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1 Service Public Fédéral FINANCES PERSONNEL ET ORGANISATION Adresse de correspondance Ecole Nationale de Fiscalité et des Finances Avenue des Arts 19H, bte 2, 1000 BRUXELLES Bruxelles, 27 février 2009 Ecole Nationale de Fiscalité et des Finances votre courrier du vos références nos références annexe(s) SF Marché public de services Formation destinée aux membres du personnel de l AFER et de l ISI du Service Public Fédéral Finances SAP : «Finance & DART» + «MM & SD» Madame, Monsieur, Si le marché détaillé ci-après vous intéresse, je recevrai volontiers une offre de prix conforme aux conditions énumérées ci-dessous : A. CLAUSES ADMINISTRATIVES A.1. Pouvoir adjudicateur Service Public Fédéral Finances (SPF) Service d encadrement Personnel et Organisation Ecole nationale de Fiscalité et des Finances Arts Center Avenue des Arts 19H bte BRUXELLES Fonctionnaire dirigeant du marché : Y. RYM, Directeur de l Ecole nationale de Fiscalité et des Finances Des informations complémentaires concernant ce courrier peuvent être obtenues auprès de : Ecole Nationale de Fiscalité et des Finances Frederik Pardon Inspecteur Tél fax frederik.pardon@minfin.fed.be

2 Les renseignements concernant les exigences techniques du marché peuvent être obtenus auprès de Monsieur F. PARDON, Inspecteur, tél. 02/ frederik.pardon@minfin.fed.be A.2. Nature du marché Marché de services. A.3. Mode de passation Marché par appel d offres général. A.4. Objet du marché A la demande de l AFER (Administration de la Fiscalité des Entreprises et des Revenus) et de L ISI (Inspection Spéciale des Impôts) l Ecole Nationale de Fiscalité et des Finances (ENF) organise une formation de deux modules SAP, un logiciel pour la gestion d entreprises. Dans la pratique quotidienne de contrôle, il apparaît en effet que SAP devienne de plus en plus un standard dans les grandes entreprises. Les modules suivants doivent entrer en ligne de compte dans cette formation : - Finance & DART - MM & SD On prévoit 10 jours de formation par module. Il est prévu 3 groupes pour les deux parties (2 néerlandophones et un francophone). Pour un total de 60 jours de cours. Les cours doivent être donnés en néerlandais et en français, avec le logiciel en langue anglaise. La documentation du cours peut être développée en anglais. Des exercices pratiques seront prévus en suffisance pendant le courant de la formation (voir table des matières) La formation doit être donnée dans un environnement SAP opérationnel. A.5. Prix du marché Les honoraires dus par l Etat belge à la firme seront payés à terme échu selon un tarif par jour (TVA incluse). Les prix doivent être mentionnés en Euro et hors T.V.A. peuvent contenir, s il y a lieu, jusqu à 2 décimales. Les montants en Euro 2

3 A.6. Forme et contenu des offres La soumission doit être rédigée en français ou en néerlandais. A la fin de ce document est annexé un modèle de soumission. A.7. Relevé des lois et arrêtés relatifs aux marchés publics 1. Loi du 24 décembre 1993 (M.B. du et errata au M.B. du ) relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. 2. Arrêté royal du 8 janvier 1996 (M.B. du et errata au M.B. du ) relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics. 3. Arrêté royal du 26 septembre 1996 (M.B. du ) établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics. 4. Annexe du précédent arrêté royal du 26 septembre 1996 dite Cahier général des Charges. 5. Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l ouverture des offres. A.8. Dépôt des offres Les soumissions sont à introduire en trois exemplaires et au plus tard le 27 avril 2009 à 10h auprès du fonctionnaire dirigeant dont l adresse est mentionnée au point A.1. L'offre doit être glissée dans une enveloppe fermée, portant la référence au cahier spécial des charges (SF ). Cette enveloppe fermée doit être glissée dans une seconde enveloppe portant l'adresse du lieu de dépôt et la mention "soumission". A.9. Ouverture des soumissions La séance publique d'ouverture des offres se tiendra le 27 avril 2009 à 10 heures au : SPF Finances Service d encadrement Personnel et Organisation Ecole nationale de Fiscalité et des Finances Arts Center Avenue des Arts, 19H 1000 Bruxelles. 3

