Service des ressources humaines. Guide de présentation d un projet

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1 Service des ressources humaines Guide de présentation d un projet Dernière mise à jour Janvier

2 Ce document n est pas exhaustif; c est un outil de soutien à la préparation du dossier. Les employés occasionnels ou provisoires (en fonction supérieure) peuvent participer aux activités de formation offertes dans le cadre des cercles d apprentissage et des activités collectives de formation. Les employés permanents ont accès aux projets particuliers de formation, aux cercles d apprentissage ainsi qu aux activités collectives de formation, aux congrès, aux colloques et aux séminaires. Pour soumettre son projet, le ou la professionnelle doit déposer sa demande auprès du Comité mixte de développement professionnel (CMDP) avant la tenue de l activité visée et au moins deux semaines avant la tenue d une rencontre du CMDP (voir calendrier des rencontres dans l intranet). Pour une participation à des congrès, colloques et séminaires de formation à l extérieur des États- Unis et du Canada, veuillez prévoir un délai de deux mois pour présenter votre projet. Rubriques du dossier La demande complète doit contenir les informations suivantes (décrites plus en détails plus loin) : 1. Nom du demandeur, numéro de matricule, titre d emploi, statut ressources humaines, numéro de téléphone et nom du service ou arrondissement; 2. Si le projet est collectif, nom et coordonnées des participants; 3. Description détaillée de la nature du projet; 4. Profil des ressources externes mises à contribution (institutions, entreprises, organismes, formateurs, personnes-ressources, experts, etc.); 5. Démonstration des bénéfices escomptés pour les professionnels participants et pour la Ville en termes d acquisition ou de renouvellement d expertise; 6. Explication de la façon dont les apprentissages seront partagés avec des collègues ou d autres instances organisationnelles (unités, services, communauté); 7. Renseignements complémentaires utiles à l étude de votre dossier; 8. Coûts détaillés du projet (frais d inscription, frais de déplacement, frais de séjour, etc.) compléter la partie 1 du formulaire «Demande d autorisation et de remboursement» et le joindre à votre demande; 9. Note d approbation du projet par le supérieur hiérarchique, à joindre à votre demande. Chaque projet doit être présenté dans l ordre mentionné ci-haut. Dans certains cas, le service ou l arrondissement du ou des professionnels concernés pourrait être sollicité à participer financièrement au projet. Le CMDP privilégie les activités locales plutôt que celles nécessitant un déplacement à l extérieur du pays. Aussi, dans le but d optimiser les retombées du suivi des apprentissages, le nombre de participants pour un même colloque, congrès ou séminaire ayant lieu au Québec ne peut dépasser le nombre de deux (2) par direction et d un (1) participant par direction pour un même colloque, congrès ou séminaire ayant lieu à l extérieur du Québec. Cependant, le CMDP se réserve le droit de limiter le nombre de participants professionnels pour une même activité pour l ensemble de la Ville, entre autres, pour des raisons de contraintes budgétaires. Un professionnel qui participe à un colloque, congrès ou séminaire en tant que conférencier ne peut soumettre une demande auprès du CMDP. Veuillez mettre l accent sur la valeur ajoutée de votre développement personnel lors de la présentation de votre projet. GUIDE DE PRÉSENTATION D UN PROJET 2

