GUIDE POUR LE MANAGEMENT DE L ECOLE

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1 REPUBLIQUE DU SENEGAL Un Peuple Un But Une Foi Ministère de l Education Nationale Direction de l Enseignement Elémentaire GUIDE POUR LE MANAGEMENT DE L ECOLE Novembre

2 SOMMAIRE PREFACE... 3 INTRODUCTION... 4 I. PRESENTATION DES OUTILS DU DIRECTEUR... 5 I.1 LISTE DES OUTILS DU DIRECTEUR... 6 II. DESCRIPTION DES OUTILS... 7 II.1 CAHIER DES CHARGES DES DIRECTEURS... 8 II.2 FICHE SIGNALETIQUE... 9 II.3 PLANE D ACTION DE L ECOLE II.4 PLANIFICATION DE L ENCADREMENT DES ADJOINTS II.5 BULLETIN DE SUIVI DES TRAVAUX D ELEVES II.6 BULLETIN DE SUIVI ENCADREMENT II.7 FICHE D OBSERVATION DE LEÇON II.8 PROCES VERBAL DE SEANCE D ANIMATION PEDAGOGIQUE II.9 TABLE AU DE BORD DE L ECOLE II.10 OUTILS DE SUIVI DES CANTINES SCOLAIRES II.10.1 FICHE DE PRESENTATION II.10.2 FICHE MENSUELLE DE PRESENCES II.10.3 FICHE MENSUELLE DE GESTION DE VIVRES II.10.4 FICHE TRIMESTRIELLE II.11 OUTILS DE SUIVI DES PROJET D ECOLE II.11.1 RAPPORT ETAT D AVANCEMENT DU PROJET D ECOLE II.12 ETAT D EXECUTION FINANCIERE DU PROJET D ECOLE II.13 FICHE DE SYNTHESE DES PERFORMANCES DES ELEVES (NIVEAU ECOLE) II.14 OUTILS DE GESTION CGE II.14.1 LE PLAN D ACTION II.14.2 CONCEPT DU PLAN D ACTION VOLONTARISTE (PAV) II.14.3 RÔLES DU CGE DANS LA CONCEPTION ET LA MISE EN ŒUVRE DU PLAN D ACTION VOLONTARISTE (PAV) II.14.4 PROCESSUS DE PLANIFICATION DES ACTIVITES DU CGE II.15 AIDE-MEMOIRE SUR LE PROCESSUS DE PLANIFICATION DES ACTIVITES DU CGE. 29 II.16 SUIVI DU PLAN D ACTION II.17 CANEVAS DE PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION DU CGE / DE L AG DU VILLAGE OU DU QUARTIER II II.18 FICHE DE SUIVI INTERNE DES ACTIVITES DU CGE II.19 PLAN D ACTION VOLONTARISTE (CANEVAS ET EXEMPLE) II.20 BILAN ANNUEL DES ACTIVITES DE CGE (CANEVAS ET EXEMPLE) III. LISTE D OUTILS DE GESTION CLASSIQUES III.1 OUTILS DE GESTION DES RESSOURCES MATERIELLE ET FINANCIERE III.1.1 PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION III.1.2 PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION MATERIELLE III.2 OUTILS DE GESTION DU QUANTUM HORAIRE III.2.1 LES OUTILS DE GESTION DU QUANTUM HORAIRE :

3 PREFACE Depuis la deuxième phase du PDEF orientée vers l amélioration de la qualité des apprentissages et l accroissement des rendements internes, le Ministère de l Education s est inscrit dans un processus de construction d un dispositif de pilotage des apprentissages. Malgré les efforts consentis, beaucoup d indicateurs de processus liés à la mise en place de conditions pour une formation/éducation n ont pas atteint leurs cibles, comme l atteste le rapport d évaluation de la 3ème phase du PDEF publié en décembre C est dans ce contexte que le projet «EDUFORM/APSE 2» qui vise l amélioration de la gestion et du pilotage du système éducatif aux différents niveaux de responsabilité, se présente comme une opportunité à saisir pour renforcer la gestion des enseignements apprentissages. En vue de consolider les acquis des enseignant(e)s et de renforcer leurs capacités en gestion pédagogique, la Direction de l enseignement élémentaire (DEE), dans le cadre du projet d Appui au Pilotage du Système Educatif phase 2 (APSE 2), a conçu des outils qui permettront à coup sûr, de renforcer les acquis dans le domaine de la gestion pédagogique. Les outils du présent guide visent à rendre opérationnel le cahier de charges du maître pour l accompagner à réussir ses missions. Le Ministère de l Education Nationale reste persuadé que l usage judicieux par les bénéficiaires de ces précieux outils les aidera à mieux faire face à leurs responsabilités en vue d améliorer les rendements scolaires. Le Ministère de l Education Nationale, à travers ma personne, remercie sincèrement la Coopération française et l AFD, et félicite tous ceux qui se sont investi pour la réalisation de ce document. Le Ministre de l Education Nationale SERIGNE MBAYE THIAM 3

