface XLS 6

8 Les bénéfices Seule des interventions manuelles rapides sont encore nécessaires, ce qui a fait gagner un temps précieux Le nouveau rapport automatisé sur les paiements à effectuer à permis de réduire le retard de paiement à un minimum Le nouveau rapport sur le situation financière donne un vue globale de la situation et des dépenses attendues 7

9 Les difficultés rencontrées Difficulté d accéder aux informations de systèmes fermés ou extérieurs Indisponibilité des personnes clefs Manque d expérience du travail en mode projet Travail sans validation formelle des documents Instabilité et performance des serveurs en place 8

10 9 Les risques et les conseils pour les éviter Les plus grands risques 1. Accessibilité de l information 2. Indisponibilité des personnes clefs 3. Manque d expérience du travail en mode projet 4. Travail sans validation formelle des documents 5. Instabilité et performance des serveurs en place Comment les éviter 1. Bien définir les contraintes avant de démarrer le projet afin de ne pas décevoir si l accès est manuel ou impossible 2. Valider le plus souvent possible les résultats intermédiaires et vulgariser au maximum pour permettre une meilleure compréhension de ce qui sera présent dans la solution finale 3. Compenser en organisant des réunions formelles sur le statut 4. Validations orales et informelles le plus souvent possible 5. Tester l environnement en début de projet et prévenir des risques

11 Shift Happens Me Inc Economies of motivation Park Lane BaseCamp Career- Hub Knowledge sharing network organization Eye to Eye Know-how to do-how Questions?

12 11 Contacts Tom Jacobs Vincent Van Mol Solutions Manager Enterprise Information Systems Mobile: Phone: tom.jacobs@tri-ict.be Solutions Manager Enterprise Information Systems Mobile: Phone: vincent.vanmol@tri-ict.be Tri ICT Luxembourg, 9 Avenue des Hauts-Fourneaux L-4363 Esch-sur-Alzette TriFinance Tri ICT Belgium, Keiberg, Excelsiorlaan 4B, 1930 Zaventem