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1 Contenu: 1. Contrôle visa 2. Déterminer si un visa est requis 3. Informations & conditions requises pour la demande de visa 4. Faire une demande de visa 5. Mode de livraison 6. Service, frais & paiement 7. Vérification et validation 8. Confirmation de la commande 9. Suivre une demande 10. Éditer une commande existante Coordonnées de CIBT Veuillez contacter CIBT pour toutes les questions d ordre général, les questions concernant le portail en ligne, les factures ou le service client au: Tél: +41 (0)

2 1. Contrôle visa Réservation hors ligne Quand vos vols sont réservés, le conseiller de voyages CWT enverra un courier électronique à CIBT, pour déterminer si des visas sont nécessaires. Si un visa est requis, CIBT vous enverra un message d alerte visa par mail contenant le lien pour le portail visa. Sur celui-ci, vous pourrez vérifier les conditions requises pour le visa, commencer à faire la demande en ligne et télécharger le dossier de demande avec tous les formulaires et pièces demandées. Si aucun visa n est requis, CIBT n enverra pas de message. Voici un exemple de message d alerte visa : Cher Voyageur, CIBT vous a envoyé une alerte visa de Carlson Wagonlit Travel. Vous allez recevoir, sous peu, tous les documents nécessaires pour votre voyage. Pour compléter votre demande, vous devez : Accéder au portail visa sur et vous enregistrer pour obtenir les conditions requises pour le visa. Commencer votre demande en ligne en cliquant sur le bouton start order après avoir reçu la confirmation des conditions requises pour le visa. Lire le dossier de demande CIBT. Il vous fournit un résumé des documents de voyage que vous avez demandés, des informations importantes, des instructions, étape par étape, sur les pièces personnelles que vous devez fournir ainsi que sur les formulaires que vous devez remplir. Imprimer, remplir et signer les formulaires. Utiliser les instructions se trouvant dans le dossier de demande CIBT comme guide pour vous aider à rassembler vos pièces personnelles et à remplir les formulaires. Envoyer les formulaires remplis et les documents demandés à CIBT. Dès que vous aurez rassemblé tous vos documents personnels et complété les formulaires, faites une copie pour vos dossiers et soumettez les originaux à l entité CIBT indiquée dans le dossier de demande CIBT. Nous traiterons votre demande dès réception. CIBT vous enverra un résumé de votre commande et vous contactera si d autres informations sont nécessaires. Envoyez les originaux de vos pièces personnelles et les formulaires à CIBT en utilisant les possibilités d envois suivants : Par courrier postal CIBT Bern c/o Regus Eigerstr Berne - Suisse +41 (0) Remis en mains propres ou par livreur CIBT Bern c/o Regus Eigerstr Berne - Suisse +41 (0) Si vous avez des questions, les experts des visas et passeports de CIBT seront à votre disposition par e- mail à ou par téléphone +41 (0) Merci d avoir choisi CIBT pour la gestion de vos importants documents de voyage. Nous nous efforçons de traiter votre demande rapidement, en toute sécurité et le plus commodément possible pour vous. 2

3 Avec nos meilleures salutations, l équipe de CIBT Réservation en ligne Si vos vols ont été réservés en ligne, cliquez sur le lien suivant afin de vérifier si un visa est requis pour votre voyage et faites, si nécessaire, la demande de visa: Pas de réservation Cliquer sur le lien suivant afin de vérifier si un visa est requis pour un voyage éventuel et faites, si nécessaire, la demande de visa : 2. Déterminer si un visa est nécessaire Le visa, est-il exigé? Après votre identification, la page à droite s affichera. 1. Sélectionner la nationalité du voyageur 2. Sélectionner le canton de résidence le cas échéant 3. Sélectionner le pays de destination 4. Sélectionner le motif du voyage (affaires, tourisme...) 5. Cliquer sur Submit Le système vous informera si vous avez besoin d un visa ou non. Types de visa Le pays de destination peut offrir plusieurs types de visa par rapport à la durée du séjour ou du nombre d entrées. Veuillez sélectionner les options appropriées. Choisissez le type de visa que vous demandez et cliquez sur le bouton Submit. 3

4 3. Informations et conditions requises pour la demande de visa La base de données de CIBT vous avisera si un visa est nécessaire. Si vous avez besoin d un visa, on vous communiquera les conditions requises. Celles-ci dépendent souvent de la nationalité du voyageur, de son pays de résidence, de la destination et du motif du voyage. Vous devez soumettre tous les documents exigés. Faute de quoi la demande sera rejetée lors de sa présentation à l office CIBT. L écran ci-dessous vous permet, à l aide des icones, de visualiser rapidement toutes les conditions requises ou bien vous pouvez ouvrir le document au format pdf. Le document.pdf comporte des modèles de tous les formulaires de demande de visa et de toutes les lettres nécessaires ainsi que des conseils utiles. Le document.pdf peut être envoyé par mail afin de vous permettre, à vous ou au voyageur, de consulter les documents demandés à tout moment. Vous devez passer votre commande en ligne. Pour commencer, il suffit de cliquer sur Start Order. 4

