Le Comptable. Manuel de référence. Révision décembre 2007

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1 Le Comptable Manuel de référence Révision décembre 2007

2 Notes et droits d'auteur Solutions Logistik. Tout droit réservé. Ce document ainsi que le logiciel décrit à l'intérieur de ces pages, sont protégés par les lois sur les droits d'auteur. Ce document ne peut être, en tout ou en partie, reproduit, transmit, transcrit ou traduit dans aucune langue sous aucune forme que ce soit sans le consentement écrit de "Solutions Logistik". Marque de Commerce IBM est une marque déposée de International Business Machines Corporation, Microsoft est une marque déposée de Microsoft Corporation, toutes autres marques appartenant aux propriétaires respectifs. Enfantin ainsi que le logo du K inversé sont des marques de commerce de Solutions Logistik. Garantie Limitée du logiciel Solutions Logistik garanti les disquettes ou cd-rom (ci-après nommés CD) physiques exemptes de toutes défectuosités matérielles et de main-d œuvre pour une période de trente (30) jours à partir de la date de réception. Dans l'éventualité Solutions Logistik devrait recevoir de votre part, un avis écrit avisant d un matériel défectueux dans la période de garantie, Solutions Logistik remplacera le CD défectueux. Les CD doivent être retournés à: Solutions Logistik à l adresse ci-incluse. Cette garantie se limite au remplacement du CD et n'inclut aucun autre type de dommage. Solutions Logistik n offre aucune garantie concernant l'utilisation et le bon fonctionnement d'aucun des programmes ayant été reproduits sur ce disque. Solutions Logistik ainsi que ses agents autorisés ne peuvent être tenus responsable de tous dommages conséquents, spéciaux, indirects ou tout autre dommage semblable ou réclamations, incluant perte de profits ou tous autres dommages commerciaux. Solutions Logistik se désiste spécifiquement de toutes autres garanties, émises ou implicites incluant mais non limité aux garanties implicites de vente et de bon fonctionnement pour un usage particulier. Solutions Logistik Tél.: , rue Des Patriotes nord Tél Saint-Colomban, Québec. Fax J5K 2P1 Web :

3 I. Installation du logiciel Lorsque vous installez le logiciel, il sera installé en version démonstrateur par défaut. Vous devez entrer une clé qui activera définitivement le logiciel. La version démonstrateur active toutes les fonctionnalités du logiciel, mais limite la création de trois enfants maximum. Ce qui vous permet de bien évaluer le logiciel. Cette clé peut être achetée seulement auprès de Solutions Logistik vous trouverez l information sur l achat des clés à l adresse : Il existe 2 types de clé, la clé régulière et la clé professionnelle. Dans ce document les fonctions disponibles seulement dans la version professionnelle sont identifiées à l aide du code : (Pro). Pour installer la version démonstrateur vous devez simplement visiter notre site WEB : et suivre les instructions.

4 Table des matières Notes et droits d'auteur... 2 I. Installation du logiciel... 3 Table des matières... 4 Comptabilité :... 6 Journal général :... 6 Facture :... 7 Transfert des auxiliaires :... 8 Conciliation bancaire : Budget: Impression des rapports: Configuration : Plan comptable : Comptes d intégration : Période comptable: Options avancées : Compagnie/Département : Coordonnées: Fournisseur : Dossier des fournisseurs : Entrée des nouvelles factures : Correction des factures existantes Paiement des factures: Correction des paiements des factures: Rapports : Réimpression des chèques : Âge des comptes : Liste des opérations : Configuration: Salaire : Employé : Configuration : Vacances : Paie : Rapports : Déduction à la source : Cumulatif des Heures : Journal de la paie : Liste des employés : Paiement : Régime retraite : Registre des salaires : Relevé 1 :... 35

5 Sommaire par employé : T4 Employé : Cumulatif des vacances : Rapport CSST Configuration : Constante et formules : Période : Autres : Heures : Classification des employés : Utilitaires : Gestion des menus : Gestion des usagers Compression des données Périodique : Fermeture : Annexe A Commandes de base Déplacements ) D un menu à l autre ) Dans les écrans ) Partout sauf dans les grilles de style Excel ) À l intérieur des listes de sélection ) Les grilles de style Excel ) Glossaire des commandes Annexe B Impression Impression avec la fonction copier-coller Annexe C Sauvegardes Annexe D Installation du Logiciel Imprimantes Annexe E Installation du Comptable... 53

