Guide Administrateur Fonctions avancées pour les administrateurs de DOC6

Transcription

1 Guide Administrateur Fonctions avancées pour les administrateurs de DOC6

2 Sommaire Présentation... 4 A propos de Wapp Nous contacter... 4 Remarques et suggestions... 4 Configuration requise... 4 Informations Générales Comment se connecter à DOC6? Comment se déconnecter de DOC6? Comment voir la liste de mes projets? Comment accéder à la console d Administration?... 5 Gestion des droits d accès Qu entend-t-on par «droits d accès» dans DOC6? Quels sont les droits d accès disponibles dans DOC6?... 6 Groupes Comment ajouter un nouveau groupe? Comment supprimer un groupe? Comment modifier un groupe? Comment gérer les permissions particulières?... 8 Utilisateurs Comment ajouter un nouvel utilisateur? Comment supprimer un utilisateur? Comment modifier un utilisateur? Comment réinitialiser le mot de passe d un utilisateur? Comment gérer les permissions particulières? Comment importer une liste d utilisateurs (CSV)?... 10

3 7. Comment créer des codes Rôle, Emetteur et Lot? Répertoires Comment ajouter un nouveau répertoire? Comment supprimer un répertoire? Comment déplacer un répertoire? Comment importer une arborescence? Comment importer une liste de documents prévisionnels? Boite à outils Comment connaître le volume documentaire de mon projet? Comment exporter une liste des fichiers vers Excel? Circuits de validation Comment créer les termes visas? Comment créer un circuit de validation? Nomenclature du projet Comment créer une nomenclature projet? Comment supprimer une nomenclature? Comment modifier une nomenclature? Comment gérer les associations? Projet Comment créer un nouveau projet?... 17

4 Présentation Ce document est destiné aux administrateurs de la plateforme collaborative DOC6, développée par Wapp6. Il vous permet une prise en main rapide des fonctionnalités avancées de l outil. Chaque chapitre peut être consulté indépendamment des autres. Il repose sur la base d une FAQ (Foire aux questions). Il vous suffit de cliquer sur la question de votre choix pour accéder directement à la section d aide correspondante. A propos de Wapp6 La vocation première de Wapp6 est d assister ses clients pour leur simplifier la gestion de l information de leurs projets de construction. Pour cela Wapp6 dispose d une large gamme de solutions, de ressources et de compétences pour lui permettre de proposer la meilleure offre combinée logiciel et service quel que soit la taille et la typologie du projet de construction. Pour aider nos clients à être plus performant dans la gestion de leur projet, Wapp6 ne cesse d investir massivement en R&D pour d apporter des solutions simples et efficaces. Créé en 2009 par Franck Meudec, ex-directeur général et fondateur de BuildOnline France, Wapp6 s appuie sur la double compétence de son équipe, en construction et en technologie. Animés par un véritable esprit du service et du résultat, les femmes et les hommes de Wapp6 mettent à profit, de nos clients, leurs 10 ans d expérience. Nous contacter Notre Service Clients est disponible du lundi au vendredi de 9h à 17h pour répondre à vos questions concernant la plateforme ou pour vous aider à résoudre un problème technique : support@wapp6.com TELEPHONE IMPORTANT: Lorsque vous nous envoyez un message, merci de nous préciser votre : Prénom Nom Société Nom du projet Remarques et suggestions Si vous avez des idées, des suggestions ou des commentaires sur la façon dont nous pourrions améliorer nos outils ou notre service, n hésitez pas à nous le faire savoir. Configuration requise Pour utiliser DOC6, vous devez simplement utiliser : - un PC connecté à Internet - un navigateur Internet récent (nous vous recommandons les navigateurs Internet Explorer 8 ou Mozilla Firefox). - Un plugin Adobe Flash (version 10 minimum)

5 Informations Générales 1. Comment se connecter à DOC6? Un nom d utilisateur et un mot de passe sont nécessaires pour vous connecter à DOC6. Ces codes d accès vous sont généralement envoyés par par le Servie Clients. L adresse de connexion est : 2. Comment se déconnecter de DOC6? Pour vous déconnecter de DOC6, il vous suffit de cliquer sur le lien droite de votre écran. situé en haut à 3. Comment voir la liste de mes projets? Lors de votre connexion à DOC6, vous accédez par défaut à la liste de tous vos projets. Si vous souhaitez consulter à nouveau cette liste de projets, il vous suffit de cliquer sur l icône située en haut à gauche de votre écran. 4. Comment accéder à la console d Administration? Pour accéder à la console d administration, il vous suffit de cliquer sur le lien menu suivant apparaitra à droite de l écran : et le