4 INTRODUCTION L organisation et la gestion peu optimale des apprentissages et du pilotage global de l école lestent le fonctionnement du sous-secteur de l enseignement élémentaire. Cela se traduit par une inefficacité interne du système perceptible à travers les redoublements et abandons qui restent élevés malgré les énormes efforts consentis. Par ailleurs, le contexte de déconcentration/décentralisation en cours et le déficit d encadrement résultant de la taille des structures et de la massification du personnel enseignant justifient le recours aux directeurs dans le management des écoles. Cependant, ces derniers ne bénéficient d aucune formation initiale, d où des difficultés de management des écoles. Les présents outils de management visent à corriger ce manque en vue d améliorer les rendements scolaires. Elaborés sur la base des initiatives développées sur le terrain, ces outils de gestion simples d utilisation sont susceptibles d alléger les contraintes des maîtres et directeurs. Les enseignants et directeurs d école trouveront sûrement une plus value dans leur utilisation régulière et, par ricochet, les membres du corps de contrôle devraient voir leurs charges d encadrement allégées. En plus, l implication effective de la communauté devrait susciter un autre rapport à l école pour le grand profit des élèves. L utilisation desdits outils va au-delà de la simple collecte de données statistiques ; il s agira essentiellement d exploiter la masse d informations qu elle va générer pour une prise de décisions idoines. A terme, il reste attendu une amélioration des performances des élèves du fait d une bonne synergie et d une meilleure efficacité des actions des uns et des autres. 4

5 I. PRESENTATION DES OUTILS DU DIRECTEUR 5

6 I.1 LISTE DES OUTILS DU DIRECTEUR N Outils 1. Cahier de charges des maîtres 2. Fiche signalétique Plan d action de l école Planification de l encadrement des adjoints Bulletin de suivi des travaux d élèves Bulletin de suivi encadrement Fiche d observation de leçon Procès verbal de séance d animation pédagogique Tableau de bord de l école Outil de suivi des cantines scolaires Fiche mensuelle de présences Fiche mensuelle de gestion de vivres Fiches trimestrielle Outil de suivi des projets d école Fiche de synthèse des performances des élèves (niveau école) Outil de gestion du CGE Fiche de suivi interne des activités du CGE Plan d action volontariste (canevas et exemple) Bilan annuel des activités de CGE (canevas et exemple) Liste d outils de gestion classiques Outils classiques existants 6

7 II. DESCRIPTION DES OUTILS 7

8 de gestion des ressources financières matérielles et humaines DIRECTEURS d organisation de l école II.1 CAHIER DES CHARGES DES DIRECTEURS Objectif : permettre au directeur de s approprier ses missions aux plans pédagogiques administratifs et sociaux. Elles concernent l organisation du travail, l administration, la communication et les relations avec les différents acteurs pour le développement de l école. Période d utilisation : Année scolaire Description de l outil : Le cahier des charges du directeur précise les missions relatives à : l organisation de l école ; la gestion des ressources financières, matérielles et humaines ; le contrôle et l évaluation ; l encadrement et la supervision ; la réalisation des objectifs de développement de l école. Missions Activités /Tâches Echéances Le Directeur d école doit : Organiser : une séance d animation pédagogique et culturelle par mois (4h) ; une réunion trimestrielle avec les communautés sur les problèmes de l école et les résultats scolaires des élèves ; la participation effective de l école aux évaluations standardisées la promotion de l école et son ouverture au milieu ; une réunion mensuelle de l équipe pédagogique sur les performances des élèves et les stratégies pour les améliorer ; Afficher : l emploi du temps des classes ; la liste nominative du personnel ; les statistiques des élèves et du mobilier ; l emploi du temps du Directeur ; le règlement intérieur de l école. Tenir à jour : Les documents de gestion (registres matricules, du patrimoine, cahier de visites, de supervision, de visite médicale et de conseil des maîtres) Le fichier scolaire des élèves( attention particulière aux enfants vulnérables) Le cahier de contrôle du quantum horaire Le cahier de monographies Année scolaire Veiller : à une utilisation rationnelle et efficace des ressources financières,matérielles et humaines ; à la bonne conservation et à la sécurisation des archives ; à l engagement et à la motivation des maîtres, des élèves et des communautés ; au renforcement de la cohésion et de la solidarité de l équipe pédagogique à l ordre et à la discipline dans l école ; au respect du temps d apprentissage ; à l assiduité et à la ponctualité des maîtres et des élèves. Année scolaire 8

9 II.2 FICHE SIGNALETIQUE Objectif : Permettre à l enseignant de fournir toutes les informations relatives à son identification, à sa formation et à son développement professionnel. Période d utilisation : dès son arrivée à l école Mode de remplissage : L enseignant renseignera les différentes rubriques en vue de permettre à la hiérarchie de disposer de toutes les informations utiles relatives à son identification, et à son développement professionnel. Description de l outil L outil précise : les adresses civiles, les informations relatives à l état civil ; les formations reçues, les diplômes, les attestations et leurs années d obtention ; les structures fréquentées, les postes occupés les classes tenues et les périodes. INSPECTION D ACADEMIE DE INSPECTION DE L EDUCATION ET DE LA FORMATION :. ECOLE :.. Cours. Année scolaire I- IDENTIFICATION DE L ENSEIGNANT: Prénoms :.Nom : Mle : Grade:... Sexe : M / F Fonction actuelle:.. Date et lieu de Naissance :. Situation matrimoniale:.nbre enfants :... Contacts : Tél.. Mail :. Adresse civile :.. Diplômes :.. II- FORMATION : A. Formation initiale :. B. Autres formations (innovations ) : C. Diplômes et Attestations : Académiques :. Professionnels :... Autres : D. Cursus professionnel : Date d entrée dans l enseignement :.. Date d entrée dans la fonction publique :. Ancienneté dans le corps :... Date de la dernière inspection :... 9