6 Comptabilité Comptabilité : Cliquez sur "Tenue de Livre" Vous obtiendrez la fenêtre suivante : Ce menu vous offre cinq (5) boutons de travail***, vous permettant l utilisation rapide des outils les plus souvent utilisés. Sinon on utilise le menu Comptabilité qui offre toutes les options disponibles. Journal général : Date : Sélectionner à l aide du calendrier à droite du champ vous désirez entrer des écritures., la période pour laquelle Référence : Journal : sélectionner journal général, des encaissements ou des déboursés. Référence 2 : Vous pouvez inscrire une deuxième référence. Remarque : Vous devez entrer une description de l écriture pour pouvoir faire un transfert à l auxiliaire.

7 Comptabilité Numéro ; indiquer le numéro de référence (selon les comptes du grand-livre) dans lequel cette écriture devrait être attribuée. Par défaut, le logiciel vous indiquera dans la section descriptions, le titre du compte allant avec le numéro. (Ex : Pour le numéro 0110, vous verrez comptes de banque sous descriptions) Débits ou crédits ; indiquer le montant de la transaction sous la section désiré. Note ; vous pouvez inscrire dans ce champ une note aide mémoire. Lorsque votre transaction est complétée, le logiciel vous indique le total, avant de faire un transfert à l auxiliaire, celle-ci devrait balancer. Assistant ; cette fonction, vous permet de renverser une écriture erronée tout en conservant une trace comptable de correction. Vous devez sélectionner le numéro de l écriture devant être renversée. Cette touche vous permet d effacer une écriture en cours. Le logiciel vous indiquera de confirmer l annulation. Appuyez sur pour retourner à la fenêtre principale. Facture :

8 Comptabilité Cette section, vous permet de faire des paiements rapides de factures de service. Remplissez les informations des champs de la facture à payer. Vous devez accepter les données pour permettre une transaction. Vous pouvez imprimer et conserver la copie de transaction. Appuyez sur pour retourner à la fenêtre principale. Transfert des auxiliaires : Cette section, vous permet de visualiser toutes les écritures transférées au grand-livre avant de les enregistrer dans le journal des auxiliaires. Pour passer d une écriture à l autre, utiliser. Pour avoir une description de l écriture, appuyer sur, vous verrez alors la remarque que vous avez indiquée lors de l écriture dans le journal général. Vous permet d effacer toutes les lignes de détails de la transaction en cours.

9 Comptabilité Pour enregistrer une écriture dans le journal des auxiliaires, appuyez sur, pour enregistrer toutes les écritures, appuyez sur Attention; lorsque vous acceptez de reporter une écriture vers le journal auxiliaire, aucune autre modification ne pourrait être faite. Cliquez sur Appuyez sur pour faire l impression des écritures. pour retourner à la fenêtre principale. Des messages en rouge dans le bas de l écran indique la démarche à suivre pour faire des modifications aux écritures si nécessaires. Ex :

10 Comptabilité Conciliation bancaire : Entrer le numéro de banque du GL (grand livre) Indiquer une date de début et de fin, selon la période que vous désirez consulter. Cette fonction sert à mettre à jour les données dans enfantin. Enfoncer pour faire une impression. Fermer la fenêtre en utilisant le en haut à droite de la fenêtre, pour retourner à l écran principal. Budget: Cette option sera disponible bientôt.

