La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

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1 DELIBERATION N DU 12 NOVEMBRE 2014 DE LA COMMISSION DE CONTROLE DES INFORMATIONS NOMINATIVES PORTANT AUTORISATION A LA MISE EN ŒUVRE DU TRAITEMENT AUTOMATISE D INFORMATIONS NOMINATIVES AYANT POUR FINALITÉ «GESTION DES HABILITATIONS INFORMATIQUES ET TRAÇABILITE» PRESENTE PAR KBL MONACO PRIVATE BANKERS Vu la Constitution du 17 décembre 1962 ; Vu la Convention n 108 du Conseil de l Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ; Vu la Loi n du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ; Vu l Ordonnance Souveraine n du 19 juin 2009 fixant les modalités d application de la loi n du 23 décembre 1993, susvisée ; Vu la Recommandation du Conseil de l Europe n R(89)2 du 19 janvier 1989 sur la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins d emploi ; Vu la demande d autorisation reçue le 13 octobre 2014 concernant la mise en œuvre par KBL Monaco Private Bankers d un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des habilitations informatiques et traçabilité» ; Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 12 novembre 2014 portant examen du traitement automatisé susvisé ; La Commission de Contrôle des Informations Nominatives, Préambule KBL Monaco Private Bankers, immatriculée au RCI sous le numéro 96 S 3147, a notamment pour objet «dans la Principauté de Monaco et à l étranger, pour elle-même, pour le compte de tiers ou en participation, toutes opérations de banque de crédit, de financement, d escompte, de garantie, de leasing, de placement, d investissement, de prise de participation, de détention, de conservation, de dépôt, d administration, de gestion, de bourse, de courtage, de change». Dans le cadre de son organisation interne, et afin d assurer la sécurité informatique de son réseau, KBL Monaco Private Bankers souhaite mettre en œuvre un traitement ayant pour finalité «Gestion des habilitations informatiques et traçabilité». 1

2 Le traitement objet de la présente demande est mis en œuvre à des fins de surveillance. Il relève donc du régime de l autorisation préalable visé à l article 11-1 de la loi n 1.165, modifiée. I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement Le traitement a pour finalité «Gestion des habilitations informatiques et traçabilité». Les personnes concernées sont «tous les employés de la banque». Enfin, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes : - gérer les habilitations informatiques pour contrôler qui peut accéder à quel système et avec quel profil, par le biais de l outil interne Service Desk Management (SDM) ; - surveiller par le biais des outils VARONIS (environnement Windows) et CILASOFT (environnement AS400) certaines activités jugées sensibles menées par les comptes (logons) détenus par un employé ou un intervenant dans les systèmes critiques (par exemple : SAMIC, commandes issues d une ligne de commande AS400, Active Directory) ; - protéger les intérêts économiques, commerciaux et financiers de la banque auxquels est attaché un caractère de confidentialité, et lutter contre les pratiques contraires (concurrence déloyale, divulgation de données confidentielles de la société, violation du secret bancaire ou de secrets d affaires de la société) ; - assurer la sécurité et/ou le bon fonctionnement des systèmes informatiques de la société ainsi que de la protection physique des installations de la Banque (notamment contre les phénomènes de saturation ou d engorgement, la propagation de virus, etc.). Le responsable indique en outre que ces fonctionnalités nécessitent l établissement d une gestion des habilitations informatiques, d un fichier journal des logs et évènements sensibles/critiques ainsi qu une supervision de ces derniers afin de détecter et tracer tout élément inhabituel ou habituel dans le but notamment de constituer une preuve en cas d infraction. Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l article 10-1 de la loi n 1.165, modifiée. II. Sur la licéité et la justification du traitement Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d un intérêt légitime, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées. A cet égard, le responsable de traitement indique que le fait de définir les habilitations informatiques à l égard des employés est un moyen d assurer la sécurité de son système informatique et que la surveillance est nécessaire pour détecter a priori et a posteriori toute activité «non-conforme», voire illicite, par des utilisateurs «lambda» et par les utilisateurs ayant des comptes à hauts privilèges (par exemple, l administrateur du domaine dans Windows ou QSEC0FR dans AS400). La Commission prend acte par ailleurs des précisions de KBL Monaco Private Bankers selon lesquelles le traitement respecte les droits et libertés des personnes concernées 2

3 «puisqu il n a pas pour objectif la surveillance constante et inopportune des salariés de KBL Monaco Private Banker», et qu il a «pour fonction de contrôler et s assurer que les droits octroyés aux employés et intervenants sont compatibles avec leurs fonctions» et «est ainsi nécessaire pour les besoins de protection des systèmes de la Banque.» Enfin, elle constate que ce traitement contribue à la sécurisation du système informatique de la banque, conformément aux exigences de l article 17 de la loi dont s agit. La Commission considère par conséquent que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n 1.165, modifiée. III. Sur les informations traitées Les informations nominatives traitées sont les suivantes : - identité : nom complet et service de l employé, nom complet et signature du supérieur pour la gestion des habilitations, comptes (logins) à l origine des activités tracées dans les logs par VARONIS et CILASOFT ; - données d identification électronique : comptes (logins) de la personne habilitée. Le responsable de traitement indique que ces données ont pour origine les formulaires papier enregistrés dans SDM et les outils de traçage (VARONIS et CILASOFT). La Commission relève par ailleurs que sont également collectées les données d identification de l administrateur, à savoir l horodatage, l identification de l administrateur et la traçabilité de toute action. Ces données ont pour origine le système de traçabilité informatique. Considérant les dispositions de l article 10-1 de la loi n 1.165, modifiée, elle considère donc que ces informations sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement. IV. Sur les droits des personnes concernées Sur l information des personnes concernées Le responsable de traitement indique que l information préalable des collaborateurs est effectuée par le biais d un document spécifique, intitulé «traitement des informations nominatives employé». Après étude de ce document spécifique, la Commission relève qu il ne comporte pas l ensemble des dispositions de l article 14 de la loi n 1.165, modifiée, et notamment la finalité du traitement objet de la présente demande. Elle demande donc à ce qu il soit complété conformément aux exigences légales susmentionnées. Sous cette condition, la Commission considère que les modalités d information préalable sont conformes aux dispositions de l article 14 de la loi n 1.165, modifiée. 3

