CNEAP CONSEIL NATIONAL DE L ENSEIGNEMENT AGRICOLE PRIVE

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1 CNEAP CONSEIL NATIONAL DE L ENSEIGNEMENT AGRICOLE PRIVE Préconisations comptables Relatives à la comptabilité analytique des associations et organismes responsables d établissements agricoles privés relevant du CNEAP document de conseil établi pour les associations et établissements et leurs experts Décembre 2000

2 Sommaire Préambule 3 1 A quoi sert la comptabilité analytique? Introduction générale Exemple 4 2 Comment mettre en place une comptabilité analytique? Liens entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique Charges et produits de la période (rappel) Abonnement des charges et des produits Définition du cadre d'analyse Les sections d'activités principales Les sections d'activités intermédiaires Les sections de services Les sections de moyens 10 3 Organisation du réseau d'analyse Répartition des charges Les sections de moyens ou de services Les sections d'activités intermédiaires et d'activités principales Les sections d'activités intermédiaires : exemple Les sections d'activités principales : exemple Calcul du loyer estimé de la gestion propre 14 4 Conclusion 15 2

3 Annexes Tableau indicatif des secteurs d'activité dans l'enseignement agricole privé 17 Tableau de déversement des sections 18 Méthodologie pour les établissements ayant un CFA 19 Modèles de fiche analytique 1. surveillance-animation locaux-installations de la gestion scolaire hébergement formation initiale sous contrat 24 3

4 Préambule Cette procédure est le résultat d'une démarche participative associant les associations, les établissements et le CNEAP. Une première approche a été élaborée avec les responsables de l'association gestionnaire de l établissement privé catholique d enseignement agricole de l Aisne à Chauny. Des réponses seront apportées aux questions qui pourront se poser à l'occasion de la première mise en œuvre. Elles serviront à élaborer la version finale de ce document. 4

5 1 A quoi sert la comptabilité analytique? 1.1 Introduction générale La loi 84/185 du 31/12/84 a dévolu plusieurs missions aux associations et à leurs établissements scolaires sous contrat avec le Ministère de l'agriculture. L association remplit d autres missions, mentionnées dans ses statuts. Ces missions sont financées par des circuits divers. La mise en place d'une comptabilité analytique doit permettre : d'affecter les charges liées à chacune des missions de l'établissement en face des produits spécifiques de cette mission et de pouvoir établir un compte de fonctionnement pour chacune d entre elles, de séparer les activités des sites géographiques lorsqu'ils existent, et enfin de permettre la connaissance de la réalité des coûts significatifs (repas, hébergement, enseignement, etc.) La comptabilité analytique est d'abord un outil de gestion ; elle permet aussi de répondre aux obligations légales, à savoir le respect : du résultat escompté des différentes activités qui sont confiées à l association et la présentation des comptes aux autorités de tutelle, des règles d'établissement des comptes séparés du CFA et de la formation professionnelle. des principes de la sectorisation (obligation d'établir des comptes distincts, ). 1.2 Exemple Une association ABCD est à la fois gestionnaire d un lycée de formation initiale sous contrat, d un centre de formation continue s adressant aux entreprises, d une exploitation agricole (utilisation pédagogique). De plus celle-ci accueille occasionnellement des groupes (300KF/an). Les obligations de cette association sont de deux ordres : a) une obligation de gestion Connaître le résultat de ces différentes activités : formation initiale sous contrat, formation continue, accueil de groupe. Connaître aussi le coût de la restauration, de l hébergement, de la ferme afin d en affecter une quote-part aux activités communes et surtout de suivre l évolution des dépenses (nourriture, salaires, immobilier, etc.). 5

6 b) des obligations légales Présenter à l autorité de tutelle le compte de fonctionnement de la formation initiale de l année scolaire (formation initiale y compris restauration, hébergement, ferme). Présenter à la collectivité territoriale les résultats de la formation continue de l année civile (formation continue y compris, restauration, hébergement) Etablir des bilans fiscaux (la formation initiale étant l activité prépondérante, la répartition des charges étant possible, il convient donc de sectoriser la formation continue, l exploitation agricole et l activité d accueil de groupe). La comptabilité analytique va permettre à l association d atteindre ces différents objectifs (de gestion et légaux) 6

