Cahier des charges / Appel à propositions

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1 Cahier des charges / Appel à propositions Appui-conseil pour l accompagnement individuel des entreprises à leur transformation numérique Date d émission : 25 janvier 2018 Date de clôture : 8 février 2018 à 12 Heures Contact : Philippe FAGOT Responsable du Service Projets & Financements AGEFOS PME Auvergne-Rhône-Alpes Tel : pfagot@agefos-pme.com

2 SOMMAIRE 1. Présentation AGEFOS PME 3 2. Contexte et enjeux 4 3. Description de la prestation attendue 5 4. Contenu de la proposition 6 5. Engagements du prestataire Erreur! Signet non défini. 6. Procédure de l appel à propositions 7 7. Contractualisation 8 Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 2

3 1. Présentation AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par un accord constitutif, des statuts nationaux et régionaux. Conclu le 6 juillet 1972 et modifié en dernier lieu le 6 janvier 2015, l accord constitutif d AGEFOS PME a été signé entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME a été habilité OCTA par arrêté du 4 juin AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 13 associations territoriales réparties en métropole ainsi que dans les DOM, et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (51 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées. En Auvergne-Rhône-Alpes, AGEFOS PME compte plus de TPE et PME cotisantes au titre de la formation, employant plus de salariés. Une équipe de 100 personnes implantée sur les territoires de la nouvelle carte administrative, à travers un réseau de délégations départementales et interdépartementales, déploie à leur service une offre de proximité : - Siège régional [Lyon] - Délégations départementales : Ain [Bourg en Bresse] - Isère [Grenoble] - Loire [Saint Etienne] - Rhône [Lyon] - Savoie [Chambéry] Haute Savoie [Annecy] - Délégations inter départementales : Drôme/Ardèche [Valence] Allier/Cantal/Puy de Dôme/Haute Loire [Clermont Ferrand] Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 3

4 2. Contexte et enjeux Dans les entreprises, les mutations liées aux technologies numériques sont nombreuses et pluridimensionnelles. D une façon ou d une autre toutes les entreprises sont concernées par le numérique, même si elles le seront diversement et si les métiers ne sont pas impactés de la même manière. En dépit de nombreuses inconnues, il est acquis que les enjeux de la transformation numérique sont absolument majeurs pour les entreprises comme pour les individus. Confrontées à l enjeu de la transition numérique, les entreprises ont des approches très variables. Bien qu elle progresse, la sensibilisation des entreprises à la transformation numérique reste trop limitée. Enfin, pour les employeurs et les salariés convaincus de l impact du numérique, la capacité à agir reste limitée. Pour répondre à ces enjeux, AGEFOS PME propose à tous ses adhérents, une solution de sensibilisation, de formation et d appui conseil, nommée SMART PME, pour les accompagner dans leur transformation numérique. Cette offre de services propose également la reconnaissance des entreprises ayant engagé une démarche de transformation par l attribution d un label. SMART PME déploie ainsi trois niveaux d accompagnement en fonction de la maturité digitale des entreprises : - START - SMART 1 TRANSITION - SMART 2 TRANSFORMATION Cet appel à proposition concerne uniquement le niveau SMART 2 et a pour objet la mise en œuvre d appuis-conseils visant à réaliser un diagnostic et à appuyer la formalisation d un plan de transformation numérique dans les entreprises. SMART 2 s adresse aux entreprises engagées ou qui souhaitent s engager dans une démarche structurée de transformation numérique. Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 4

