PV sur l état d avancement du chantier Intranet Ynna

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1 Mercredi 31 Juillet 2002 PV sur l état d avancement du chantier Intranet Ynna Par Hicham Benjelloun 1

2 É lément fondamental de l environnement commercial moderne, l e-business constitue la plate-forme d intégration des systèmes de gestion des connaissances (en anglais : Knowledge Management ou KM). Corollairement à ce concept, les sociétés s efforcent aujourd hui de créer des environnements aussi fidèles - autant que faire se peut - aux interactions directes auxquelles sont accoutumés clients, employés, partenaires et fournisseurs. Dans ce but, elles sont conduites à mettre en place un système solide de gestion de contenu et de collaboration, deux facteurs clés pour une gestion efficace des connaissances. Fondée sur les principales tendances des vingt dernières années en matière de gestion et de technologie de l information, la gestion des connaissances se consacre essentiellement à l étude des relations qui lient l entreprise à ses employés et à la technologie. En se familiarisant avec ces relations, une entreprise pourra mieux appréhender ses processus commerciaux, sa culture, ses démarches de fidélisation des employés et ses capacités technologiques, tout comme elle ouvrera à maîtriser sa mutation en une organisation de partage qui optimisera la saisie de ses connaissances et leur mise à disposition des utilisateurs. Les connaissances sont saisies sous les formes suivantes : Le contenu (ou données non structurées), pouvant correspondre à des types variés d informations ou de modes de travail, doit être classé, annoté ou éventuellement mis en relation avec d autres données (y compris les données structurées). L utilisation des informations par le personnel doit être suivie par catégorie, et selon qu il s agit d un utilisateur individuel ou d un groupe. Les processus - officiels ou non, sont saisis en tant que workflow ou applications exécutables. Ces processus reflètent une certaine expertise ou un savoir-faire (par exemple, le processus décisionnel qui s effectue en sus des opérations courantes). Une fois saisies, les connaissances sont accessibles à travers les mêmes composants comme suit : Le contenu, ou d autres données structurées pertinentes, peuvent faire l objet d une recherche ou d interrogation directe par les utilisateurs. Les membres du personnel - sources d informations - peuvent être identifiés (avec leur accord ) selon leur domaine d expertise. Les processus liés à des opérations non courantes, voire recourant à un travail en équipe, peuvent être exécutés par le recours à un workflow ou à une application. Janvier 2002 Adapté de : «Knowledge Management : The Backbone to Success in the 21st Century», par Cheryl Carleton, Greg Dyer, Brian McDonough, IDC 2

3 Etats des lieux Réalisation : Sur la base de l architecture préliminaire, nous avons pu dégager l ensemble des modules devant constituer notre Intranet dans sa version définitive. L objectif de cette démarche devant nous amener a décider entre 2 scénarios de développement, qui sont : Le développement des modules en compétences internes ; en nous basant sur des ressources de développement exclusivement internes au groupe Chaabi. A cet égard il serait pertinent d affecter l ensemble des ressources informatiques des filiales en prenant en considération leurs compétences distinctives et en appuyant cette démarche par le recours a un cycle de formation préalable basé sur une démarche méthodologique dictée et suivie par le département des systèmes d information. Le développement des modules sur la base d une solution Intranet existante. A ce niveau, l approche est toute autre ; il nous incombe de déterminer sur la base de toutes les conditions relatives à la réalisation de l Intranet et de ses modules de trouver la solution la mieux adaptée à l environnement de notre projet, c est à dire : Le timing La logistique Les contrats de maintenance et de déploiement de la solution Le coût des licences Le coût des mises à jour La crédibilité de l éditeur Ouverture aux ERP, et plus précisément SAP. Benchmark : le panorama des offres des sociétés éditrices de solutions Intranet «clés en mains», ou dites de «portail d entreprise» se compose en quatre catégories qui sont : 1. Les portails applicatifs et décisionnels Offres qui ouvrent l'accès aux progiciels et applications décisionnelles via une interface de type portail dont les acteurs concernés sont les éditeurs d'erp et de solutions de business intelligence. L offre du marché se composant comme suit : Brio Technology Brio.Portal Business Objects InfoView Cognos Upfront Accès à l'offre décisionnelle de l'éditeur. Intégration de données structurées et non structurées via XML Accès à l'offre décisionnelle de l'éditeur. Accès au progiciel de gestion de l'éditeur + fonctions collaboratives 3

