Service client LSC 1

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1 Service client LSC 1

2 Sommaire SOMMAIRE...2 PREAMBULE...3 PARAMETRAGE LSC...4 1\ ACTIVER LE SERVICE CLIENT...5 Licence LSC...5 Nom de domaine...5 2\ DEFINIR LES DROITS D'ACCES POUR VOS CLIENTS...6 3\ LES MODELES D'EVENEMENTS...7 4\ MARQUER LES COMPTES A PUBLIER...8 Conséquences...9 5\ ENVOYER LES CODES D'ACCES A VOS CLIENTS \ LES EVENEMENTS...12 Qu'est ce qui est envoyé? \ PUBLICATION DU SERVICE CLIENT \ Automatique \ Manuelle...15 SERVICE CLIENT \ PARTIE "ADMINISTRATEUR"...17 Onglet ACCUEIL...17 Onglet "AVANCEES" \ PARTIE "UTILISATEUR"...21 A\ Propriétaires/copropriétaires (affectés à plus d'un immeuble)...21 B\ Propriétaires/copropriétaires/locataires (affectés à un seul immeuble)

3 Préambule Crypto innove à partir de sa version 5.5, avec un nouveau service client. Très enrichi, amélioré graphiquement, celui-ci vous propose deux accès distincts : administrateur & utilisateur. Dans les paragraphes suivants, nous vous expliquerons comment : - paramétrer la Solution Crypto, - publier de façon automatique - aller sur votre service client, le personnaliser. 3

4 Paramétrage LSC 4

5 1\ Activer le service client Dans cette documentation, nous partons du principe que vous possédez déjà votre compte "service client" et que le questionnaire pour l'activation de ce dernier a été dûment rempli, retourné et validé par nos services. Deux étapes : Licence LSC Validez votre nouvelle licence. Accès : fichier, Pagesimmo, fichier, saisir une licence. Nom de domaine Un compte a été ouvert sous le nom de domaine que vous souhaitiez. Il est maintenant temps de l'indiquer à LSC. Accès : fichier, afficheur, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client. A ce niveau, seule la partie haute de la fenêtre nous intéresse. Dans la rubrique "Nom de domaine", saisissez celui donné à Crypto. Validez. 5

6 2\ Définir les droits d'accès pour vos clients Comme vous allez pouvoir publier des documents, personnalisés ou non, vous devez déterminer qui doit voir quoi. Accès : fichier, afficheur, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client. Le principe retenu est le suivant : nous avons créé des classeurs pour chaque module : 15 en Gérance, 11 en Syndic Le classeur est le dossier "parent" des futurs événements que vous publierez. Un classeur pourra être affecté à un ou plusieurs modèles d'événements. Pour chaque classeur, vous cocherez les cases en fonction de vos préférences. Vous pourrez à tout moment en changer. Ceux-ci seront pris en compte lors de la publication suivante. A noter : Rubrique "Renvoyer tous les documents" Préambule : par défaut, ce sont les événements du jour (et chronotés) qui sont rencoyés. Avec cette rubrique, vous pouvez forcer l'envoi des événements plus anciens, sans toutefois remonter plus d'un mois en arrière (1er jour du mois en cours). Validez à l'issue. 6

7 3\ Les modèles d'événements Etape indispensable à la publication de documents. : Accès : fichier, afficheur, préférences & administration, administration métier, tous modules, modèles d'événements. Nous avons ajouté une nouvelle rubrique, directement liée aux classeurs dont nous parlions dans le paragraphe précédent. Au niveau de l'encadré "Mode de traitement", un menu déroulant vous permet d'affecter votre modèle de courrier à l'un des classeurs existants. Le lien entre le modèle et le classeur est à présent crée. Faire de même pour tous les modèles que vous désirez envoyer sur internet. Exemple : Pour un modèle de relance du module Gérance, vous obtiendrez 7

8 4\ Marquer les comptes à publier Ce sont les comptes comptables qui déterminent la publication ou non. Accès : fichier, comptabilité Gérance ou Syndic, fichier Compte Dans chaque compte se trouve une rubrique "Service client". Si la case est cochée, le compte & les documents seront publiés. Le décocher arrêtera la publication. Attention : vous décochez à ce niveau. En revanche, l'activation doit être faite à partir de la liste des lots, sur la rubrique "lien internet" car un calcul de login et mot de passe se fait à ce niveau Le marquage des comptes se fait sur une sélection de comptes. Seuls ceux présents à l'écran le seront. Ainsi, si vous avez les modèles Gérance et Syndic, il faudra marquer les comptes séparément dans chacun des modules. Exemple : vous voulez marquer tous les comptes copropriétaires, toutes entités confondues Fichier, compte. Sur la fenêtre de recherche, enlevez l'entité en haut à gauche et déterminez la racine des comptes visée (450) dans la rubrique "N commence par". Faites "lister" A partir de la liste de gestion des comptes, faites un clic maintenu sur "lien internet" pour obtenir : Choisissez "Marquer les comptes sélectionnés pour publication". A la fin du traitement, un message vous confirmera le traitement. 8

9 Conséquences a) Compte La rubrique "service client" est cochée b) Fiche tiers Sur l'onglet "Plus" de la fiche Tiers s'est créée une nouvelle donnée complémentaire nommée "Pagesimmo". Elle contient les login et mot de passe que vous transmettrez à vos clients. 9