3 1. Nom du demandeur, numéro de matricule, titre d emploi, statut ressources humaines, numéro de téléphone et nom du service ou arrondissement Il est important de bien compléter cette section. À titre d exemple, les statuts ressources humaines sont : permanent (PERM PMED), occasionnel (TOCC). Si des détails sont manquants, cela risque de mettre en péril l échéancier du projet ou de l activité de formation. 2. Si le projet est collectif, nom et coordonnées du ou des participants Dans le cadre d un projet collectif qui concerne plusieurs participants, il est nécessaire d inscrire le nom et les coordonnées de chaque participant. 3. Description détaillée de la nature du projet Cette description présente de façon concise et claire la nature du projet et nous aide à reconnaître la pertinence d autoriser un tel projet dans un but de développement des compétences à moyen terme. On peut décrire, par exemple, un aspect particulier du cheminement de carrière, de la formation académique et/ou continue qui illustre comment les connaissances et habiletés professionnelles spécialisées sont tenues à jour. Il s agit aussi de mettre en évidence l impact sur le développement des professionnels ainsi que l impact sur l organisation. Enfin, on peut identifier les autres bénéfices en lien avec l organisation (amélioration du climat de travail, amélioration et/ou réduction des délais de services, amélioration de la qualité des services aux citoyens, etc.) Veuillez aussi joindre à votre dossier la description officielle de l activité et/ou le formulaire d inscription, s il y a lieu. Activités de formation à l extérieur du pays : Afin de limiter les coûts reliés aux déplacements, si l activité de formation a lieu à l extérieur du pays, le professionnel devra faire la démonstration qu il n existe pas de formation équivalente donnée localement. 4. Profil des ressources externes mises à contribution (institutions, entreprises, organismes, formateurs, personnes-ressources, experts, etc.) Il est recommandé de fournir le profil des ressources externes qui seront sollicitées dans le cadre du projet. À titre d exemple, vous pouvez indiquer les informations suivantes : a) Nom de la ressource; b) Nom de l entreprise (si nécessaire); c) Raison du choix de la ressource; d) Si formation à l extérieur de la province, la justification de cette formation; e) Tout autre renseignement que vous percevez comme pertinent. Dans ce contexte, «externe» signifie : une ressource qui n est pas à l emploi de la Ville de Montréal, qui ne fait pas partie d une des unités administratives de la Ville. GUIDE DE PRÉSENTATION D UN PROJET 3

4 5. Démonstration des bénéfices escomptés pour les professionnels participants et pour la Ville en termes d acquisition ou de renouvellement d expertise Veuillez indiquer quels sont les bénéfices anticipés en ce qui a trait à : Développement professionnel Développement personnel pour mon cheminement de carrière Amélioration et/ou développement de mes compétences Meilleure compréhension d un changement technologique Meilleure compréhension d un changement organisationnel Promotion interne, etc. 6. Explication de la façon dont les apprentissages seront partagés avec des collègues et d autres instances organisationnelles (unités, services, communauté) Il est important d indiquer de quelle manière le partage des apprentissages ou le rayonnement se fera. On pourra indiquer les renseignements suivants : Personnes avec lesquelles les connaissances seront partagées Méthode de partage retenue (dans l action en travaillant en équipe sur un projet, présentation lors d une réunion, compte-rendu écrit à l équipe, à des partenaires, au CMDP, table ronde, conférence-midi, etc.) Indiquer la période approximative à laquelle l activité de partage aura lieu Toute autre information que vous jugerez pertinente 7. Renseignements complémentaires utiles à l étude de votre dossier Le demandeur qui désire formuler quelques commentaires pour appuyer son projet, peut le faire à la fin de sa demande dans la section intitulée : informations complémentaires. Il peut également insérer dans cette section quelques tableaux, graphiques ou schémas qui illustrent un produit, un service ou des résultats de recherche mettant en valeur sa demande de financement. 8. Coûts détaillés du projet (frais d inscription, frais de déplacement, frais de séjour, etc.). Spécifier les coûts directs incluant le coût de formation, les frais de déplacement (autobus, train, kilométrage), les frais de séjour (hôtel + repas). Veuillez prendre note que le CMDP privilégie les déplacements en transport en commun, en lien avec le Plan corporatif de développement durable et l encadrement administratif Déplacements à la demande de l employeur et dépenses afférentes (C-RF- SFIN-D ). Pour ce faire, veuillez remplir et joindre à votre demande le formulaire «Demande d autorisation et de remboursement Absence, voyage et frais» partie 1, disponible dans le système de gestion des dossiers décisionnels Encadrements administratifs Directive intitulée Déplacement à la demande de l employeur et dépenses afférentes C-OG-SFIN-D Veuillez aussi prendre note que les dépenses reliées à des activités sociales, par exemple lors de participation à des colloques, congrès, séminaires, ne sont pas des dépenses admissibles. Nous vous suggérons fortement de vous associer au responsable des ressources financières de votre unité administrative pour compléter le formulaire avant de nous le transmettre. GUIDE DE PRÉSENTATION D UN PROJET 4