5 3. Description de la prestation attendue Le projet «Appui-conseil pour l accompagnement individuel des entreprises à leur transformation numérique» cible les entreprises qui franchissent le pas de l anticipation, de l élaboration d une stratégie d investissement et de la mise en œuvre d un plan de transformation numérique du modèle de l entreprise, de sa chaîne de valeurs, du travail, des compétences Il cible les entreprises adhérentes à AGEFOS-PME et prioritairement les TPE/PME. Le contenu de la prestation, objet du présent appel à propositions, devra porter prioritairement sur : - la réalisation d un diagnostic approfondi de la maturité digitale de l entreprise, des opportunités et menaces liées à la transformation numérique, de repérage des situations à risque pour des salariés, - la formalisation de la stratégie et du plan de transformation de l entreprise, comportant un volet formation et qui intègre toutes les dimensions, qu il s agisse de la structure organisationnelle, des changements et des adaptations de la culture d entreprise, des mesures de formation des équipes. Le diagnostic individuel visera à connaître le niveau de maturité digitale de l entreprise. Il visera notamment à connaitre le niveau d informatisation et la diffusion des technologies de l information et de la communication dans les entreprises. Il cherchera ainsi à apprécier la place des outils nouveaux dans les relations externes de l entreprise (internet, commerce électronique) et dans leur fonctionnement interne (réseaux, systèmes intégrés de gestion) et à dresser un plan d actions opérationnel. Il nous semble également nécessaire de sensibiliser et accompagner les entreprises à la prise en compte des impacts du numérique sur les conditions et l organisation du travail. A ce titre, la prévention des risques psycho-sociaux et la régulation des usages des outils numériques dans le nécessaire équilibre vie privée-vie professionnelle devront être pris en considération. A l issue de la phase de diagnostic, un plan de préconisation sera établi par le prestataire, décrivant les actions à mettre en œuvre, en les priorisant au regard de la situation de l entreprise face au numérique. Il identifiera, au regard des actions à mettre en œuvre, les dispositifs mobilisables dans l offre de services d AGEFOS PME et celles des autres organismes présents sur le territoire, auxquels l entreprise accompagnée serait éligible. En synthèse, ce plan de préconisation indiquera a minima : -les objectifs poursuivis par action retenue dans le plan de préconisation ; -les résultats attendus ; -les actions à mettre en place et le calendrier prévisionnel de réalisation ; -les acteurs à associer au déploiement du plan et les types d aides et de partenariats à envisager. La prestation attendue devra être conduite entre mars et décembre Attention elle devra être enregistrée dans notre système d information au 30 juin 2018 au plus tard. La durée de la prestation est estimée entre 2 et 3 jours d intervention + 1 journée de back office (construction des outils et des livrables) : total de la durée de la prestation entre 3 et 4 jours. Le coût jour de la prestation est fixé à HT /jour. La prestation comprend la prise en charge de l ensemble des frais afférents. Aucun surcoût ne pourra être demandé à l entreprise. Le périmètre d'intervention du prestataire sélectionné est défini géographiquement. Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 5

6 4. Contenu de la proposition L'offre du prestataire doit impérativement inclure les points suivants : 1. Présentation du prestataire en charge de l accompagnement - raison sociale - SIRET - effectif salarié de la structure - secteurs d intervention et/ou domaines d activité 2. Contexte et objectifs généraux de la prestation d accompagnement Le prestataire précise sa compréhension des attendus de la prestation, notamment en termes d enjeux et d opportunités pour les entreprises et sa conception de la prestation demandée. 3. Déroulement de la prestation d accompagnement Le document remis précise pour chacune des actions : - La démarche : diagnostic/état des lieux, préconisations, plan d actions - Les méthodes et moyens utilisés - Les livrables remis à l entreprise accompagnée - Les facteurs clés de succès 4. Moyens humains Le prestataire présente dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet : - Nom, qualification et expérience de(s) intervenants. Ces informations seront complétées par la production d un CV individuel détaillant les qualifications, compétences et expérience de l intervenant. 5. Références du prestataire Le prestataire présente des références significatives d actions conduites dans le domaine de l appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique. 6. Secteur géographique d intervention Le prestataire précise la zone géographique sur laquelle il est susceptible d intervenir. 7. Offre financière Le prestataire certifie avoir noté que le tarif fixé à HT par journée comprend l ensemble des frais afférents à la conduite de sa mission. Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 6

7 5. Procédure de l appel à propositions Conditions d envoi des offres et date limite de réception Les offres doivent être adressées : par à : pfagot@agefos-pme.com et Au plus tard le 8 février 2018 à 12 heures Sélection du prestataire Tout dossier parvenu hors délai et/ou ne respectant pas le formalisme de réponse, et/ou incomplet ne sera pas étudié Etapes et calendrier de sélection Période / échéance Descriptif de l Etape Lancement de l appel à propositions : le présent document et ses annexes sont 25 janvier 2018 accessibles sur l'espace dédié aux appels d'offres sur le site Internet 8 février 2018 à 12h Date limite de réception des propositions 15 février 2018 Instruction des réponses recevables Avant le 28 février Commission de sélection février 2018 Notification de la décision Mars 2018 Mars 2018 Conventionnement Démarrage de la prestation 30 juin 2018 Engagement de l action dans notre SI GAIA 31 décembre 2018 Fin de la prestation Critères de sélection Les propositions seront examinées au regard des critères suivants : Critères Notation Coefficient Pertinence de la réponse - Compréhension du contexte et de la problématique, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet Sur 3 3 Qualification du prestataire Sur 3 3 Référence du prestataire en lien avec la thématique Sur 3 3 Méthodologie d accompagnement conseil développé Sur 3 3 Facteurs clés de succès proposés Sur 3 1 AGEFOS PME se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues et s engage à garder confidentielles les offres reçues. AGEFOS PME se réserve le droit de demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité. Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 7

8 AGEFOS PME n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de la proposition et après acceptation formelle des conditions proposées (contractualisation). 6. Contractualisation A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet, une convention sera signée entre le prestataire et l'agefos PME. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve de validation des prestations par nos services. Pour toute précision, vous pouvez contacter : Philippe FAGOT Responsable du Service Projets & Financements AGEFOS PME Auvergne-Rhône-Alpes Tel : pfagot@agefos-pme.com Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 8