4 JD Edwards Peoplesoft SAP MySAP.com Workplace Accès au progiciel de gestion de l'éditeur. Composants d'intégration utilisant XML Accès au progiciel de gestion de l'éditeur + fonctions de KM et de gestion de contenu. Offre qui chapeaute des composants maisons et tiers (Documentum par exemple pour la gestion de contenu) 2. Les portails collaboratifs, de veille et de Knowledge Management (KM) Ces logiciels indexent des contenus structurés ou non et les mettent à disposition des utilisateurs de façon plus ou moins personnalisée. Une partie de ces offres comprennent des fonctions de gestion des connaissances (Knowledge Management) qui associent par exemple des profils de compétences à des documents. Les acteurs concernés étant les éditeurs de la GED (gestion électronique de document) et du groupware. L offre du marché se composant comme suit : Autonomy Portal in a Box Moteur de classification et de profiling implicite à des fins de personnalisation + fonctions KM Arisem OpenPortal4U Documentum 4i ebusiness Platform Hummingbird EIP Hyperwave Information Portal Intraspect c-business Instranet Instranet 2000 IntranetSolution Xpedio Lotus Discovery System Microsoft SharePoint Portal Server OpenText MyLivelink Plumtree Corporate Portal Verity Portal One Arbortext EPIC Moteur de classification et de profiling implicite à des fins de personnalisation + fonctions KM Offre de gestion de la chaîne de publication (workflow, versionning...) Offre assez polyvalente: gestion documentaire, moteur de recherche, business intelligence, web to host... Offre centrée sur le travail collaboratif (fonctions de gestion de projets) Offre centrée sur le travail collaboratif (fonctions d'abonnements à des documents, de notifications...) Logiciel conçu sur une classification OLAP Gestion et publication automatique de documents Classification des documents et compétences associées Offre de KM départementale Offre centrée sur le travail collaboratif Indexation et gestion de sources diverses Indexation plein texte, arbres de concepts Portail adossé à l'éditeur SGML/XML maison et à un gestionnaire de composants XML 4

5 3. Les portails e-commerce Ces logiciels-là s'adressent plus aux clients des entreprises qu'à leurs employés. Acteurs concernés : éditeurs d'outils de gestion de contenu dynamique, de solutions de e-crm 4. Les architectures d'intégration Ces offres regroupent des briques technologiques pour construire un portail. Contrairement aux offres précédentes, il ne s'agit donc pas de logiciels prêts à l'emploi mais plutôt de solutions d'infrastructure. Acteurs concernés : éditeurs de serveurs d'application, de bases de données XML, d'outils d'eai (Enterprise Application Integration, intégration des applications d'entreprise). Cette catégorie étant, de prime abord, celle qui correspond au mieux à notre besoin. ATG Enterprise Portal Suite Iona Portal Server Solutions IPlanet Portal Server Solution conçue autour d'atg Dynamo ebusiness 5.5 qui permet la personnalisation via un moteur de scenarios métiers. S'y ajoutent des composants, "les gears", pour accéder aux applications depuis le portail. Infrastructure qui comprend un serveur d'application J2EE ainsi que d'autres composants de type middleware. Offre complétée par un partenariat avec Datachannel, éditeur d'un serveur de gestion de contenu (indexation, personnalisation, notification...) Services de gestion de profils, de personnalisation et d'agrégation de contenus adossés aux serveurs d'applications et d'annuaires maison. Une déclinaison "Pro" ouvre l'accès aux services J2EE. Compuware OptimalView Mediapps NetPortal IBM Websphere Portal Server BEA Personalization Server Epicentric Portal Server Sybase Enterprise Portal Oracle Business Intelligence System et e-business Portal Sequoia Software XPS S'appuie sur l'environnement d'intégration maison Uniface. Large éventails de connecteurs (CICS, IMS, SAP...) Plate-forme d'agrégation de sources d'informations et d'applications (acquisition d'interface, éditeur d'un logiciel d'eai). Plate-forme qui couvre des services d'indexation, de catégorisation et de personnalisation mais aussi (depuis la version 1.2) d'intégration d'application via des "portlets". L'offre s'adosse au serveur d'application Websphere et à l'annuaire Ldap de Tivoli (division d'ibm). Moteur de règles adossé au serveur d'application WebLogic Architecture JSP/Java de développement de portails Briques pour construire une architecture de portail (Sybase a récemment acquis Neon, éditeur EAI) Deux architectures de portails, l'une généraliste, l'autre dédiée à la business intelligence Boîte à outils XML, exploitant des échanges de messages Biztalk (gestionnaire de flux de Microsoft) 5

