FONCTION : CHEF DU DÉPARTEMENT RESSOURCES

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1 Fnctin : Chef du Département Ressurces Versin : FONCTION : CHEF DU DÉPARTEMENT RESSOURCES DÉPARTEMENT : Département Ressurces DIVISION : / SERVICE : / RESPONSABLE HIÉRARCHIQUE : RESPONSABLE FONCTIONNEL (ÉVENTUEL) : SUBORDONNES HIÉRARCHIQUES : LIEU DE TRAVAIL: Le Directeur de l Office des Changes Le Secrétaire Général pur les activités : - Achats et Myens Généraux - Financières - Divisin Ressurces Humaines - Divisin Financière - Divisin Achats et myens lgistiques Siège de l Office des Changes 1. Psitin dans l rganigramme 1

2 2. Finalité du pste FICHE DE POSTE Fnctin : Chef du Département Ressurces Versin : Dans le cadre de la stratégie de dévelppement de l Office des Changes, il assure la mise à dispsitin des différents myens financiers, humains, achats et lgistiques à l ensemble des entités de l Office afin de leur permettre d exercer leurs missins dans les meilleures cnditins. Il assure par ailleurs la cmptabilité des activités de l Office et la cmmunicatin des cmptes aux autrités de tutelle pur validatin. 3. Missins assciées à la fnctin et estimatin du purcentage de temps à y cnsacrer N Principales missins % du tps de travail 1 Missins en interactin avec ses subrdnnés 30% 2 Missins en interactin avec sa hiérarchie 10% 3 Missins en interactin avec les autres entités de l Office des Changes 30% 4 Missins en interactin avec l extérieur 30% 4. Activités détaillées Missin crrespndante Détail des activités Missins en interactin avec ses subrdnnés : - Crdnne l interventin des différents intervenants de sn Département pur la prise en charge des missins de l Entité et l atteinte des bjectifs fixés 1 - Divisin Ressurces Humaines : Pilte l ensemble des activités de la divisin des Ressurces Humaines à savir : La Gestin administrative des effectifs: Cntrôle la paie avant que celle-ci ne sie liquidée par ses services, Veille à un suivi de la situatin administrative des effectifs : cngés, arrêts maladie, Cntrôle et valide les déclaratins sciales Veille à la cuverture maladie et retraite des salariés de l Office Le dévelppement des Ressurces humaines: Fait évluer, après validatin de sa hiérarchie, les dispsitifs de rémunératin en vigueur 2

3 Fnctin : Chef du Département Ressurces Versin : Organise et valide les recrutements Valide les plans de frmatin et pilte leur exécutin Pilte le prcessus de sélectin des prestataires en charge des recrutements et des frmatins Pilte le prcessus d évaluatin annuelle et veille à la prise en charge des décisins managériales en déculant Valide les demandes de mbilité interne et cntribue à y dnner suite dans la mesure du pssible. La vie sciale de l Office : Veille à la mise en place et au dévelppement de prestatins sciales en cllabratin avec l AOS Assure la relatin avec les partenaires sciaux - Divisin Financière : Pilte l ensemble des activités de la divisin financière à savir : La cmptabilité et le suivi budgétaire : Veille à la bnne cmptabilisatin de l ensemble des dépenses et recettes de l Office : cmptabilité furnisseurs, cmptabilité recettes, Veille à la cnstructin du budget annuel, en assure la validatin par la tutelle puis en assure un suivi en s assurant de sn respect. Il cntrôle et valide les déclaratins fiscales Il veille à la réalisatin d inventaires des immbilisatins en vue de la bnne cmptabilisatin Il assure la prductin des cmptes annuels et à leur certificatin par des auditeurs indépendants Le suivi des encaissements et des décaissements : Assure, après validatin du trésrier payeur, le paiement en temps et en heure des différents furnisseurs u des ctisatins, impôts à payer au niveau de l Office Assure l encaissement des recettes de l Office - Divisin Achats et Myens Généraux : Veille au piltage du prcessus d achat de l ffice des changes seln les mdalités du cde des marchés publics : prcessus de cnsultatin, mise en place des cmmissins d appels d ffres, Vise les engagements de l Office des Changes, après validatin par le Cntrôleur d Etat. Assure le cntrôle des dssiers de paiement et valide le «bn à payer» le cas échéant. S assure de la mise à dispsitin des entités de l Office des Changes de l ensemble des myens Lgistiques nécessaires pur la réalisatin de leurs missins. Veille au bn fnctinnement du bureau d rdre de l Office des Changes 3

