DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS Cotation pour l entretien des climatiseurs sur 3 sites d ENGEN DRC.

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1 Kinshasa, le 12/12/2012 De : ENGEN DRC (Ci-après désigné "LE CLIENT") DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS Cotation pour l entretien des climatiseurs sur 3 sites d ENGEN DRC. Référence d ENGEN: CP/ /03 Cette demande de renseignements comprend ce qui suit : Sections 1 INTRODUCTION Annexe I: Borderau de prix 2 INSTRUCTIONS SUR LA COTATION 3 CLAUSES ADMINISTRATIVES 4 CLAUSES TECHNIQUES Le Prestataire doit soumettre une Cotation en français pour la fourniture de Services tels que précisés dans la présente Demande de Renseignements. La Cotation du Prestataire doit parvenir au Client au plus tard à 10 heures le 07/02/2012. Le Prestataire est cordialement invité à participer à la cérémonie officielle d ouverture des offres qui aura lieu au siège social du Client, sise 14/16 Avenue du Port dans la commune de la Gombe, Kinshasa, le même jour à 10h30.

2 SECTION 1 - INTRODUCTION La demande de renseignement suivante a pour objet la fourniture de services d entretien des climatiseurs sur les 3 sites Engen suivants : Siège de Kinshasa, Dépôt de Kingabwa, Résidence ADG. Les sites dont fait mention précédemment sont localisés aux adresses suivantes : 2.1. ENGEN DRC HO (Head Office) 14/16, Avenue du Port Kinshasa/Gombe 2.2. ENGEN Kingabwa (IK) 1, Avenue Mettalurgie, Q/Kingabwa Kinshasa / Limete 2.3. ENGEN Résidence ADG Boulevard Tshatshi Kinshasa /Gombe

3 SECTION 2 INSTRUCTIONS POUR LA COTATION 2.1 CONFIRMATION ET CLARIFICATION Le Prestataire est prié de poser toutes ses demandes de clarification techniques ou commerciales par écrit, aux adresses s Alexandre.Ngambi@engen.cd et Jacklyn.YaMutwale@engen.cd ; les réponses aux questions posées ainsi par seront communiquées à tous les soumissionnaires ; les questions posées par tout autre moyen (e.g. téléphone) ne seront pas prises en considération. 2.2 QUALIFICATIONS ET ALTERNATIVES La Cotation du Prestataire doit être faite en stricte conformité avec les exigences et conditions du dossier d appel d offres. Au cas où le Prestataire n est pas en mesure de se conformer aux exigences et conditions du Dossier d appel d offres, Il doit clairement indiquer "La présente Cotation fait l objet des qualifications suivantes..." et ensuite énumérer les qualifications applicables. Le Client peut ne pas tenir compte de la Cotation du Prestataire si celle-ci est retenue. Le Prestataire est invité à être innovateur et à mentionner des alternatives aux exigences du Client par rapport aux Biens et Services qu il peut fournir. Toutefois, il est demandé au Prestataire de faire d abord la cotation en fonction des exigences et conditions du Client et après proposer des alternatives. 2.3 SOUMISSION DES COTATIONS La Cotation du Prestataire pourra être envoyée par courrier électronique, sous forme de fichier pdf, à l adresse suivante : Jacklyn.YaMutwale@engen.cd et en réservant une copie à l adresse ci-après: Alexandre.Ngambi@engen.cd Le courrier électronique devra clairement porter la mention : «Cotation pour l entretien des climatiseurs sur 3 sites ENGEN DRC» La cotation du prestataire pourra aussi être envoyée par courrier régulier, déposée au siège de ENGEN DRC à Kinshasa, sous pli fermé portant les mentions «CONFIDENTIEL» «Cotation pour l entretien des climatiseurs sur 3 sites ENGEN DRC» Faute pour le Prestataire de soumettre sa Cotation telle que décrite ci-dessus, peut entraîner le non-examen de sa Cotation. 2.4 COPIES DE LA COTATION Le Prestataire doit fournir 3 copies de son offre. 1 copie résumant strictement ses réalisations dans le même domaine, 1 copie de l offre technique et 1 copie de l offre commerciale. L offre technique comprend les moyens matériels à mettre en œuvre, le planning des travaux, qui constitue par ailleurs un des critères importants de qualification. 2.5 TARIFICATION Il est demandé au Prestataire de compléter toutes les informations de tarification nécessaires dans le bordereau de prix. Tous les prix indiqués doivent être hors Taxes. La Cotation du Prestataire doit être présentée en Dollars US. Les prix libellés en dollars restent fermes et non révisables. Le Prestataire est seul responsable des conséquences d une sous-évaluation de son offre. 2.6 DELAI DE PAIEMENT Le Prestataire doit confirmer l acceptation du délai de paiement du Client qui est strictement de 30 jours à compter de la date de réception de la facture. Le paiement se fera par virement bancaire en monnaie locale et le cas échéant en devise dollars américains. 2.7 VALIDITE DE LA COTATION Le délai de validité de l offre est fixé à 60 jours à compter de la date de limite de réception des offres. 2