4 A.10. Durée de validité des offres La durée de validité des offres ne peut être inférieure à 120 jours calendrier. Cette durée de validité commence à courir à partir de la date limite fixée pour le dépôt des offres. Aucune révision de prix à la hausse ne sera appliquée pendant cette période. A.11. Documents à introduire Le soumissionnaire est tenu de joindre à son offre tous les documents et renseignements demandés dans le cahier spécial des charges (voir modèle d offre). Les attestations suivantes seront demandées par des moyens électroniques, en ce qui concerne les soumissionnaires belges, par le pouvoir adjudicateur : - L attestation conforme de l ONSS (dernière attestation disponible) - L attestation conforme de la TVA et des Contributions directes (dernière attestation disponible). A.12. Choix du prestataire de services Le choix du prestataire de services auquel le marché sera attribué se déroulera suivant l ordre ci-dessous : 1. Examen des critères de sélection : D une part, par rapport à la capacité financière et économique. Le soumissionnaire peut prouver sa capacité financière et économique au moyen d une déclaration concernant le chiffre d affaires global de son entreprise ainsi que le chiffre d affaires se rapportant aux services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des trois derniers exercices. D autre part, par rapport à la capacité technique. Le soumissionnaire peut prouver sa capacité technique en mentionnant la qualité des professeurs qui donneront les cours sur base de leur curriculum vitae. 2. Contrôle de la régularité au niveau des formes des offres 3. Contrôle de la régularité au niveau du contenu des offres 4

5 4. Examen des critères d attribution Les critères mentionnés ci-dessous sont les seuls à pouvoir être utilisés pour départager les offres. 1. La qualité des cours (50 %) - Langue des cours - Efficacité des cours (preuves pédagogiques présentées par le prestataire de services pour garantir le résultat) - Remédiation et sanctions financières (si le résultat n était pas atteint) - Professeurs - Méthodologie 2. Le prix des cours (50 %) Le soumissionnaire joindra à son offre, tous les renseignements utiles pour l évaluation de son offre au regard des critères d attribution. L évaluation des critères d attribution est expliquée en détail dans la partie technique B.1. A.13. Notification de l attribution Le soumissionnaire qui obtiendra le marché recevra un bon de commande, en deux exemplaires. A.14. Facturation et paiement Les paiements s effectueront après exécution et acceptation des prestations par session de 10 jours de cours pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession de la (des) facture(s). Une facturation globale de plusieurs sessions est admise. Le paiement se fera après réception de la facture conforme revêtue de la mention : «certifiée sincère et véritable pour la somme de {en toutes lettres}» et de la signature d un mandataire. 5

6 Les factures sont à introduire en trois exemplaires auprès du service suivant : SPF Finances Service d encadrement Budget et Contrôle de Gestion Comptabilité P&O BP 787 Boulevard Roi Albert II 33 NG B Bruxelles Les paiements seront effectués selon la réglementation sur la comptabilité de l'etat. A.15. Lieu de prestation Les services seront exécutés à Bruxelles, mais en dehors des bâtiments du pouvoir adjudicataire. Le soumissionnaire met la salle de cours à la disposition des apprenants. L installation et la configuration des ordinateurs dans la salle de cours sont du ressort du soumissionnaire. L organisation pratique (invitations, composition des groupes, ) est du ressort du pouvoir adjudicataire. A.16. Disponibilité des professeurs Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de rompre le contrat sans aucune indemnisation si les professeurs proposés ne donnent pas les cours et ce, même en cas de force majeure. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d exiger par téléphone, message télécopié ou par , le remplacement immédiat d un ou de plusieurs professeurs qui ne répondraient pas aux qualifications requises, par des professeurs disposant au minimum des capacités équivalentes à celles énoncées dans l offre. 6