10 Parcours professionnel Ecoles/Autres structures IEF Fonction Années Classes tenues Fait à le.. L maîtr.. 10

11 II.3 PLANE D ACTION DE L ECOLE Objectif : permettre au directeur de planifier les activités retenues pour le pilotage et la gestion de l école Période d utilisation : pendant la mise en œuvre des activités planifiées Mode de remplissage : se référer aux exemples proposés dans la grille (ligne 1 et 2) Description de l outil : Tableau à double entrée précisant les actions à réaliser durant l année, les objectifs poursuivis, les périodes de réalisation, les différents responsables, les coûts et les sources de financement. N Actions Objectifs Mobilisation sociale, sensibilisation Suivi présence des élèves et des enseignants Suivi pédagogique des enseignants Suivi des résultats des élèves Réunion trimestrielle avec les parents Assurer l'inscription de tous les enfants (les filles en particulier) et leur présence régulière à l'école Préparer la rentrée scolaire Assurer la présence régulière des enseignants à l'école Période de réalisation Début/en cours d'année scolaire Responsable Directeur Directeur Indicateurs de résultats Tous les enfants en âge d'être à l'école dans la localité sont inscrits et sont réguliers à l'école voir fiche de suivi du personnel et présence des enseignants Coût Evaluation avec la communauté NB : chaque équipe pédagogique établira son propre plan d action en suivant le cadre ainsi défini et en tenant compte des directives données en réunion de rentrée. Les rubriques coût et sources de financement sont renseignés si nécessaire. Source de Financement 11

12 II.4 PLANIFICATION DE L ENCADREMENT DES ADJOINTS Objectif : permettre au directeur de planifier mensuellement les activités d encadrement des adjoints. Période d utilisation : pendant la mise en œuvre des activités planifiées Mode de remplissage : Se référer aux exemples proposés dans la grille (ligne 1 et 2) Description de l outil : C est un support de planification de l encadrement dans lequel sont précisés les activités, les résultats attendus, les modalités d exécution, le maitre ciblé, la classe à visiter et la période. Activités Modalités d exécution Acteurs impliqués Cible/ classe Date 1. Résolution de - Observation de leçon Directeur et adjoint M. Ndiaye 10 novembre problème - Entretien CM1 A 2. Appropriation du guide Journée d étude Equipe pédagogique Equipe 25 novembre du CEB pédagogique de l école NB : Cette planification est élaborée avec l ensemble des acteurs pour mieux prendre en charge les besoins d encadrement des adjoints, et faciliter sa mise en œuvre. 12

13 II.5 BULLETIN DE SUIVI DES TRAVAUX D ELEVES Objectif : Permettre aux directeurs d apprécier la gestion des travaux écrits par un adjoint. Période d utilisation : Toute l année scolaire. Mode de remplissage : Cocher la cage d appréciation et mentionner les observations utiles Description de l outil : les différents cahiers sont pris en compte avec des items spécifiés. INSPECTION D ACADEMIE DE. INSPECTION DE L EDUCATION ET DE LA FORMATION. Ecole de :. Cours :... Année scolaire.. Effectifs : G : F : IDENTIFICATION DE L ENSEIGNANT : Prénoms : Nom :.. Sexe :. Mle : Grade :... Fonction : Date et lieu de Naissance : Diplômes : Cahiers de devoirs Cahiers de leçons TRAVAUX DES ELEVES : Cahier de roulement Cahier de production d écrits Cahiers d Exercices Cahiers d intégration Cahiers d activités Cahier d activités artistiques Exercices réguliers Volume suffisant Correction régulière Résumés adaptés Leçons régulières et conformes à la programmation Existence Visas réguliers Devoirs réguliers Correction régulière Utilisation régulière Correction régulière Utilisation régulière Correction régulière Utilisation régulière Correction régulière OUI NON OBSERVATIONS APPRECIATIONS GENERALES ET RECOMMANDATIONS LE MAITRE Note :. /20 Fait à le. LE DIRECTEUR 13

14 II.6 BULLETIN DE SUIVI ENCADREMENT Objectif : Permettre aux directeurs d apprécier la planification des apprentissages par les adjoints. Période d utilisation : Toute l année scolaire. Mode de remplissage : Cocher la cage d appréciation et mentionner les observations utiles Description de l outil : les domaines majeurs de la préparation sont pris en compte avec des items spécifiés. IA : ANNEE SCOLAIRE /.. IEF : Ecole :.Cours /Section : Effectif :.G :.F : Prénom : Nom: Sexe Matricule :..Grade : Ancienneté : Formation initiale au CEB. Remédiation au CEB PREPARATION DE LA CLASSE ITEMS OUI PART. NON OBSERVATIONS La planification est établie La planification des activités est régulière et conforme à l APC (prise en compte des moments d intégration). La conception des leçons est en adéquation avec la pédagogie active (centralité de l élève). L apprentissage à l intégration est pris en compte dans la préparation des leçons (SAI). L évaluation de la CB ou du palier est prise en compte dans la préparation des leçons. Les SSI proposées sont pertinentes et bien formulées. La remédiation est prise en compte dans la préparation des leçons (dispositif). Les supports pédagogiques conformes à l APC sont disponibles : guide pédagogique, cahier d intégration, cahier d activité, album de lecture,. APPRECIATIONS ET RECOMMANDATIONS GENERALES : Fait à..le Le Maître Le Directeur 14

