PROCEDURE STAGES. L objet de cette procédure Stages est de décrire l organisation des activités permettant la gestion des stages.

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1 PROCEDURE 1. Objet & Finalité L objet de cette procédure Stages est de décrire l organisation des activités permettant la gestion des stages. Sa finalité est de définir les activités permettant de rendre le meilleur service aux étudiants ainsi que d assurer la responsabilité de l école à travers la convention de stage. 2. Domaine d application Le domaine d application de cette procédure concerne l ensemble des activités des stages de tous les étudiants inscrits au diplôme d ingénieur et aux différents mastères, masters internationaux, master Pro, Année de césure. 3. Suivi version Version Modifications Commentaires v1.1 Version initiale V1.2 Mise à jour globale de la procédure V1.3 Suppression des coordinateurs stage 4. Responsables Auteur Nom Elisabeth REY Service Stage Date 21/03/2013 Vérification Philippe Berger Directeur Adjoint INP-ENSEEIHT Date Signature Validation Alain Ayache Directeur de l INP-ENSEEIHT Le pilote de processus Stage est le Directeur Adjoint 5. Liste de diffusion Direction, Service de formation, acteurs de l N7 6. Principaux documents associés Les documents ci dessous sont à leur dernière édition : Titre fiche de stage page de gestion Convention Aides à la mobilité, bourse ERASMUS & logements Lieu / Archivage Stage.enseeiht.fr Classeur de gestion des stages Stage Stage & RI 1 / 5

2 Procédure des activités du service des stages 1 DEFINITION DE MISSIONS Missions du service des stages - Offre exhaustive des possibilités de stage pour l étudiant - Contacts industriels - Suivi administratif du stage o fiche de stage, o convention, avenant, o attestation, o fiche d évaluation des stages 2A par l encadrant de l entreprise - Information étudiant - Edition des «résumés des stages en France et à l étranger» - Inscription CROUS Paris - Aide à la mobilité «stage à l étranger» Missions du département de formation - Validation pédagogique - Evaluation des stages par l encadrant de l entreprise pour les stages 3A - Assurer un suivi de stage (tuteur) - Contact entreprise école : entreprise partenaire 2 GESTION DES 2.1 Organisation au sein de l école Les dates des périodes de stages sont définies, en Mai, par le Directeur Adjoint. Un calendrier des activités du service des stages est mis en place en début d année, qui reprend les étapes nécessaires au déroulement de l année universitaire. Le service des stages s occupe des offres et des conventions de stage. Les fiches de stage sont saisies sur le portail stage de l N7 et sont retrouvées dans la base Univers (lien avec Apogée pour les données étudiantes) Le logiciel de gestion des stages «Univers» est administré conjointement par le Directeur Adjoint (contrôle des droits d accès, définition des modifications, expertise, extraction) et un personnel de la Direction des Systèmes d Information de l école. 2.2 Information des étudiants Le service des stages informe tous les étudiants de la procédure à suivre pour : - recherche de stage (service des stages et département) - saisie de la fiche de stage obligatoire - présence indispensable pour établir la convention - Aide à la mobilité - Bourse ERASMUS - Bourse Région 2 / 5

3 2.3 Contacts entreprises Tous les ans, le Service des stages envoie les périodes des stages et le résumé stage 2A et PFE aux entreprises, (entreprises qui ont reçu un élève en stage l année précédente plus les entreprises suivies particulièrement par les départements). Cet envoi est réalisé par Messagerie, copie au directeur. Les entreprises peuvent contacter ou déposer des offres de stage via l adresse stage de l école : Elles contactent également les départements via les enseignants-chercheurs et interviennent aussi par le biais du service RIC, mini forums Provenances : - Messages reçus par le service des stages - Contacts entreprises d enseignants/chercheurs - Les responsables de l école (Directeurs ) 2.4 Offres de stage Le service des stages reçoit s d offres de stage, adressés, soit au service des stages, soit à Toutes les offres sont accessibles à l ensemble des étudiants, sur un portail offres de stage : Les offres «document papier» sont scannées et proposées sous le portail stage. Le service des stages transmet les catalogues de stage pour consultation à la bibliothèque. Chaque mail pouvant contenir plusieurs offres de stage, le service des stages analyse chaque offre (dates, le sujet, la durée ) et la redirige vers le portail stage Le service des stages met à jour chaque année la liste des entreprises qui possèdent une adresse Internet spéciale «stage» (serveur stage ; ex EADS). Le service des stages met à jour chaque année la liste des entreprises de l année n-1 disponible sur intran7. Les Départements qui reçoivent des offres d entreprise partenaire proposent ces offres ciblées à ses étudiants. Stages à l étranger 2A et 3A (PFE) : Le service des stages met en évidence les stages à l étranger. - les nouvelles offres de stage à l étranger dans le portail stage - extraction des stages à l étranger dans les bases de données des stages de l année n-1. - mise à jour de la base des 4 dernières années Tri/Filtre : Les offres sont classées par lieu, entreprise, mots clés et par année d étude et par catégorie (VIE, thèse, divers). 3 / 5

