Cahier des Clauses Techniques Particulières. Location, installation, mise en service et maintenance de matériels de reprographie

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1 POLE LOGISTIQUE Tél. : (standard) Fax : Mél : ars-hnormandie-marches-publiques@ars.sante.fr Cahier des Clauses Techniques Particulières C.C.T.P. N 2013/2/P.A.M.L Établi en application du Code des marchés publics relatif à : Location, installation, mise en service et maintenance de matériels de reprographie La procédure de consultation utilisée est l appel d offres ouvert, en application des articles 33 et 57 à 59 du code des marchés publics. Date de remise des offres : 3 décembre 2013 à 16h00 Le présent C.C.T.P. comporte 9 pages numérotées de 1 à 9 qui devront être paraphées sans apport de modification. Siège 31 rue Malouet BP Rouen Cedex Tél. :

2 Article 1 : Objet du marché : Le présent marché a pour objet la location, l installation, la mise en service et la maintenance de 18 photocopieurs multifonctions ainsi que la fourniture de logiciels répondant aux besoins de l ARS de Haute- Normandie. L ARS de Haute de Normandie est constituée du siège installé à Rouen et d une Délégation Territoriale installée à Evreux : Délégation territoriale de l Eure. Par convention, il faut lire dans le présent cahier : ARS : ARS siège à Rouen et Délégation Territoriale de l Eure. Il comprend : La location des photocopieurs à installer sur deux sites (Rouen et Evreux) ; La fourniture de logiciels de gestion du parc et la gestion de la politique d impression ainsi que leur installation ; Le transport ; La livraison ; Le déballage, l évacuation et la destruction des emballages ; Le nettoyage des locaux souillés lors de l'installation et du retrait des matériels ; L installation et la mise en ordre de marche des appareils ; La formation des personnels à l utilisation des matériels ; La maintenance des photocopieurs à compter de leur mise en service ; La fourniture des produits consommables à l exclusion du papier ; L enlèvement des appareils en fin de contrat. Les prestations demandées sont fermes à l exception de celles mentionnées comme optionnelles dans le présent CCTP. Celles-ci doivent faire l objet de prérogatives financières distinctes. Le pouvoir adjudicateur décide de lever ou non les options. Chaque candidat déclare avoir pris connaissance des locaux prévus pour l'implantation des matériels. Il devra tenir compte des contraintes d'accessibilité. Dans tous les cas, il s agira de matériels neufs. Tous les photocopieurs ainsi que les pièces de rechange d occasion ou remis à neuf seront exclus. Définition de matériels neufs : Est neuf tout matériel qui, après une première mise sur le marché, n a jamais été acquis par un utilisateur et qui est proposé, sans aucune intervention technique par le fabricant (changement de pièces, de sous-ensembles ). Les solutions techniques (matériels et/ou logiciels) répondent aux normes de l Union européenne (UE). Ces normes s appliquent également aux pièces détachées utilisées à l occasion d opérations de dépannage ou d entretien et aux options et/ou accessoires. La mise en service des matériels est assurée par le seul titulaire. Elle doit intervenir au 1 er mars Article 2 : Dispositions générales Chaque candidat doit remplir obligatoirement le ou les tableaux joints en annexes en y indiquant de manière précise les possibilités de la solution proposée. Tout tableau incomplet entraînera la non-conformité de l offre. Le marché est constitué de 1 lot. 2

3 Lots Type de photocopieurs Volume souhaité Atelier de reprographie au siège l ARS 1 photocopieur numérique polychrome de gamme professionnelle avec agrafage. 1 photocopieur numérique monochrome avec agrafage Entre 70 et 90 Entre 70 et 80 5 photocopieurs numériques polychromes avec agrafage. 5 entre 35 et 40 Lot 1 Matériels des étages au siège l ARS 9 photocopieurs numériques monochromes avec agrafage. 6 entre 30 et 35 3 entre 35 et 40 Matériel de la Délégation Territoriale de l Eure (Evreux) 2 photocopieurs numériques polychromes avec agrafage. Entre 35 et 40 Logiciels Article 3 : Lieux de livraison et d exécution des prestations : Au lancement du marché, le (ou les) lieu(x) d exécution des prestations sont les suivants : Lots Sites Adresses Atelier de reprographie au siège l ARS ARS de Haute-Normandie 95, Avenue de Bretagne Rouen Matériels des étages au siège l ARS ARS de Haute-Normandie 95, Avenue de Bretagne Rouen Lot 1 Matériel de la Délégation Territoriale de l Eure (Evreux) ARS de Haute-Normandie Direction Territoriale de l Eure Etage 1 Cité administrative. Boulevard Georges Chauvin EVREUX Cedex. Logiciels ARS de Haute-Normandie 95, Avenue de Bretagne Rouen 3