11 Comptabilité Impression des rapports: Cette section vous permet de visualiser et de faire l impression de divers rapports. Sélectionner un des rapports et cliquer ensuite sur visionner pour atteindre le tableau qui vous permettra de visualiser et/ou d imprimer. 1-Balance de vérification, choisissez une date, choisissez une ou toutes les compagnies, vous pouvez regrouper les comptes ou avoir tout le plan comptable, cliquer et/ou. (Ajout de nouvels écrans) 2-Bilan financier comparatif, ce rapport est présentement en révision 3-Bilan financier, sélectionner une date pour avoir l impression du bilan. (Voir balance de vérification) 4-Charte des comptes, vous pouvez sélectionner différente option d impression en cliquant sur à droite du champ. Vous pouvez aussi regrouper par type de compte. 5-État des résultats, choisir une date de début et de fin ainsi que le département si vous êtes en multi compagnie. (Voir balance de vérification) 6-Grand - Livre (détails), vous pouvez sélectionner tous les comptes en appuyant sur en bas, à droite de votre écran ou mettre des crochets dans la colonne choix dans les cases des comptes désirés. Vous pouvez aussi choisir un département sélectionner les dates à inclure dans le rapport. 7-Journal général, sélectionner des dates pour lesquelles vous désirez un rapport, ensuite cliquer sur, enfin utiliser les boutons ou pour ajouter toutes les écritures ou aucune, vous pouvez aussi choisir manuellement les écritures visées en cliquant sur celles voulues. Cliquer pour imprimer le rapport.

12 Comptabilité 8-Rapport des taxes, ce rapport sera disponible bientôt. Appuyez sur, pour retourner à la fenêtre principale. Configuration : Au menu principal, choisir Comptabilité ensuite cliquer sur Configuration. Cette section sert à configurer le Grand Livre. Création des comptes, modification de ceux-ci, classement des comptes dans les différents départements. Cette étape est nécessaire pour permettre les écritures comptables aux comptes que vous aurez déterminés. Plan comptable : écritures. Double cliquez sur le compte pour voir l historique des Cliquer sur, vous obtiendrez la fenêtre suivante;

13 Comptabilité Entrer le numéro du nouveau compte, une brève description, le type de compte, ainsi que son genre. Cliquez sur pour sauvegarder le nouveau compte. Pour Modifier, sélectionnez un compte et cliquez sur modifications souhaitées. Pour Effacer, sélectionnez un compte et cliquez sur l affirmative, si vous désirez réellement enlever ce compte.. Entrez dans les. Répondez à la question par Cliquez sur, vous obtiendrez la fenêtre suivante : Vous pouvez sélectionner le type de compte et le volet que vous désirez consulter. Pour transférer tous les comptes du grand livre disponible vers la fenêtre compte du grand livre pour ce volet, cliquez sur. Pour passer du coté volet vers le coté disponible utilisez. Pour transférer un ou plusieurs comptes sélectionnés (cliquer dans le carré à gauche de la description) utilisez les flèches simples. Appuyez ensuite sur. Appuyez sur, pour retourner à la fenêtre principale.

14 Comptabilité Comptes d intégration : Période comptable: Permets de configurer l année financière de l entreprise. Dans Période Comptable : Entrer la date de début et de fin de l année financière et sauvegarder en cliquant sur. Appuyez sur, pour retourner à la fenêtre principale. Options avancées : Cette option permet de configurer la comptabilité de votre entreprise, soit en mode compagnie simple, mode compagnie simple, mais avec des départements et finalement en mode multi-compagnie avec différents états financiers. À l aide afficher les options disponibles et choisir celle souhaitée ensuite cliquez

15 Comptabilité Compagnie/Département : Cliquez sur une nouvelle ligne et créez un nouveau département juste en l inscrivant dans cette maintenance. Coordonnées: Cette option du système vous permet d entrées les coordonnées de la compagnie, nom, adresse, ville, province, code postal, contact principal, téléphone, télécopieur, adresse courriel s il ya lieu et site web.

16 Fournisseur Fournisseur : Vous pouvez utiliser aussi le bouton, la ligne de boutons de travail changera pour ce qui vous donnera un accès rapide aux programmes de base des fournisseurs. Dossier des fournisseurs : Cette option vous permet la gestion des fournisseurs. Pour la gestion de ceux-ci, voir Glossaire des commandes Annexe A. L onglet coordonné vous permet d inscrire les informations de base de ce fournisseur

17 Fournisseur L onglet dépenses permet de définir les standards pour ce fournisseur. 1- Choisir le mode de paiement par défaut. Cliquer sur pour avoir la liste des modes prédéfinis. 2- Cliquer dans la colonne Ordre et entrer le numéro voulu, entrer le type de dépense la plus souvent utilisé à celui le moins utiliser. 3- Cliquer dans la colonne No. Compte et assigner un numéro de compte Grand Livre ou sera comptabilisée cette dépense. Vous pouvez utiliser qui vous affichera la liste des comptes disponibles. 4- La colonne Taxe vous permet de spécifier le niveau de taxe de cette dépense. Vous pouvez utiliser pour afficher les choix disponibles. 5- Cliquer sur pour sauvegarder les informations entrées.

