ELO Office / Pro Les avantages : Archivage et gestion documentaire

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1 Les avantages : Archivage et gestion documentaire ELO Office / Pro est une solution de Gestion Electronique de l information et des Documents d Entreprise (GEIDE) Dématérialiser le document Rendre accessibles, consultables et imprimables des documents qui sont stockés Rechercher très facilement les documents Diminuer considérablement les risques de perte des documents Sécuriser les accès à certains documents Archiver facilement vos s Mise en place de Workflow sans compétence informatique Consultation à distance via une passerelle web (ELO PRO) Adaptable à différentes applications (ERP Sage, SAP, ) (ELO PRO) Compatible avec toute la gamme MFP TA Triumph-Adler

2 Applications Workflow Hôte Bases de données Certaines fonctionnalités sont indisponibles pour ELOoffice

3 Acquisition des documents Documents électroniques ELO accepte tous les types de fichiers, que ce soit des fichiers bureautiques (MS Office, Open Office, ), des documents provenant d applications métiers (Adobe PhotoShop, AutoCad, comptabilité, ), des fichiers vidéo, audio, images Documents papiers numérisés ELO offre un module de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour gérer les documents papiers. s Les s sont archivés dans ELO directement par l intermédiaire de macros. Depuis Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird, il suffit de cliquer sur le bouton de transfert ou de dépôt automatique vers ELO. ELO archive à la fois le texte du mail, ses pièces jointes et les index (expéditeur, destinataire, objet, ).

4 Gestion des index Classement des documents Les documents sont stockés au sein d une archive. Larchive est elle-même décomposée en armoires, puis dossiers, sous dossiers, chemises, Indexation Un système de masques de dépôt permet de remplir des champs d index en fonction de la typologie du document. Ces données peuvent être remplies manuellement ou automatiquement en fonction des paramétrages de lecture du document. Indexation automatique Le remplissage de certains champs d index peut être automatisé sur les documents scannés. ELO applique une reconnaissance du document via un OCR. Fonction «Post-it» Une fonction «Post-it» permet d ajouter des informations sur un document, comme s'il s'agissait d'un Post-it collé sur un document papier. Il permet d annoter des éléments importants que l on ne peut pas écrire sur le document lui-même.

5 Consultation : Afficheur intégré ELO intègre un "afficheur de documents". Quel que soit le format des fichiers, il est possible de les afficher directement à partir d ELO. Fonction de recherche La recherche peut être réalisée directement depuis l arborescence. L afficheur intégré permet d'obtenir un aperçu du document. ELO propose aussi des fonctions de recherches avancées via des formulaires. La recherche est réalisée sur une partie du nom, des index, du corps du document.

6 Gestion du cycle de vie du document Gestion des versions ELO intègre une fonction de contrôle et de gestion des versions d un document. Toutes les modifications apportées au document sont enregistrées. Ainsi, il est possible de revenir à une ancienne version. ELO propose un outil de comparaison entre les différentes versions. Gestion de l activité et du suivi des documents Cette fonctionnalité permet de planifier une tâche sur un document ou un dossier et de définir des alertes à l approche de l échéance. C est la réponse aux besoins simples de relance (envoi d une réponse d appel d offre à un client, alerte sur une date d échéance d un contrat, programmer la révision d un document, ). Durée de vie des documents Il est possible d indiquer une durée de vie sur un document. Le but : ne pas encombrer l archive principale avec des documents obsolètes.

7 Archivage et sécurité Intégrité des documents La conversion d un document au format TIFF (ou PDF) permet de le conserver dans une version lisible, quelles que soient les évolutions des logiciels ayant servi à le créer. Cette conversion garantit un accès sécurisé à l information. Pour éviter qu un document ne soit modifié, la fonction «Geler un document» garantit l intégrité du document archivé. Cryptage des documents ELO intègre en standard une fonction de cryptage des documents sur un cercle de codage de 128 bits. Les documents ne peuvent donc être visualisés que si l utilisateur détient les droits de visualisation. Paramétrage et administration Chaque utilisateur dispose d un identifiant et d un mot de passe pour se connecter à l archive ELO. Tous les droits sont paramétrables au niveau de l utilisateur, mais aussi au niveau d un groupe.

8 : Une solution adaptée ELO Office Petites entreprises & professions libérales ELO Pro Moyennes et grandes entreprises Base de données Access SQL Modulaire non oui Nombre d archives maximum 4 20 par serveur Nombre d utilisateurs maximum 10 illimité Nombre de documents maximum par archive illimité Niveaux d archives maximum Fonctionnalité Archive/GEIDE Archive/GEIDE/Workflow Environnement client Windows tous Passerelle web non oui Workflow basique Elaboré Environnement serveur Non obligatoire Windows, Linux ou Solaris

9 Configuration système requise PC avec un processeur 1 GHz ou supérieur. ELO Pro / Office Système d exploitation : Microsoft Windows 7, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Server 2008, Microsoft Windows Server 2008 R2, Microsoft Windows Server Taille de la mémoire vive : 1024 Mo de RAM disponible. Dans un système multiprocesseur, 512 Mo de RAM requis pour chaque cœur de processeur supplémentaire. Espace disque : 700 Mo pour une installation type du logiciel et 700 Mo pour l utilisation du logiciel. Carte graphique et écran ( dpi ou supérieur) Serveur : Windows, Linux ou Solaris ELO Pro Système d exploitation : Microsoft Windows (7, Vista, XP),Microsoft Windows Server (2008, 2008 R2, 2003), Solaris (9 et10) et Linux Logiciels : SQL database : Microsoft Windows SQL 2005, Microsoft Windows SQL 2008, Microsoft Windows SQL 2008 R2, Oracle 10g, 11g, IBM DB2 9.5 pour Linux, Unix et Windows Java : Java from Sun : Java Runtime Environment (JRE), (JRE) 5 Tomcat : 5.5.x or 6.0.x (not version 5.0)

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