4 Article 4 : Caractéristiques techniques des prestations : 4.1- Caractéristiques techniques du lot. Atelier de reprographie au siège l ARS. Deux photocopieurs : 1 monochrome et 1 polychrome de technologie numérique destinés à un atelier de reprographie. Les volumes mensuels approximatifs sur les matériels existants sont : Copieur N&B : copies. Copieur Couleur : copies avec des pics d utilisation à environ copies. Un copieur monochrome entre 70 et 80 : Unité recto verso de 160 à 210 g/m² minimum ; 1 magasin grande capacité A4 ; 4 magasins format A4/A3 ; En option : magasins compatibles SRA3 Magasin ByPass ; Agrafage d au moins 100 feuilles 1 point / 2 points avec réceptacle d au moins 3000 feuilles ; Chargeur automatique de documents d au moins 100 feuilles ; 240 cm. Un copieur polychrome de gamme professionnelle entre 70 et 90 : Unité recto verso de 160 à 210 g/m² minimum ; Vitesse identique noir et couleur ; 1 magasin grande capacité A4 ; 4 magasins format A4/A3 ; En option : 1 magasin en tandem rechargeable en cours de production Magasin ByPass ; Chargeur automatique de documents d au moins 100 feuilles ; Réceptacle d au moins 2000 feuilles ; Finisseur mode livret avec pique à cheval ; En option : possibilité de plier une seule feuille A4/A3 Agrafage d au moins 50 feuilles 1 point / 2 points ; Inserteur de couverture Hors Four ; 240 cm. 4

5 Matériels des étages au siège l ARS. Cinq photocopieurs polychromes et neuf photocopieurs monochromes de technologie numérique destinés aux étages pour traiter un volume mensuel approximatif de copies. Quatre copieurs polychromes entre 35 et 40 : 3 réceptacles de sortie ; Module agrafage d au moins 50 pages 1 point / 2 points ; Carte Fax. Un copieur polychrome entre 35 et 40 : 2 réceptacles de sortie ; Module agrafage d au moins 50 pages 1 point / 2 points ; 160 cm. Six copieurs monochromes entre 30 et 35 : 2 réceptacles de sortie ; Module agrafage d au moins 50 pages 1 point / 2 points ; 160 cm. 5

6 Trois copieurs monochromes entre 35 et 40 : 2 réceptacles de sortie ; Module agrafage d au moins 50 pages 1 point / 2 points ; 160 cm. Le soumissionnaire veillera à proposer, dans la mesure du possible, des matériels utilisant les mêmes toners selon le type de photocopieur (monochrome ou polychrome). Le soumissionnaire veillera à proposer un parc le plus homogène possible en limitant la diversité des modèles. Matériel de la Délégation Territoriale de l Eure (Evreux). Deux photocopieurs polychromes de technologie numérique destinés à la délégation territoriale de l Eure pour traiter un volume mensuel approximatif de copies. Deux copieurs polychromes entre 35 et 40 : 2 réceptacles de sortie ; Module agrafage d au moins 50 pages 1 point / 2 points. Logiciels Le soumissionnaire devra proposer une solution centralisée de gestion du parc de copieurs qui permettra notamment : L administration à distance et par lots des photocopieurs ; Relever automatiquement les données de consommations par code utilisateur selon une durée paramétrable ; Relever automatiquement les données totales d impression pour la facturation ; Relever automatiquement, par code utilisateur, les statistiques d utilisation (utilisation du recto/verso, volumétrie des documents imprimés, utilisation de l agrafage) selon une durée paramétrable ; La génération automatique de rapports distincts selon les données relevées ; 6