6 Silverstream eportal Software AG Tamino Tibco Active Portal Bowstreet Business Web Portal Solutions Excelon B2B Portal Server & Integration Serveur Portail conçu autour du serveur d'application maison Boîte à outils adossée au serveur de composants Bolero Suite modulaire qui couvre la conception de portails, l'infomédiation et la notification Plate-forme d'agrégation à la volée de Web Services. S'appuie sur l'offre maison Business Web Factory Offre conçue autour d'un référentiel XML et de modules de connexion à des sources diverses Sur la base des conditions précitées, nous avons sélectionné deux produits pour test sur serveur mutualisé virtuel. Information Portal de Hyperwave, Net portal de Mediapps. (actuellement en test sur la version 4 sous Java) Démarche du Benchmark des solutions éditeurs Mediapps Consultation de la presse spécialisée et recueil des différends avis de managers des systèmes d information. Téléchargement et étude des documentations techniques et commerciales. Téléchargement des version de démonstration et télé assistance de la part de l éditeur. Le cas Carl Zeiss 2 nous a été remis comme «Business case», sur la base des similarités pressenties avec le projet Intranet de Holding Ynna. Nombre de client 3 : 500 au deuxième trimestre Succes stories : Alcatel, Aéroports de Paris, ZD-Net France, KelKoo, Bull, EDF, France Telecom, PPR ou encore le Groupe Schneider. Santé financière et crédibilité de l éditeur : Mars 1999 «Trophée de l entreprise internet la plus prometteuse High-Tech Finance Mai 1999 «5/5 pour sa technologie et son business model» IDT/NET Juin 1999 «Trophée InfoStartup, meilleure entreprise d information électronique» Syntec Octobre 1999 «Trophée de la jeune entreprise du Logiciel Ministère de l Economie Octobre 2000 «Trophée du Développement International» ANVAR Novembre 1999 Soutien Anvar pour les entreprises innovantes Narrowcast 99 Novembre 1999 «Trophée de la meilleure startup internet» Le Revenu 6

7 Novembre 1999 «Trophée de la création d entreprise» Electrophées Juillet 1999 «Lauréat du concours entreprises innovantes» Octobre 2000 «1 er prix Ile-de-France» Ministère de la Recherche Implantation à l international : MEDIAPPS EN FRANCE Mediapps CNIT, 2 place de La Défense - BP Paris La Défense Cedex - France Tel. : +33 (0) Fax : +33 (0) MEDIAPPS EN ANGLETERRE Mediapps Ltd - Mediapps court West Clayton, Berry Lane Chorleywood, Hertfordshire WD 5EX - UK Tel. : Fax : MEDIAPPS EN ALLEMAGNE Mediapps GmbH Müncher Str. 12 München Deutschland Tel. : Fax : MEDIAPPS EN ESPAGNE Mediapps Ibérica, SL Edificio Cuzco IV, Planta 18 Pso de la Castellana Madrid - España Tel. : Fax : Représentation au Maroc : aucune pour le moment. Hyperwave Dossier en cours de constitution, plate de démonstration difficile à obtenir. Les négociation sont en cours. 7

