GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LA FOURNITURE DES CONSOMMABLES INFORMATIQUES DES CAF DE LA REGION RHONE-ALPES/ AUVERGNE

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1 GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LA FOURNITURE DES CONSOMMABLES INFORMATIQUES DES CAF DE LA REGION RHONE-ALPES/ AUVERGNE Article 1 Dénomination Il est constitué un groupement de commandes régi par les dispositions de l arrêté du 16 Juin 2008 portant règlement sur les marchés des organismes de sécurité sociale et notamment par son article 17 et celles de l article 8 du Code des marchés publics. Ce groupement est désigné sous le nom de «groupement de commandes pour la fourniture des consommables informatiques des Caisses d Allocations Familiales de la Rhônealpes/Auvergne ». Article 2 Composition du groupement Sont membres du groupement les organismes mentionnés ci-dessous : - la CAF de l Ardèche - 56 bld du Mal Leclerc Aubenas cedex - la CAF du Puy-de-Dôme, cité administrative, rue Pelissier Clermont-Ferrand cedex 9 - La CAF de Haute-Savoie, 2 rue Emile Romanet Annecy cedex - la CAF de l Isère, 3 rue des Alliés- TSA Grenoble cedex - la CAF de l Ain, 4 rue Aristide Briand Bourg-en-bresse - la CAF du Cantal, 15 rue Pierre Marty BP Aurillac cedex - la CAF de la Drôme, 10 rue Marcel Barbu BP Valence cedex 9 - la CAF de la Loire, CS av du Président Emile Loubet St Etienne cedex 1 - la CAF de Moulins - 9 à 11 rue Achille Roche Moulins Chaque organisme est représenté par son Directeur en exercice qui a reçu l approbation de son Conseil d Administration. Article 3 - Constitution du groupement La présente convention a pour objet de définir : - les modalités de fonctionnement du groupement pour la préparation, la procédure de passation, la signature et la notification du marché ou de l accord-cadre faisant l objet du groupement, - les obligations de chacun des membres du groupement. Article 4 - Objet du groupement Le présent groupement a pour objet de conclure un marché ou un accord-cadre pour la fourniture des consommables informatiques nécessaires au fonctionnement de chacun des membres du groupement, Les caractéristiques du marché sont les suivantes : 1/6

2 - tous les consommables informatiques seront demandés à la marque pour le matériel sous garantie. - Des objectifs de développement durables seront prévus : confection cartouches, recyclage, cartouche grande capacité. - Des achats ponctuels sur catalogue seront possibles, déduction faite d une remise commerciale prévue au marché. Le marché ou l accord cadre pour l ensemble du groupement sur la durée d un an est estimé à environ euros HT ; Aussi, il sera passé soit un marché à bons de commande soit un accord-cadre avec un minimum et un maximum arrêté après le recensement définitif des besoins. En raison de la forte évolutivité des prix, le groupement pourra décider la mise en œuvre : - soit d un accord-cadre avec un ou plusieurs attributaires - soit d un marché à bons de commandes. Chaque membre du groupement sera ensuite chargé d exécuter la part de marché à laquelle il s est engagé. Article 5 Procédure La procédure sera définie selon les dispositions du code des marchés. Si une procédure d appel d offres ouvert est lancée, elle respectera les dispositions des articles 33, 57 à 59 du code des marchés publics et sera caractérisée de la manière suivante : Publicité au JOUE et BOAMP Date d envoi de l annonce estimée : juin 2012 Dématérialisation de l ensemble de la procédure (dce et remise des offres) Délai de remise des propositions : minimum 40 jours Critères de sélections des offres : valeur technique critère environnemental, délai et prix Ouverture des plis par la Commission des marchés : commission d ouverture des plis et d admission à concourir - Analyse des offres Commission des marchés pour l attribution du marché ou de l accord-cadre au plus tard en novembre 2012 Signature et notification par le coordonnateur Article 6 - Organisme coordonnateur Les membres du groupement désignent la Caisse d Allocations Familiales de l Isère en qualité de coordonnateur du groupement. Article 7 - Rôle de l organisme coordonnateur L organisme coordonnateur réalise la ou les procédure(s) de passation, signe et notifie le marché ou l accord-cadre au nom de l ensemble des membres du groupement, conformément aux dispositions de l arrêté du 16 juin 2008 portant règlement des marchés des organismes de sécurité sociale et du Code des marchés publics. 2/6