15 II.7 FICHE D OBSERVATION DE LEÇON Objectif : Permettre aux directeurs d apprécier la pratique de classe des adjoints. Période d utilisation : Toute l année scolaire. Mode de remplissage : Cocher la cage d appréciation et mentionner les observations utiles Description de l outil : Des domaines relatifs à la planification de la leçon, aux activités et attitudes de l enseignant et de l apprenant sont pris en compte avec des items spécifiés. INSPECTION D ACADEMIE DE INSPECTION DE L EDUCATION ET DE LA FORMATION : Ecole de :. Cours : Année scolaire.. IDENTIFICATION DE L ENSEIGNANT : Effectifs : G : F :... Prénoms : Nom :.. Sexe :. Mle : Grade :... Fonction : Date et lieu de Naissance : Diplômes : 0 : pas satisfaisant ; 1 : peu satisfaisant ; 2 : satisfaisant ; 3 : très satisfaisant ITEMS Observations PLANIFICATION DE LA LEҪON 1.1. Pertinence des objectifs 1.3. Identification de pré requis pertinents 1.4. Pertinence de la situation problème proposée 1.5. Choix des supports et matériels didactiques adaptés 1.6. Congruence entre activités prévues et objectifs 1.7. Concision et justesse du résumé prévu 1.8. Pertinence des situations d évaluation prévues ACTIVITES ET ATTITUDES DE l ENSEIGNANT (E) 1.9. Organisation de la classe Mise en situation des apprenants Clarté des consignes Réalisation des activités prévues Exploitation des productions des élèves Valorisation de l engagement des élèves Maîtrise des contenus enseignés Soutien aux élèves qui éprouvent des difficultés 15

16 1.17. Gestion du temps Disponibilité du matériel prévu Implication des élèves dans l élaboration du résumé Prise en charge de l évaluation formative Compréhension de la situation Proposition d hypothèses Travail individuel ACTIVITES ET ATTITUDES DE L APPRENANT(E) Participation aux travaux de groupe effectués / Interaction Qualité des productions Participation à la synthèse Degré de maîtrise des apprentissages (si les éléments d appréciation existent) Appréciation générale : Recommandations : Le Directeur N.B. Il est recommandé de partager les informations contenues dans l outil avec l enseignant. 16

17 II.8 PROCES VERBAL DE SEANCE D ANIMATION PEDAGOGIQUE Objectif : permettre au responsable de la cellule de rendre compte du déroulement des séances d animation pédagogique. Période d utilisation : après chaque séance d animation pédagogique Mode de remplissage : renseigner toutes les rubriques en évitant de mettre (R.A.S.). Description de l outil : il comprend une en-tête et un corps du procès-verbal. L en-tête permet de faire la cartographie du cadre de rencontre, d indiquer le nombre de participants et d annoncer l objet de la séance d animation pédagogique. Le corps du PV comprend une partie réservée à la synthèse des points discutés et des consensus obtenus. En outre, il permet de présenter les difficultés rencontrées par le prestataire, les questions en suspens et de formuler des recommandations. IA: IDEN : Ecole: Cellule: Date: Heure de démarrage : Heure de levée de la séance : Nb de participants: (dont femmes : ) Nb d absents : Thème de la séance : 1. Principales acquisitions au cours de la séance. Points de discussion Résolution 2. Difficultés relevées au cours de la séance par rapport à : - la planification (préparation) : - la mise en œuvre : - la conduite des débats : - la gestion du temps : 3. Propositions d amélioration faites au cours des discussions. 4. Points de divergence : 5. Appréciations générales 6. Recommandations sur : - la préparation: - la conduite de la leçon Secrétaire de séance 17

18 II.9 TABLE AU DE BORD DE L ECOLE Objectif : permettre au directeur d avoir une vue synoptique de l ensemble des données statistiques de l école. Période d utilisation : annuelle Mode de remplissage : Actualiser les informations périodiquement. Description de l outil : C est un outil qui comprend un ensemble de tableaux. Dans chaque tableau figurent des données qui se rapportent à un domaine précis. Le tableau de bord doit être affiché par le directeur au tableau d affichage réglementaire. TABLEAU DE BORD DE L ECOLE ANNEE SCOLAIRE : Ecole: Statut: Type: Multig. Contexte de l'école Accès à l'école toute l'année.. Eau Cantine fonctionnelle Zone Distance (en km) au centre de santé le plus. Effectifs d'élèves et groupes pédagogiques An 1 Niveau G F T G F %F Red % Red Observations CI CP CE1 CE2 CM1 CM2 Moyens humains et matériels Montant reçu (F CFA) Enseignants craie en main H F T Directeur Manuels/ Guide du maître déchargé Fonctionnaire Salle de LEC Math ESVS AU EFF R classe Contractuel Tablesbancs CI Communautaire Places CP assises Enseignants privé Besoins CE1 CE2 CM1 CM2 Total 18

19 Indicateurs Ecole IA IDEN National Rapport élèves/maître Etat % fonctionnaire Collectivités % grp avec guide lecture ONG/projet % % grp avec guide Autres mathématique % grp avec manuels lecture Total % grp avec manuels mathématiques Taux de réussite Difficultés de contexte Taux de rétention Moyens CI/CM2 % d élèves Résultats % de redoublant Efficience résultats/moyens 19