8 Prises de contact Mediapps Hyperwave Sophie Charreire International project Manager - Mediapps 2, place de la Défense - CNIT - BP 423 La Défense Cedex Paris La Défense mobile : tel : fax : Pierre-Laurent DUGRE Directeur Général Tel: Fax: Gsm: Hyperwave France 52, boulevard de Sébastopol Paris Méthodes d approche technique des solutions Installation et simulation sur serveur virtuelle, fait au 29 Juillet Test d ouverture de la solution, en cours. Test de stabilité de la solution, en cours. Version java seulement. Test de déploiement client serveur, semaine 2 du mois d Août Test de monté en charge de la solution, audit technique fournis par cabinet international, fourni par Mediapps sur simple demande. Correspondances L ensemble des correspondance (fax, , colis, plis et autres courriers sous format papier ou électronique) sont disponible sous l adresse intranet : \\Serveur\public\Intranet Project Back Up\ynna.zip 4 les document physiques sont disponibles au secrétariat de Mme Chouiten Dépt. Com&SI. Méthodes d évaluation des solutions Sur la base des test pré cités. Simulation financière et budgétisation sur le long terme. Volonté de l éditeur de travailler sur la formule du «projet pilote». 8

9 Résultats du benchmark Nous ne pouvons nous prononcer sur cette importante décision du choix entre les différents scénarios qu après validation des étapes citées dans ce rapport. Du moins, nous avançons sur les rubriques du cahier des charges relatives à : l organisation du projet, la logistique du projet, l identification des ressources relatives à la construction le développement et l alimentation du projet, le timing détaillé du projet. 9

10 2 Success Stories Industrie «Carl Zeiss» Bien que dotée d un système de Workflow satisfaisant, la société Carl Zeiss France a néanmoins éprouvé le besoin de mettre en place un portail pour fédérer ses données Internet et Intranet. Le succès de la solution Mediapps est tel que, progressivement, toutes les agences du groupe Carl Zeiss dans le monde l adoptent. Le cœur du métier du groupe Carl Zeiss, qui comprend les sociétés Schott et Carl Zeiss, est le verre. L activité de l entreprise Schott est le traitement du verre industriel à l état pur, tandis que celle de Carl Zeiss réside plus particulièrement dans les applications du verre pour l optique. Groupe composé de Schott et de Carl Zeiss L origine du groupe est une fondation allemande née il y a plus de 150 ans comptant actuellement employés au total, 150 personnes en France. CA mondial : 2,5 milliards d euros, 44 millions d euros pour la France Fort de salariés, ce groupe mondial est implanté dans tous les pays d Europe, en Asie et en Amérique. Depuis 1997, la société Carl Zeiss utilisait uniquement Lotus Notes pour satisfaire ses besoins de travail collaboratif et de messagerie électronique. Même si cette solution donnait satisfaction, Yann Pilpré, Network Manager de Carl Zeiss France, annonce qu en 2000 deux nouveaux besoins se sont faits sentir. D abord, une certaine normalisation de la communication interne devenait indispensable. Ensuite, les recherches d informations, sur Internet et sur l Intranet, devaient être plus efficaces. En effet, la quantité de données croissant rapidement, il fallait l organiser pour éviter de sombrer dans l inextricable. Il a suffi de deux jours pour bâtir une première ébauche d Intranet, une semaine pour construire une maquette et la montrer à la Direction Yann Pilpré C est alors qu à la lecture d un article de presse, en mars 2000,Yann Pilpré a découvert l existence de la solution Mediapps. Son attention a été attirée par son intégration avec Lotus Notes. Après avoir téléchargé une version d évaluation de Net Portal, ce dernier s est révélé être très simple à installer, à administrer et à prendre en main. Il a suffi de deux jours pour bâtir une première ébauche d Intranet, une semaine pour construire une maquette et la montrer à la Direction. Après trois mois de tests, la pertinence de la solution étant de plus en plus attractive, un rendez-vous avec des représentants de Mediapps a été organisé. Très vite Carl Zeiss France a donc acquis une licence de Net Portal, l a personnalisé et y a intégré des données propres telles que les données provenant de Lotus Notes. Le système de sécurité utilisé au niveau du portail est tout simplement celui de Lotus, avec les notions de groupes et de rôles. Le bénéfice permis par la récupération de cet existant a été très apprécié. Sur le plan du contenu, le portail intègre à la fois un lien vers le site du journal Les Echos mais aussi vers ses articles, ce qui permet une recherche par mot-clé plus pertinente. En août 2000, Yann Pilpré a fait des démonstrations aux responsables du groupe, lesquels ont décidé, à leur tour, en seulement deux semaines, d acheter 16 licences de Net Portal! Depuis, toutes les représentations du groupe dans le monde optent progressivement pour cette solution. Les premiers retours des utilisateurs sont imminents, mais d ores et déjà, une certaine homogénéisation entre les pays est envisagée afin d étendre les qualités des portails nationaux au plan international du groupe. Toutefois, les Français, pionniers du système, tempèrent les ardeurs d unification allemandes, dans la mesure où la souplesse offerte par Net Portal permet aux différents pays de sauvegarder la spécificité de leurs interfaces. Aujourd hui, Carl Zeiss et Mediapps poursuivent leur collaboration pour ajouter de nouvelles fonctionnalités au portail. C est par exemple le cas de la gestion des appels d offres. Quant à la recherche d informations, elle est opérationnelle et de plus en plus utilisée. Les achats, les congés du personnel et le support informatique sont, entre autres, accessibles et renseignés par workflow via le portail Intranet. Sur le plan technique,yann Pilpré annonce qu un système de mot de passe unique va être mis en œuvre avec la version 5.05 de Lotus Notes afin de contrôler plus simplement l accès à l ensemble des ressources Internet et Intranet. Success Stories Industrie Un portail Net Portal de Mediapps Serveur bi-processeur Windows NT, Lotus Domino 5.0 Un système de mot de passe unique, concept du single-sign-on, pour simplifier l authentification des utilisateurs sera mis en œuvre avec Lotus Notes 5.05 _ Solution Mediapps : coûts de licence et coûts humains faibles 10

