MRC de Beauharnois-Salaberry : M. Denis Lapointe, maire de Salaberry-de-Valleyfield M. Claude Haineault, préfet suppléant et maire de Beauharnois

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1 Séance extraordinaire du Conseil d administration de la Régie intermunicipale de valorisation des matières organiques de Beauharnois-Salaberry et de Roussillon tenue le 28 février 2014 à 9 h à la salle du Conseil Kilgour de la MRC de Beauharnois-Salaberry située au 2, rue Ellice, à Beauharnois, à laquelle sont présents les représentants suivants : MRC de Beauharnois-Salaberry : M. Denis Lapointe, maire de Salaberry-de-Valleyfield M. Claude Haineault, préfet suppléant et maire de Beauharnois MRC de Roussillon : Mme Nathalie Simon, préfète et mairesse de Châteauguay M. Gilles Meloche, maire de Delson Mme Lise Poissant, mairesse de Saint-Mathieu Est absent : M. Yves Daoust, préfet et maire de Saint-Louis-de-Gonzague Les représentants présents forment le quorum du Conseil d administration sous la présidence de Mme Nathalie Simon. Le directeur général et secrétaire-trésorier, M. Pierre Tardif, est également présent. Assistent également : Mme Linda Phaneuf, directrice générale et secrétaire-trésorière, MRC de Beauharnois-Salaberry M. Pierre Largy, directeur général et secrétaire-trésorier, MRC de Roussillon M. Sébastien Gagnon, directeur général, Table des préfets et élus de la Couronne Sud Mme Manon Darche, technicienne en rédaction, MRC de Beauharnois-Salaberry Invités : Mme Ginette Laurencelle, directrice générale, CLD Roussillon Mme Marie-Claude Tremblay, coordonnatrice aux communications, MRC de Roussillon M. Guy Longtin, coordonnateur aux communications, MRC de Beauharnois-Salaberry M. Guy Fouquet, vice-président Aménagement, Environnement et Sciences de la Terre, Groupe S.M. International M. Marc-André Desjardins, vice-président Environnement, Axor Experts-Conseils L avis de convocation a été transmis à tous les membres du Conseil d administration par courrier recommandé et par courriel, le 26 février OUVERTURE DE LA SÉANCE Il est proposé par M. Claude Haineault Que la séance soit ouverte ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Il est proposé par M. Claude Haineault D adopter l ordre du jour de la présente séance, tel que reproduit. 1. Ouverture de la séance 2. Adoption de l ordre du jour 3. Adoption et suivi du procès-verbal de la séance du 21 novembre Proposition d un nouveau calendrier des séances pour 2014

2 ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR (SUITE) 5. Affaires administratives a. Comptes à payer 6. Communications Invités : Marie-Claude Tremblay, coordonnatrice aux communications, MRC de Roussillon, M. Guy Longtin, coordonnateur aux communications, MRC de Beauharnois-Salaberry a. Activités prévues en 2014 b. Mandat pour la conception d un site web 7. Services professionnels financiers : termes de référence d un mandat à accorder 8. Services professionnels techniques : avancement du mandat Invités : M. Guy Fouquet, ing., vice-président Aménagement, Environnement et Sciences de la Terre, Groupe S.M. International et M. Marc-André Desjardins, ing., viceprésident Environnement, Axor Experts-Conseils a. Étapes réalisées b. Étapes du processus d approvisionnement c. Grille d évaluation de l appel de qualification 9. Filière biométhanisation CLD Présentation des résultats du mandat accordé par les CLD à Groupe S.M. International et Axor Experts-Conseils 10. Correspondance a. Mutuelle des municipalités du Québec : Ristourne Une sixième d affilée! 11. Levée de la séance ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 21 NOVEMBRE 2013 Il est proposé par M. Denis Lapointe Que le procès-verbal de la séance ordinaire du 21 novembre 2013 soit adopté. PROPOSITION D UN NOUVEAU CALENDRIER DES SÉANCES POUR 2014 M. Tardif dépose un calendrier révisé des séances pour l année Compte tenu de l avancement du projet et des nombreuses décisions à prendre en cours d année, il propose la tenue de séances mensuelles, les 3 e jeudis, avec relâche aux mois de juillet et de décembre. Une proposition de débuter les conseils d administration (séances publiques) à 11h30 est présentée, précédés de rencontres plénières, de 9 h à 11h30 où les enjeux et divers dossiers seront présentés et discutés. Après discussion à ce sujet, les membres étant favorables conviennent de ce qui suit : ADOPTION DU CALENDRIER RÉVISÉ DES SÉANCES DU CONSEIL D ADMINISTRATION POUR L ANNÉE 2014 ATTENDU l article 17 du Règlement numéro 3 Règlement général de fonctionnement de la Régie intermunicipale de valorisation des matières organiques de Beauharnois-Salaberry et de Roussillon; ATTENDU la résolution numéro adoptant le calendrier des séances du conseil d administration et des séances de travail pour l année 2014; ATTENDU qu il y a lieu de réviser ledit calendrier des séances pour l année 2014, selon la proposition déposée aux membres; En conséquence, Il est proposé par M. Claude Haineault