20 II.10 OUTILS DE SUIVI DES CANTINES SCOLAIRES Objectif : Permettre au directeur de recueillir les données initiales sur le nombre de pensionnaires, les conditions de stockage des denrées et sur la composition du comité de gestion. Période d utilisation : Elle est remplie en début d année (à transmettre à l'iden/crpectp au plus tard le 15 novembre) Mode de remplissage : 1. renseigner le premier tableau avec des données chiffrées sur les effectifs par classe et par sexe ; 2. cocher la case correspondant à la réponse convenable. Description de l outil : L outil se présente sous forme de tableaux et de questions fermées. II.10.1 FICHE DE PRESENTATION Nom de l'école/ctp: Code de l'école : Type d école Préscolaire/primaire Région : Département: Com. Rurale/commune: Village / Ville Type de Cantine : PAM : ETAT : Autres 1) Nombre d élèves inscrits au début d année scolaire en cours : CI CP CE1 CE2 CM1 CM2 Total Garçons Filles Total 2) Gestion de la cantine : CR : COMM : Existe-t-il un magasin destiné exclusivement au stockage des vivres? Oui : Non : Le comité de gestion est fonctionnel : Oui : Non : Nombre de membres du Comité de Gestion : Si écoles ou CTP de Casamance : - Nombre de membres du Comité de Gestion déplacés : - Nombre de membres du Comité de Gestion réinstallés : Nombre de femmes du Comité de Gestion Fonction : Homme Femme Date de remplissage Président Date de réception par le/ la Chargé de Cantines (nom et signature) Secrétaire Président(e) du Comité (Nom et signature) Trésorier Directeur (trice) d école/ctp (Nom et signature) 20

21 II.10.2 FICHE MENSUELLE DE PRESENCES Objectif : permettre au directeur de suivre l évolution de l effectif des pensionnaires par jour ouvrable Période d utilisation : La fiche est remplie quotidiennement Mode de remplissage : remplir les cases avec les données relatives aux effectifs Description de l outil : L outil se présente sous forme d un tableau unique avec un en-tête Effectif démarrage année Nom de l'école/ctp: scolaire (AS) : Code de l'école: F: G: T: Dont Déplacés. Village/Ville: et..nouveaux installés Com.rurale/Commune: Effectif de début du trimestre: Département : F: G: T: dont......déplacés Région : et..nouveaux installés (ligne concernant les écoles/ctp en Casamance) (ligne concernant les écoles/ctp en Casamance) Mois de : Le nombre de jours effectifs d école s obtient en comptant le nombre de «oui» où l école a effectivement fonctionné dans le mois Le nombre de jours de cantines s obtient en comptant le nombre de «oui» où la cantine a fonctionné dans le mois Le nombre de présences à l'école, s'obstinent en faisant le cumul du nombre d élèves présents à l'école chaque jour et pendant tout le mois Le nombre d'absences à l'école, s'obstinent en faisant le cumul du nombre d élèves absents à l'école chaque jour et pendant tout le mois Date (à remplir) Jours effectifs d'écoles (1) (Oui/Non) Jours de cantines (2) (Oui/Non) Présences à l'école (3) Absences à l'école (4) F G T F G T Observations

22 Céréale s Lég. Huile Sel Céréale s Lég. Huile Sel Céréale s Lég. Huile Sel Céréale s Lég. Huile Sel II.10.3 FICHE MENSUELLE DE GESTION DE VIVRES Objectif : permettre au directeur de suivre la consommation des stocks Période d utilisation : à remplir quotidiennement et archiver au niveau de l école. Mode de remplissage : remplir l en-tête et les cases de la partie relatives aux vivres Description de l outil : L outil comprend un en-tête et un tableau unique renfermant la date, les effectifs et le mouvement des vivres. Nom de l'école/ctp Code de l'école: Village/Ville: Com.rurale/Commune: Département : Région Certifié par le Gestionnaire de cantines: (ou son suppléant) Nom et Prénom Date: Signature: Cette fiche doit être gardée et archivée au niveau du stock de vivres à l'ecole. Mois de : Se référer à la fiche mensuelle de présences ("Présences à l'école") Ne pas remplir la ligne grisée: Soldes à reporter sur la colonne "Soldes (en stocks)" Sachant que les livraisons sont trimestrielles, remplir au jour correspondant à la réception des vivres; pour les autres mois/jours où il n y a pas eu de livraison marquer zero Date Effectifs (Présences à l'école) (1) Entrées (kg) (3) Sorties (kg) Pertes (kg) Soldes (en stocks) (kg) Dernier solde du mois précédent (2) 22