5 9. Note d approbation du projet par le gestionnaire désigné Le demandeur doit joindre à sa demande une note d approbation du projet par son gestionnaire hiérarchique. Dans le cas d une activité qui nécessite un déplacement à l extérieur du Québec, le directeur général, le directeur général adjoint ou votre directeur d arrondissement doit approuver la demande (Directive C-OG-SFIN-D ). Cette approbation confirme aussi que si la formation a lieu durant le temps de travail, il n y aura pas de retenue de salaire. Si la formation a lieu en dehors des heures normales de travail, la durée de celle-ci peut être déduite des heures de travail de la semaine normale, le tout sujet à entente entre le gestionnaire et le professionnel concerné. Par ailleurs, et lorsqu'il y a déplacement extérieur dans le cadre de la formation approuvée par le gestionnaire, l'article de la convention collective s'applique toujours. En effet, chaque journée de travail au cours du séjour à l'extérieur est comptabilisée à raison d'un maximum de 7 heures par jour. Tout temps au delà de ces sept premières heures pourrait être compensé en temps simple seulement s'il y a eu une entente avec le supérieur immédiat avant le départ. Un exemple de note d approbation est présenté à l annexe 2 ci-jointe. Rappel Le dossier de projet au CMDP doit comporter les pièces suivantes : 1) Le document de présentation du projet selon les modalités du Guide de présentation d un projet ; 2) Une note d approbation du projet par le gestionnaire du niveau décisionnel approprié ; 3) Le formulaire signé «Demande d autorisation et de remboursement», la partie 1 intitulée «Estimé des dépenses» complétée. Préciser sur le formulaire si une avance de fonds est demandée. 4) Le plan officiel de l activité et/ou le formulaire d inscription, s il y a lieu. Veuillez transmettre ces documents par courriel à CMDP/MONTRÉAL GUIDE DE PRÉSENTATION D UN PROJET 5

6 Annexe 1 Exemple de note d approbation Note DESTINATAIRES : Aux membres du CMDP À l attention de Mme Marie Cardinal-Picard EXPÉDITEUR : Nom du gestionnaire immédiat Signature obligatoire Titre du gestionnaire immédiat Service /Arrondissement DATE : OBJET : Date du jour Approbation de l activité de formation (identifier le nom de l activité) En tant que gestionnaire hiérarchique de nom et titre de l employé(e), je confirme par la présente, que j approuve entièrement le projet de formation mentionné en titre qui m a été présenté et j autorise mon employé à y participer durant la durée de l activité, soit du jour au jour / mois et année. 1 Dans ce paragraphe, veuillez énumérer les motifs qui vous incitent à approuver cette activité de formation dans le cadre du développement des compétences à moyen ou long terme de votre employé(e). J encourage donc le Comité mixte de développement professionnel à soutenir la demande de nom de l employé(e) en vue de participer à cette activité de formation. Je vous remercie pour l attention que vous porterez à la présente. (Note au gestionnaire: Cette approbation confirme aussi qu il n y aura pas de retenue de salaire si la formation a lieu durant le temps de travail. Si la formation a lieu en dehors des heures normales de travail, la durée de celle-ci peut être déduite des heures de travail de la semaine normale, le tout sujet à entente entre le gestionnaire et le professionnel concerné. Par ailleurs, et lorsqu'il y a déplacement extérieur dans le cadre de la formation approuvée par le gestionnaire, l'article de la convention collective s'applique toujours. En effet, chaque journée de travail au cours du séjour à l'extérieur est comptabilisée à raison d'un maximum de 7 heures par jour. Tout temps au delà de ces sept premières heures pourrait être compensé en temps simple seulement s'il y a eu une entente avec le supérieur immédiat avant le départ.) GUIDE DE PRÉSENTATION D UN PROJET 6

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