7 2 Comment mettre en place une comptabilité analytique? La méthode mise en place devra : Prendre en compte les spécificités de l'établissement sans nuire à la cohérence des restitutions et donc à leur interprétation. Rechercher la meilleure ventilation des charges dans les sections analytiques et mettre en évidence les éléments significatifs. Tenir compte des possibilités de regroupement et de l'importance des montants en jeu. La simplicité sera recherchée. Le choix des logiciels et leur mise en œuvre relèvent de la responsabilité de chaque association. Il conviendra de s assurer de la mise en œuvre de passerelles entre, d une part la gestion des élèves (facturation), la paie et les amortissements et, d autre part la comptabilité générale et analytique. 2.1 Liens entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique La comptabilité générale permet de constater l apparition financière des charges, mais elle ne fournit aucune indication quant à leur consommation par les différentes activités. La tenue d une comptabilité analytique va consister en reclassements de charges ou de produits Charges et produits de la période (rappel) La comptabilité générale de l'association doit intégrer : Les charges correspondant aux matières ou aux prestations livrées et non encore facturées. Les produits à recevoir ou comptabilisés d'avance. Ce travail est à effectuer à chaque situation intermédiaire et à chaque clôture. Rappelons que la tenue de la comptabilité doit être régulière Abonnement des charges et des produits Certaines charges comptabilisées sur une période ne correspondent pas forcément à cette dernière. Il en est de même pour certains produits. De ce fait, il est souhaitable, lorsque des situations intermédiaires sont établies et afin d'effectuer des contrôles budgétaires rigoureux, d'abonner ces charges et ces produits. La méthode la plus simple est de créer autant de compte 48 que l'on aura d'abonnements à effectuer. 7

8 Exemple : pour l'assurance compte 616 on ouvre un compte "abonnement des assurances". Lorsque le paiement de la charge est effectué, le montant est à comptabiliser directement dans le compte Chaque mois, le douzième de cette charge est comptabilisé au compte 616 assurances. Exemple : Assurances RC incendie, vol F Assurances responsabilité dirigeant F Assurances matériel roulant F F budgété Chaque mois il sera comptabilisé F (42 000/12) 616 assurances au débit F à abonnements des assurances au crédit F Lors du paiement de la charge en janvier par exemple : abonnements des assurances au débit F à 512 Banque au crédit F Extrait du grand livre abonnements des assurances Débit Crédit Septembre F (OD) Octobre F (OD) Novembre F (OD) Décembre F (OD) Banque janvier F Janvier F (OD) En cours d'exercice si la charge budgétée est différente de la charge payée, on effectue une régularisation en plus ou moins de l'abonnement. Si cela n'est pas significatif, on procédera à la régularisation en fin d'exercice. Il sera procédé de la même façon avec les produits. A titre d'exemple, on peut citer : Les charges à abonner : - le chauffage de l'établissement - les budgets pédagogiques - l'entretien et les réparations - les assurances 8

9 - les honoraires - les cotisations - les taxes foncières - les intérêts des emprunts - les amortissements et provisions les produits à abonner : - les redevances des familles - les subventions de fonctionnement - les subventions "heures suppléance" - les subventions article 44 - la taxe d'apprentissage affectée au fonctionnement On remarque ainsi l'importance de l'établissement d'un budget prévisionnel. On peut rappeler aussi dans ce paragraphe que la comptabilité générale obéit à certaines règles : Se conformer au plan comptable adopté par la commission comptable du CNEAP en application du règlement N publié au JO du 4 mai Se conformer au plan comptable des CFA et à celui de la formation continue. 2.2 Définition du cadre d'analyse La première étape va consister à répertorier les sections d'activités dans lesquelles seront répartis les charges et les produits de l'exercice, et les niveaux de résultats et de coûts que souhaite obtenir la direction de l'établissement et de l association. Il faudra, par exemple, faire l inventaire du patrimoine immobilier et mobilier situé sur le ou les sites (surfaces, affectations actuelles). Ce premier travail, primordial, doit être fait en collaboration avec votre expert-comptable, sous la direction d un groupe de travail qui peut, par exemple, être composé ainsi : Le président de l'association ou son représentant, Le chef d établissement, Le trésorier, Le responsable comptable de l'établissement, L'expert-comptable. Cette analyse préalable permet d aboutir à une «cartographie» des charges, des activités et des missions. On distinguera alors les sections d activités principales, les sections d activités intermédiaires et enfin les sections de services et de moyens. 9

