Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG)

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Claude Lapierre
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1 Logistique hospitalière des produits de santé: expérience genevoise Prof. Pascal BONNABRY APHBFC Dijon, 22 novembre 2012 Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) Regroupement des hôpitaux publics du canton de Genève Un des 5 hôpitaux universitaires de Suisse 1900 lits hospitalisations/an consultations ambulatoires/an 1

39% Prescription Stock industrie Stock pharmacie Evènements indésirables évitables

2 Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) Un hôpital multi-site Sites distants = km de la pharmacie centrale Une organisation obsolète? 39% Prescription Stock industrie Stock pharmacie Evènements indésirables évitables : 6.5% des admissions Stock unité de soins 11% 38% Bates DW, JAMA 1995;274:29 Administration 2

Erreurs de distribution Vraie vie Taux d

Comptage Oubli Sélection Gschwind L, Carrez

dispensation Expérimental Taux d erreurs =

sélection Erreur de répartition Garnerin P,

3 Erreurs de distribution Vraie vie Taux d erreurs = 1 % 6000 erreurs/an 56% 24% 20% Comptage Oubli Sélection Gschwind L, Carrez L, François O, HUG, Erreurs de dispensation Expérimental Taux d erreurs = 3 % erreurs/an 20% 6% 74% Erreur de sélection Erreur de répartition Garnerin P, Eur J Clin Pharmacol 2007;63:769 Erreur de comptage 3

4 Les technologies de l information Quelles attentes? Améliorer La sécurité en réduisant les possibilités d erreurs et en améliorant la performance des contrôles L efficience en améliorant la performance de travail La communication en connectant les différentes étapes du processus La traçabilité en facilitant l enregistrement des logs Les technologies de l information Quelles interrogations? Effets positifs? Nouveaux risques? Retour sur investissement? Choix des systèmes? Systèmes commerciaux vs développements propres? Interopérabilité? Stratégie de formation et acceptabilité? 4

5 Circuit du médicament Global ou individualisé? Préparation individualisée centralisée des traitements envisageable si Peu de changements de prescriptions (soins chroniques) Proximité entre la pharmacie et les unités de soins Ne correspond pas aux HUG Soins aigus majoritaires Distance entre la pharmacie et de nombreuses unités des soins (hôpital multi-sites) Le processus du futur? Distribution robotisée Armoire à pharmacie automatisée Stock industrie EDI Stock pharmacie centrale Stock unité de soins Prescription informatisée Système d information clinique Distribution avec scanning Système d information logistique Scanning au lit du patient 5

6 Stock industrie EDI Le processus du futur? Situation aux USA 2011 (11%) dose unitaire Distribution robotisée Stock pharmacie centrale Armoire à pharmacie automatisée 89% Stock unité de soins 34% Prescription informatisée Système d information clinique Pedersen CA, AJHP 2012;69:768 Distribution avec scanning Système d information logistique Scanning au lit du patient 50% Le processus du futur? Situation aux HUG 2012 Distribution robotisée Armoire à pharmacie automatisée Stock industrie EDI Stock pharmacie centrale Stock unité de soins Prescription informatisée Système d information clinique Distribution avec scanning Système d information logistique Scanning au lit du patient 6

offre (loi sur les marchés publics) 2 ème semestre 2010 Adjudication du marché décembre 2010 Projet d

7 Robotisation de la distribution Déroulement du projet Initiation du projet janvier 2010 Etude de faisabilité 1 er semestre 2010 Décision d acquisition par la direction des HUG 1 er juillet 2010 Appel d offre (loi sur les marchés publics) 2 ème semestre 2010 Adjudication du marché décembre 2010 Projet d implantation du robot 1 er semestre 2011 Mise en exploitation 1 er juillet 2011 And the winner is Rowa (ARX) Mach 4 (Galexis) 7

Construction du robot 3 semaines de montage Deux robots: 13,66m x 1,60m x 2,75m Deux bras par robot Deux systèmes de chargement automatisé 2 255 255 étagères (34 cm de profondeur) 53 000 boîtes Poids

8 Construction du robot 3 semaines de montage Deux robots: 13,66m x 1,60m x 2,75m Deux bras par robot Deux systèmes de chargement automatisé étagères (34 cm de profondeur) boîtes Poids total: kilos Contenu du robot Les boîtes rectangulaires avec un code-barres 1200/ 2000 articles en stock Exclusion de Froid Stupéfiants Cytostatiques Grands volumes Autres (pas de code-barres, rond, trop grand, trop lourd, ) 8

9 Chargement Chargement Manuel Automatique (Pro-log) 2 x 350 = 700 boîtes/heure avec 45 de temps de travail 2 x 120 = 240 boîtes/heure entièrement automatique 9

10 Délivrance 10 gares de sortie (+ 1 sortie technique) Délivrance 10

Analyse prospective des risques (AMDEC) Indice de criticité 2000 1500 1000 500 0-35% - 50% Robot Scanning

criticité Impact sur la sécurité François O et al, HUG, 2012 Phase I Phase II 1 % 0.5 % 0.

