SFR One Solution Guide d utilisation du POPC

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1 Guide d utilisation du POPC SOLUTIONS POUR UN MONDE MOBILE

2 Sommaire 1 Présentation du softphone 3 2 Prise d appel Pour émettre un appel Répondre à un appel Mettre un appel en mode mute (coupure micro) Rejeter un appel Mettre fin à un appel Consultation du journal des appels DTMF Rappeler le dernier numéro composé 7 3 Accès au répondeur Depuis son poste A partir d un autre poste 8 4 Personnalisation de votre poste Volume écouteur Réglage du micro 8 5 Services de téléphonie Double appel sortant/entrant Mise en Garde Parcage d appel Va-et-vient Transfert d appel Conférence Gérer les renvois d appel Gestion des appels Sortants Gestion des appels Entrants Filtrage Patron/Secrétaire Connexion à un groupe d appel Interception d appel Supervision d appel 17 2

3 1 - Présentation de l application Votre Poste Opérateur PC SFR One se compose d un casque et d une application pour la gestion des appels. L interface graphique du poste opérateur PC SFR One Centrex se présente comme suit : Note : si le Softphone ne se lance pas automatiquement au démarrage du PC : cliquez sur le raccourci légat présent sur le bureau lancer Wegatt à partir de démarrer/tous les programmes/ wegom/wegatt Écran présentant l ensemble des évènements relatifs à vos communications 5 touches d actions dynamiques évoluant en fonction de votre situation téléphonique 3 touches statiques : Décrocher, Menu, Paramètre Journal des appels 24 touches de fonctions programmables Accès aux appels parqués Accès Répertoire personnel Clavier numérique Journal des appels : appels entrants Journal des appels : appels sortants Efface le contenu du Journal des appels Règlage volume écouteur Règlage volume micro État de connexion du Softphone avec le réseau SFR Annuaire de l entreprise Zone de recherche annuaire Appel Répondeur Active le renvoi immédiat vers le répondeur Désactive le renvoi immédiat vers le répondeur Appel le service client SFR Réservé pour utilisation future 11 Journal des appels : appels non répondus 3

4 ...Présentation de l application En mode repos : L écran indique l état du Softphone (opérationnel), son numéro et la date. Signification des Pictogrammes Sur l écran 1 (pour les communications en cours) : En ligne Appel en attente En conférence Sonne : le pictogramme vibre lors d un appel entrant Note : sur l écran, devant le numéro (ou le nom si présent), est indiqué si l appel est entrant ou sortant. Sur les touches programmables 5, dans le cas de la supervision d un poste : Le poste est libre (espace vide devant le numéro de la touche) Le poste est occupé Le poste sonne Le poste est injoignable 4

5 2 - Prise d appel 2.1. Pour émettre un appel Cliquez sur Décrocher, Cliquez sur une touche programmable raccourci ou supervision. préalablement configurée via le Selfcare en Note : pour accéder aux touches de F13 à F24, appuyer sur Ctrl + Fxx. Cliquez sur un numéro contenu dans le journal des appels 4. Cliquez sur un numéro contenu dans l annuaire de l entreprise (si disponible) 16. Exemple : - à partir du clavier de votre PC, composer le numéro de votre correspondant suivi de # puis appuyer sur la touche Enter ; - à partir du pavé numérique sur Softphone accessible en cliquant sur 8, composez le numéro de votre correspondant puis OK. Note : Le # permet de s affranchir de la temporisation. Il est possible de passer des appels sortants sans appuyer sur la touche. 5 Surligner un numéro (dans un mail, un document...) et faites Ctrl+W. Pour appeler à l extérieur de l entreprise faites le 0. 5

6 ...Prise d appel 2.2. Répondre à un appel Cliquez sur Décrocher apparaissant sur une des touches dynamique 2 de votre Softphone. Cliquez sur Accepter apparaissant sur une des touches statique 3 de votre Softphone. Cliquez sur le numéro qui apparaît sur votre écran. Double cliquez sur la touche de votre oreillette CS60-USB (cf schéma ci-dessous). Pour établir une communication, vérifiez que la liaison radio de votre oreillette avec sa base est active : le pictogramme présent dans la barre des taches est le suivant : l indicateur d état lumineux vert clignote lentement Mettre un appel en mode mute (coupure micro) Cliquez rapidement (1s) comme indiqué sur le schéma : 3 tonalités toutes les 15 s vous rappelle que vous avez coupé le micro de votre oreillette. L indicateur d état lumineux de votre base clignote rapidement. Cliquez une seconde fois pour rétablir le fonctionnement du micro. Les tonalités stoppent. L indicateur d état lumineux de votre base clignote lentement. 6

