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2 COMMISSIONER'S DIRECTIVE DIRECTIVE DU COMMISSAIRE 040 Page: 1 of/de 5 INTERNAL AUDIT VÉRIFICATION INTERNE POLICY OBJECTIVE 1. To provide the Service with a comprehensive audit capability and coverage, as carried out by the Inspector General's Sector. INTERNAL AUDIT 2. Internal audit means the systematic, independent review and appraisal of all departmental operations for purposes of advising management as to the efficiency, economy and effectiveness of the internal management policies, practices and controls. DEPARTMENTAL AUDIT COMMITTEE 3. The Departmental Audit Committee shall consist of the most senior members of the Service, normally members of the Senior Management Committee and the Inspector General, and will be chaired by the Commissioner. OBJECTIF DE LA POLITIQUE 1. Doter le Service d'une fonction de vérification globale et intégrée relevant du secteur de l'inspecteur général. VÉRIFICATION INTERNE 2. La vérification interne désigne un examen et une évaluation systématiques de toutes les opérations du Service effectués par une fonction indépendante en vue de conseiller la direction quant à l'efficience, l'économie et l'efficacité des politiques, des pratiques et des contrôles en matière de gestion. COMITÉ DE VÉRIFICATION DU SERVICE 3. Le commissaire préside le Comité de vérification du Service, lequel sera composé des cadres supérieurs, normalement des membres du Comité supérieur de gestion et l'inspecteur général. 4. The Departmental Audit Committee shall: 4. Le Comité de vérification du Service doit: a. review and approve the appropriateness of annual audit and long range plans and schedules; a. examiner et approuver la pertinence des plans de vérification annuels et à long terme ainsi que les calendriers d'exécution; b. review the adequacy of the audit efforts; b. examiner la suffisance des efforts de vérification; c. monitor the corrective or preventive action taken on major audit findings; and c. surveiller la mise en application des mesures préventives ou correctives adoptées à la suite de constatations importantes de vérifications; et CSC/SCC 1-10 (R-87-05)

3 040 Page: 2 of/de 5 d. facilitate communication between the Inspector General's Sector, senior management, the Office of the Auditor General and the central agencies. 5. The Departmental Audit Committee shall function as a managerial control for measuring and evaluating the effectiveness of other controls as found in the internal control system. AUTHORITY 6. The Inspector General's Sector shall have the sole authority and responsibility for internal audit. 7. The authority to conduct scheduled audits is derived from the Sector's Annual Audit Schedule and Long Range Plan, approved by the Departmental Audit Committee or, in the case of special audits, by the Commissioner of Corrections. 8. The internal audit function shall have the authority to examine all aspects of the Service's operations, including, but not restricted to, internal management policies, practices and controls. 9. The internal audit function is a service to the Service's management. It does not exercise direct authority over other activities in the Service, and is independent of operations. 10. The internal audit function shall not be directly involved in developing or implementing policies, systems or activities which it may be called upon to audit. It will, when requested, offer advice and review systems with respect to accuracy of controls, efficiency and auditability before their implementation or revision. d. faciliter les communications entre le secteur de l'inspecteur général, les cadres supérieurs, le Bureau du vérificateur général et les organismes centraux. 5. Le Comité de vérification du Service, en tant qu'agent de contrôle de gestion, doit mesurer et évaluer l'efficacité des autres mécanismes de contrôle du système de contrôle interne. AUTORISATION 6. Le pouvoir et la responsabilité de vérification interne appartiennent en exclusivité au secteur de l'inspecteur général. 7. L'autorisation d'effectuer des vérifications prévues émane du plan de vérification à long terme et du calendrier d'exécution annuel, lesquels sont approuvés par le Comité de vérification du Service. Le commissaire autorise les vérifications spéciales. 8. La fonction de vérification interne a le pouvoir d'examiner tous les aspects des opérations du Service y compris, entre autres, les politiques, les pratiques et les contrôles administratifs internes. 9. La fonction de vérification interne en est une d'aide à la direction du Service. C'est une fonction autonome qui n'exerce aucune autorité directe sur les autres activités du Service. 10. La fonction de vérification interne ne doit pas participer directement à l'élaboration ou à la mise en oeuvre de politiques, de systèmes ou d'activités qu'elle pourrait être appelée à vérifier par la suite. Sur demande, elle offrira des conseils et passera en revue les systèmes quant à la précision des contrôles, leur efficience et leur vérifiabilité, préalablement à leur mise en place ou à l'occasion de leur révision.