4 2.5 Gestion des conventions Les étudiants prennent connaissance des différentes offres et y répondent directement. A partir du moment où l étudiant a trouvé son stage, il saisit une fiche de stage sur le site de l école. Il l imprime, fait signer par le Directeur de Département ou le coordinateur stage (validation du stage). Il apporte sa fiche signée au service des stages pour édition de la convention. Remarque : les étudiants 1A qui font un séjour linguistique ou un «job d été», doivent remplir une fiche de stage (sans qu une convention soit éditée) et apporter un justificatif au service des stages, à la rentrée suivante. Le service des stages contrôle la fiche, la modifie si besoin, édite la convention, en 4 exemplaires, et la lettre d accompagnement en 2 Exemplaires. (logiciel Univers). L étudiant signe sa convention. Le service des stages fait signer la convention par le Directeur Adjoint, (par délégation du Directeur) envoi les 3 exemplaires de la convention et le courrier à l entreprise, le dernier exemplaire et 1 exemplaire du courrier sont gardés au service des stages dans l attente du retour convention signée par l entreprise. Le service des stages réalise le suivi de l avancement administratif des stages à l aide d un fichier. Le service des stages classe, la convention, le courrier et la fiche de stage dans un classeur de gestion des stages (par année et par département) avec l attestation de responsabilité civile, et note sur la page de gestion le nom de l entreprise d accueil, la période et la date d envoi. Dans le cas des stages au Québec, le service des stages fait compléter par l étudiant le formulaire «attestation de prise en charge du risque accident du travail maladies professionnelles» et l adresse à la CPAM avec la convention signée par les 3 parties. Avenant : Environ 60% des conventions de stage nécessitent un avenant, établi en 4 exemplaires par le service des stages, chaque modification du contrat nécessite un avenant rangé dans le classeur de gestion des stages. Procédure identique à la convention. 2.6 Suivi des conventions Quand les conventions reviennent signées par l entreprise, elles sont insérées dans le classeur de gestion des stages. Le 4 ème exemplaire est alors détruit. Le service des stages relance les entreprises qui n ont pas renvoyé les conventions signées. 2.7 Logement à Versailles, Créteil Le service des stages gère l inscription des étudiants qui souhaitent obtenir une chambre universitaire durant leur période de stage sur les académies de Versailles et Créteil. Une fois sa convention effectuée, le service des stages doit saisir pour chaque étudiant sur le logiciel HARPE avec son propre code d accès : numéro INE de l étudiant, niveau d études, adresse personnelle, numéro de portable, date et lieu de naissance, nationalité, nom et code postal de l entreprise, période du stage. Pour Versailles formulaire manuscrit et envoie par scan. 2.8 Suivi des étudiants Le service des stages fait le point, des étudiants qui n ont pas signés de convention de stage, il alerte les Départements qui interviennent auprès des étudiants. Suivi des fiches de stages : Le service des stages met à jour la liste des étudiants n ayant pas rempli la fiche de stage, et relance les étudiants. Cette liste est partagée en réseau avec les départements. Contrôles des stages de 1 ère année : Le contrôle des stages de 1 ère année est effectué par le service des stages (quel type de stage, nombre de semaines, pointage, Pièces justificatives des Jobs d été ). 4 / 5

5 Suivi de la mobilité internationale : Le correspondant mobilité internationale gère la mobilité internationale, la durée réalisée entre - semestre - stages - autres (séjour linguistique, job d été ) 2.9 Evaluation du stage (post-stage) Fiche d évaluation du stage par l entreprise : 2A - Le service des stages envoie par messagerie la fiche d évaluation (non nominative) à l étudiant qui la fait remplir par son tuteur. Le tuteur envoie la fiche remplie au service des stages. La fiche est disponible sur l intran7. Pour les PFE, les départements gèrent l envoi des fiches d évaluation L étudiant s assure que sa fiche d évaluation PFE est transmise au secrétariat de son département et fournit son rapport de stage Archivage Les rapports de stage sont archivés dans les départements Le service des stages archive les conventions de stage par année universitaire, durée 5 ans 2.11 Bilan, Résumé récapitulatif des stages 2A et PFE En Septembre, le service des stages crée des catalogues de résumés récapitulant les stages de 2A et de PFE (extraction de la base de données Univers). Ces résumés sont envoyés à chaque entreprise ayant accueilli un étudiant en stage. Des résumés sont disponibles en ligne sur l intranet. Le service des stages propose un récapitulatif des stages 1 ère Année en ligne sur l intranet Stages à l étranger & Relations Internationales Voir offres de stages 1.4 Gestion des aides à la mobilité L information des aides à la mobilité (la date limite de dépôt des dossiers ) est envoyée par messagerie à tous les étudiants en fonction des dates de commissions (dates de stage). La gestion des dossiers est réalisée par le service Relations Internationales, puis par les instances de l INPT (CEVU, ). 3 ACCUEIL CONSEILS DES ETUDIANTS Le service des stages reçoit quotidiennement les étudiants pour répondre à toutes leurs questions : - recherche de stage - conventions - fiche - stage à l étranger - lettre de motivation et CV - aide à la mobilité - documentation o brochure des stages, o liste des entreprises étrangères, o placement des ingénieurs, o guide à l usage des chercheurs de stage et d emploi o 5 / 5

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