23 II.10.4 FICHE TRIMESTRIELLE Objectif : permettre au directeur de faire la synthèse des données recueillies à partir des fiches mensuelles de présence et de consommation des vivres. Période d utilisation : La fiche est remplie tous les trois mois Mode de remplissage : remplir l en-tête et les cases de la partie relatives aux vivres et aux présences Description de l outil : L outil comprend un en-tête et un tableau unique renfermant le suivi trimestriel des stocks, le suivi trimestriel des effectifs, la contribution des autres partenaires et les visas. Nom de l'école/ctp: Trimestre Oct-Déc Code de l'école: Janv-Mars Type d'école: Avri-Juin préscolaire/primaire: Région: Département Com.rurale/Commune: CR COMM Village /Ville Type de Cantine Régulière Hausse de prix Suivi trimestriel du stock de vivres: en kilogrammes (Totaux des fiches mensuelles) Céréales: Légumineuses Huile Sel Reliquat du trimestre précédent A Quantité livrée pdt le trimestre: (Entrée) : B Quantité utilisée pdt le trimestre: (Sorties) : C Quantité perdue pdt le trimestre (Pertes) : D Stock en fin de trimestre :A+B- C-D=T Effectif démarrage année scolaire (AS) : Nbre de jours effectifs d'école Nbre de jours de cantines F: G: T: dont (*):. Déplacés et.. Réinstallés Mois 1 Mois 2 Mois 3 Total 23

24 Suivi trimestriel des absences des élèves (à remplir à partir des fiches mensuelles) Total d'absences: Mois 1 Mois 2 Mois 3 Total Filles Garçons Abandons au cours de l'année scolaire (A remplir à la fin du 3eme Trimestre) : F : G : T : Nombre d élèves admis en classe supérieure (A remplir à la fin du 3eme Trimestre) Garçons Filles Total CI CP CE1 CE2 CM1 CM2 (CFEE) Total Contribution des autres partenaires (Communautés, ONGs, ) Type Partenaire (Communautés, ONGs, Autres) Type Contribution (Espece ou Nature) Montant estimatif de la contribution Certifié par le Directeur d'école : Nom et Prénom: Date: Signature: Certifié par le Gestionnaire de cantines Nom et Prénom: Date: Signature: Date de réception par le chargé de cantines/crctp (nom et signature) 24

25 II.11 OUTILS DE SUIVI DES PROJET D ECOLE II.11.1 RAPPORT ETAT D AVANCEMENT DU PROJET D ECOLE Objectif : permettre au directeur d évaluer le niveau de réalisation des activités planifiées. Période d utilisation : chaque trimestre Mode de remplissage : Renseigner le tableau en reprenant les objectifs spécifiques, les activités et les indicateurs du document de projet. Description de l outil : L en-tête du rapport permet de localiser le projet d école et d identifier le bailleur. Le tableau fait apparaitre les objectifs spécifiques, les activités prévues, l état d exécution des activités, le degré d utilisation des fonds, les responsables et les contraintes. Une partie réservée aux observations au plan technique et financier se trouve en dessous du tableau. Inspection Départementale de l Education de.. Collectivité locale de. Ecole de :.. Bailleur :.. OBJECTIFS spécifiques RAPPORT ETAT D AVANCEMENT DU PROJET D ECOLE En date du. ACTIVITES INDICATEURS EXECUTION COUTS RESPONSABLES DIFFICULTES Prévue Réalisée Prévu Réalisé OBSERVATIONS : Au plan technique : Au plan financier : LE DIRECTEUR 25

26 II.12 ETAT D EXECUTION FINANCIERE DU PROJET D ECOLE Objectif : permettre au directeur de suivre le niveau d exécution financière du projet d école. Période d utilisation : chaque trimestre Mode de remplissage : Renseigner chaque cellule du tableau ci-dessous en précisant le numéro de la convention et la date, le montant total reçu, le montant décaissé et le solde. Description de l outil : L en-tête permet de préciser la localisation du projet et l identification du bailleur et des partenaires. Le tableau comprend 4 parties principales à savoir le numéro et la date de signature de la convention, le coût total du projet estimé, le montant autofinancé prévu et la subvention du ministère de l éducation nationale. Une partie réservée aux recommandations se trouve en dessous du tableau. Inspection d Académie de Inspection Départementale de l Education de.. Collectivité locale de. Ecole de :.. Bailleur :.. ETAT D EXECUTION FINANCIERE DU PROJET D ECOLE en date du.. Numéro et date de signature de la convention Coût total du projet d école Montant autofinancé (CL, CGE et autres partenaires de l école) Montant total Montant versé Montant à verser Montant de la subvention du ME Montant total Montant décaissé Montant justifié Montant à décaisser RECOMMANDATIONS : LE DIRECTEUR 26

27 II.13 FICHE DE SYNTHESE DES PERFORMANCES DES ELEVES (NIVEAU ECOLE) Objectif : Permettre au directeur de faire la synthèse des performances scolaires Période d utilisation : Après chaque évaluation standardisée. Mode de remplissage : Pour remplir l outil, le directeur s appuiera sur les fiches de synthèse des performances des élèves de chaque classe. Pour chaque activité : préciser l effectif ayant composé par cours et par étape et la part des filles; mentionner le nombre d élèves par niveau de maîtrise par cours et par étape; faire l analyse et l interprétation des résultats. Description de l outil : L outil est un tableau comportant la liste des cours avec les effectifs ayant composés et leurs seuils de maitrise par activité. La partie en dessous du tableau est réservée à l analyse et à l interprétation des résultats. INSPECTION D ACADEMIE DE. Inspection Départementale de l Education de EVALUATION DU TRIMESTRE 20.. ECOLE : Etape :. FICHE DE SYNTHESE ECOLE Cours.. Ont Activité 1 Activité. composé MAX MOY M insuf MAX MOY M insuf T F T F T F T F T F T F T F.. Total M : Maîtrise maximale [8 à 10] MN : Maîtrise moyenne [5 à7] [MP : Maîtrise insuf [0 à 5[ ANALYSE ET INTERPRETATION DES RESULTATS Le (a) Directeur (trice) 27

