DSG-DRH Juillet POLITIQUE VOYAGES & Notes de frais

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1 DSG-DRH Juillet 2013 POLITIQUE VOYAGES & Notes de frais Mise à jour juin 2013

2 DSG-DRH Juillet 2013 La présente note a pour objet d informer des règles en vigueur applicables aux Collaborateurs du Groupe Crédit Coopératif en matière de voyages professionnels et des frais qui peuvent en découler Les déplacements représentent une part importante des frais généraux. Leur maîtrise constitue donc un enjeu majeur et le Groupe Crédit Coopératif déploie une politique voyages afin de les optimiser. Les bonnes pratiques sont orientées autour de 4 axes principaux : voyager uniquement en cas de nécessité trouver l équilibre entre temps professionnel et temps personnel : les déplacements professionnels effectués par les collaborateurs peuvent générer des contraintes sur le plan personnel. privilégier les moyens de transport et les hébergements les plus économiques et adaptés à la mission anticiper le déplacement. Il est majeur que l ensemble des collaborateurs du Groupe respecte les consignes et règles décidées dans une optique de gestion des coûts, des énergies et des ressources. Mise à jour Juin

3 DSG-DRH Juillet 2013 SOMMAIRE 1. VOYAGES Les réunions à distance Les informations pratiques Réservation Circuit des mails de confirmation Mode d approbation Sécurité Communication Transports en commun Taxi Voiture Train Avion 2. HEBERGEMENT Hôtel via Egencia 3. NOTE DE FRAIS Frais kilométriques Frais Repas Frais Hôtel Frais divers Liste des motifs de déplacement Mise à jour Juin

4 VOYAGES PRIVILEGIER LES REUNIONS A DISTANCE VOYAGER UNIQUEMENT SI NECESSAIRE La réunion à distance est la règle et la réunion avec déplacements l'exception. Afin d éviter les déplacements, les salariés sont donc incités, chaque fois que cela est possible, à utiliser les outils de communication mis à leur disposition. Limiter le nombre de déplacements lorsqu ils sont nécessaires. Cela s applique aussi au nombre de personnes d un même service qui se déplacent. Le salarié doit s efforcer de regrouper ses rendez-vous. En fonction des circonstances, il peut être préférable de rester sur place plusieurs jours pour éviter de se déplacer plusieurs fois au même endroit dans la même semaine. La santé des salariés étant un axe prioritaire du Groupe Crédit Coopératif, il est recommandé d utiliser l ensemble des outils et des processus mis à disposition des collaborateurs. Les conférences téléphoniques, par exemple, sont une alternative aux déplacements physiques chaque fois que cela est possible, et contribuent ainsi à réduire la fatigue des collaborateurs. 4

5 LES INFORMATIONS PRATIQUES RESERVATION Les voyages et déplacements (train, avion, hôtel, location de voiture ) sont commandés auprès de l agence Egencia avec laquelle travaille le Groupe Crédit Coopératif. Pour des raisons économiques, la réservation en ligne est recommandée. A titre informatif, une demande de réservation par téléphone coûte 3 fois plus cher que celle effectuée sur internet. Tous les utilisateurs ont la possibilité d effectuer eux-mêmes leur(s) réservation(s) ou de déléguer à leur(s) assistante(s).vous trouverez sur tous les guides pédagogiques et simples pour savoir comment effectuer une réservation. CIRCUIT DES MAILS DE CONFIRMATION Voyageur : reçoit systématiquement un de confirmation des réservations. Assistante : lorsqu un voyageur est assisté par plusieurs assistantes, toutes les assistantes reçoivent l de confirmation de réservation. LE MODE D APPROBATION L approbation du voyage en cas de dépassement de la politique voyages sera bloquante pour le collaborateur et celui-ci devra être validé par le supérieur hiérarchique. De plus, tout déplacement à l étranger doit faire l objet d une validation préalable d un membre du Comité de Direction Générale, tant pour une raison de maîtrise des frais généraux qu en termes de sécurité des personnes et des biens. SECURITE Avant tout déplacement à l étranger, il est recommandé de consulter la rubrique info-voyageur/actualité du site Egencia pour avoir connaissance des évènements récents qui pourraient avoir un impact sur la sécurité. Des informations sont également disponibles sur le site du ministère des affaires étrangères : COMMUNICATION Tous les utilisateurs sont informés par l agence des problèmes ponctuels liés au voyage (grèves, événements imprévus : attentats, tremblement de terre.) ainsi que des problèmes liés au fonctionnement du site. 5