7 ...Prise d appel 2.4. Rejeter un appel Cliquez sur Rejeter, l appel est renvoyé vers la destination de votre renvoi sur occupation Mettre fin à un appel Pour mettre fin à un appel : Cliquez sur Raccrocher de votre Softphone Cliquez pendant plus de deux secondes sur la touche de réglage de volume (cf schéma ci-dessous) Note : le clic long ne s applique pas pour raccrocher un appel sortant non encore répondu. Appuyez sur la touche Echap du clavier de votre PC. Note : Dans le cas de conversations multiples (exemple : 1 appel en communication + 1 appel en garde), seul l appel en communication est raccroché Consultation du journal des appels Le Journal des Appels est accessible en appuyant directement sur les touches correspondantes : Appels non répondus, cliquez sur Appels sortants, cliquez sur Appels entrants, cliquez sur Effacer le journal, cliquez sur 2.7. DTMF Le Softphone est compatible avec les services utilisant le DTMF Rappeler le dernier numéro composé Cliquez sur BIS (disponible sur la première touche d action dynamique 2 ). 7

8 3 - Accès au répondeur 3.1. Depuis son poste Deux possibilités : Composez 123, puis #. Cliquez sur de votre Softphone. Note : un message sur l écran de votre Softphone vous indique que vous avez au moins un message sur votre répondeur À partir d un autre poste Appelez directement votre poste puis, durant la diffusion de votre message d accueil, appuyez sur la touche # du clavier et composer le code secret de votre répondeur. Note : Pour accéder à cette fonction, le code secret de votre répondeur doit être activé. 4 - Personnalisation de votre poste 4.1. Volume écouteur Le volume de l écouteur de votre oreillette se règle indépendamment : en réglant le volume du Softphone à partir de en modifiant le volume son de l oreillette : 4.2. Réglage du micro Cliquez sur pour ajuster le niveau du micro. Attention, les réglages par défaut du Softphone vous assure une qualité optimum (absence de saturation). En modifiant ce paramètre, assurez vous de la qualité perçue par vos destinataires. 8

9 5 - Services de téléphonie En cours de communication, les fonctions suivantes sont accessibles en cliquant sur les touches d actions dynamiques 2 de votre Softphone Double appel sortant/entrant En communication, pour initier un deuxième appel appuyez sur Appel, puis composez le N de votre correspondant. Votre premier appel est mis en garde, le pictogramme votre correspondant. apparait devant le numéro de En communication, pour répondre à un deuxième appel notifié par un signal d appel (si activé) et la présentation de l appel sur l écran du votre Softphone : cliquez simplement sur le numéro, votre premier correspondant est mis en garde, cliquez sur Accepter apparaissant sur les touches dynamiques de votre Softphone : Pour récupérer le premier appel cliquez sur Permut Mise en Garde En communication, pour mettre en garde votre interlocuteur, appuyez sur Garde. Pour récupérer votre interlocuteur, appuyez sur Recup, ou cliquez sur la ligne. Si plusieurs appels en garde : Récupérez un appel en cliquant sur la ligne souhaitée ou sur Recup (dans ce cas vous récupérez l appel en bas de liste). 9

10 ...Services de téléphonie 5.3. Parcage d appel Sur appel entrant ou en communication, pour mettre en parc l appel appuyez sur Parc. Pour récupérer votre interlocuteur, appuyez sur, puis dans l écran puis cliquez sur le numéro souhaité. Un appel parqué se représente automatiquement sur le poste à l origine du parcage au bout de 300s (5 min) Va-et-vient En situation de communication multiple (de 2 à 5 interlocuteurs), pour passer d un correspondant à un autre : à l aide de votre souris, cliquez sur le N du correspondant souhaité. cliquez sur Permut, vous entrez en communication avec le numéro en haut de la liste. Le correspondant avec lequel vous êtes en communication apparaît toujours en bas de liste avec l icône. Lorsque vous êtes en communication privée, les autres correspondants sont mis en garde Transfert d appel En communication, cliquez sur Appel (votre correspond est mis en garde), composez le N du correspondant (ou tout autre moyen décrit dans le paragraphe prise d appel ) vers qui vous souhaitez transférer l'appel, puis cliquez sur Transfert. Vous n êtes pas obligé d attendre que le destinataire de votre transfert d appel ait décroché pour invoquer le transfert. 10