3 ADOPTION DU CALENDRIER RÉVISÉ DES SÉANCES DU CONSEIL D ADMINISTRATION POUR L ANNÉE 2014 (SUITE) Que la Régie adopte le calendrier révisé des dates des séances du Conseil d administration de la Régie pour l année 2014, tel que déposé. Que la Régie autorise la publication dudit calendrier des séances du Conseil d administration conformément aux obligations de l article 17 du Règlement numéro 3. AFFAIRES ADMINISTRATIVES COMPTES À PAYER Il est proposé par M. Gilles Meloche Appuyé par Mme Lise Poissant Que la liste des comptes à payer de la Régie, datée du 28 février 2014 et au montant de ,01 $ soit approuvée. D autoriser le directeur général et secrétaire-trésorier à effectuer le paiement desdits comptes. COMMUNICATIONS Invités : Marie-Claude Tremblay, coordonnatrice aux communications, MRC de Roussillon et Guy Longtin, coordonnateur aux communications, MRC de Beauharnois-Salaberry M. Tardif introduit Mme Tremblay et M. Longtin, qui ont été invités à présenter les activités prévues en 2014 en lien avec le service des communications et le projet de conception du site Internet de BioM. Activités prévues en 2014 Mme Tremblay dépose un tableau présentant la planification mensuelle 2014 des activités de communication en lien avec la gestion des matières résiduelles et l avancement du projet de BioM. Cette planification est présentée selon les activités prévues pour le public interne et pour le public externe. Elle présente également les outils de communication qui seront mis de l avant ainsi que leur fréquence de publication. Les membres soulèvent l importance de s assurer de conserver la confidentialité de l information transmise au public interne, notamment l information transmise par le biais du nouveau bulletin électronique, le BioM Express. Concernant l activité «séances d information» aux conseils municipaux et aux cadres municipaux (directeurs généraux, urbanistes, directeurs des travaux publics, responsables des communications ), Mme Tremblay explique que la forme et les modalités de ces séances sont à définir et seront présentées aux membres du Conseil d administration sous peu. Avant de poursuivre avec la conception du site web et à titre informatif, Mme Tremblay mentionne qu une revue de presse a été déposée aux membres, faisant suite à la conférence de presse du 31 janvier dernier annonçant la subvention accordée à la Régie par les deux gouvernements pour la construction de l usine. Mandat pour la conception d un site web En regard du projet de conception du site Internet de BioM, Mme Tremblay dépose un organigramme présentant l arborescence préliminaire du site Monbiom.ca. Une mise en ligne en juin prochain est envisagée. L équipe travaille présentement à l élaboration du devis et elle précise que trois ou quatre firmes ont été identifiées pour invitation à soumissionner.

4 Les membres émettent leurs attentes et après discussion, conviennent de ce qui suit : CONCEPTION D UN SITE INTERNET POUR LA RÉGIE AUTORISATION D ALLER EN APPEL D OFFRES SUR INVITATION ATTENDU que la Régie s est dotée d un logo et d un slogan (BioM Transformer la vie en énergie) dont le lancement officiel a eu lieu le 23 avril 2013; ATTENDU la nécessité de se prévaloir d un site Internet, qui constitue un important outil de communication et de marketing et une carte de visite essentielle; ATTENDU le dépôt de l arborescence préliminaire du site Internet Monbiom.ca et les attentes des membres signifiées; En conséquence, Il est proposé par M. Denis Lapointe Que la Régie autorise l appel d offres sur invitation pour la conception du site Internet Monbiom.ca. SERVICES PROFESSIONNELS FINANCIERS : TERMES DE RÉFÉRENCE D UN MANDAT À ACCORDER À l aide d une présentation powerpoint, M. Tardif expose les trois (3) volets ou services nécessaires au processus d approvisionnement qui se conclura par le choix de la firme et un contrat de conception, de construction et d opération (CCO) sur un long terme. Le premier volet, technique, est piloté par SMi / Axor; le deuxième volet, juridique, par les avocats Poupart & Poupart; et le troisième volet, financier, reste à identifier. M. Tardif explique les besoins de la Régie à cet égard et les rôles attribués au service financier à l étape de l appel de qualification, à l étape de l appel de propositions et à l étape d analyse des propositions, du choix et du contrat CCO. Le budget, la durée du mandat et des informations sur le devis d appel d offres sont également présentés. Comme il est proposé d évaluer les offres en deux étapes, une grille d évaluation qualitative comportant les critères d évaluation et leur pondération sera présentée aux membres du Conseil d administration en mars ou en avril. Après discussion, les membres sont d avis qu un service professionnel financier est effectivement requis et sont favorables à la préparation du document d appel d offres, à publier sur SÉAO lorsque la grille d évaluation aura été autorisée, et conviennent de ce qui suit : SERVICES PROFESSIONNELS FINANCIERS AUTORISATION D ALLER EN APPEL D OFFRES PUBLIC ATTENDU l élaboration en cours du devis d appel d offres public pour la conception, la construction et l opération de l usine de biométhanisation; ATTENDU que trois volets ou services sont essentiels à la l élaboration dudit devis (technique, juridique et financier); ATTENDU que seul le service financier reste à identifier; En conséquence, Il est proposé par M. Gilles Meloche Appuyé par M. Denis Lapointe