6 VOYAGES TRANSPORTS EN COMMUN Métro, RER, Tramway, SNCF, Bus : à chaque fois qu ils existent et qu ils offrent la meilleure garantie de délai, outre le meilleur coût, ces moyens de transport sont recommandés. TAXI Pour les liaisons difficiles (notamment trajets banlieue/aéroport), en l absence d'un autre moyen plus adapté, lors d horaires particulièrement matinaux (avant 7h30), tardifs (après 20h), ou enfin pour des problèmes d insécurité, il est autorisé d avoir recours au taxi. Cependant, en dehors des situations citées ci-dessus et compte tenu des modes de transports présents sur Paris et en proche banlieue, l utilisation du taxi n est pas autorisée. L utilisation des transports en commun est la règle. VOITURE Voiture de location : pour les petits déplacements en complément du train ou de l'avion, véhicule de catégorie A (conducteur : âge minimum => 21 ans titulaire du permis de conduire depuis plus d un an). Le véhicule loué devra être rendu avec le plein de carburant. Les locations s effectuent via le site de notre partenaire Egencia. Voiture personnelle : pour les petits déplacements (max.100km/jour) Pour les dépenses, nous vous invitons à consulter les informations relatives aux remboursement des frais kilométriques. 6

7 VOYAGES TRAIN A utiliser pour les trajets de moins de 4 heures, dans tous les cas de figure, la deuxième classe est la règle. Le train est à privilégier chaque fois qu il constitue une alternative pertinente à l avion. Il est exceptionnellement possible de prendre des billets 1ère classe lorsque le coût se révèle moins onéreux que la 2ème classe ou en cas de non disponibilité durant les périodes chargées. Et, exception faite de tous les voyageurs munis d un abonnement annuel le permettant. AVION Compte tenu de la sensibilité très forte des tarifs aériens aux conditions de remplissage des avions, l anticipation (au minimum 15 jours avant le départ) est le levier le plus important pour obtenir les meilleures conditions; un billet low cost acheté sans anticipation suffisante peut être plus onéreux qu'un billet équivalent sur une compagnie classique. Il est donc recommandé d anticiper au maximum la préparation du déplacement. Prendre la classe économique dans tous les autres cas à l exception des vols dont la durée est supérieure à 5 heures : classe Eco +. Privilégier l achat des billets dits «à contrainte» en anticipant vos déplacements pour en réduire le coût. Les billets dits «à contrainte» sont des titres de transport dont les conditions d échange ou de remboursement sont partiellement (moyennant une pénalité financière) ou pas du tout garanties. 7

8 NOTES DE FRAIS Tout remboursement de frais de mission est soumis à l autorisation du supérieur hiérarchique qui approuve les notes de frais. Une seule note de frais par collaborateur devra être présentée par mois. Elle recensera les frais de déplacement et de réception du mois écoulé. Pour être traitée et réglée avec le salaire du mois en cours (sauf en cas de litige), la note de frais devra être parvenue au service paye au plus tard le 10 du mois. Les justificatifs devront être systématiquement joints. Aucun frais ne sera remboursé sans justificatif. Il est par ailleurs recommandé de conserver une copie de l ensemble des pièces justificatives envoyées. Tous les éléments de la note de frais doivent être remplis. Après signature par le/la salarié(e), la note de frais est transmise au responsable hiérarchique qui vérifiera la présence exhaustive des justificatifs et l arithmétique de la note. La note de frais sera alors transmise au service Ressources Humaines pour enregistrement et remboursement. Pour plus de précision sur la gestion des frais : Les frais kilométriques page 9 Les frais de repas page 10 Les frais d hébergement page 11 Les frais divers page 12 8