4 SECTION 3 CLAUSES ADMINISTRATIVES 3.1 Maître d ouvrage Le Maître d ouvrage est ENGEN DRC(EDRC) dont le siège administratif est situé au n 14/16 de l avenue du Port dans la commune de la Gombe, B.P KINSHASA Type et durée du marché - L adjudicataire s engage à exécuter à ses risques et périls, l ensemble des travaux lui attribués dans le respect des règles de l art et des prescriptions du présent cahier des charges. - Le marché prend effet à sa date de notification - La durée du marché est fixée à un an 3.3 Cadre juridique Le présent marché sera soumis : - aux clauses du cahier général des charges en République Démocratique du Congo - aux clauses particulières du présent cahier des charges 3.4 Présentation de l offre Toute soumission établie et présentée par le soumissionnaire doit comporter les pièces suivantes : - La lettre de soumission indiquant clairement l intitulé du projet, le coût Hors Taxe de l ensemble des travaux, les modalités de paiement et enfin la durée des travaux. - Une copie du présent cahier des charges dont la dernière page sera signée et toutes les autres paraphées. - Le bordereau quantitatif et estimatif établi par l entrepreneur - Le mémoire explicatif de l offre du soumissionnaire contenant tous les éléments du bordereau de prix - Le planning des travaux. - Les équipements et matériels qui seront affectés - Les projets similaires. 3.5 Confection de l offre - Il est recommandé au Prestataire de confectionner son offre après visite et relevé des données des sites. - La soumission et les autres pièces seront établies en langue française. - Les prix seront libellés en dollars américains mais payables en francs congolais au taux du jour de la Banque Centrale du Congo. - L original seul, dont toutes les pages seront paraphées, fait foi en cas de divergences avec les copies. 3.6 Etendue du Marché et Travaux supplémentaires éventuels Les dispositions du Marché s appliquent, sans exception ni réserve, à l ensemble des services de télécommunications et équipements téléphoniques existant au jour de la signature du marché et qui seront mis en service durant l exécution dudit marché. Certaines prestations non prévisibles à ce jour pourront donner lieu à des marchés complémentaires. 3.7 Modalité d exécution du Marché - Le Titulaire s engage à mettre en œuvre les services proposés conformément aux clauses techniques et au planning qu il aura fourni. 3

5 - Une prolongation du délai de mise en œuvre des services peut être accordée si le titulaire se trouve retardé dans l exécution des prestations du fait d ENGEN DRC, ou par cas de force majeure sans toutefois prétendre à aucune indemnité que ce soit. - Pour pouvoir bénéficier des dispositions du présent paragraphe, le Titulaire dot signaler les causes du ou des retards qui échappent, selon lui, à sa responsabilité dans un délai de huit jours après leur survenance par lettre adressé à ENGEN DRC. 3.8 Règlement des comptes et Paiements - Les factures seront établies en un original et sont à adresse à ENGEN DRC, 14/16, avenue du Port Kinshasa / Gombe - Les abonnements peuvent être réglés à terme à échoir et les consommations sont réglées à terme échu - le paiement s effectuera selon deux types de modalités : Le paiement des frais de mise en service incluant l éventuelle fourniture de nouveaux équipements s effectuera à la mise en service Le paiement des services s effectuera mensuellement pour l ensemble des lots - Les factures sont mises en paiement au plus tard le 30 ème jour de la date certaine de réception de chaque facture acceptée - le retard de paiement ne constitue pas une cause licite de coupure de service. 3.9 Assurance - L Entrepreneur s engage à souscrire, auprès de la SONAS, une police d assurance «Tous risques chantier» garantissant les tiers en cas d accidents ou dommages causés par l exécution de ses prestations. - La preuve de paiement sera remise au Maître d ouvrage avant le début des travaux Garantie des travaux Le présent marché ne fera l objet d aucune retenue de garantie Contrôle et Réception des prestations ENGEN ou son représentant se réserve le droit de procéder à des contrôles à tout moment, en cours de mise en œuvre des services et d exécution du marché Pénalités pour retard d achèvement des travaux - Dans le cas de dépassement des délais, une pénalité sera appliquée par prestation de service. Elle sera calculée suivant la formule suivante P=0,1*L*T où P est le montant de la pénalité ; L est la valeur de la prestation mensuelle du lot du premier mois ; T, le nombre de jours de retard - Pour chacun des services objets du présent marché, le prestataire indiquera les niveaux de performance sur lesquels il s engage en termes de disponibilité notamment et il précisera la méthode d évaluation des paramètres de performance - Par ailleurs, le prestataire s engagera sur des objectifs de qualité de service définis dans les clauses techniques en termes entre autres de garantie de temps d intervention et de garantie de temps de rétablissement. La pénalité sera calculée pour chaque incident non rétabli dans les délais de la façon suivante : Pénalité = n% de la facture mensuelle du mois précédent pour le lot et le site concerné, avec n = le nombre d heure de dépassement de la garantie de temps de rétablissement contractuelle de 4h 3.13 Obligations de Discrétion 4