11 ...Services de téléphonie 5.6. Conférence Pour établir une conférence et communiquer simultanément avec 5 correspondants maximum, appuyez sur Appel puis composez le N de votre correspondant : le premier est mis en attente. Lorsque vous êtes en communication avec le deuxième correspondant, appuyez sur Conf. Répétez l opération pour ajouter les correspondants supplémentaires : Cliquez sur Annuler, si vous ne pouvez pas joindre un de vos correspondant (poste occupé, absent ) Pour sortir de la conférence, sur Fin conf. ou raccrochez. En raccrochant, l organisateur met fin à la conférence (toutes les communications sont coupées). Les fonctions suivantes sont accessibles en cliquant sur Menu 3 de votre Softphone : Ces paramètres sont aussi accessibles par votre interface Selfcare. À la fin de chaque configuration, un message vous confirme (ou infirme) la prise en compte de votre opération. N oubliez pas de raccrocher. 11

12 ...Services de téléphonie 5.7. Gérer les renvois d appel Renvoi immédiat Cliquez sur Renvoi d appel. Cliquez sur Activer Renv. Composez le N vers lequel les appels seront redirigés puis cliquez sur OK (ou la touche Enter ). Cliquez sur Immediat. Raccrochez. Note : L indication Renv : suivit du numéro configuré apparaît au milieu de l écran de votre Softphone. Cliquez sur désactiver pour désactiver le renvoi immédiat. Raccrochez Renvoi sur non réponse Cliquez sur Renvoi d appel. Cliquez sur Activer Renv. Composez le N vers lequel les appels seront redirigés puis cliquez sur OK (ou la touche Enter ). Cliquez sur une des propositions, puis raccrochez : 12

13 ...Services de téléphonie Renvoi sur occupation Cliquez sur Renvoi d appel. Cliquez sur Activer Renv. Composez le N du correspondant vers lequel les appels seront redirigés puis OK. Cliquez Sur occupation. Raccrochez. Désactivation des renvois Cliquez sur Renvoi d appel. Sélectionnez le renvoi que vous souhaitez désactiver. Raccrochez. Lorsque vous recevez un appel issu d un poste renvoyé vers le votre, Renvoyé : apparaît à gauche du numéro appelant sur l écran de votre téléphone Gestion des appels Sortants Présentation/masquage du numéro Appuyez sur Gestion des appels du menu contextuel et cliquez sur : Présenter votre identité à l appelé pour transmettre votre numéro, Masquer votre identité à l appelé pour ne pas le transmettre, Vérifier état : à l appelé pour connaître le statut actuel de ce service. Verrouillage du poste (pour bloquer l utilisation de votre poste) Cliquez sur Verrouillage du poste du menu contextuel et cliquez sur : Activer pour activer le service, Désactiver pour désactiver le service, Modifier code pour changer le code de verrouillage configuré dans votre interface Web, Vérifier état : à l appelé pour connaître le statut actuel de ce service. 13

14 ...Services de téléphonie 5.9. Gestion des appels Entrants Fonction Ne pas déranger Cliquez Renvoi d appel. Cliquez Activer / Désactiver Ne pas déranger puis Select. Cliquez sur : Activer pour activer le service, Désactiver pour désactiver le service, Vérifier état pour connaître le statut actuel de ce service. En activant la fonction Ne pas déranger vos interlocuteurs entendront un film leur indiquant que vous ne souhaitez pas être dérangé. Appel anonyme Cliquez sur Gestion des appels du menu contextuel. Cliquez sur : Accepter les appels anonymes pour activer le service, Refuser les appels anonymes pour désactiver le service, Vérifier si les appels anonymes sont acceptés pour connaître le statut actuel de ce service. Tous les appels entrants ayant un numéro masqué seront rejetés. Un film indiquant que vous ne souhaitez pas recevoir ce type d appel (anonyme) est joué. Décroché automatique (ou Interphonie) La fonction est accessible uniquement entre les postes fixes du VPN et si votre correspondant a activé le service décroché automatique sur son poste. L activation et la désactivation du décroché automatique est géré uniquement par Selfcare. Pour utiliser le décroché automatique, composez le numéro court. Vous entrez directement en communication sans que votre correspondant ait à décrocher son combiné. 14

