Annonce de voyage Concerne les voyages en Suisse par les transports publics Utilisation d un véhicule privé La demande d utilisation d un véhicule

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1 Annonce de voyage Concerne les voyages en Suisse par les transports publics Utilisation d un véhicule privé La demande d utilisation d un véhicule privée ne doit plus être utilisée. Elle est remplacée par une demande de voyage. (Article 11 de la Directive)

2 Nouveau système des voyages : Guide et information New travel system : Guide and informations Travel reimbursement Travel Authorization Adresse Web / Web Address

3 Comment créer une demande de voyage : / How to to create a travel request : Directement sur la page d'accueil / Directly for the main page : What do you want Look for a travel request Create a new travel request Go to the travel reimbursement section Link to request a travel advance

4 Informations comptables / Financial informations Choisir l option Annonce de voyage /Choose Annonce de Voyage Travel announcement Organized by the travel agent Financial Center Funds Name of person authorized to sign * = Information obligatoire / Mandatory information

5 Identification du bénéficiaire / how to identify the traveller 1) 4) 2) 3) 1)Click here if you are the traveller 2) To look for another traveller : Type in the box the first three letter of the person, Click Chercher, and not on return key 3) Select the name in the list shown, and click on the name to change him/her to the beneficiary list. 4) Click here to create a travel request for an person outside the EPFL. No travel expenses will be linked to this travel request.

6 Identification du bénéficiaire / how to identify the traveller Résultat des actions 2 et 3 / How it does look like after point 2& 3 of previous page Avant de cliquer «Suivant» choisir si le voyage comporte une partie privée ou pas. Before clicking on «Suivant» choose if the travel is partly private or not

7 Motif du Voyage / Trip Purpose Choose your trip purpose, another choice can be added using Nouveau motif button, Clicking Suivant get the next screen to be opened Conference Visite and/or Collaboration Working group Training External People invited by the EPFL EPFL employee invited (expert, etc.) Student trip Other trip

8 Motif du Voyage / Trip Purpose Trip purpose Trip dates Country City Organising Company Explanation of the trip!! Dès que vous cliquez sur Suivant l'annonce de voyage se crée automatiquement!! As soon as you click the Suivant button the travel announcement is automatically created

9 Présentation de l annonce de voyages / Services for travel announcement Pour ajouter vos choix de prestations et de frais de voyages cliquer sur Nouvelle prestation ou Autre frais To add your other services choice and travel expenses, click on Nouvelle prestation or Autre frais

10 Prestations / Services Flight Housing Train Car rental Bus, Boat Registration Available services are dependent of the trip purpose

11 Parking fees Meals Private car fees Other transport fees (bus/metro ) Business lunch Taxi Fixed rate for meals (Sfr 20.00) Fixed rate for breakfast ( Sfr 10.00) Fixed rate for small travel (10km = Sfr 5.00) Frais de voyage / Travel expenses

12 Frais de voyage / Travel expenses Private car expenses Description Numbers of Kilometers Amount reimbursed Calcul Automatique Le kilomètre est remboursé à 0,60 centimes, maximum Sfr 300,00 soit 500km, Use of private car is reimbursed at rate 0,60 centimes per km, maximum Sfr equal to 500km

13 Résultat d'une annonce de voyage / Result for a travel announcement Cliquer ici pour obtenir une annonce de voyage imprimable. Click here to get a printable version of your travel announcement Demande de confirmation de l'impression avec mise en garde que plus aucune modification ne pourra être faîte Request to confirm printing with warning that once printed the travel announcement could not be changed anymore.

14 Annonce de voyage pour signature / Travel Announcement for signature

15 Création de la note de frais / How to create a travel expense statement Dans le menu déroulant choisir cette option In the scrolling menu choose this option Information qu'une note de frais sera créée, mais ne pourra plus être modifiée OK ou cancel Information that a travel expenses statement is going to be created based on the travel request, but the former could not be modified anymore ok Cancel

16 La note de frais / The travel expenses statement Cette prestation peut-être supprimée si elle n'a pas été utilisée, en cliquant dessus vous ouvrez la fenêtre cicontre, il suffit de choisir Supprimer cet élément et une confirmation est demandée. Une petite étoile apparaîtra dans la demande de voyage pour signaler la suppression dans la note de frais. This service can be suppressed if not used, by clicking on it you opened the window on the right, then choose Supprimer cet élément, a confirmation is required. A little star will appear on the travel request to show that the item as been deleted.

17 La note de frais / The travel expenses statement Résultat de la suppression dans la demande de voyage Result for the deletion in the travel request Résultat de la suppression dans la note de frais Result for the deletion in the travel expenses

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