18 Fournisseur Entrée des nouvelles factures : Vous pouvez aussi utiliser le bouton Utilisez pour avoir la liste des fournisseurs. Cliquez sur. Entrez les informations concernant la facture, déterminez la répartition des taxes, le compte de grand livre qui sera affecté, pour finaliser la transaction cliquer sur

19 Fournisseur Correction des factures existantes: Menu Fournisseur Pour choisir le type de recherche fournisseur cliquer vous aurez choisir votre type de recherche. Double cliquez sur votre choix. Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur modifications. pour sauvegarder les

20 Fournisseur Paiement des factures: Vous pouvez aussi utiliser le bouton Entrez la date de paiement, choisir le compte de banque en utilisant la liste déroulante. Cochez les factures que vous payez. Ensuite cliquez sur pour imprimer le système vous demandes le prochain numéro de chèque cliquez sur OK si c est le bon sinon entrez un numéro valide. Le système vous donnera un écran de visualisation de l impression des chèques si cela est conforme vous n avez qu à imprimer ceux-ci.

21 Fournisseur Correction des paiements des factures: Menu Fournisseur option Correction de factures Effectuer les modifications souhaitées et ensuite cliquer sur corrigera les écritures au Grand Livre. cela vérifiera et

22 Fournisseur Rapports : Menu Principal l option Fournisseur ensuite l option Rapports. Réimpression des chèques : Cette option permet de réimprimer un chèque, vous choisissez le ou les chèques à réimprimer simplement en cochant ceux-ci. Âge des comptes : Cette option permet de sortir l âge des comptes pour un fournisseur ou tous les fournisseurs. On peut visualiser, imprimer ou exporter les données de ce rapport. De plus, il est possible d avoir un âge des comptes sommaire ou détaillé. L exportation est disponible pour les formats pdf, exel ou word

23 Fournisseur Liste des opérations : Cette option permet d imprimer une liste d opérations : - Par fournisseur o Tous les fournisseurs o Une gamme de fournisseurs o Un fournisseur - Par facture o Tous o Une gamme de dates de facture - Par transaction o Tous o Une gamme de dates de transaction - Par type de transaction o Tous o Un ou les types cochés Voici un exemple de la Liste des opérations

24 Fournisseur Configuration: Pour cette section pour bien configurer la comptabilité des transactions avec les fournisseurs, communiquer avec Solutions Logistik. Cette section sert à configurer la comptabilité des fournisseurs, c est ici que l on assigne les numéros de compte Grand Livre affectés par les transactions fournisseurs. Cette section configure les pourcentages de taxe affectant une facture fournisseur, le pourcentage de remboursement, les comptes GL ou sont reportés ceux-ci.

25 Salaire Salaire : Cliquez sur "Paie" Vous obtiendrez les icônes suivantes : Ou vous pouvez utiliser le menu Salaire Employé : Entrez les coordonnées de base de l employé. Il est très important d indiquer le titre de l employé, le logiciel utilisera cette information pour le régime de retraite. Sentinelle : Cette section vous permet d entrée la date ou le nombre d heures auquel l employé aura un changement d échelle salariale. Information bancaire : Sous l onglet financier, indiquez le mode de paiement et le nom de l institution. Si le mode de paiement est un dépôt direct, remplissez les champs transit et compte.

26 Salaire Le bouton Liste permet d imprimer la liste des employés du Service de garde avec adresse, numéro d employé, téléphone, titre, date d embauche et de fin d emploi ainsi que la date de naissance. Configuration : Remplissez les champs du paramètre de calcul; Table d Impôt : Choisir la province selon le lieu du Service de garde. Période de paye : Indiquer le nombre de périodes paye par année. Remplir les autres champs en utilisant les données relatives à chaque employé. Section rémunération : Sélectionner taux horaire régulier ou salaire par période. Si le salaire de l employé est versé par période, indiquer le nombre d heures par période. Assurance salaire : Cochez la part de l employeur réduite si l employé cotise à une assurance salaire privée. L employeur a alors droit à une cotisation réduite. Inscrivez la date de début de cotisation, cette date servira seulement lors de l émission des reçus de fin d année. Cochez exonération, si l employé est exonéré d assurance salaire.