15 ...Services de téléphonie Signal d appel Cliquez sur Signal d appel du menu contextuel. Cliquez sur : Activer Indication d appel(s) en attente(s) pour activer le service, Désactiver Indication d appel(s) en attente(s) pour désactiver le service, Vérifier état pour connaître le statut actuel de ce service. Note : mélodie d attente n est pas disponible. En cours de communication, vous êtes notifié sur l écran de votre Softphone la présence d un appel en attente. Vous avez la possibilité de prendre l appel ou de le rejeter. Si le signal d appel est désactivé, vos appels seront acheminés vers la cible de votre envoi sur occupation Filtrage Patron/Secrétaire La programmation du filtrage Patron/Secrétaire se fait via Selfcare (toutes les opérations sont automatisées). Le filtrage Patron/Secrétaire est accessible uniquement aux lignes déclarées Patron ou Secrétaire. Pour plus de renseignement contactez votre gestionnaire de flotte. Le filtrage Patron/Secrétaire nécessite l utilisation de 2 touches programmables de votre terminal : une touche de supervision permettant à la secrétaire de superviser l état de la ligne du Patron et au Patron d intercepter un appel filtré, une touche d Activation/Désactivation du filtrage. Le Selfcare associe automatiquement les touches F1 et F2 à la supervision et l activation / désactivation du filtrage. Lorsque le filtrage est désactivé : la touche programmable associée au poste filtré est grisé : Cliquez sur Activation Filtrage pour activer le filtrage. La touche associée au poste filtré apparaît précédée de Filt. : 15

16 ...Services de téléphonie Cas d usage : Le filtrage du poste du patron (P) est activé sur le poste du secrétaire (S). Note : l activation du filtrage se fait généralement en appuyant sur la touche F2 du poste de (P). (A) appelle (P). Sur le poste de (S), l affichage indique <F devant le nom ou le numéro de l appelant. Sur le poste de (P), la touche programmable affectée à la supervision clignote (touche F1 par défaut). (P) peut décider d intercepter l appel. Deux possibilités s offre à lui : interception en une étape : (P) appuie F1. (P) et (A) entre en communication interception en deux étapes : (P) appuie sur F1. L identité de l appelant s affiche sur le poste de (P). Pour prendre l appel intercepté, (P) appuie sur Oui, ou simplement sur F1. Pour ignorer l appel, (P) appuie sur Non. Sinon, (S) prend l appel normalement Note : l interception en 1 ou 2 étapes est géré par votre gestionnaire de flotte Connexion à un groupe d appel La Connexion et la déconnexion à un groupe d appel peut se faire que par Selfcare. Lorsque vous être connecté à un groupe d appel, vous recevez les appels du groupe suivant l algorithme choisi par le gestionnaire de flotte. 16

17 ...Services de téléphonie Interception d appel Pour intercepter un appel sur un poste spécifique appartenant au même groupe d utilisateur que le vôtre, composez : soit *01 + numéro du poste, soit *01 + derniers numéros du poste. Le numéro du poste peut être soit le numéro court associé au poste (sans le préfixe) soit le numéro à 10 chiffres. Ce service nécessite que votre ligne soit déclarée par votre gestionnaire de flotte dans un groupe d interception. Pour intercepter un appel qui se présente sur n importe quel poste appartenant au même groupe d utilisateur que le vôtre, composez le *01. Si deux lignes sonnent en même temps, c est la ligne qui sonne depuis le plus longtemps qui sera interceptée. Si le poste est supervisé, cliquez sur la touche programmable associée au poste cd ci-dessous) Supervision d appel La programmation de la Supervision se fait via Selfcare (toutes les opérations sont automatisées). Cette fonction est accessible uniquement aux lignes appartenant à un groupe de supervision définie par votre gestionnaire de flotte. Via le Selfcare, associez une touche programmable de votre Softphone par ligne à superviser. Différents pictogrammes (placés à droite du nom associé au poste supervisé) vous permettent de connaître l état des postes supervisés. libre : en cours de numérotation : en ligne : en sonnerie : Note : suivant la configuration de la supervision, lors d un appel entrant sur le poste supervisé, vous pouvez être notifié par un bip ou une sonnerie. Pour intercepter l appel sur le poste supervisé, cliquez sur. Si l interception est configurée en deux étapes pour connaitre l identité de l appelant, le Softphone vous propose de prendre ou non l appel. Les lignes supervisées sont configurées par le gestionnaire de flotte via Parc On Ligne. 17

18 SOLUTIONS POUR UN MONDE MOBILE Pour tout renseignement, contactez votre Service Client ou votre interlocuteur commercial habituel.

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