9 NOTE DE FRAIS REMBOURSEMENTS DES FRAIS KILOMETRIQUES L usage d un véhicule personnel dans le cadre d un déplacement professionnel devra rester exceptionnel et en tout état de cause n est autorisé que jusqu à un maximum de 100 km / jour. Au-delà, la location de véhicule ou un transport en commun est à privilégier. Le kilométrage concerné est calculé au départ du lieu de travail. Pour toute première demande de remboursements kilométriques, la photocopie de la carte grise devra être jointe avec la note de frais. Le barème établi en 2013 par l administration est le suivant : Puissance administrative Jusqu'à 5000 km De 5001 à km Au-delà de km 3 CV d x 0,405 (d x 0,242) d x 0,283 4 CV d x 0,487 (d x 0,274) d x 0,327 5 CV d x 0,536 (d x 0,3) d x 0,359 6 CV d x 0,561 (d x 0,316) d x 0,377 7 CV et plus d x 0,587 (d x 0,332) d x 0,396 Barème des indemnités kilométriques applicable aux vélomoteurs et scooters (<50 cm3) d<= km de à km d>=5 001 km d x 0,266 (d x 0,063) d x 0,144 Barème des indemnités kilométriques applicable aux motos Puissance fiscale d <= km de à km d >= km 1 ou 2 CV d x 0,333 (d x 0,083) d x 0,208 3, 4, 5 CV d x 0,395 (d x 0,069) d x 0,232 > 5 CV d x 0,511 (d x 0,067) d x 0,289 9

10 NOTE DE FRAIS FRAIS DE REPAS Les repas pris par les salariés pourront être remboursés dans la mesure où ils correspondent à des déplacements ou des conditions particulières de Travail (ex: formation en externe) Les invitations doivent rester exceptionnelles, concerner des personnes extérieures à l entreprise et avoir un objet professionnel. En cas d invitation : les noms et qualités des invités devront être obligatoirement portés sur la note de frais et la TVA devra être ressortie de la facture. Les limites de remboursement sont les suivantes (par personne et par repas) : Le barème «COLLABORATEUR» appliqué au sein du Groupe Crédit Coopératif est le suivant : Midi : Paris et RP : 20 / Province : 18 Soir : Paris et RP : 25 / Province : 20 Le barème «INVITE» appliqué au sein du Groupe Crédit Coopératif est le suivant : Midi : Paris et RP : 35 (vin inclus) / Province : 25 (vin inclus) Soir : Paris et RP : 60 (vin inclus) / Province : 35 (vin inclus) 10

11 NOTE DE FRAIS FRAIS D HOTEL Toute réservation d hôtel doit être effectuée sur le site d Egencia et respecter le barème cidessous. Le paiement de nuitée directement à l hôtel doit rester exceptionnel. Le barème appliqué au sein du Groupe Crédit Coopératif est le suivant (petit déjeuner inclus): Paris et RP : 180 par nuit Province : 130 par nuit International : Différenciation en fonction des continents Europe et Amérique du Nord : 270 Amérique du Sud et Asie : 200 Afrique : 100 Tout dépassement de barème ne permettra pas de réserver la nuitée, il est donc impératif que les utilisateurs anticipent leurs déplacements. 11

12 NOTES DE FRAIS FRAIS DIVERS JUSTIFIES Le droit au remboursement de frais divers est ouvert pour chaque nuitée indemnisée sur justificatif. Les frais divers remboursés ne peuvent concerner que des dépenses de téléphone (sur facture de l hôtel et de niveau raisonnable), de boissons ou de blanchisserie à l exclusion de toute autre nature de dépense. Selon les pays, un supplément de frais téléphonique peut être accordé au voyageur. LISTE DES MOTIFS DE DEPLACEMENT 1- Rendez-vous clientèle 2- Suivi activité 3- Prospection 4- Visite agence 5- Prestataire(s) 6- Formation 7- Administration 8- Réunion CE 9- Réunion DP 10- Réunion DS 11- Réunion délégation CHSCT 12- Conseil d administration/assemblée 13- AGR 14- CNCC 15- Journée des sociétaires 16- Réunion interne du Groupe 17- Réunion des directeurs d agence 18- Séminaire de l encadrement 19- Réunion BPCE 20- Forum, salon, colloque, congrès 12

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