10 5\ Envoyer les codes d'accès à vos clients Deux possibilités pour envoyer les codes d'accès à vos clients : 1\ A partir du décompte de charges Sur le décompte, nous avons ajouté une rubrique nommée "Mettre code Service client". Cochée par défaut, elle affichera les informations en haut du décompte. 2\ Par courrier (ou ) A partir de la liste des comptes pour lesquels le service client est activé, faites "aller à" Tiers. Sur les tiers... - Si vous désirez envoyer par pour ceux qui en ont un, cliquez sur "aller à " Tiers avec . Ensuite, cliquez sur mailing, choisissez le modèle " service client" et validez. - Si vous désirez envoyer par courrier, cliquez sur "aller à" Tiers sans . Ensuite, cliquez sur mailing, choisissez le modèle "Courrier service client" et validez. 10

11 Les deux modèles précités sont disponibles sur le CD 5.1 ou sur demande à l'assistance. 11

12 6\ Les événements Comme nous l'avons vu précédemment, ce sont les événements qui alimenteront votre service client. Le principe est le suivant : tous les événements, rattachés à un modèle sur lequel un classeur a été défini, seront envoyés après chronotage, lors de la publication suivante. Qu'est ce qui est envoyé? - les zones 4D write (traitement de texte). Elle seront transformées en fichiers PDF lors de l'envoi - les pièces jointes (celles en PDF) 12

13 7\ Publication du service client 1\ Automatique Vous pouvez définir une publication automatique de votre service client, grâce au service système nommé "pi.sys.publier.xtraml" Accès : fichier, afficheur, préférences & administration, administration du logiciel, services système. A\ Onglet "Services système" 13

14 Paramétrage de ce service Cliquez sur la ligne "pi.sys.publier.xtraml". Sur la partie droite : - démarrer le service - cochez "En monoposte" & "sur le serveur" Cadre "Emplacement d'exécution" a) Vous êtes en monoposte ou en multipostes sans poste technique : choisissez "Serveur, process indépendant" sur la 1ère ligne Serveur, process central pour la seconde ligne b) Vous avez un poste technique "Poste technique" sur la 1ère ligne Serveur, process central pour la seconde ligne Veuillez noter que nous conseillons très fortement l'utilisation d'un poste technique. En effet, l'envoi de plusieurs centaines de documents en format PDF peut s'avérer B\ Onglet Tâches programmées Sur cet onglet, vous déterminerez les jours et l'heure de publication. 14

15 Vous pouvez lancer un traitement chaque jour ou, au choix, en cochant certains jours. Pour l'heure, nous vous conseillons de lancer le traitement la nuit. En monoposte, si vous définissez un traitement nocturne, il ne se lancera qu'à la connexion de l'application...le matin. Assurez vous que le service est actif. Validez à l'issue. 2\ Manuelle Si vous ne désirez pas attendre l'heure de publication habituelle, vous pouvez retourner dans les services système, sur l'onglet des tâches programmées et changez manuellement l'heure de publication. En définissant une heure postérieure à l'heure actuelle, la date se met à celle du jour. Si, par la suite, vous voulez reprendre les publications aux heures habituelles, il faut penser à revenir dans le service et remettre les anciens paramètres. 15

16 Service client Maintenant que nous savons paramétrer LSC pour publier le service client, étudions le, via les accès internet. 16

17 1\ Partie "administrateur" C'est la vôtre. Celle sur laquelle vous pourrez paramétrer ce qui sera visible ou non pour vos clients. Le service client est compatible tous navigateurs. La structure de connexion est la suivante : MonNomDedomaine.crypto-extranet.com/admin/ Sur l'écran de connexion, saisissez les login et mot de passe que Crypto vous a fournis (ce sont les codes d'accès Pagesimmo, que vous pourrez changer). Vous accéderez à l'écran suivant : Onglet ACCUEIL En cliquant sur l'icône "Gérance" ou "Syndic", vous pourrez consulter toutes les informations publiées par module Exemple pour la Gérance : 17

18 A\ Onglet "Adresses" Vous affiche la liste des immeubles concernés par les publications Un double clic sur l'une des lignes permet d'accéder au détail de l'immeuble, d'y apporter des modifications qui seront visibles pour vos clients. Si vous désirez apporter des modifications, c'est au niveau des fiches dans LSC qu'il faut le faire. La publication suivante y procédera. B\ Onglet "Annuaire" Donne un accès aux différents tiers publiés Un clic (par exemple) sur "Locataires" vous affichera une liste. En double cliquant sur une fiche, vous aurez toutes les informations liées au tiers. 18

19 Plusieurs onglets sont disponibles pour consulter les données par thème. C\ Onglet "Edito" & "Brèves" Ces onglets vous permettent, comme leur nom l'indique, de créer des fiches à l'attention de vos clients. D\ Onglet "Documents" Permet d'afficher tous documents, toutes personnes confondues. Vous pouvez afficher par classeur, par type de tiers (propriétaires ou locataires) ou...lancer une recherche sur un tiers donné. 19

20 Onglet "AVANCEES" A\ Mentions légales Vous pouvez entrer toutes les mentions légales liées à votre agence. Si vous cliquez sur "publier", elles seront visibles par vos clients A noter qu'il faudra relancer une publication depuis LSC pour alimenter le service client. 20

21 2\ Partie "utilisateur" La partie utilisateur est accessible via l'adresse suivante : "MonNomDedomaine.crypto-extranet.com/extranet" Votre client saisit les login et mot de passe que vous lui avez fournis. A\ Propriétaires/copropriétaires (affectés à plus d'un immeuble) La 1ère fenêtre propose la liste d'immeubles s'ils en ont plus d'un. Un clic sur l'adresse affiche l'espace client. B\ Propriétaires/copropriétaires/locataires (affectés à un seul immeuble) L'accès au service client est direct dans ce cas. Vos clients se verront afficher les icônes en fonction des niveaux d'accès déterminés dans la partie administrateur. 21

22 Ensuite, tout simplement, il leur suffira de cliquer sur les icônes pour accéder aux informations souhaitées. 22

Service client LSC 1

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