MODE OPERATOIRE Workflow Référencement SAP

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1 MODE OPERATOIRE Workflow Référencement SAP Date : 07/03/2012 Rédacteur : Loic Caspar Direction : Normes & Méthodes ersion : 1.0

2 CORRESPONDANTS Nom Société Fonction Caspar Loic Printemps Chef de projet Peillon Rodolphe Printemps Chef de projet SUII DES MODIFICATIONS Révision Date Relecteur Commentaires 1 08/03/2012 Mode opératoire_ «Le Printemps» - 2/20

3 SOMMAIRE 1. Les differentes procédures du WORKFLOW Le Workflow : Objectifs : Les rôles : Les différents circuits du Workflow Connexion au WORKFLOW Informations de connexion Les fonctionnalites communes La recherche Les vues Le role initiateur (chef de produit ou approvisioneur) Création d un nouveau formulaire : : Les formulaires sans création d un nouveau sous-segment : : Les formulaires avec création d un nouveau sous-segment : : Le rôle du binôme Les rôles de validation Réception et validation des formulaires Demande de modification du formulaire Mode opératoire_ «Le Printemps» - 3/20

4 1. LES DIFFERENTES PROCEDURES DU WORKFLOW 1.1. Le Workflow : Objectifs Dans la cadre de la création, du rattachement et de la modification fournisseur, Printemps a mis en œuvre un WorkFlow de référencement pour la gestion des nouveaux comptes fournisseurs. Celui-ci annule et remplace la gestion par papier : Les rôles Plusieurs types d utilisateurs ont été identifiés : Fonction Cellule Master Data Directeur Marché Responsable Comptabilité Responsable import Responsable Appro Approvisionneur Chef de Produit Rôle Administrateur alidateur alidateur alidateur alidateur Demandeur / binôme Demandeur / binôme : Les différents circuits du Workflow Rôles / Procédures Initiateur Compta Import Appro Marché Master Data Superviseur Création de fournisseur concession Création de fournisseur hors concession Création de fournisseur hors concession Union européenne Pays tiers Modification de fournisseur concession (option) Modification de fournisseur hors concession (option) (option) Modification de fournisseur hors concession Union européenne Pays tiers (option) (option) (option) Rattachement de fournisseur concession Rattachement de fournisseur hors concession Rattachement de fournisseur hors concession Union européenne Pays tiers Création de sous-segment concession Création de sous-segment hors concession Saisie dans SAP des fournisseurs et soussegments Mode opératoire_ «Le Printemps» - 4/20

5 2. CONNEXION AU WORKFLOW 2.1. Informations de connexion - URL de connexion : - Le Login et le mot de passe vous seront fournis par votre administrateur. - Entrez votre login et mot de passe sur l écran de connexion. - Modifier la langue de l interface du Workflow si besoin. - Cliquez sur connexion pour accéder à l interface spécifiquement conçue pour votre profil. Ecran de connexion : Mode opératoire_ «Le Printemps» - 5/20

6 3. LES FONCTIONNALITES COMMUNES 3.1. La recherche Dans la section «recherche» il vous sera possible d effectuer une recherche par : - numéro de sujet, exemple : 79 Mode opératoire_ «Le Printemps» - 6/20

7 - Par type de document, type de processus, état courant Des filtres sont à votre disposition afin d affiner votre recherche. Mode opératoire_ «Le Printemps» - 7/20

8 3.2. Les vues Différentes vues ont été paramétrées afin que vous puissiez rapidement filtrer les demandes : - A faire - A suivre - Actions possibles de votre part - A finaliser - Archives - Demandes abandonnées - En attente de retour Cliquer sur l état qui vous intéresse puis sur ok pour faire apparaitre la liste des documents concernés. Mode opératoire_ «Le Printemps» - 8/20

9 Il vous est possible d exporter cette liste de résultat vers Excel et de les filtrer en cliquant sur les entonnoirs présents dans les entêtes de colonnes. Mode opératoire_ «Le Printemps» - 9/20

10 4. LE ROLE INITIATEUR (CHEF DE PRODUIT OU APPROISIONEUR) 4.1. Création d un nouveau formulaire : - Se positionner en haut à gauche de l écran dans la section «Créer» puis cliquer sur ok. - Sélectionner le type de formulaire que vous souhaitez créer. Mode opératoire_ «Le Printemps» - 10/20

11 Si vous ne créez pas de nouveau sous-segment : - cochez la case «non» - Puis sélectionner un sous-segment déjà existant. Si vous créez un nouveau sous-segment : - cochez la case «oui» - Puis sélectionner le segment auquel le nouveau sous-segment devra être attaché. Mode opératoire_ «Le Printemps» - 11/20

12 Dans les deux cas : - Sélectionner «choisir le type de formulaire». - Puis cliquer sur «Transmettre» : Les formulaires sans création d un nouveau sous-segment : La mention «à initier» apparait en dernière colonne du tableau. - Cliquer sur «à initier» Mode opératoire_ «Le Printemps» - 12/20

13 - Un certain nombre de sous-sections doivent être complétées par des informations et pièces jointes. Cliquer sur les flèches bleues en début de ligne pour les ouvrir et les remplir. - Sélectionner l action que vous souhaitez mener. - Cocher la case «à initier» puis cliquer sur transmettre. Mode opératoire_ «Le Printemps» - 13/20

14 4.1.2 : Les formulaires avec création d un nouveau sous-segment : - Cliquer sur le formulaire «Déclencher la création d un nouveau sous-segment» - Remplir le champ «Libellé du nouveau sous-segment». - Cliquer sur «Formulaire en attente de création de sous-segment» puis sur «transmettre». - Le formulaire apparait alors dans le tableau des vues avec la mention «Sous-segment et formulaire à rapprocher». Mode opératoire_ «Le Printemps» - 14/20

15 Lorsque la demande de création de nouveau sous-segment aura été validée par le Masterdata (les différentes étapes du circuit de validation apparaissent dans la vue : suivi), l initiateur pourra rapprocher le sous-segment et le formulaire. Le menu déroulant «sous-segment» du formulaire sera alors systématiquement complété. Une fois cette étape franchie, le formulaire retournera dans son circuit de Workflow habituel : Le rôle du binôme Lorsqu un document est envoyé par l initiateur à son binôme pour complétion, La vue «à faire» s affiche ainsi : Il suffit alors d ouvrir le document et de compléter les champs qui doivent l être. Mode opératoire_ «Le Printemps» - 15/20

16 Les possibilités de gestion du formulaire sont identiques à celles possibles lors de l initiation du formulaire. Mode opératoire_ «Le Printemps» - 16/20

17 5. LES ROLES DE ALIDATION 5.1. Réception et validation des formulaires - Cliquer sur la ligne que vous souhaitez traiter : - Compléter l ensemble des champs obligatoires signalés par un *. Mode opératoire_ «Le Printemps» - 17/20

18 - Sélectionner «A valider par le service xxxxx» - Taper de nouveau votre mot de passe - Puis cliquer sur «Transmettre» Mode opératoire_ «Le Printemps» - 18/20

19 5.2. Demande de modification du formulaire En cas de modification du formulaire : Ce dernier sera renvoyé à l initiateur. - Sélectionner votre souhait dans le menu déroulant prévu à cet effet ous pouvez commenter le formulaire et effectuer une demande de complément d informations dans la partie basse du formulaire. Mode opératoire_ «Le Printemps» - 19/20

20 - Sélectionner «A valider par le service xxxxx» - Taper votre mot de passe - Cliquer sur «transmettre» Mode opératoire_ «Le Printemps» - 20/20