10 2.2.1 Les sections d activités principales Les sections d activités principales expriment prioritairement les différentes missions de la loi de 1984 et sont par conséquent : La formation initiale sous contrat que l'on pourra ventiler, en fonction de la taille de l établissement en cycle court, cycle long, cycle supérieur, et/ou par filière, et selon le ministère de tutelle le cas échéant, L'apprentissage, La formation continue, L'animation du milieu rural, La coopération internationale, La gestion propre ou vie associative. La section d activité principale «gestion propre» prend en compte les cotisations des adhérents, la gestion financière, la gestion immobilière, les actions de solidarité et les autres gestions non scolaires (fêtes, kermesse, etc.). La section d activité principale «animation du milieu rural» regroupe l accueil de groupe, le partenariat, le développement et l exploitation agricole (ferme, vente de produits, etc.) Les sections d activités intermédiaires Comme leur nom l indique, elles sont des paliers nécessaires pour répartir les charges dans les sections d activités principales. On peut citer : La restauration, L'hébergement, La pastorale, L exploitation agricole. Dans ce dernier exemple, la section «exploitation agricole» peut être répartie dans la section d activités principales «formation initiale» et/ou dans la section «animation du milieu rural» selon l utilisation pédagogique ou non de l exploitation Les sections de services Elles représentent les charges administratives à ventiler dans les sections d activités intermédiaires et principales. On pourra énumérer : l administration générale, les charges liées à l enseignement, la reprographie, C.D.I., la surveillance-animation, les labos-ateliers pédagogiques. 10

11 Par exemple, la section de services «surveillance-animation» peut être déversée dans les sections intermédiaires «restauration» et «hébergement» et dans les sections principales «formation initiale» et «apprentissage» (voir en annexe page 20 modèles de fiche analytique 1 «surveillance - animation») Les sections de moyens Ce sont les charges de structure de base à réaffecter dans les sections de services, intermédiaires et principales : locaux-installations de gestion scolaire, véhicules, transports. Par exemple, la section de moyens «locaux-installations de gestion scolaire» peut être déversée dans les sections de services «CDI», «labos-ateliers pédagogiques», «surveillanceanimation», «reprographie», «administration générale» et «charges liées à l enseignement». Elle doit être également déversée dans les sections intermédiaires «restauration», «hébergement», «pastorale» et, dans les sections principales «formation initiale», «formation continue», «apprentissage» et «animation du milieu rural». (voir en annexe page 21 modèles de fiche analytique 2 «locaux-installations de gestion scolaire») 11