11 _ La collaboration avec Mediapps, au niveau commercial, technique et en matière de contenus a été un succès pour Carl Zeiss _ L intérêt d avoir un interlocuteur unique a été fort apprécié par Carl Zeiss Projet : _ Depuis 1997, le travail collaboratif et la messagerie reposaient uniquement sur Lotus Notes _ Besoins : normaliser la communication interne, améliorer la recherche d informations _ Raisons du choix mediapps : ouverture et simplicité de prise en main, d administration, de personnalisation, et pour son ouverture 3 3 SUISSES - 9 TELECOM - ACMS STATE HEALTH - AEROPORTS DE PARIS - AEROSPATIALE MATRA - AGF - AGFA - ALCATEL - ANTALL - ARCHIWEB - ARTHUR ANDERSEN - AWIVERLAG - BANQUE POPULAIRE - BAYER - BNP PARIBAS - BOLLORE - BULL CAISSE REGIONALE D ASSURANCE MALADIE - CANON - CARLZEISS - CHAMBRE DE COMMERCE ET D INDUSTRIE DE PARIS - CCMX - CEGETEL - CLC BOURSE COMPANY NEWS - CONFORAMA - CONSEIL GENERAL DE L EURE - CONSEIL GENERAL DE LA MARTINIQUE - CREDIT COMMERCIAL DE FRANCE - CUBE - CYPERUS - DAIMLER CHRYSLER - DEUTSCHE BANK - DIAGAST - DOUBLETRADE - EDF - ENS LYON - FLAGSHIP CONSULTING - FRANCE DELIB - FRANCE TELECOM - FRANCE TELEVISION - GIDE LOYRETTE NOUEL - GEORGE V - HEWLETT-PACKARD - IBM - IDG - INSTITUT PASTEUR - INTRANET VILLAGE - ITEANU ET ASSOCIES - KELKOO - L OREAL LA POSTE - LES ECHOS - LOTUS - MAAF ASSURANCES - MAPORAMA - MATRA SYSTEMES - MINISTERE DE L ECONOMIE DES FINANCES ET DE L INDUSTRIE - NET INVESTOR - NETSIZE - PARTECH INTERNATIONAL - PHILDAR - PINAULT PRINTEMPS REDOUTE - PROLOG - QUELM - RHODIA - SCHNEIDER - SELLING VISION - SIEMENS - SIRIS - SMABTP SOCIETE GENERALE - STEELCASE STRAFOR - UNIVERSITE DE LILLE - UNIVERSITE DE LYON - VINC - VISIODENT - WANADOO ZDNET. 4 mise à jour chaque quinzaine du mois, mot de passe du document zip disponible auprès de monsieur Hicham Benjelloun, sur simple demande adressée par 11

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