7 B. CLAUSES TECHNIQUES Remarque préalable : Les sessions de cours doivent être terminées dans un délai de 12 mois à partir de la date du bon de commande et seront impérativement échelonnées dans le temps suivant un rythme régulier. Le programme est établi de commun accord entre le prestataire de services et le pouvoir adjudicateur. B.1. Comment évaluer les offres? Le SPF Finances explique sa méthode de cotation pour deux raisons. La première est de montrer clairement, dans un soucis de transparence et d objectivité, comment les offres seront évaluées; la seconde est de montrer aux soumissionnaires ce que le SPF souhaite lire dans leur cahier d offre, de préférence dans le même ordre de présentation. 1. La qualité des cours (50 %) Comme il est difficile d apprécier un cours avant qu il ne soit donné, les sous-critères suivants seront utilisés : a. Langue des cours (5%) Un participant qui suit un cours dans sa langue maternelle comprend mieux la matière enseignée et ceci d autant mieux que le professeur parle aussi sa langue maternelle. b. Efficacité des cours (preuves pédagogiques présentées par le prestataire de services pour garantir le résultat) (10 %) L efficacité d un cours tient à beaucoup de paramètres et il est plus facile d évaluer ces paramètres lorsque le cours a été donné. Le SPF Finances jugera l efficacité d un cours sur base d une estimation de la valeur pédagogique de la firme : la certification obtenue auprès d un organisme de renom, la qualification de Training Center, les références et évaluations favorables pour des cours comparables, les moyens mis en œuvre pour accroître la performance éducative, etc. Certification organisme de renom / Qualification de Training Center Références & Evaluations favorables pour des cours comparables 5 % 5 % TOTAL 10 % 7

8 c. Remédiation et sanctions financières (si ce résultat n était pas atteint) (10%) Lorsqu un cours ne se passe pas bien, pour une raison ou une autre, que prévoit l offre? On entend par remédiation tous les moyens mis en œuvre pour compenser un manquement, une erreur, une défaillance. Dans ce cas, la firme doit prévoir dans son offre des compensations pour pallier le manque subi. Recommencer gratuitement le cours avec un autre 7 % professeur Payer des frais de dédit 3 % TOTAL 10 % d. Les professeurs (15%) Comme le SPF Finances ne peut vérifier la bonne foi du soumissionnaire qu a posteriori, il analysera la qualité des professeurs sur la base de deux éléments : leur(s) expérience(s) et leur(s) diplôme(s). L examen de l expérience d un professeur ne peut être réalisé que sur base d un curriculum vitae. Une moyenne sera établie pour les firmes disposant de plusieurs formateurs. La qualité d un professeur ne dépend certes pas de son diplôme. Cependant, pour estimer la valeur pédagogique d un inconnu, il faut bien y avoir recours. Plusieurs types de diplômes sont possibles et acceptés par le SPF. Le nombre d années d enseignement dans les matières concernées Disposer de qualités pédagogiques essentielles pour transmettre de façon structurée et systématique la connaissance aux participants aux cours. - Références (autres firmes) - Attestations (autres firmes) - Evaluations ( autres firmes) 7% 5% Diplôme du professeur - Formation pédagogique : 1% - Formation informatique : 1% - Autres diplômes et formations nécessaires : 1% 3% TOTAL 15 % 8

9 e. Méthodologie des cours (10%) La méthodologie reprend les différents moyens utilisés pour communiquer le savoir. Par exemple : des présentations Powerpoint claires, des exemples axés sur la pratique, des exercices pratiques, documentation adaptée au niveau des élèves, 2. Les prix des cours (50 %) Il s agit du prix total (pour la mise à disposition de la salle de cours, le développement du matériel didactique et pour donner les cours). Formule de calcul du résultat de l offre : le prix de l offre le plus bas divisé par le prix de l offre x 50. 9

10 B.2. Contenu des cours Vous trouverez dans les pages suivantes les tables des matières pour les modules «Finance & DART» et «MM & SD». Ce contenu doit être respecté le plus rigoureusement possible. B.3 Evaluation des cours Le SPF Finances a développé un questionnaire de satisfaction qui sera remis aux participants, au terme de chaque session de formation, pour évaluer comment la formation a répondu à leurs attentes. Outre ce formulaire, le prestataire de service devra inclure dans son offre un dispositif pour l évaluation des acquis (connaissances et compétences) sous forme d un questionnaire, des jeux de rôle, de mises en situation ou autre. Cette évaluation interviendra selon la formule adoptée et négociée avec le pouvoir adjudicateur soit au cours de la formation, soit quelques semaines après. Les résultats individuels devront impérativement être consolidés et communiqués au pouvoir adjudicataire dans un délai d un mois sous forme électronique (Excel ou Access). En outre il est également annexé un modèle de soumission. Utilisez de préférence ce modèle pour la déposition de votre offre. Cela facilitera la comparaison des prix des différentes offres. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée. Y. RYM (monsieur) Directeur 10