27 Salaire Régime de retraite : Par défaut, Enfantin coche les deux cases de déductions pour l impôt provincial et fédéral. Si l employé a droit à une exonération du régime de retraite, cochez la case disposée à cette fin. Régime des rentes du Québec : Cochez seulement si l employé a droit à une exonération. Appuyer sur OK pour sauvegarder. Sous l onglet Lien au Grand Livre : Vous devez indiquer ici pour chaque poste le compte d écriture qui sera relié au Grand Livre. Autres revenus et déductions : Vous permet de visualiser les autres revenus et déductions configurés dans la maintenance des salaires.

28 Salaire Vacances : Cette section permet de visualiser et d imprimer le cumulatif et le sommaire des vacances d un employé. Paie : Cette option vous permet de faire la maintenance des payes. Remplir les champs selon les critères de chaque employé(e). C est aussi à partir de cet écran que l on choisit le numéro de période pour laquelle on veut faire la paie. Cet écran permet de faire des vérifications et des modifications s il y a lieu. Utilisez pour les modifications. Cet écran permet aussi de mettre des notes tant pour l employé que pour la régie interne.

29 Salaire Cliquez ce qui vous amène à l écran de Création d une nouvelle paie. Cet écran permet de faire la sélection des employés que ce soit pour tous ou les employés cochés. Ensuite, cliquer sur le système vous indiquera le nombre de paies qui a été traité.

30 Salaire Rapports : Choisissez un rapport et cliquez sur visionner. Les rapports disponibles sont : Déduction à la source : Ce rapport imprime les informations sur les déductions à la source pour une période donnée, et ce en trois parties, part de l employé, de l employeur et total.

31 Salaire Cumulatif des Heures : Ce rapport imprime un cumulatif d heures - Pour une gamme de dates - Pour un type d heures (rég., formation, vacances, etc.) - Pour un type de classe d employé (éducateur, gestionnaire, etc.) - Pour un employé spécifique. De plus, on peut modifier la présentation en cliquant sur avoir soit par employé, par classe ou par type d heure. pour

32 Salaire Journal de la paie : Le journal de paie est l option que l on doit exécuter pour enregistrer la paie à la partie comptable. Cette opération permet de vérifier les informations pour la paie d une période spécifique, de les imprimer, pour finalement transférer les données dans le journal auxiliaire. Choisir ou vérifier la période Cliquer pour mettre à jour les informations Cliquer ou vérifier les informations Cliquer après la vérification si tout est conforme, cela transfère les écritures de paie au journal auxiliaire.

33 Salaire Liste des employés : Une liste qui imprime les informations de base des employés. Paiement : Ce rapport permet de finaliser l opération des paies. Options disponibles : Rapport dépôt direct Transfert du dépôt Impression des chèques Bordereau de paiement Si vous utilisez l option vous aurez cliquez sur celui-ci, pour finaliser le transfert à la banque.

34 Salaire Pour l utilisation et la configuration de cette section communiquer avec le support de Solutions Logistik. Cette opération demande aussi une série de tests avec l institution bancaire. Régime retraite : Pour le mode de fonctionnement, voir le Rapport cumulatif des heures. Ce rapport imprime pour une gamme de dates les informations relatives aux cotisations des employés pour le régime de retraite.

35 Salaire Registre des salaires : Pour le mode de fonctionnement, voir le Rapport cumulatif des heures. Ce rapport imprime les informations concernant les paies, et ce, par période avec un registre des salaires sommaire à la fin. Relevé 1 : Dans un premier temps, vous devrez utiliser le bouton pour la création des relevés, le système colligera les informations en fonction de la gamme de dates que vous aurez spécifiées.