4 Fnctin : Chef du Département Ressurces Versin : Pilte la gestin dcumentaire et en particulier en élabrant et en s assurant du respect d une prcédure efficiente d archivage au niveau de l ffice - Anime le fnctinnement de ses équipes et assure un bn partage de l infrmatin - Cnslide les éléments budgétaires relatifs au bn fnctinnement de sn Département. Missins en interactin avec sa hiérarchie 2 - Fait valider par le Directin : la plitique RH les recrutements et les pératins de mbilité qui snt rganisées la prpsitin de budget qui dit être sumise à la tutelle les cmptes ainsi que les ptins de clôture qu il prpse les dssiers de cnsultatin les PV d adjudicatin les prjets de cntrats les paiements - Pilte l exécutin des différents prjets prpsés par sa hiérarchie - Remnte à sn supérieur tus les besins matériels et humains nécessaires pur l accmplissement de ses missins Missins en interactin avec les autres entités : 3 - L ensemble des Départements : Cllecte les besins exprimés pur : Les besins en Ressurces Humaines : recrutements, mbilité, frmatins, Les besins financiers : investissements, prjets, Les besins en achats et myens lgistiques Cnslide ces besins et prpse des arbitrages et pririsatins S assure de la réceptin, par les entités clientes, seln les bnnes pratiques en vigueur, des marchandises et prestatins livrées aux clients internes - Le Département de l Audit Interne et du Cntrôle de Gestin : Mbilise ses équipes lrsqu elles snt sumises à des missins d audit interne S assure de la prise en charge des recmmandatins des missins d audit interne Demande l assistance du service cntrôle de gestin pur l identificatin d indicateurs de piltage de perfrmance Transmet au service cntrôle de gestin l ensemble des dnnées cnvenues dans les délais cnvenus ainsi que les 4

5 Fnctin : Chef du Département Ressurces Versin : éléments permettant d expliquer la perfrmance réalisé. Missins en interactin avec l extérieur : 4 - Furnisseurs, Prestataires, Sus-traitants : Pilte les cnsultatins Participe au chix des adjudicataires retenus Pilte la cntractualisatin avec ces derniers Veille au respect des bligatins de chacune des parties Cntribue à déblquer certaines situatins litigieuses - Autrités de tutelle : Sumet les budgets pur validatin à la DEPP Sumet les évlutins de la plitique salariale à la DEPP - Cur des cmptes, cmmissaires aux cmptes, auditeurs externes : Assure l interface avec les différents rganismes en charge de cntrôler le fnctinnement de l Office des changes 5. Participatin à des Cmités Internes : Cmité de Directin Membre Cmité de Transactins Cmité de Rédactin de la Réglementatin des Changes Cmité de Prgrammatin des enquêtes Nn Cmité Scring Nn 6. Indicateurs de mesure de la perfrmance - Qualité des cmptes prduits et respect des délais en vigueur - Validatin et respect du budget - Satisfactin des effectifs par rapprt à la plitique RH de l Office - Qualité des plans de frmatin et taux de réalisatin - Qualité du prcessus achats : cnfrmité au cde des marchés publics, réactivité, répnse aux besins des utilisateurs - Satisfactin des entités clientes par rapprt aux myens mis à dispsitin et à la réactivité pur le traitement de leurs demandes - Mbilisatin des équipes 7. Myens mis à dispsitin pur assurer la fnctin - Ordinateur dté des différentes applicatins nécessaires - Téléphne/ Fax 5

6 Fnctin : Chef du Département Ressurces 8. Niveau de puvir et dimensin du pste Versin : Délégatin de puvirs (ui u nn, si ui lesquels) Oui Niveau de signature (seln réglementatin en vigueur) Oui : engagements, paiements Niveau d engagement accrdé (exprimé en Dirhams) Oui Vlume d affaires géré Nn Budget géré Oui - Budget RH 9. Cntacts internes u externes nécessaires à l exercice de la fnctin EXTERNES Prestataires Sus-traitants Furnisseurs Organismes de tutelle Organismes de cntrôle externes Trésrier payeur Cntrôleur d État INTERNES Équipes sus sa respnsabilité Directeur Secrétaire Général Autres Départements et entités de l Office des Changes 10. Savirs, expériences et aptitudes nécessaires à la fnctin FORMATION Frmatin Bac+4/5 universitaire EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE Expérience significative dans un pste similaire dans une grande institutin publique u privée Maîtrise du cde des marchés publics et de la cmptabilité publique Maitrise de la gestin des Ressurces humaines en envirnnement public Visin transversale du fnctinnement de l Office. 6

7 Fnctin : Chef du Département Ressurces Versin : COMPÉTENCES ATTENDUES Capacités relatinnelles Capacités managériales avérées Capacité à gérer en mde multi-prjets Rigueur, rganisatin et méthde Esprit analytique Maitrise de la langue française 11. Règle de remplacement en cas d absence - Cmme tut intervenant de l Office des Changes, il dit préparer et valider avec sn remplaçant (désigné avec sn supérieur hiérarchique), la liste des taches à effectuer durant sn absence ; ce qui permettre à sn remplaçant d être pératinnel en cas d absence nn prgrammée. - Si l absence est prgrammée, il assure une passatin avec sn remplaçant en lui expliquant les tâches clés à suivre 00 7