11 Analyse prospective des risques (AMDEC) Indice de criticité % - 50% Robot Scanning Manuel ' ' ' ' ' ' ' Coûts (Frs) Indice de criticité Impact sur la sécurité François O et al, HUG, 2012 Phase I Phase II 1 % 0.5 % 0.27 % n=5805 n=4365 n=5840 Sélection 0 % 0% Convoyage 0.44% logiciel 0.27% Finalisation manuelle 0.04% 0% 4500 erreurs évitées/an 11

12 Impact sur l efficience Avec Sans Pro-Log 300 boîtes/h géré éépar 1ETP François O et al, HUG, ETP ROI: 4,5 ans Contraintes et nouveaux risques Plus performant, mais aussi plus complexe Formation à l utilisation et à la résolution de problèmes (garde!) Support interne à l hôpital et du fournisseur en cas de Problèmes informatiques Problèmes mécaniques La redondance du système est le garant de la continuité de l activité en cas de problème 12

13 Gestion des stocks décentralisés organisationdu stock? emballages entamés? rangement? date de péremption? erreur de dispensation? surstock? ordre alphabétique? Armoires à pharmacies automatisées Déroulement du projet Etude expérimentale 2003 Mandat d étude de la direction générale début 2010 Etude de faisabilité 1 er semestre 2010 Décision de réaliser un essai pilote juillet 2010 et intégration dans le plan stratégique Préparation de l essai pilote 2 ème semestre 2010 Essai pilote 2011 Rapport de l essai pilote rendu à la direction décembre 2011 Décision GO NO GO fin 2012? 13

14 Intérêts potentiels Amélioration de la sécurité de dispensation Stockage des médicaments dans des tiroirs sécurisés Préparation des traitements interfacée à la prescription (pas pour le pilote) Amélioration de la qualité de la logistique Réduction des fréquences de réapprovisionnement Gestion des stocks informatisée commandes automatiques Professionnalisation de la gestion de stock = personnel dédié à cette activité Traçabilité complète et simplification de la gestion des stupéfiants Fournisseurs Pyxis (CareFusion) Omnicell (Euraf) 14

15 Déroulement de l essai pilote 3 mois 3 mois 3 mois Bloc opératoire (OPERA, seulement stupéfiants) Pyxis Omnicell Unité de soins (chirurgie digestive) Pyxis Omnicell Interfaçage informatique Interfaçage de la prescription pas réaliste pour un pilote Armoire à pharmacie automatisée Prescription informatisée Liste des patients Stock pharmacie centrale Commande automatique Simulé Stock unité de soins 15

Approvisionnement Remplissage de l armoire pris en charge par la pharmacie Paramètres basés sur l historique des consommations Fréquence: Bloc opératoire: 1x/semaine Unité de soins: 3x/semaine

16 Approvisionnement Remplissage de l armoire pris en charge par la pharmacie Paramètres basés sur l historique des consommations Fréquence: Bloc opératoire: 1x/semaine Unité de soins: 3x/semaine Quelques commandes passées par les soignants Médicaments non présents dans l armoire (incorporés par la suite) Médicaments manquants (devrait arriver le moins possible) Approvisionnement Par la pharmacie Edition d une liste de réapprovisionnement Remplissage sécurisé par scanning des emballages 16

qui s ouvrent Impact sur la sécurité Expérimental Ta aux erreur [%] 3 2.5 2 1.5 1 0.

17 Dispensation Par le personnel soignant Login biométrique (empreinte digitale) Sélection du patient Sélection des médicaments à prélever Prélèvements des médicaments dans les tiroirs qui s ouvrent Impact sur la sécurité Expérimental Ta aux erreur [%] sans armoire avec armoire Du Pasquier C, Riberdy L, HUG, erreurs évitées/an 17

18 Impact sur la logistique Nombre d'articles en stock $ Pcie conv. Pyxis début Pyxis fin Omnicell début Omnicell fin 3-AL Réduction du nombre d articles gérés (- 30%) Réduction de la valeur du stock (- 45%) Impact sur la logistique % Lignes en mode urgent Avant Pilote armoire Après 3-AL 18

19 Impact sur l efficience Minutes/semaine 600 sans armoire 500 au début en routine h +4h +1h Infirmière 3AL Assistante Pharmacien François O et al, HUG, 2011 Impact sur la traçabilité Traçabilité totale des dispensations Qui? Quoi? Quand? Pour qui? Stupéfiants Suppression des feuilles de saisie manuelle Contrôle du stock avant prélèvement Gestion des divergences par l infirmier responsable 19

automatisée au quotidien Armoires automatisées Contraintes Coût d investissement Nombre suffisant d armoires Une partie

20 Satisfaction? 1% Questionnaires (n=71) 34.50% 12.50% 19% 33% peu satisfaisant satisfaisant bon très bon sans avis 70% des utilisateurs envisagent d utiliser une armoire automatisée au quotidien Armoires automatisées Contraintes Coût d investissement Nombre suffisant d armoires Une partie des médicaments ne peut pas faire l objet d une gestion sécurisée Interfaçages informatiques (liste des patients, prescription, application logistique Qualiac) Formation des utilisateurs t 20

21 Administration Scanning Chimiothérapies Infirmière Médicament Médecin Database Patient Administration Chariots de soins: documenter au lit du patient 21

22 Administration Médicaments: identification des doses unitaires Industrie vs reconditionnement? Reconditionnement par la pharmacie Identification par l industrie Conditions de réussite? Projets de très grande ampleur Structurer (COPIL, groupes de travail) Avoir un chef de projet très disponible Ne pas sous-estimer Ne pas sous-estimer Le temps nécessaire pour le projet L impact sur le fonctionnement 22

23 Conditions de réussite? Impliquer activement les hiérarchies (leadership) les collaborateurs directement concernées (vision de terrain) Choisir le bon fournisseur Avoir des informaticiens compétents et disponibles Ne pas négliger les aspects de formation Etre réactif, notamment dans les phases critiques (démarrage) Evaluer le résultat et ajuster Conclusion De nombreuses technologies sont aujourd hui disponibles et elles deviennent de plus en plus incontournables Les données d évaluation sont encore peu nombreuses (sécurité, efficience) Chaque hôpital doit définir sa stratégie, en fonction de son contexte local L automatisation ne représente qu un des piliers (important) de l amélioration de la sécurité 23

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html ge.ch/ens/conferences.html Pascal.Bonnabry@hcuge.

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