36 Salaire Ce rapport permet la création, visualisation et l impression des Relevé 1. Il est composé de 2 onglets, le premier est pour la visualisation, le deuxième pour l impression. Il suffit de cliquer sur le nom d un employé pour visualiser son relevé. On peut vérifier aussi dans la colonne Imprimer si un crochet indique qu il est à imprimer. À l onglet imprimer veuillez cocher les types d impressions souhaités, vous avez aussi l option Tous et Aucun. Ensuite cliquez sur.

37 Salaire Sommaire par employé : Ce rapport permet d imprimer un sommaire des revenues et déductions pour une gamme de dates spécifiée. Pour un employé ou tous les employés. T4 Employé : Ce rapport permet d imprimer les T4 des employés. Voir rapport Relevé 1 pour la marche à suivre.

38 Salaire

39 Salaire Cumulatif des vacances : Ce rapport imprime les informations relatives aux vacances. Peut-être pour un employé spécifique ou tous les employés. Un grand total est indiqué à la fin du rapport.

40 Salaire Rapport CSST Pour le mode de fonctionnement, voir le Rapport cumulatif des heures. Sauf pour le choix de présentation ici Employé/période, Période/employé et Unité/employé. Ce rapport permet d imprimer les informations relatives à la CSST.

41 Configuration Configuration : Les cinq (5) sous-dossiers suivants, vous permettent de configurer tous les aspects de la paie. Constante et formules : Cette section sert à configurer les constantes et les formules permettant de faire les calculs de paie. Solutions Logistick fait la maintenance de cette section selon les taux imposés par le ministère.

42 Configuration Période : Cette section configure les périodes de paie. Sélectionnez l année, le nombre de périodes de versement salarial. Appuyez ensuite sur : le logiciel vous demandera la date du premier versement. Appuyer ensuite sur : Par défaut, le logiciel indiquera l année, le nombre de périodes, la période ainsi que le jour de paie, vous pouvez modifier selon vos critères. Pour finalement avoir la configuration terminée et afficher sous cette forme.

43 Configuration Autres : Cette section configure les autres revenues et déductions spécifiques à votre entreprise. Régime d assurance, cotisation syndicale, etc. Pour faire un ajout cliquez sur une ligne vide dans la colonne Description inscrire la description voulue. Cliquez dans la colonne # GL entrer ou utiliser pour choisir le numéro de compte dans la liste. Cliquez dans la colonne Type entrez ou utilisez pour choisir un type. Cliquez dans la colonne Pourcent entrer le montant de pourcentage à prélever. Mettre un crochet dans les cases appropriées en fonction du type d inscription. Relevé 1 mettre le titre qui apparaitra sur le relevé 1. T 4 mettre le titre qui apparaitra sur le relevé T4. Heures :

44 Configuration Permet de créer les types de temps utilisés par votre entreprise, cochez celui qui est le standard dans la colonne défaut. Pour la colonne masquée, ce sont des types de temps que l on ne veut pas dans les rapports ou visualisations, mais que l on ne peut effacer à cause des historiques de temps. Classification des employés : Cette section permet la création de classes d employés, et d assigner des postes spécifiques de Grand Livre à chacune des classes. C est pourquoi lors de la maintenance d un employé qu il est important de bien classé celui-ci.

45 Utilitaires Utilitaires : Gestion des menus : Cliquez sur "Gestion des menus" vous obtiendrez la fenêtre suivante: Avant de définir les usagers (voir ci-après), il est préférable de définir des groupes d usagers dans la section "Gestion des menus". Allez ensuite dans "Usagers" et indiquez le groupe dont ils font partie. Pour ajouter un groupe d usagers, positionnez-vous vis-à-vis le champ "Groupe" et entrez un nom de groupe d usagers (par exemple "comptabilité" ou "réception") Cliquez ensuite sur Il s agit ensuite de définir les menus auxquels ce groupe aura accès. Pour ce faire, allez dans la section du bas. En double-cliquant sur un menu, vous dévoilez ses sous-menus. Lorsqu'il y a un astérisque (*) en avant d'un menu, cela signifie que l'accès est permis. Pour enlever ou ajouter l'accès à un menu ou sous-menu, positionnez-vous vis-à-vis celui-ci et pressez la barre d'espacement de votre clavier. Si vous vous servez du clavier, les touches utilisées sont:

46 Utilitaires Entrée ou flèche à droite: affiche les sous-menus contenus dans un item de menu. Si rien ne se produit, c est qu il n y a pas de sous-menu. Flèche en haut ou en bas : permets de se déplacer dans les menus et sous-menus. Barre d espacement : permets d'ajouter ou d'enlever l'astérisque (*) devant les menus et les sous-menus. Un astérisque (*) devant un menu signifie que ce groupe d usagers y a accès; s il n y a pas d astérisque, cela signifie que le groupe d usagers n a pas accès à ce menu et tous ses sous-menus. Flèche à gauche : ne plus afficher les sous-menus contenus dans un item de menu. Vous devez configurer les groupes d usagers autres que le groupe "Administrateur" afin qu ils n aient PAS ACCÈS aux menus "Gestion des menus" et "Usagers", car alors ces usagers pourraient se donner eux-mêmes des accès auxquels ils n ont pas droit. À noter que vous ne pouvez pas enlever l accès au groupe "Administrateur" car ce groupe a toujours accès à tous les menus et sous-menus. Gestion des usagers Cliquez sur "Usagers" vous obtiendrez la fenêtre suivante: Cette fenêtre est utilisée pour ajouter des usagers et sélectionner le groupe auquel ils appartiennent. Il doit toujours y avoir au moins un usager ayant accès au groupe "Administrateur" car ce groupe a accès à tous les menus et sous-menus. Cet usager ne doit pas oublier son mot de passe.

47 Utilitaires Compression des données Périodique : Fermeture : Cette section permet de fermer l année en cours, veuillez bien lire le message affiché avant de continuer. Cette étape est irréversible, il faut suivre la démarche avant de procéder.

48 Annexe Annexe A Commandes de base Déplacements Pour se déplacer dans le logiciel "Comptable", nous utilisons les standards de Windows. 1) D un menu à l autre Positionnez la souris vis-à-vis du module désiré et cliquez sur le bouton de gauche de la souris pour accéder à ce module. 2) Dans les écrans Partout dans les écrans, vous n avez qu à vous positionner avec la souris vis-à-vis le champ désiré. Par contre, vous pouvez aussi vous déplacer uniquement avec le clavier une fois dans un écran, de la façon suivante : 3) Partout sauf dans les grilles de style Excel Tab : permet de se déplacer à la case suivante. Shift-Tab : permets de se déplacer à la case précédente. Page down : permets d'ouvrir une liste de sélection ou le calendrier (là où on voit un champ avec, à sa droite, une flèche vers le bas ou trois (3) petits points) Échap. (Esc) : pour refermer une fenêtre. Barre d'espacement: pour mettre un crochet. 4) À l intérieur des listes de sélection Tab : permets de se déplacer vers la droite. Shift-Tab : permet de se déplacer vers la gauche. Flèches vers le haut ou le bas : permets de se déplacer de haut en bas, pour accéder à la fiche ou le paramètre désiré. Entrée (Enter) : pour sélectionner

49 Annexe 5) Les grilles de style Excel Flèches : pour se déplacer. Échap (Esc) : pour annuler l ajout d un item ou une modification. Clé F2 : pour modifier une case (comme dans Excel) si on tape simplement du texte sans faire F2, on écrase le texte existant. Barre d espacement : a) dans l entrée des présences : effacer b) dans la grille de tarification générale : changer les oui pour des non ou l inverse. Pour ajouter un item : allez au bas du tableau et remplir les cases. Pour effacer une ligne : positionnez la souris sur le carré gris à gauche du début de la ligne que vous désirez effacer et cliquez avec le bouton de gauche de votre souris. Pesez ensuite sur Suppr. (Del)

50 Annexe 6) Glossaire des commandes Permets de rechercher n importe quel mot contenu dans la fiche, incluant le champ "Remarque". On peut aussi demander une combinaison de mots si on les sépare par des signes +. On peut rechercher par exemple, une RSG par sa spécialité ou un enfant par son secteur, etc. Ajouter un dossier, un enregistrement. Corriger un dossier existant. Par défaut les dossiers sont en mode lecture seulement, vous devez cliquer sur ce bouton avant de faire une correction. Annuler les corrections faites à un dossier. Sauvegarder les corrections faites à un dossier. Accéder au dossier précédent. Accéder au dossier suivant. Imprimer un rapport. Information sur le logiciel (version Etc., Etc.) Active et désactive l'interface WEB Outil de connexion à distance, permet à Solutions Logistik de prendre le contrôle de votre ordinateur et de vous dépanner encore plus facilement qu'avant. Cette option remplace l'option "Télé-intervention pcanywhere Appelle une liste de recherche ou est un lien «raccourci» sur un sousdossier.