28 II.14 OUTILS DE GESTION CGE II.14.1 LE PLAN D ACTION Un plan est le produit du processus de planification. Il est un cadre qui, sur la base d un diagnostic et des problèmes à résoudre, indique quoi faire, comment le faire, quand le faire, avec quoi II.14.2 CONCEPT DU PLAN D ACTION VOLONTARISTE (PAV) Un plan d action est qualifié de volontariste lors qu il est élaboré, validé et exécuté par la communauté sur la base de ses propres ressources (humaines, matérielles et financières). L engagement de la communauté à ne compter d abord que sur ses propres ressources dans sa mise en œuvre constitue la caractéristique essentielle du PAV. II.14.3 RÔLES DU CGE DANS LA CONCEPTION ET LA MISE EN ŒUVRE DU PLAN D ACTION VOLONTARISTE (PAV) Les rôles assumés par le CGE dans le PAV sont de trois ordres : 1) Rôle de conception/élaboration : Le CGE procède à la collecte des données, fait l analyse de la situation de l école, identifie les problèmes à résoudre, formule les objectifs à atteindre et élabore en rapport avec la communauté le plan d action. 2) Rôle d exécution : Sur la base du plan d action élaboré, le CGE met en œuvre les activités planifiées en collaboration avec la communauté. 3) Rôle de suivi-évaluation : Le CGE met en place un dispositif de suivi-évaluation qu il exécute pour observer régulièrement l évolution des indicateurs et au besoin procéder à la régulation ou prendre une décision. II.14.4 PROCESSUS DE PLANIFICATION DES ACTIVITES DU CGE Il y a six étapes dans le processus de planification des activités du CGE. 1) Diagnostic participatif 2) Choix des problèmes prioritaires à résoudre 3) Définition des objectifs à atteindre 4) Elaboration du plan d action volontariste (PAV) 5) Validation sociale du PAV 6) Dispositif de suivi-évaluation du PAV 28

29 II.15 AIDE-MEMOIRE SUR LE PROCESSUS DE PLANIFICATION DES ACTIVITES DU CGE Autres acteurs N Etapes Activités Responsables concernés Diagnostic participatif 1. Constitution de données de base Equipe pédagogique Equipe pédagogique 2. Partage des données Bureau du CGE Membres du CGE 3. Identification des problèmes Analyse de situation Recensement des problèmes Bureau du CGE Choix des Choix des priorités : problèmes à à la portée des communautés Bureau du CGE Communauté (AG) * résoudre solution apporte des changements Définition Formulation d objectifs précis avec des objectifs des indicateurs pour les évaluer à atteindre Bureau du CGE Elaboration Membres du CGE/ Remplissage de cadre Bureau du CGE du PAV Equipe pédagogique Validation du PAV Validation par la communauté Bureau du CGE Communauté (AG) * 1. Suivi interne CGE CGE Dispositif de 2. Evaluation suiviévaluation - en fin d année - à mi-parcours CGE CGE du PAV 3. Suivi/accompagnement NB : Il est possible de coupler 2 AG*. Collectivité Locale, Union de CGE, IDEN, IA Collectivité Locale, Union de CGE, IDEN, IA II.16 SUIVI DU PLAN D ACTION Le tableau suivant propose la périodicité et les points principaux à aborder dans les rapports sur le fonctionnement et les activités des CGE. 1 er rapport 2 e rapport 3 e rapport Période (date limite de dépôt) A la rentrée (31 octobre) A mi-parcours (28 février) En fin d année (30 juin) Points à rapporter - Fonctionnement du CGE - Processus d élaboration et de validation du PAV (contenu, planification, ressources etc.) - Niveau d exécution technique et financier des activités planifiées - Difficultés rencontrées - Bilan d exécution technique et financière - Perspectives pour l année scolaire prochaine Documents à produire (outils) - Plan d action volontariste (PAV) - PV de l AG de validation - Rapport bilan à miparcours - PV de l AG bilan à miparcours - Rapport bilan annuel - PV de l AG bilan annuel 29

30 II.17 CANEVAS DE PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION DU CGE / DE L AG DU VILLAGE OU DU QUARTIER Procès-verbal de réunion du CGE / de l AG du village ou du quartier II.17.1 Objectif : permettre au directeur de rendre compte du déroulement de la réunion du comité de gestion d école. Période d utilisation : après chaque réunion du comité de gestion d école Mode de remplissage : renseigner toutes les rubriques en évitant de mettre (R.A.S.) Description de l outil : il comprend un en-tête et un corps du procès-verbal. L en-tête permet de localiser le CGE, de préciser la date de la réunion et le numéro du P.V. Le corps du PV comprend l odre du jour, les questions soulevées, les décisions prises, les observations et une partie réservée aux visas. Académie de IDEN de. Commune / Communauté Rurale École de No. de PV :.. Le (date de réunion ou AG), la réunion du Bureau de CGE / la réunion du CGE / l Assemblée Générale du village ou du quartier (rayer les mentions inutiles) s est tenue autour de l ordre du jour ci-dessous. Ordre du jour : Questions soulevées : Décisions prises :... Observations / Difficultés rencontrées: PIECES A JOINDRE : Liste de participants Fait à le... Le Président du CGE Le Secrétaire 30