3 Assisté du PER, il est chargé : - De définir l organisation technique et administrative de la procédure de consultation en accord avec les autres membres ; - De recenser les besoins des membres du groupement ; - D élaborer les documents de la consultation ; - D assurer la publication des avis d appel public à la concurrence, l envoi des dossiers de consultation aux candidats, la transmission des informations complémentaires auprès des candidats avant la réception des offres ; - D assurer la réception des offres ; - D envoyer les convocations aux réunions de la commission des marchés, de rédiger les procèsverbaux des commissions et de les transmettre à l autorité de tutelle ; - D effectuer si nécessaire les demandes de précisions sur les offres remises et de procéder à la mise au point du marché ou de l accord-cadre ; - De demander les pièces justificatives à l attributaire ; - D informer les candidats non retenus et retenus ; - D informer les membres du groupement des candidats retenus ; - De signer le marché ou l accord-cadre avec le ou les titulaire(s) et de le notifier; - De procéder à la publication de l avis d attribution ; - D assurer le secrétariat de la commission des marchés et de désigner les rapporteurs techniques et juridiques préposés aux travaux de la commission ; - Du suivi du marché ou de l accord-cadre et du respect des clauses contractuelles notamment vis-à-vis des seuils de marché, et des remises en concurrence le cas échéant, - De la gestion de tous les actes et pièces juridiques nécessaires à l exécution du (ou des) marché(s) ou de l accord-cadre : avenants, acceptation et agrément d éventuels soustraitants etc.. - De procéder à l archivage de la consultation et conserver les pièces du marché. - Le cas échéant, de représenter les membres du groupement en justice en cas de recours par un prestataire. Par ailleurs, l organisme coordonnateur rend compte aux autres membres du groupement des conditions dans lesquelles s est opérée la sélection des fournisseurs. Il tient à leur disposition les informations relatives à l activité du groupement. Article 8 - Obligations des membres du groupement Chaque membre du groupement s engage à : - Transmettre un état de ses besoins prévisionnels et toute autre information nécessaire au bon déroulement des procédures et du marché et à l activité du groupement, dans les délais fixés par l organisme coordonnateur ; - Communiquer une évaluation sincère de ses besoins relatifs à l objet défini à l article 4 ci - avant ; - Passer les commandes correspondantes à l évaluation de ses besoins, - Permettre le suivi des commandes par l organisme coordonnateur selon les modalités définies par l organisme coordonnateur ; - Exécuter son marché (commandes, contrôle et paiement) conformément aux dispositions prévues par le Cahier des clauses particulières du marché, - Informer l organisme coordonnateur de toute difficulté ou de tout litige né à l occasion de l exécution du (ou des) marché(s). 3/6