6 1. Qu entend-t-on par «droits d accès» dans DOC6? Gestion des droits d accès Les droits d accès sont des autorisations octroyées par les administrateurs de la plateforme pour permettre aux utilisateurs : - d accéder ou non à des répertoires spécifiques - d accéder ou non à des fonctionnalités spécifiques 2. Quels sont les droits d accès disponibles dans DOC6? En ce qui concerne les accès aux dossiers, il en existe trois : MASQUER VERROUILLER PROPRIETAIRE Rend le répertoire invisible à un utilisateur ou un groupe d utilisateur Rend le répertoire accessible uniquement en lecture seule (téléchargement, prévisualisation, etc.) Rend le répertoire accessible à tous en écriture (dépôt, téléchargement, prévisualisation, etc.) Interface de gestion des accès aux répertoires

7 En ce qui concerne les fonctionnalités données aux groupes d utilisateurs, il en existe 7 : Déléguer les droits administrateurs Autoriser le groupe à déposer des fichiers Autoriser le groupe à effacer ses propres fichiers Autoriser le groupe à déplacer ses propres fichiers Autoriser le groupe à renommer ses propres fichiers Autoriser le groupe à faire des demandes de reprographies Autoriser l'utilisateur à générer des prévisualisations DWG Permet d accéder à la console d administration et de gérer les groupes, utilisateurs, dossiers, etc. Permet le dépôt de documents dans un répertoire Permet la suppression de documents dans un répertoire Permet le déplacement de documents Permet le renommage de documents Permet l envoi de demandes de reprographie Permet l utilisation de la visionneuse de documents IMPORTANT : Les utilisateurs ne peuvent effectuer ses actions UNIQUEMENT sur les documents qu ils ont déposés (ex : Philippe et Maurice font partie de la même société et ont les mêmes droits. Même si Philippe dépose un document, Maurice ne pourra pas le renommer, ni le déplacer, ni le supprimer. La notion de PROPRIETE de documents est très forte dans DOC6. Interface de gestion des fonctions disponibles par groupe

8 1. Comment ajouter un nouveau groupe? Groupes Pour créer un groupe, il suffit de cliquer sur sous la rubrique Groupes, puis de saisir le nom du groupe et enfin de sélectionner les membres de ce groupe. Une fois effectué, il ne reste plus qu à cocher les fonctions accessibles par ce groupe (cf. chapitre Gestion des droits d accès), puis cliquez sur le bouton 2. Comment supprimer un groupe? Pour supprimer un groupe, il suffit de cliquer sur sélectionner le groupe à supprimer. sous la rubrique Groupes, puis de Une fois effectué, il ne reste plus qu à cliquer sur 3. Comment modifier un groupe? Pour modifier un groupe, il suffit de cliquer sur sélectionner le groupe à modifier. sous la rubrique Groupes, puis de Vous pouvez modifier le nom du groupe, ses membres ou encore les fonctions qu il peut utiliser. Une fois effectué, cliquez sur le bouton modifications. pour sauvegarder vos 4. Comment gérer les permissions particulières? Comme nous l avons vu dans le chapitre «Gestion des droits d accès», il est possible de gérer des droits aux dossiers par groupe. Pour cela, il suffit de cliquer sur menu déroulant en haut de l écran. puis de sélectionner le groupe en question via un Puis, vous devez cocher les cases correspondantes aux droits de votre choix. Une fois terminé, cliquez sur le bouton tout en bas de l écran.

9 1. Comment ajouter un nouvel utilisateur? Utilisateurs Pour créer un utilisateur, il suffit de cliquer sur sous la rubrique Utilisateurs, puis de saisir les informations nécessaires (nom, prénom, société, mail, etc.). IMPORTANT : Les champs obligatoires apparaissent avec un astérisque (*) Une fois effectué, puis cliquez sur le bouton Un modèle d envoi de codes d accès apparait automatiquement. Il suffit de l envoyer pour que le nouvel utilisateur dispose de ses identifiants pour se connecter au projet. 2. Comment supprimer un utilisateur? Pour supprimer un utilisateur, il suffit de cliquer sur puis de sélectionner l utilisateur à supprimer. sous la rubrique Utilisateurs, Une fois effectué, il ne reste plus qu à cliquer sur 3. Comment modifier un utilisateur? Pour modifier un groupe, il suffit de cliquer sur sélectionner l utilisateur à modifier. sous la rubrique Utilisateurs, puis de Vous pouvez modifier toutes les informations de l utilisateur, excepté son NOM, PRENOM et SOCIETE. Pour cela, il est nécessaire de passer par le Service Clients Wapp6. Une fois effectué, cliquez sur le bouton modifications. pour sauvegarder vos 4. Comment réinitialiser le mot de passe d un utilisateur? Pour réinitialiser un mot de passe, il suffit de cliquer sur sous la rubrique Utilisateurs, puis de sélectionner l utilisateur en question. Ensuite, il faut cliquer sur le bouton Un est automatiquement envoyé à l utilisateur.