4 040 Page: 3 of/de The internal audit function shall be carried out in accordance with Treasury Board standards for internal audit. SCOPE AND RESPONSIBILITIES - NATIONAL HEADQUARTERS 11. Les vérifications internes doivent être effectuées conformément aux normes établies par le Conseil du Trésor à cet égard. CHAMP DE COMPÉTENCE ET ATTRIBUTIONS - ADMINISTRATION CENTRALE 12. The internal audit function is responsible for: 12. Il incombe à la fonction de vérification interne: a. establishing national standards for regional review and regional review reports; b. conducting audits of Regional Headquarters and regional review functions; a. d'établir des normes nationales relatives aux examens régionaux et aux rapports en découlant; b. d'exécuter la vérification des Administrations régionales et de leur fonction d'examen; c. establishing audit training standards; c. d'établir des normes de formation en matière de vérification; d. conducting financial audits of all responsibility centres within the time frames prescribed by government policy; e. ensuring service-wide audit by function and subject-matter; and f. conducting special internal audits as directed by the Commissioner. SCOPE AND RESPONSIBILITIES - REGIONS 13. The Deputy Commissioner of each region is responsible for the establishment of a regional review role to: d. d'effectuer la vérification financière de tous les centres de responsabilité conformément à la politique du gouvernement; e. d'assurer l'exécution de vérifications fonctionnelles ou spécifiques à l'échelle du Service; et f. d'exécuter des vérifications internes spéciales à la demande du commissaire. CHAMP DE COMPÉTENCE ET ATTRIBUTIONS - RÉGIONS 13. Il incombe au sous-commissaire de chaque région d'établir un mécanisme d'examen pour la région afin:

5 040 Page: 4 of/de 5 a. monitor compliance with policies and regulations; b. assess the control systems of operational units; c. monitor the implementation of the Corporate Direction; and a. de veiller au respect des politiques et des règlements; b. d'évaluer les systèmes de contrôle en place dans les unités opérationnelles; c. faire un suivi de la mise en application de l'orientation générale du Service; et d. assess operational review functions. d. d'évaluer les fonctions d'examens opérationnels. AUDIT CYCLE 14. All major elements in the Service will be examined within a period not exceeding five years. 15. In accordance with Treasury Board guidelines, the audit cycle will be commensurate with the risk resulting from the failure to audit a specific auditable unit. The frequency of audits will also be determined in accordance with criteria developed in terms of size, impact and complexity. AUDIT REPORTS 16. The results of all internal audits shall be documented in a formal report to the Commissioner, the member of the Departmental Audit Committee and the Head of the audited unit, in accordance with Treasury Board standards. CYCLE DE VÉRIFICATION 14. Toues les composantes majeures du Service doivent faire l'objet d'une vérification au moins tous les cinq ans. 15. Conformément aux lignes de conduite du Conseil du Trésor, le cycle le vérification sera établi en fonction du risque qu'entraînerait l'absence d'examen d'une unité pouvant être vérifiée. Certains autres critères établis, portant sur la taille, la complexité et les répercussions éventuelles, serviront également à déterminer la fréquence des vérifications. RAPPORTS DE VÉRIFICATION 16. Les constatations de toutes les vérifications internes doivent faire l'objet d'un rapport officiel qui sera remis au commissaire, aux membres du Comité de vérification du Service ainsi qu'au responsable de l'unité dont on a vérifié les activités, conformément aux normes du Conseil du Trésor.

6 040 Page: 5 of/de 5 AUDIT MANUAL MANUEL DE VÉRIFICATION 17. The Inspector General's Audit Manual shall provide detailed procedures on the Sector's internal audit function. 17. le Manuel de vérification de l'inspecteur général établira de façon détaillée les procédures concernant la fonction de vérification interne du secteur. Commissioner, Le Commissaire, Original signed by / Original signé par : Rhéal J. LeBlanc

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