4 Sur l exercice du droit d accès des personnes concernées Les droits d accès, de modification, de mise à jour et de suppression s exercent par courrier électronique auprès de la Direction Générale de la banque. Le délai de réponse est de 30 jours. La Commission considère donc que les modalités d exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n 1.165, modifiée. V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement Sur les destinataires Le seul destinataire des informations est la Direction de la Sûreté Publique. La Commission relève que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée par les besoins d une enquête judiciaire. A cet égard, elle rappelle qu en cas de transmission, les services de police ne pourront avoir accès aux informations objet du traitement, que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées. Sous cette condition, elle considère donc que de telles transmissions sont conformes aux exigences légales. sont : Sur les personnes ayant accès au traitement Le responsable de traitement indique que les personnes ayant accès au traitement - le Responsable de la sécurité des systèmes d information (RSSI) : en inscription, modification, mise à jour et consultation ; - les membres du Service Informatique : en consultation et mise à jour dans l outil SDM de toute demande concernant la gestion des habilitations ; - la direction de la banque : en consultation dans l outil SDM de toute demande concernant la gestion des habilitations ; - les auditeurs internes et externes : en consultation des outils SDM/ VARONIS/CILASOFT/ uniquement sur demande et auprès du RSSI. Le responsable de traitement précise qu un tableau Excel est maintenu par le RSSI afin d avoir une vision globale des accès informatiques en vigueur pour chaque employé de la banque. Par ailleurs, le RSSI peut également inscrire, modifier, mettre à jour et consulter les rapports et les logs dans les outils de traçage/surveillance VARONIS et CILASOFT. Enfin, ce sont les membres du Service Informatique qui possèdent les comptes à hauts privilèges pour octroyer ou supprimer une habilitation informatique. Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés. La Commission rappelle enfin qu en application de l article 17-1 de la loi n 1.165, modifiée, la liste nominative des personnes ayant accès au traitement doit être tenue à jour, et doit pouvoir lui être communiquée à première réquisition. 4

5 VI. Sur les interconnexions et rapprochements Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l objet d interconnexions avec les traitements suivants : - gestion de la messagerie professionnelle (légalement mis en œuvre) ; - enregistrement d images par un système de vidéosurveillance (déposé concomitamment) ; - gestion des obligations issues de la réglementation dite «FATCA» (déposé concomitamment) ; - gestion des déclarations de soupçons auprès du SICCFIN (déposé concomitamment) ; - gestion des données permettant de répondre aux demandes du SICCFIN (déposé concomitamment) ; - contrôle d accès par badge non biométrique. A cet effet, la Commission demande que les interconnexions dont s agit ne puissent avoir lieu qu entre les traitements légalement mis en œuvre. Par ailleurs, elle constate que le dernier traitement susmentionné n a fait l objet d aucune formalité auprès d elle et invite donc le responsable de traitement à lui déclarer ledit traitement dans les plus brefs délais. VII. Sur la sécurité du traitement et des informations Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu il contient n appellent pas d observations particulières. La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l article 17 de la loi n 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l état de l art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d exploitation du présent traitement. VIII. Sur la durée de conservation Le responsable de traitement indique que les informations sont conservées pour une durée de 12 mois. Il indique également que la formalisation de l habilitation est illimitée. La Commission rappelle à cet égard que les habilitations ne doivent être valables que pendant la durée de la relation contractuelle avec le salarié ou de son affectation à un service, et doivent être supprimées immédiatement après la fin du contrat de travail ou dès le changement de service. Sous cette condition, elle considère que les durées de conservation sont conformes aux exigences légales. 5

6 Après en avoir délibéré, la Commission Rappelle que : - conformément à l article 17-1 de la loi n 1.165, modifiée, la liste nominative des personnes ayant accès au traitement doit être tenue à jour, et doit pouvoir être communiquée à la Commission à première réquisition ; - les habilitations ne doivent être valables que durant la relation contractuelle avec le salarié ou son affectation à un service, et doivent être supprimées immédiatement après la fin du contrat de travail ou le changement de service. Invite le responsable de traitement à lui déclarer le traitement ayant pour finalité «contrôle d accès par badge non biométrique» dans les plus brefs délais. Demande : - que le document d information préalable des personnes concernées soit mis en conformité avec les exigences de l article 14 de la loi n 1.165, modifiée ; - que les interconnexions n aient lieu qu entre les traitements légalement mis en œuvre. A la condition de la prise en compte de ce qui qui précède, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives autorise la mise en œuvre par KBL Monaco Private Bankers, du traitement automatisé d informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des habilitations informatiques et traçabilité». Le Président, Guy MAGNAN 6

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