10 5. Comment gérer les permissions particulières? Comme nous l avons vu dans le chapitre «Gestion des droits d accès», il est possible de gérer des droits aux dossiers par utilisateur. Pour cela, il suffit de cliquer sur menu déroulant en haut de l écran. puis de sélectionner l utilisateur en question via un Puis, vous devez cocher les cases correspondantes aux droits de votre choix. Une fois terminé, cliquez sur le bouton tout en bas de l écran. 6. Comment importer une liste d utilisateurs (CSV)? Il est possible de créer plusieurs utilisateurs en masse grâce au module d import intégré. A partir d un simple fichier Excel, vous pouvez créer et inviter plusieurs utilisateurs. Pour cela, il suffit de : 1) Copier - Coller dans Excel en colonne la ligne exactement décrite comme telle : Mail Civilite Nom Prenom Societe Fonction Activite Tel Mobile Fax 2) Remplir les informations nécessaires dans le fichier Excel 3) Cliquer sur Enregistrer sous... et choisir le format CSV 4) Enregistrer ce fichier sur l ordinateur Ensuite dans DOC6, cliquez sur sélectionnez le fichier Excel (au format CSV) que vous venez de créer., puis sur «Parcourir» et Cliquer sur, puis sur «Enregistrer». 7. Comment créer des codes Rôle, Emetteur et Lot? Les codes Rôles, Emetteurs et Lots sont des informations associées directement à un utilisateur via sa fiche d informations. Seule l information relative au Rôle est visible directement depuis l annuaire. Quant aux codes Emetteur et Lot, ils sont utilisés dans le cas d un dépôt de document (avec module de nomenclature activé). Ces valeurs vont s intégrer automatiquement dans la référence du document. Pour créer un code Rôle, Emetteur ou Lot, il suffit de cliquer sur le libellé de votre choix à gauche de l écran, puis de saisir le code en question et enfin de valider en cliquant sur le bouton Pour le supprimer, il suffit de cliquer sur le bouton

11 Répertoires 1. Comment ajouter un nouveau répertoire? Pour créer un répertoire, il suffit de cliquer sur sous la rubrique Répertoires, de sélectionner le répertoire dans lequel vous souhaitez ajouter celui-ci, puis de cliquer sur Suivant. Il faut ensuite obligatoirement saisir un Nom (la Description est facultative). Par défaut, il est possible de déposer tout type de fichier. Néanmoins vous avez la possibilité de limiter les types de fichiers qui pourront être déposés dans le répertoire : Il suffit simplement de cocher les cases des types de documents autorisés. Une fois termine, cliquez sur le bouton 2. Comment supprimer un répertoire? Pour supprimer un répertoire, il suffit de cliquer sur puis de sélectionner le répertoire à supprimer. sous la rubrique Répertoires, Une fois effectué, il ne reste plus qu à cliquer sur IMPORTANT : Si vous supprimer un dossier qui comporte des sous-dossiers et des documents, vous supprimez l ensemble des éléments. 3. Comment déplacer un répertoire? Pour déplacer un répertoire, il suffit de cliquer sur sous la rubrique Répertoires, de sélectionner le dossier à déplacer, puis de cliquer sur le bouton Suivant. Il faut ensuite sélectionner le répertoire de destination, cliquer sur le bouton Suivant et enfin confirmer en cliquant sur le bouton 4. Comment importer une arborescence? Pour importer une arborescence de répertoires, il faut respecter scrupuleusement les règles suivantes : - Créer les répertoires dans un fichier Excel qu il faudra enregistrer au format 5.0/95 - Supprimer tous les caractères spéciaux (ex : & % / \, ~ { $! ; : etc.) - Supprimer tous les accents ex : é, è, ç, à, ù, ê, etc.) - Ne laisser aucun espace vide à la fin d un nom de répertoire - Veillez à ce que votre arborescence débute depuis la cellule A1 dans Excel