7 En option : La création et la gestion de quotas d utilisation par code utilisateur avec réinitialisation automatique selon une durée paramétrable ; La création et la gestion de règles d impression (filtre sur extensions, ) ; La gestion des flux d impression avec un routage des impressions vers l atelier de reprographie selon des filtres paramétrables. Ce service générera automatiquement un bon de commande paramétrable. Le bon sera accessible par les agents de reprographie soit au travers d une application dédiée, soit par un envoi automatique de celui-ci sur une adresse paramétrable. Une variante concernant les modalités de routage des documents est acceptée. La solution permettra l envoi automatique de mails ainsi que l enregistrement automatique des documents relevés / générés selon un chemin paramétrable. Toutes les solutions devront être évolutives, de type multimarques et devront s intégrer sur le serveur d impression existant en tant que services Fonctionnalités générales attendues. L ensemble des photocopieurs devra assurer les fonctionnalités suivantes : Gestion de codes utilisateurs pour une authentification par pôle ; Scanner vers un dossier réseau (protocole SMB) ou une adresse ; Permettre des impressions sécurisées : envoi d un document à l impression avec un code défini par l utilisateur pour libération de l impression à partir du photocopieur à l aide du code choisi Description de la connexion. Le réseau local du siège de l ARS de Haute-Normandie s appuie sur l architecture informatique suivante : Système d exploitation des serveurs : Windows Server 2003 SP1. Services d infrastructure réseau : DHCP, DNS, WINS. Les serveurs hébergent les services réseau, annuaire (basé sur Active Directory). Ils comprennent également le service d impression et le service d anti-virus. Les serveurs sont centralisés au siège de l ARS pour l ensemble de la région (Siège et Délégation Territoriale). Le protocole réseau est de type TCP/IP de 1 Gbits/s. Les connexions sont de type RJ 45. Les postes de travail sont sous Windows XP PRO SP3 et Windows 7 SP1. Langage des pilotes : PCL 5/6 et Postscript 3. Les matériels proposés par les candidats devront impérativement, accepter la saisie des adresses s comportant un maximum de 35 caractères situés avant l'@. Les applications bureautiques ou professionnelles les plus couramment utilisées : Office 2007, Outlook 2003 et OpenOffice ; Navigateurs Internet Explorer 8 et Firefox ; Carte et Données ; Arc View 9.3 et 10; Les produits Adobe (Acrobat, Photoshop, etc ). Le réseau local de la Délégation Territoriale de l Eure s appuie sur l architecture suivante : Le protocole réseau est de type TCP/IP de 100 Mbits/s (une évolution au Gbits/s est envisageable). Les connexions sont de type RJ 45. Les postes de travail sont sous Windows XP PRO SP3 et Windows 7 SP1. 7

8 Article 5 : Caractéristiques et enjeux environnementaux : Le code des marchés publics renforce désormais la possibilité de prendre en compte la protection de l environnement dans l achat public. Adoptée en juin 2003 par le gouvernement, la Stratégie Nationale du Développement Durable est le fil conducteur de l'action des autorités publiques en matière de développement durable. Le programme d'actions «Etat exemplaire» de la Stratégie Nationale du Développement Durable donne un double objectif aux administrations : intégrer le développement durable à leurs politiques et le prendre également en compte dans leur fonctionnement quotidien, via le développement de pratiques éco-responsables. L ARS recherche des pistes d améliorations par : L optimisation du nombre d appareils, notamment via la possibilité de recourir à des appareils multifonctions (copieurs / fax / photocopieurs / scanners) et de mutualiser leur utilisation grâce à leur mise en réseau ; Le choix des gammes d appareils en adéquation avec les besoins estimés ; La recherche d appareils avec touche recto/verso automatique pour permettre de limiter la consommation de papier ; La recherche d appareils économes en énergie (les appareils qui disposent d un label peuvent passer automatiquement en mode veille lorsqu ils ne sont pas effectivement utilisés, ce qui permet d importantes économies d énergie) ; La prise en compte de la fin de vie des appareils (la location plutôt que l achat de copieurs peut permettre de faciliter la gestion adaptée des appareils en fin de vie. Ces déchets nécessitent en effet un traitement spécifique du fait de leur composition et sont susceptibles de générer des impacts sur l environnement et la santé lors de leur élimination) ; Qualité des ambiances (bruit ). Considérant : que la fonction recto/verso automatique pour un photocopieur constitue une caractéristique environnementale pertinente, et qu il existe une offre suffisante pour que le fait d exiger cette fonction ne présente pas le risque d une mise en concurrence insuffisante ; qu il existe un référentiel reconnu permettant d identifier des photocopieurs économes en énergie : Energy Star ; que le bruit émis par les photocopieurs constitue une nuisance et que l administration souhaite pouvoir apprécier le niveau de performance des photocopieurs sur cet aspect. Le choix est fait : d exiger la fonction recto/verso et d intégrer ce point dans les spécifications techniques ; d apprécier le niveau de performance énergétique et donc d intégrer cette considération comme critère de choix «performance en matière de protection de l environnement» ; d apprécier le niveau de performance au regard du bruit et donc d intégrer cette considération comme critère de choix pour la valeur technique des matériels. Article 6 : Réunion de coordination mise en place du parc : Dès la notification du marché au titulaire et préalablement à toute installation d appareils, une réunion de coordination aura lieu entre le titulaire et l ARS. Au cours de cette réunion, dont la date et le lieu seront indiqués au titulaire par l ARS lors de la notification du marché, seront précisés les points suivants : Les lieux précis d installation des appareils ; Les dates d installation selon les sites concernés ; La désignation d un représentant de l ARS et de son remplaçant éventuel ; 8

9 La désignation par le titulaire d un responsable des services d assistance technique, dont le nom et le numéro d appel téléphonique sont communiqués à l ARS au cours de la réunion ; Le calendrier de formation ; La liste des personnes de l ARS à contacter sur les différents sites, ainsi que leurs coordonnées. 9