5 SERVICES PROFESSIONNELS FINANCIERS AUTORISATION D ALLER EN APPEL D OFFRES PUBLIC (SUITE) Que la Régie autorise la préparation et le lancement d un appel d offres public sur SÉAO pour l octroi d un mandat en services professionnels financiers dans le cadre du processus d approvisionnement pour la conception, la construction et l opération de l usine de biométhanisation. SERVICES PROFESSIONNELS TECHNIQUES : AVANCEMENT DU MANDAT Invités : M. Guy Fouquet, ing., vice-président Aménagement, Environnement et Sciences de la Terre, Groupe S.M. International et M. Marc-André Desjardins, ing., vice-président Environnement, Axor Experts-Conseils M. Tardif dépose un organigramme illustrant la planification du processus d approvisionnement qui se conclura en juillet 2015, les étapes et éléments à déterminer, dont l appel de qualification et l appel de proposition. Il mentionne que beaucoup de décisions devront être prises d ici les mois d août/septembre, soit avant le lancement de l appel de propositions. Il introduit par la suite messieurs Guy Fouquet, vice-président Aménagement, Environnement et Sciences de la Terre, Groupe S.M. International et M. Marc-André Desjardins, vice-président Environnement, Axor Experts-Conseils et les invite à prendre parole. Messieurs Fouquet et Desjardins présentent d abord les étapes réalisées à ce jour dont les travaux préparatoires, la réalisation d études complémentaires et les autorisations requises et les normes. Ils expliquent les travaux réalisés quant au volet appel de qualification et exposent par la suite l étape entourant le processus d approvisionnement global et son calendrier. La grille d évaluation préliminaire de l appel de qualification est aussi présentée aux membres, en quatre étapes. Enfin, des enjeux et éléments de réflexion sont exposés aux membres, sur lesquels ils sont invités à réfléchir en vue d une prise de décision prochainement. FILIÈRE BIOMÉTHANISATION CLD PRÉSENTATION DES RÉSULTATS DU MANDAT ACCORDÉ PAR LES CLD À GROUPE S.M. INTERNATIONAL ET AXOR EXPERTS-CONSEILS M. Fouquet présente le rapport synthèse portant sur les visions de développement dégagées des entrevues avec divers soumissionnaires potentiels, rencontrés en entrevue entre le 17 et le 30 janvier Il souligne que l objectif de ce mandat était d évaluer, à l aide des réponses de plusieurs groupements à un questionnaire standardisé, le potentiel de développement d une filière industrielle associée au traitement de résidus organiques. Pour des raisons de confidentialité, les noms des soumissionnaires potentiels rencontrés ne sont pas divulgués. En conclusion, deux recommandations sont émises : 1) La production d une liste de partenaires potentiels suivants : entrepreneurs, fournisseurs d équipement et de matériaux et entreprises d usinage ou de mécanique spécialisée; 2) Prévoir, si le processus d appel d offres le permet, des séances d information sur le projet destinées aux fournisseurs locaux. CORRESPONDANCE Mutuelle des municipalités du Québec : Ristourne Une sixième d affilée! Une correspondance de la Mutuelle des municipalités du Québec est déposée, signifiant à la Régie qu une ristourne de 3 millions $ a été distribuée aux membres sociétaires au terme de l exercice financier La MMQ souligne que la Régie sera éligible dès la fin de l année en cours, à recevoir une part de la ristourne.

6 LEVÉE DE LA SÉANCE Il est proposé par M. Gilles Meloche Appuyé par Mme Lise Poissant Qu ayant épuisé les sujets à l ordre du jour, de lever la séance à 12 h 24. Nathalie Simon Présidente Pierre Tardif Secrétaire-trésorier et directeur général