11 Training Program Finance & DART Day 1 Day From To Topic 1 9:00 9:15 Welcome and introduction participants 9:15 10:30 Introduction to SAP. System wide concepts I - main elements - organizational structures - master data 10:30 12:00 Introduction to SAP. System wide concepts II - workflow concept - authorization concept - reporting / information system 12:30 14:30 Introduction to SAP. Accounting business scenario's I - external versus internal reporting - organizational structures in financial accounting - financial accounting - general ledger accounting 14:45 16:00 Introduction to SAP. Accounting business scenario's II - accounts receivables - accounts payables - asset accounting 16:00 17:00 Introduction to SAP. Accounting business scenario's III - organizational structures cost accounting - cost accounting - overhead cost accounting - profitability analysis and profit center accounting 11

12 Training Program Finance & DART Day 2 2 9:00 10:30 Organizational structures and master data I - General ledger - Cost accounting 10:30 12:00 Organizational structures and master data II - General ledger - Cost accounting 12:30 14:30 Organizational structures and master data III - Accounts receivable 14:45 16:00 Organizational structures and master data IV - Accounts payable - Asset accounting 16:00 17:00 Organizational structures and master data V - Financial statements - Logistics 12

13 Training Program Finance & DART Day 3 3 9:00 10:30 SAP Navigation I - Logging onto the system (client concept) - Screen elements 10:30 12:00 SAP Navigation II - Field help - Tables, concept - User settings - exercises / hands on 12:30 14:30 Financial accounting in detail - Basic settings - organizational units - variants - fiscal year - currencies 14:45 16:00 Financial accounting in detail - Master data I - chart of accounts : definitions, properties, segments, account groups reconciliation accounts line item display open item management account currency alternative chart of accounts 16:00 17:00 Financial accounting in detail - Master data II - customer/vendor accounts : types of maintenance account groups number ranges general data/co code data SD view on customer MM view on vendor field status compare master data (FI versus SD/MM) 13

14 Training Program Finance & DART Day 4 4 9:00 10:30 Financial accounting in detail - Master data III - exercises 10:30 12:00 Financial accounting in detail - Document control I - document header - document line item 12:30 14:30 Financial accounting in detail - Document control II - posting period - posting authorizations - basic FI postings 14:45 16:00 Financial accounting in detail - Document control III - exercises 16:00 17:00 Financial accounting in detail - Posting control I - change documents - payment terms and discounts 14

15 Training Program Finance & DART Day 5 5 9:00 10:30 Financial accounting in detail - Posting control II - taxes - cross company transactions - document reversal 10:30 12:00 Financial accounting in detail - Posting control III - exercises 12:30 14:30 Financial accounting in detail - Clearing - open item clearing - payment differences - exchange rate differences - exercises 14:45 16:00 Financial accounting in detail - Reporting tools I - executing reports variants reporting tree - user roles and reporting activity groups do's and don'ts 16:00 17:00 Financial accounting in detail - Reporting tools II - exercises 15

16 Training Program Finance & DART Day 6 6 9:00 10:30 Financial accounting in detail - Automatic payments I - payment process - payment configuration 10:30 12:00 Financial accounting in detail - Automatic payments II - payment run 12:30 14:30 Financial accounting in detail - Automatic payments III - exercises 14:45 16:00 Financial accounting in detail - Logistics integration I - procurement process 16:00 17:00 Financial accounting in detail - Logistics integration II - sales process 16

17 Training Program Finance & DART Day 7 7 9:00 10:30 Financial accounting in detail - Logistics integration III - exercises 10:30 12:00 Financial accounting in detail - Asset Accounting I - organizational structures - master data 12:30 14:30 Financial accounting in detail - Asset Accounting II - asset transactions 14:45 16:00 Financial accounting in detail - Asset Accounting III - asset transaction exercises 16:00 17:00 Financial accounting in detail - Asset Accounting III - periodic processing - information systems 17