12 Une fois prête à être importée, cliquez sur puis sur afin de sélectionner le fichier Excel contenant l arborescence à importer. Enfin, cliquez sur le bouton «Go» pour lancer le processus. 5. Comment importer une liste de documents prévisionnels? Dans DOC6, il est possible d intégrer une liste des documents à produire sur le projet avec une date limite de dépôt. Pour cela, il faut respecter scrupuleusement les règles suivantes : - Créer les documents dans un fichier Excel qu il faudra enregistrer au format CSV - Commencer la saisie des informations à partir de la cellule A10 - Les informations à saisir dans l ordre sont : o Nom (ex : EXE-DGW-0001) o Extension (ex :.dwg) o Titre du document (ex : Plan de masse) o Date previsionnelle (ex : 21/11/2010) Cliquez sur Importer docs prévisionnels, puis sur

13 Boite à outils 1. Comment connaître le volume documentaire de mon projet? Pour savoir quel est le nombre de Mo utilisé sur mon projet, il suffit simplement de cliquer sur dans la rubrique Boite à outils. L arborescence des répertoires apparait avec le nombre de Mo par répertoire de 1 er niveau ainsi que la taille totale. 2. Comment exporter une liste des fichiers vers Excel? Il existe 2 façons d exporter une liste de fichiers de DOC6 vers Excel : a. L export de la liste des fichiers par répertoire (métadonnées simplifiées) Pour exporter la liste des fichiers par répertoires, il vous suffit de cliquer sur le lien dans la rubrique Boite à outils. b. L export de la liste des fichiers du projet (métadonnées complètes) Pour exporter la liste des fichiers par répertoires, il vous suffit de cliquer sur le lien dans la rubrique Boite à outils.

14 Circuits de validation 1. Comment créer les termes visas? Avant de définir un circuit de validation, il est nécessaire de déterminer les statuts qui seront utilisés pour les visas. Pour cela, il suffit simplement de cliquer sur saisir un statut et enfin cliquer sur le bouton dans la rubrique Circuits de validation, 2. Comment créer un circuit de validation? Pour créer un circuit de validation, il vous suffit de cliquer sur de validation, puis de cliquer sur dans la rubrique Circuits Il faut ensuite : - Nommer votre circuit de validations (ex : validations plans, validations CR, etc.) - Préciser le délai maximum en jour pour les viseurs - Préciser le délai maximum en jour pour l envoi papier (il sera additionné automatiquement au délai maximum) - Sélectionner les groupes de viseurs (groupes créés au préalable cf. rubrique Groupes). - Sélectionner les statuts que les viseurs pourront utiliser - Sélectionner le viseur final (groupe créé au préalable également) - Préciser des statuts supplémentaires si nécessaire qui seront accessibles uniquement pour le viseur final. Une fois terminé, cliquez sur Exemple de création de circuit de validation

15 Nomenclature du projet 1. Comment créer une nomenclature projet? En cliquant sur le bouton Ajouter dans la rubrique Nomenclature du projet, l interface de création de nomenclature apparaît. Une liste de champs types apparaît. Il suffit de cliquer sur le nom d un champ pour le faire apparaître à l écran. Ensuite, il faut préciser les valeurs pour chaque champ avec le Code et son Libellé. Exemple de saisie de nomenclature Une fois terminé, cliquez sur le bouton 2. Comment supprimer une nomenclature? Pour supprimer une nomenclature, il suffit de cliquer sur dans la rubrique Nomenclature du projet, de sélectionner la nomenclature à supprimer, de cliquer sur Suivant, puis de cliquer sur le bouton pour valider.

16 3. Comment modifier une nomenclature? Pour modifier une nomenclature, il suffit de cliquer sur dans la rubrique Nomenclature du projet, de sélectionner la nomenclature à modifier, puis de cliquer sur Suivant. Il vous suffit de faire les modifications nécessaires, puis de cliquer sur pour sauvegarder. 4. Comment gérer les associations? Dans DOC6, vous avez la possibilité d affecter une nomenclature sur un répertoire. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur dans la rubrique Nomenclature du projet. L arborescence apparaît avec, à l extrémité de chaque répertoire, un menu déroulant dans lequel vous pouvez spécifier une nomenclature. Une fois effectué, il ne vous reste plus qu à cliquer sur le bouton

17 1. Comment créer un nouveau projet? Projet La création d un projet se fait à partir d un autre projet. Pour créer un nouveau projet, il vous suffit donc de vous connecter à un projet puis de cliquer sur DCcdscqsdcqdscqscq dans la rubrique Projet. Il ne reste plus qu à saisir le nom de votre nouveau projet, d activer ou non les options Nomenclature et/ou Visas et enfin de sélectionner parmi la liste des utilisateurs disponibles ceux qui pourront accéder à ce nouveau projet.