12 3 Organisation du réseau d analyse 3.1 Répartition des charges Une fois le cadre d analyse défini, il va s agir de différencier les charges en fonction de leur destination. Les charges directes seront affectées directement aux sections d activités auxquelles elles sont destinées (exemple : une salle de sport pour la formation initiale). Les charges indirectes seront affectées aux différentes sections par des clefs de répartition à définir (exemple : charges administratives affectées aux différentes missions). On privilégiera systématiquement l imputation directe des charges plutôt que l affectation par clefs de répartition. Exemples de clefs de répartition : Le m², Le nombre d'élèves, Les heures élèves, Les salaires, Le nombre de repas, Le nombre de nuitées, Si la clef de répartition est le chiffre d affaires TTC des activités, il faudra intégrer le salaire des enseignants. L organisation du réseau d analyse doit répondre aux recommandations suivantes : Les clefs de répartition doivent être identiques chaque année, pour permettre une comparaison pertinente dans le temps. Une mauvaise appréhension ou l'emploi de clefs trop sommaire risque d'alourdir ou d'alléger artificiellement une section par rapport à l'autre et de conduire à une interprétation fausse des résultats. La mise en place de la comptabilité analytique consiste à choisir les sections nécessaires à une analyse "raisonnable" rigoureuse, c'est à dire sans excès de démultiplication. Les sections retenues doivent correspondre à un flux d'activité significatif. Il est préférable d'ouvrir un compte supplémentaire en comptabilité générale plutôt que de créer une section qui ne recevrait qu'un montant limité de dépenses. On créera des sections particulières en fonction de la fiscalité applicable à l activité ( exemple : «formation continue», «accueil de groupe», etc.). Un équilibre devra donc être réalisé entre la spécialisation excessive des comptes du plan comptable et une démultiplication des sections. Il est certain qu'un cadre analytique important diminue l'intérêt d'ouvrir des comptes spécialisés mais alourdit le système. On privilégiera l'imputation directe dans une section d activité principale. Mieux vaut ventiler les salaires de la «surveillance-animation» directement dans les sections d activités principales ou d activités intermédiaires concernées plutôt que de créer spécifiquement la section de service "surveillance-animation". 12

13 Une section d'activités principale ou intermédiaire représente une unité de fonctionnement qui fournit une prestation et reçoit en échange une rétribution. Le cadre d'analyse doit donc s'adapter à la tarification des différentes activités réalisées. Exemple : scolarités différentes en fonction du cycle scolaire. Lorsqu'il existe plusieurs sites, l association décidera de créer pour chaque site ses "secteurs". Exemple : Section d activité principale «apprentissage» : - section finissant par 1 pour le site 1 - section finissant par 2 pour le site 2 En prenant les sections finissant par 1, on établit le compte de résultat du site Les sections de services ou de moyens Les sections de services et de moyens se déversent dans les sections d activités intermédiaires et d activités principales en fonction des clefs de répartition. Prenons le cas particulier de la section de moyens «Locaux-installations de gestion scolaire». Il faut d abord analyser et différencier les charges des locaux : 1) Les charges des locaux dévolues au propriétaire Les amortissements pratiqués sur les immeubles et les agencements d'installation Les intérêts des emprunts de construction Les grosses réparations L assurance responsabilité civile Les dotations pour grosses réparations L'entretien à la charge du propriétaire Les coûts de main-d'œuvre liés à l'entretien des locaux à la charge du propriétaire Ces charges sont affectées à la section d activités principales «gestion propre». Celle-ci reçoit en ressource le loyer estimé (voir paragraphe 3.4) 2) Les charges des locaux dévolues au locataire Les fournitures et produits d'entretien (imputation saisie facture) Eau, gaz, EDF, fuel (imputation saisie facture) Le nettoyage des locaux L entretien des bâtiments à la charge du locataire (imputation saisie facture) L assurance incendie (imputations saisie facture) 13