51 Annexe Annexe B Impression Les rapports utilisent deux formats d'impression: 8 1/2 x 11 portrait, et 8 1/2 x 11 paysage. Pour imprimer en mode paysage, il faut utiliser l'imprimante créée expressément pour cette fin. Pour reconnaître un rapport qui s'imprime en format paysage, le logiciel affiche dans l'écran d'impression "Choisir: Paysage" en rouge audessus du nom de l'imprimante. Si ce message n'apparaît pas, utilisez votre imprimante habituelle. Si vous voulez exporter votre rapport dans Excel, faites d'abord imprimer votre rapport à l'écran, puis sélectionnez l'icône avec l'enveloppe et la flèche rouge. Choisissez Excel 5.0 (XLS) comme format, cliquez sur "OK", puis indiquez le nom du fichier et l'endroit où vous voulez le sauvegarder. Ensuite, récupérez-le dans Excel. Vous pouvez aussi exporter votre rapport dans un traitement de texte ou un autre chiffrier électronique. Impression avec la fonction copier-coller Si vous désirez imprimer ce que vous voyez à l'écran et qu'il n'y a pas de bouton disponible pour l'impression, vous pouvez utiliser la fonction copier-coller de Windows. Tout d'abord, assurez-vous que l'information que vous désirez imprimer est visible à l'écran. Pesez sur la touche "ALT" de votre clavier (à côté de la barre d'espacement), la tenir enfoncée et appuyez sur la touche "PrintScreen" (touche à la droite de F12) Puis aller dans votre traitement de texte ou chiffrier électronique, pesez sur le bouton de droite de votre souris, et sélectionnez la fonction coller. L'écran devrait alors être importé dans votre document, et il ne reste plus qu'à l'imprimer.

52 Annexe Annexe C Sauvegardes Nous n'insisterons jamais assez afin de vous le rappeler, faites des sauvegardes régulières de vos données. Les fichiers à sauvegarder sont: C:\Program Files\ Enfantin\CPE.mdb C:\Program Files\ Enfantin\1\Enfantin.mdb Le fichier CPE.mdb est un tout petit fichier. Il est utilisé pour conserver les données de base sur votre CPE. Toutes vos données, elles, sont conservées dans la base de données Enfantin.mdb du dossier "1". (Le dossier C: \Program Files\ Enfantin\99\, lui, sert pour les données du CPE Test) Si votre logiciel n'est pas installé dans C: \Program Files\ Enfantin, remplacer ce chemin par celui que vous utilisez. N'oubliez pas: vous investissez des centaines, voire des milliers d'heures dans votre logiciel, alors protégez-vous contre les défaillances informatiques! Une bonne méthode à acquérir est d'utiliser un jeu de cinq (5) cartouches de sauvegarde, en utilisant une cartouche pour chaque journée de la semaine. De cette façon, si votre dernière sauvegarde n'est pas utilisable, vous pourrez toujours recourir à la précédente.

53 Annexe Annexe D Installation du Logiciel Préparation du poste de travail Paramètres régionaux Format de dates Lors de la configuration ou réinstallation des postes de travail, il faut changer le format des dates pour le suivant JJ/MM/AAAA Format de décimales Pour les décimales il faut absolument que le point (.) soit le séparateur décimal; pour les nombres et pour le format monétaire. Imprimantes Imprimante laser / jet d encre Impression en format paysage Imprimante matricielle pour étiquettes Pour imprimer les étiquettes en format continue une seule colonne, il faut créer un nouveau format de papier de dimensions 4 pouces par 1.5 pouce. Annexe E Installation du Comptable