6 Les parties s engagent de façon expresse à tenir pour strictement confidentielles les informations dont elles auront pu disposer dans l exécution du marché et ne doivent les divulguer à quiconque ni lors de l exécution du marché, ni après sa résiliation Permis De Travail Tous les travaux doivent être exécutés sous le contrôle des Procédures de travail de la société ENGEN DRC Le contractant doit se familiariser avec les procédures de permis de travail avant de soumettre son offre y compris: - Identification du Risque de la tâche - Permis de travail Aucun travail ne sera autorisé dans la limite du site sans l'obtention préalable d'un "Permis de Travail" de la société ENGEN DRC conformément aux "consignes générales de sécurité" jointes à ce CPS. ENGEN DRC ne sera pas responsable de tous les coûts résultant de la perte de temps due aux Permis de Travail non demandés et aux estimations de risques non approuvés. Pour éviter de tels événements Le contractant doit collaborer étroitement avec le chef de projet en vue d'élaborer les exigences relatives aux permis de travail. Le contractant se soumettra à toute demande formulée par le chef de projet pour la suspension temporaire de tout travail, si selon lui, une situation hasardeuse se produit Politique De Sécurité Des Entrepreneurs Le contractant doit joindre à son Offre, une copie écrite de sa Politique de Sécurité, de respect de l'environnement et de la santé. Le contractant doit garantir que tous les employés engagés sur ce projet ont passé une visite médicale récente et soient aptes à faire les travaux, des copies des certificats médicaux récents peuvent être exigées à cet effet avant l'exécution des prestations. Sur les lieux où les Sous-traitants sont employés, Le contractant doit garantir que toutes les conditions mentionnées dans ces spécifications s'appliqueront également à tous les Sous-traitants. Toute infraction grave commise par Le contractant, chacun de ses employés ou de ses Sous-traitants les exposera à une expulsion du site et à des restrictions ou annulations de consultations dans d'autres projets ENGEN. L'employeur exigera que tout le personnel travaillant sur le site soit muni d'un habillement de sécurité, par exemple, habillement externe à haute visibilité, combinaisons, casques, lunettes, chaussures de sécurité et gants protecteurs chaque fois qu'il est nécessaire, lesquels doivent être portés à tous moments pendant le travail sur site. L'évacuation des déblais et le nettoyage du chantier doivent être effectués régulièrement et après achèvement total des travaux, Le contractant doit enlever tous les matériaux superflus du site et le laisser propre et ordonné à la satisfaction du chef de projet. Aucune habitation de ses employés ne sera tolérée sur site Mhms (Minimum Health Management System) : - Le contractant doit présenter à ENGEN son plan d'urgence général y compris tous les moyens de secours et premiers soins et une procédure d'urgence médicale. - Le contractant et son personnel seront sensibilisés par sur l'impact des travaux à réaliser sur la santé ainsi que sur les moyens de contrôle et de recouvrement en cas d'incident. Le contractant doit reporter tout cas de problème de santé rencontré sur site Résiliation du Marché, Différends et Litiges - Le non-respect des clauses administratives et techniques du présent marché par le titulaire ainsi que la perte de son autorisation à établir et exploiter un réseau de télécommunications ouvert au public entraine une résiliation de plein droit sans indemnité. - En cas de différends ou litiges non résolus à l amiable, ce sont les tribunaux compétents qui auront à en connaitre en faisant application exclusivement du présent marché et des textes de la République Démocratique du Congo 5

7 SECTION 4 : CLAUSES TECHNIQUES 4.1 Description des prestations 1. Périodicité Entretien général de tous les appareils : chaque 3 mois 45 jours après l entretien général : - faire le contrôle des filtres à air et des conduites d évacuation - Faire des visites circonstancielles (Diagnostic des pannes éventuelles) 2. Entretenir et réparer les appareils à chaque réclamation 3. Faire rapport de toutes anomalies constatées 4. Intervenir immédiatement en cas d urgence même sur demande verbale confirmée par mail. 4.2 Nombre d équipements 1. Direction Générale: 61 dont 8 monoblocs et 53 split. 2. Villa DG : 12 dont 1 monobloc et 11 split 3. IK: 22 dont 5 monoblocs et 17 split 6