14 Loyer par bail et/ou loyer estimé La section sera déversée dans les autres sections au m² utilisé (affectation surface). L'établissement pourra ouvrir d'autres sections de services ou de moyens. Il faudra, dans tous les cas, au minimum une section répartie par élèves dans toutes les sections "formations" que l'on appellera : "charges liées à l enseignement". Les clés «élèves» pourront être pondérées selon le niveau ou le statut. Il faudra également au moins une section de services «administration générale». D autres sections (véhicules, transports, CDI, reprographie, etc.) pourront aussi être ouvertes à des fins de gestion (connaissance des coûts). Lorsque la ventilation des salaires n a pas été prévue en comptabilité générale, il est nécessaire de répartir les charges salariales en trois sous sections : «formation initiale», «apprentissage» et «formation continue». Chacune de ces trois sections sera reportée à 100% dans la section d activité principale correspondante. 3.3 Les sections d activités intermédiaires et d activités principales Les charges de ces sections comprendront donc les charges directes, imputées directement plus les charges réparties venant des sections de services et de moyens. Les sections d activités intermédiaires ne recevront aucune recette. Les sections d activités principales seront d'abord traitées avec leurs propres charges et produits y compris les charges réparties issues des sections de services et de moyens. Puis on leur adjoindra leur part des sections intermédiaires («restauration», «hébergement», «pastorale» et «exploitation agricole») Les sections d activités intermédiaires : exemple Si on prend la section d activités intermédiaires «hébergement», elle reçoit par imputation les charges directes (prestations de service, charges de personnel, etc.). Puis on lui affecte les charges indirectes : «locaux-installations de gestion scolaire», «surveillance-animation» et «administration générale» (voir en annexe page 22 modèles de fiche analytique 3 «hébergement») Les sections d activités principales : exemple Si on prend la section d activités principales «formation initiale sous contrat», elle reçoit par imputation les charges directes (fournitures pédagogiques, honoraires, charges de personnel, etc.). Elle reçoit en atténuation des charges, diverses recettes : fournitures d enseignement revendus, remboursement de salaire. Puis on lui affecte les charges indirectes : «locauxinstallations de gestion scolaire», «surveillance-animation», «charges liées à l enseignement», «administration générale», «hébergement», «restauration», «pastorale» et «exploitation agricole» (voir en annexe page 23 modèles de fiche analytique 4 «formation initiale sous contrat»). 14

15 3.4 Calcul du loyer estimé de la gestion propre Le loyer qui sert de base à l'identification de la gestion propre est estimé forfaitairement à partir des éléments suivants : Surfaces couvertes (m²) Valeur à neuf des m² couverts Coefficient entre 4 et 6% Exemple : m² couvert, valeur à neuf F le m² soit une valeur de l'immobilier de F. Le loyer sera de 4% de F soit F par an (pour un établissement de 250 élèves cela représente F / élève / an). Ce calcul fait l'objet d'une annexe annuelle présentée au conseil d'administration et arrêtée par lui. 15

16 4 Conclusion Il sera important chaque année pour chaque section de comparer le pourcentage de charges réparties par rapport au total des charges et de vérifier les permanences des clefs de répartition. Une fiche par section fournira les critères de décisions qui expliquent les clefs. Les fiches seront approuvées par le conseil d'administration et conservées dans les archives comptables. 16

17 TABLEAU INDICATIF DES SECTEURS D'ACTIVITES DANS L'ENSEIGNEMENT AGRICOLE PRIVE Sections d'activités Niveaux d'analyse possibles Sections d activités principales la formation initiale sous contrat - cycle court - cycle long - cycle supérieur l'apprentissage l animation du milieu rural la formation continue la coopération internationale la gestion propre ou vie associative Sections d activités intermédiaires Sections de services la restauration l hébergement la pastorale l exploitation agricole Administration générale Charges liées à enseignement Reprographie C.D.I Surveillance-animation Labos-ateliers pédagogiques Sections de moyens Locaux-installations de gestion scolaire Véhicules, transports 17

18 TABLEAU DE DEVERSEMENT DES SECTIONS Sections de départ Sections de moyens Sections de services Sections d activités intermédiaires Sections d activités principales Moyens Non Oui Oui Oui Services Non Non/Oui Oui Oui Première édition Intermédiaires Non Non Non Oui Deuxième édition Les sections se déversent de manière logique selon l ordre suivant : sections de moyens, sections de services, sections d activités intermédiaires et sections d activités principales. Deux éditions sont réalisées : une première qui tient compte du déversement des sections de moyens et/ou des sections de services et une édition finale. 18