5 4. Faire une demande de visa Informations du voyageur Pour garantir la délivrance de votre visa à temps, vous devrez entrer la date à laquelle vous aurez besoin du retour de votre passeport. Saisissez la date d entrée et de sortie pour le pays que vous souhaitez visiter. Cela nous permet de vérifier si les dates émises sur le visa correspondent aux dates requises. Tous les champs concernant les informations sur le voyageur sont obligatoires. Cela permet à nos consultants de disposer de toutes les informations nécessaires pour traiter la demande de visa. Les champs concernant les coordonnées seront automatiquement complétés par les données que vous aurez communiquées lors de l inscription. Vous pourrez éditer cette information en ligne, si vous souhaitez que nous contactions une autre personne. Si vous souhaitez que nous contactions le voyageur directement, vous pourrez également sélectionner cette option. Lorsque vous aurez saisi toutes les informations requises, veuillez cliquer sur Next. 5

6 5. Mode de livraison Options d envoi CIBT offre une large palette de possibilités d envoi pour répondre à vos besoins et pour assurer que votre passeport sera bien de retour à la date requise. Indiquez vos préférences à l aide de la liste déroulante. Pour une livraison rapide, veuillez compléter soigneusement tous les champs. Nous pouvons vous livrer à toute adresse de livraison que vous voudrez bien nous indiquer. Après avoir entré toutes les informations requises, veuillez cliquer sur Next. 6

7 6. Services, frais & paiement Services, frais et paiement Si une embassade offre plusieurs délais pour la délivrance d un visa (p.e. un service express), ces options seront listées avec les frais correspondants. Sélectionnez l option qui conviendra le mieux à vos besoins. Il est possible de payer par carte de crédit d entreprise (Airplus / American Express) ou par carte de crédit personnelle (Amex, Visa, Mastercard) en fonction des règles en usage dans votre société. Une facture sera émise une fois la commande exécutée et lorsque nous aurons confirmé que le visa a été délivré correctement. La facture vous sera envoyée par pour vos dossiers. Le champ «Information complémentaire» vous permet de nous communiquer des instructions ou des informations relatives à votre commande qui n auront pas été mentionnées auparavant. Après avoir saisi toutes les informations requises, veuillez cliquer sur Next. 7

8 7. Vérification et validation Vérification et validation Le système en ligne vous permet de vérifier les informations transmises et de les modifier. Cliquez sur Edit à côté de la section concernée, si des modifications doivent être apportées. Après avoir confirmé que toutes es informations sont correctes, Finalisez votre demande en cliquant sur Submit. 8

9 8. Confirmation de la commande L écran de confirmation de la commande comporte les informations détaillées concernant votre demande ainsi que les renseignements nécessaires sur le mode et le lieu d envoi des pièces demandées. L information contenue dans cet écran vous sera automatiquement envoyée par . Veuillez noter soigneusement le numéro de référence à 7 chiffres affiché sur cette page. Il permet à l utilisateur de suivre l état de sa commande 24h/24 et 7j/7j Veuillez mentionner ce numéro dans toute correspondance ultérieure. A partir de cet écran, vous pourrez accéder aux conditions requises via.pdf ou les envoyer par au voyageur. Vous êtes désormais prêt pour envoyer les pièces demandées à CIBT. 9

10 9. Suivre une commande Les demandes de visa peuvent être suivies en temps réel 24h/24 et 7j/7 en cliquant sur l onglet Status Check ci-dessous. Lexique sur l état de la commande En attente des pièces demandées La demande a été enregistrée et nous attendons la livraison des pièces demandées. Refus de CIBT / pièces conservées Le demandeur doit fournir des pièces additionnelles pour que nous puissions déposer la demande. Nous conservons les pièces reçues dans l attente de recevoir celles qui manquent. Dépôt de la demande Les pièces demandées ont été correctement reçues et la demande sera déposée à l ambassade à la date indiquée. Date prévisionnelle de remise du visa Date prévue pour la remise du visa par l ambassade (non garantie) Refus de l ambassade / pièces conservées La demande de visa a été rejetée par l ambassade. Nous demandons des pièces supplémentaires pour présenter la demande à nouveau et nous conservons le dossier dans l attente de recevoir les pièces manquantes. Date actuelle de remise L ambassade a retenu la demande pour des vérifications supplémentaires et n a pas encore émis de date de remise. Prêt pour l envoi Le visa a été délivré par l ambassade et vérifié par nous, le passeport est prêt pour l envoi. Commande exécutée Le passeport a été expédié et la facture émise (elle sera envoyée par directement au voyageur). 10

11 10. Editer une commande existante Si vous avez besoin d éditer les informations de la commande pendant que celle-ci est traitée, vous devrez vous identifier et cliquer sur Check Status. Saisissez votre numéro de référence à 7 chiffres et la commande apparaîtra (voir ci-dessous). Cliquer sur le numéro de référence de la commande en rouge. Vous trouverez l état détaillé et actualisé de votre commande et vous pourrez modifier l adresse de livraison en cliquant sur Update Despatch Information. 11

12 DONNÉES ENVOYÉES PAR CWT À CIBT POUR DÉTERMINER SI UN VISA EST NÉCESSAIRE PRÉNOM NOM SEXE NATIONALITÉ DATE DE DÉPART PNR DE RÉFÉRENCE DU VOYAGEUR/DONNEUR D ORDRE PRINCIPAL PAYS DE DESTINATION AUTRES PAYS VISITÉS 12

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