18 Training Program Finance & DART Day 8 8 9:00 10:30 Audit Information System (AIS) - Overview I - AIS system - environment - goals and methods 10:30 12:00 Audit Information System (AIS) - Overview II - setup and procedures - control data - documentation in reporting tree 12:30 14:30 Data Retention Tool (DART) : introduction - Introduction / Accessing DART - Data segments - Data extract views 14:45 16:00 Data Retention Tool (DART) : user functions - Data extraction - Archive retrieval 16:00 17:00 Data Retention Tool (DART) : user functions - Using the Data Extract Browser - Using Data Extract View Query 18

19 Training Program Finance & DART Day 9 9 9:00 10:30 DART : Data Segments - segment structure - standard segment information 10:30 12:00 DART : Data Segments (advanced) - data segment configuration - possibilities for adding fields - adding segments to DART 12:30 14:30 DART : Data extraction - Authorizations - Data extraction procedure - Archive retrieval procedure - Merging and rebuilding data extracts 14:45 16:00 DART : Using the Data Extract Browser - procedure - exercises 16:00 17:00 DART : data integrity (advanced) - Log file information - Control data / Verifying FI control totals - Checksums / Verifying Checksums 19

20 Training Program Finance & DART Day :00 10:30 DART : Using the Extract View Query - procedure 10:30 12:00 DART : Using the Extract View Query - exercises 12:30 14:30 DART : Extract View configuration (advanced) - specify to be extracted data - join conditions - defining a view 14:45 16:00 DART : Archive Link Export to External (archive) Systems 16:00 17:00 Overview and Q&A 20

21 Training Program MM & SD Day 1 1 9:00 9:15 Welcome and introduction participants 9:15 10:30 Introduction to SAP. System wide concepts I - main elements - organizational structures - master data 10:30 12:00 Introduction to SAP. System wide concepts II - workflow concept - authorization concept - reporting / information system 12:30 14:30 Basics of Procurement - organizational structure - master data overview 14:45 16:00 Basics of Procurement : process overview - purchase requisitions - request for quotation - purchase orders 16:00 17:00 Basics of procurement : process overview - goods receipt - invoice entry 21

22 Training Program MM & SD Day 2 2 9:00 10:30 SAP Navigation I - Logging onto the system (client concept) - Screen elements 10:30 12:00 SAP Navigation II - Field help - Tables, concept - User settings - exercises / hands on 12:30 14:30 Purchasing : Source of supply - purchasing info record - purchasing contract - purchasing scheduling agreement 14:45 16:00 Purchasing : Pricing - conditions 16:00 17:00 Purchasing : Pricing - pricing structure 22

23 Training Program MM & SD Day 3 3 9:00 10:30 Procurement of Stock materials - purchase orders - goods receipt 10:30 12:00 Procurement of Stock Materials - material documents - financial documents 12:30 14:30 Inventory management - movement types - stock transfers 14:45 16:00 Analysis & Reporting - stock lists - document lists 16:00 17:00 Analysis & Reporting - exercices 23

24 Training Program MM & SD Day 4 4 9:00 10:30 Physical Inventory - carrying out physical inventory - cycle counting 10:30 12:00 Physical Inventory - reporting - excercise 12:30 14:30 Procurement of consumable materials - account assignment 14:45 16:00 Procurement of consumable materials - account determination 16:00 17:00 Procurement of consumable materials - account determination (exercises) 24

25 Training Program MM & SD Day 5 5 9:00 10:30 Procurement of Services 10:30 12:00 Inventory : Special stocks - Subcontracting - Vendor consignment 12:30 14:30 Release Procedure - use of classification - release strategies 14:45 16:00 Release procedure - authorizations - workflow 16:00 17:00 Release Procedure - examples - exercise 25

26 Training Program MM & SD Day 6 6 9:00 10:30 Invoice verification - basic procedure - invoice parking 10:30 12:00 Invoice verification - variances - invoice blocking - invoice reduction - invoice release 12:30 14:30 Invoice verification - subsequent debit/credit - invoices without reference to PO's - credit memo's 14:45 16:00 Invoice verification - reporting & analysis 16:00 17:00 Invoice verification - reporting & analysis : exercises 26