31 II.18 FICHE DE SUIVI INTERNE DES ACTIVITES DU CGE IA : IDEN : Collectivité locale : CGE :. Période du / / 20 au / / 20 Date de suivi : / / 20 Activités programmées Période / Échéance Niveau d exécution En Non Réalisée cours réalisée Reporté Ressources (FCFA) Montant Montant prévu dépensé Difficultés rencontrées Mesures préconisées Observations TOTAL Président(e) Secrétaire Trésorier(ère) 31

32 II.19 PLAN D ACTION VOLONTARISTE (CANEVAS ET EXEMPLE) IA de : CGE de l Ecole XYZ IDEN de : Année scolaire Commune / CR de. Date : 25 / 10 / 2011 Résultats Attendus 1. ACCES Les filles sont massivement inscrites à la rentrée QUALITE Le taux de réussite aux examens en fin d année est amélioré. 3. GESTION L environnement scolaire dans la communauté rurale est amélioré. Activités Campagne de sensibilisation pour la scolarisation de la jeune fille (4 fois) Acquisition de 100 livres de CM2 Organisation des examens blancs : 2 fois Cotisation et participation aux réunions / AG de l Union de CGE Calendrier (Période/Fréquence) X X X X X X X Responsabl e de l exécution GPF CGE CGE X X X CGE Ressources nécessaires Main-d œuvre Nature Espèces Type et Source Type et Source Montant Source estimation estimation Crieur public : 500 F x 5 pers x 4 fois = Chauffeur : F x 1 jour Restaurati on (cuisine) : 500 F x 2 pers x 2 fois = APE APE APE Transport : Voiture : F x 1 jour Restaurati on (riz) : F x 2 = Charrette F x 3 pers x 3 AG = Chef de villag e APE APE APE F x 100 = Reprogr aphie : 50 F x 600 pers = Cotisati on annuell e Assoc. des ressorti ssants Coût global APE APE Montant total : (*) Le coût global correspond à la valeur totale en FCFA de l ensemble des ressources utilisées qu elles soient en main d œuvre, en nature ou en espèces. NB : Il n est pas obligatoire de planifier des activités dans tous les domaines. Il faut procéder à un choix en fonction des priorités de l école. Le Président du CGE Le Secrétaire

33 II.20 BILAN ANNUEL DES ACTIVITES DE CGE (CANEVAS ET EXEMPLE) IA de : CGE de : l Ecole ABC IDEN de : Année scolaire Date de validation: 31 / 05 / 2012 Commune / CR de : Effectif année en cours : F : 180 G : 200 T : 380 I. Planification et rapportage II. Fonctionnement Plan d action volontariste (PAV) Rapport bilan à mi-parcours Nombre de réunions / AG du village tenues Disponibilité : Oui / Date de validation en Disponibilité : Oui / Date de validation en AG : Non AG : 25 / 10 / 2011 Non 25 / 02 / 2012 Réunions du CGE : 8 AG : 3 III. Exécution Niveau de réalisation (mettre une croix) Montant (*) Résultats attendus Activités programmées Réalisées Non En cours à 100% réalisée Reporté Prévu Dépensé 1. ACCES Les filles sont massivement Campagne de sensibilisation pour la inscrites à la rentrée scolarisation de la jeune fille : 4 fois X Observations 2. QUALITE Le taux de réussite aux examens en fin d année est amélioré. 1. Acquisition de 100 livres de CM2 2. Organisation des examens blancs : 2 fois X X La contribution de l association des ressortissants a été réalisée à 80% du montant prévu. 3. GESTION L environnement scolaire dans la communauté rurale est amélioré Cotisation et participation aux réunions / AG de l Union de CGE X TOTAL Nombre : (*) Le coût global correspond à la valeur totale en FCFA de l ensemble des ressources utilisées qu elles soient en main d œuvre, en nature ou en espèces. Le Président du CGE Le Secrétaire

34 III. LISTE D OUTILS DE GESTION CLASSIQUES III.1 OUTILS DE GESTION DES RESSOURCES MATERIELLE ET FINANCIERE III.1.1 PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION I.1.1 PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION FINANCIERE Les principaux outils de gestion financière sont : le journal de caisse ; le livret d épargne ; le journal-grand livre ; les pièces justificatives : reçu, facture, décharge (justificatif temporaire), bordereau de versement ou de retrait en banque (ces pièces justificatives sont directement fournies par les banques) III.1.2 PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION MATERIELLE Les principaux outils de gestion matérielle sont : - la fiche de stock ; - le bon d entrée ; - le bon de sortie ; - le livre-journal des matières. NB : Ces outils sont disponibles dans le guide du Projet d Amélioration de l Environnement Scolaire Phase II (PAES2) (Guide Nº3 Gestion/ Décembre 2011) III.2 OUTILS DE GESTION DU QUANTUM HORAIRE III.2.1 LES OUTILS DE GESTION DU QUANTUM HORAIRE : - Les outils de gestion de l observatoire sont : - Le relevé hebdomadaire des retards et absences des maîtres - Le relevé mensuel du temps restitué et des heures complémentaires effectuées - La demande d autorisation d absence assortie d un engagement de restitution du temps dû - La fiche de restitution du temps dû - La synthèse mensuelle qui tient lieu de rapport de suivi NB : Ces outils sont disponibles dans le Guide de gestion du quantum horaire ME/DEE/Qualité/

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