19 Méthodologie pour les établissements ayant un CFA Sections concernant la formation 1. Les sections d activités principales Les sections d activités principales seront créées en fonction des enseignements dispensés pour chaque structure d'accueil. Elles regroupent toutes les charges liées à la pédagogie. Certaines dépenses qui sont identifiées dès l'origine concernant telle section figureront directement dans la comptabilité de la section. Les sections d activités principales comprendront : Le face à face pédagogique (imputation en fonction des pointages) Des matières d'œuvres spécifiques (imputation saisie des factures) L environnement pédagogique : - préparation et correction (pointage ou en fonction des heures apprentis) - examens spécifiques/salaires (imputation en fonction des pointages) - examens par spécialité/salaires (imputation en fonction des pointages) - examens charges communes/salaires (imputation en fonction des pointages) - réunion pédagogique et coordination (imputation en fonction des pointages) - promotion (imputation en fonction des pointages) - activités sociales éducatives (imputation en fonction des pointages) - contrat qualité y compris voyages et déplacement des professeurs en visite aux stagiaires (imputation en fonction des pointages). Locaux-installations de gestion scolaire Charges liées à l enseignement Administration générale Autres charges - hébergement - restauration - transport 2. Sous-sections concernant l environnement pédagogique Des sous-sections concernant l'environnement pédagogique peuvent être créées. Elles regroupent toutes les charges qui touchent à la pédagogie à l'exception des heures de face à face. 19

20 On distinguera : La préparation des cours et les corrections courantes Les coûts liés aux réunions pédagogiques ou de coordination Ces deux sous-sections seront regroupées avec le face à face pédagogique au stade du calcul de coût où elles sont attachées directement à la section d activité principale. D autres coûts peuvent également faire l objet de sous-sections : Les coûts liés aux jurys d'examen Le coût de promotion des formations de l'ufa Les coûts inclus dans le contrat qualité (suivi en entreprise, tests, soutien, etc ) Les coûts d'animation sociale et culturelle. Ces sous-sections seront réparties en fonction des heures apprentis. 20

21 MODELES DE FICHE ANALYTIQUE 1. Section de services : surveillance- animation Charges directes Prévu Réalisé Ecarts % 604 Prestations de services 606 Fournitures 63 Impôts et taxes sur rémunération 64 Charges de personnel 68 Dotations aux amortissements Charges totales Charges indirectes Section de moyens. Locaux-installations de gestion scolaire Clé de répartition : affectation Hébergement Restauration Formation initiale Apprentissage Total de la section Total de la section 21

22 MODELES DE FICHE ANALYTIQUE 2. Section de moyens : Locaux-installations de la gestion scolaire Charges directes Prévu Réalisé Ecarts % 6024 Fuel, gaz, produits, etc. 604 Nettoyage des locaux 606 Electricité 606 Fournitures d'entretien 613 Loyer par bail et/ou loyer estimé Entretien et/ou réparations estimés des locaux 616 Assurance 63 Impôts et taxes sur rémunération 64 Charges de personnel 68 Dotation aux amortissements TOTAL de la section Clé de répartition m² : affectation Labos-ateliers pédagogiques Surveillance-animation CDI, Charges liées à l'enseignement + reprographie (salle des professeurs) Administration générale Exploitation agricole Pastorale Hébergement Restauration Animation du milieu rural Formation continue Apprentissage Formation initiale Total de la section 22

23 MODELES DE FICHE ANALYTIQUE 3. Section d'activités intermédiaires : hébergement Charges directes Prévu Réalisé Ecarts % 604 Prestations de services Petit matériel d'hébergement 63 Impôts et taxes sur rémunération 64 Charges de personnel 68 Dotations aux amortissements Charges totales Charges indirectes Locaux-installations de gestion scolaire Surveillance-animation Administration générale Clé de répartition : affectation Formation initiale Formation continue Animation du milieu rural Total de la section Total de la section 23

24 MODELES DE FICHE ANALYTIQUE 4. Section d'activités principales : formation initiale sous contrat Charges directes Prévu Réalisé Ecarts % 6029 Fournitures pédagogiques Activités d'enseignement 6071 Fournitures d'enseignement à revendre 617 Etude et recherche Honoraires 63 Impôts et taxes sur rémunérations 64 Charges de personnel 68 Dotation aux amortissements Charges totales Recettes en atténuation 7071 Fournitures d'enseignement revendues Remboursement de salaire Charges indirectes 1 ère ventilation Charges nettes Répartition sections de services et de moyens Locaux-installations de gestion scolaire Surveillance-animation Charges liées à l'enseignement Administration générale Total de la section Charges indirectes 2 ème ventilation Répartition sections d'activités intermédiaires Pastorale Exploitation agricole Hébergement Restauration Total de la section 24