27 Training Program MM & SD Day 7 7 9:00 10:30 Basics of Sales - organizational structure - master data overview 10:30 12:00 Basics of Sales : process overview - sales order - delivery 12:30 14:30 Basics of Sales : process overview - goods issue - billing - payment 14:45 16:00 Sales : basics of document control - principles - sales document types - document flow 16:00 17:00 Sales : basics of data flow - data flow in the application - copy control 27

28 Training Program MM & SD Day 8 8 9:00 10:30 Sales : Analysis & reporting - on sales order - on deliveries - on goods issue - incomplete flows 10:30 12:00 Sales : Analysis & reporting : exercises - on sales order - on deliveries - on goods issue - incomplete flows 12:30 14:30 Sales : Pricing - conditions - pricing structure - rebates 14:45 16:00 Sales : Billing - order related - delivery related - invoice combination / split - invoice lists 16:00 17:00 Sales : Billing - billing plans - down payments - installment payments 28

29 Training Program MM & SD Day 9 9 9:00 10:30 Sales : Billing - revenue recognition - interface SD / FI 10:30 12:00 Sales : Analysis & reporting - on pricing - on billing - on payments - incomplete flows - on deliveries - on goods issue 12:30 14:30 Sales : Analysis & reporting : exercises - on pricing - on billing - on payments - incomplete flows 14:45 16:00 Sales : Credit management - credit checks - control over credit checks 16:00 17:00 Sales : Third Party Order processing 29

30 Training Program MM & SD Day :00 10:30 Sales : Consignment stock - material flows - invoicing 10:30 12:00 Sales : Consignment stock - examples and exercises 12:30 14:30 Integration : Logistics - Finance 14:45 16:00 Integration : Sales - Finance 16:00 17:00 Questions & Answers 30

31 Modèle de soumission 1. OBJET DE LA SOUMISSION 1.1 Cahier spécial des charges du 1.2 Objet du marché : cours SAP : modules «Finance & DART» et «MM & SD» 2. IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE 2.1 Sociétés Raison sociale ou dénomination Forme juridique Nationalité 2.2. Siège social ou domicile Rue : N : Boîte : Localité : Code postal : Pays : Numéro de téléphone : Numéro de fax : Numéro de TVA : Numéro et lieu d inscription au Registre de commerce : Personne(s) à contacter et numéro(s) de téléphone : 3. DUREE DE VALIDITE DE LA SOUMISSION La présente soumission reste valable jusqu au :. 4. PAIEMENTS Numéro et libellé du compte sur lequel les paiements doivent être effectués :.. 31

32 5. DETAIL DES SERVICES ET PRIX OFFERTS Les prix unitaires et le montant total de la soumission doivent être mentionnés en chiffres et en lettres. Module Finance & DART 3 groupes (2 NL + 1 FR) de 10 jours Module MM & SD 3 groupes (2 NL + 1 FR) de 10 jours Prix par journée de formation (HTVA) Nombre x 30 j. x 30 j. Prix total de cette partie (HTVA) Prix total de cette partie (TVA comprise) Total global 6. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Nom, nationalité et adresse des sous-traitants éventuels auxquels le soumissionnaire fera appel pour l exécution du marché :. 7. DOCUMENTS JOINTS A LA PRESENTE SOUMISSION 7.1 Le numéro d inscription auprès de l ONSS. 7.2 L information relative à la capacité technique (joindre éventuellement une attestation de certification quelconque) 32

33 8. SIGNATURE(S) DU(DES) MANDATAIRE(S) 8.1 Le soumissionnaire a été mandaté par :. 8.2 Ses pouvoirs sont mentionnés dans : o l acte authentique ou sous seing privé joint en annexe ; o la copie de la procuration attestée conforme à l original jointe en annexe ; o l annexe au Moniteur belge n.. du. Par le fait de cette offre, j accepte explicitement toutes les conditions du Cahier spécial des charges et renonce à toutes autres dispositions telles mes propres conditions de vente. Fait à : Date : Nom : Signature : 33