4 Article 9 Responsabilité de l organisme coordonnateur L organisme coordonnateur est responsable envers les organismes membres du groupement de la bonne exécution des tâches prévues à l article 7 de la présente convention. Article 10 - La commission des marchés du groupement 10.1 Composition de la commission des marchés Conformément à l article 17 de l arrêté du 16 juin 2008 portant règlement sur les marchés des organismes de sécurité sociale, la Commission des Marchés du groupement est celle du coordonnateur. Sur proposition du Directeur et après acceptation du président de la Commission, des agents des organismes choisis en raison de leur compétence dans la matière qui fait l objet du marché peuvent assister à la Commission avec voix consultative. 9.2 Rôle et fonctionnement de la commission des marchés La rôle de la Commission des marchés est celui défini à l article 5 de l arrêté du 16 juin 2008 portant règlement sur les marchés des organismes de sécurité sociale. En appel d offres, la commission ouvre les plis, élimine les candidatures non recevables et les offres inappropriées, irrégulières ou inacceptables. Dans toutes les procédures, elle attribue le marché ou l accord-cadre. Le travail préparatoire aux commissions (analyse des candidatures et des offres) sera confié au PER assisté d un représentant administratif ou technique de chaque membre du groupement. Article 11 - Modalités d adhésion, de sortie du groupement 11.1 Adhésion : Elle est libre et facultative. L adhésion permet une participation au marché, si nécessaire selon un échéancier personnalisé. Elle est constatée par la signature de la présente convention par le Directeur de chaque organisme membre du groupement après approbation des Conseils d Administration concernés. Elle ne peut intervenir après l envoi de l avis de publicité pour publication que dans la mesure où cette adhésion ne bouleverse pas l économie du marché tel qu il est défini dans la consultation. L adhésion doit alors faire l objet d un avenant à la présente convention, signé par le coordonnateur Sortie du groupement La sortie du groupement n est possible que par un écrit du Directeur pendant la période préparatoire de la procédure, c est-à-dire jusqu à l envoi de l avis de publicité. Ensuite, la sortie du groupement ne peut intervenir que dans l hypothèse de la résiliation du marché ou lors du renouvellement du marché ou de l accord-cadre. 4/6

5 Article 12 - Dispositions financières 12.1 Mission de l organisme coordonnateur Les fonctions exercées par l organisme coordonnateur dans le cadre de cette convention sont exclusives de toute rémunération. L organisme coordonnateur assume la charge de la totalité des frais de la présente procédure (publicité, courrier, réunion, ). Toutefois, les frais de déplacement et/ou de séjour des différents intervenants de la procédure restent à la charge de leurs organismes d appartenance Prix et règlement du (ou des) marché(s) au prestataire Le prix des prestations ainsi que les modalités de règlement au prestataire sont fixés conformément aux documents contractuels. Dans le cadre de ce groupement, les règlements des prestations sont effectués directement auprès du prestataire par chaque organisme adhérent au groupement de commande. Article 13 Evaluation et suivi du marché. Le suivi du marché ou de l accord-cadre est réalisé par un comité de pilotage Rôle du Comité de pilotage Il assure le suivi du marché ou de l accord-cadre. Il évalue lors du déroulement du marché, l adéquation entre les dispositions mises en place et l usage dans les organismes. Il est compétent pour se prononcer en cas de pénalités liés à la qualité de la prestation ou pour toute question relative à une résiliation anticipée ou l exclusion de l accord-cadre d un prestataire ; Chaque année, il dresse le bilan de l activité et valide la procédure de remise en concurrence des titulaires à l accord cadre Composition du Comité de pilotage Il comprend tous les organismes signataires, représentés par leur Directeur ou leur représentant. Il est assisté du Pôle d expertise régional Modalités de fonctionnement Le Comité de pilotage se réunit à la demande de l un des membres du groupement ou sur convocation de l organisme coordonnateur. Il ne délibère valablement que si le tiers au moins de ses membres est présent ou représenté. Si le quorum n est pas atteint, le Comité de pilotage est convoqué à nouveau. Il délibère alors sans condition de quorum. 5/6

6 Article 14 Durée de la convention constitutive Le présent groupement est constitué pour une durée de 3 ans. La présente convention prend effet à la date de sa signature et se terminera à la fin de l exécution du (ou des) marché(s) ou de l accord-cadre lancé(s) par le groupement. Le Pour le coordonnateur du groupement de commande (nom, qualité et tampon) Pour la caf de (nom, qualité et tampon) Suite à l approbation du Conseil d administration en date du 6/6