Direction des Systèmes d Information de Mac Donald Mise en œuvre de l application «NOTE DE FRAIS» 1. Introduction... 2

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1 De Christophe PUEL A 4A Agriculture Tronc Commun Cc Jean-François REY ; Loïc CRAMPON ; Cours Management des Systèmes d Information Objet TD 03 & TD 04 Année 2009 / 2010 Direction des Systèmes d Information de Mac Donald Mise en œuvre de l application «NOTE DE FRAIS» 1. Introduction La gestion des notes de frais : argumentation & modélisation Critique du système existant Amélioration du système existant : Modèle Conceptuel des Traitements (MCT) Amélioration du système existant : Modèle Conceptuel & Logique des Données (MCD & MLD) Analyse de la solution actuellement en production... 7 Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 1

2 1. INTRODUCTION Vous travaillez pour la Direction des Systèmes d Information de Mac Donalds, dans l équipe «Etudes & Développement». Votre titre est «Chef de projet Maîtrise d Ouvrage». Vous travaillez donc pour le siège, et non pas pour un des restaurants du groupe. Votre supérieur hiérarchique vous a demandé de travailler à la refonte de l application NOTE DE FRAIS qui nécessite d être optimisée. 2. LA GESTION DES NOTES DE FRAIS : ARGUMENTATION & MODELISATION Diapositives concernées : Argumentation : 158 à 160 Méthode : tout le chapitre 3) MSI - LES METHODES DE CONCEPTION INFORMATIQUE Lorsqu un salarié du siège est en déplacement pour le compte de l entreprise (en clientèle, pour formation, dans le cadre d un salon, ), la société le rembourse des frais qu il a engagés. A cet effet, le salarié remplit un document appelé «Note de frais». Lors de la dernière réunion trimestrielle des contrôleurs de gestion, il a été décidé de se pencher sur ce sujet pour tenter de mieux maîtriser les dépenses & d apporter des solutions aux dysfonctionnements constatés. Vous allez devoir présenter pour la prochaine réunion de pilotage entre la DSI & le Management : - les caractéristiques de l application actuelle : o principes de fonctionnement o avantages o limites - les améliorations envisagées 2.1. Critique du système existant Dans un premier temps, vous réalisez une étude de l existant, en prenant connaissance des annexes A & B et en réalisant des entretiens avec les différents acteurs concernés (annexe C). Question A) Représenter les flux d information relatifs à la gestion des notes de frais. On limitera l étude aux notes de frais déposées par les salariés non itinérants. Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 2

3 Réponse A) Salarié non itinérant (7) Service comptabilité (1) (2) (3) Contrôle de gestion Gestion des notes de frais (6) (4) Responsable centre de coût (5) 1 : Génération d un ordre de mission 2 : Remise de la note de frais + justificatifs 3 : Dossier incomplet 4 : Dossier complet 5 : Dossier retourné par le CG (non conforme) 6 : Transmission de la note de frais, pour traitement 7 : Courrier électronique avertissant du bon traitement Question B) Préparer l argumentation qui sera présenté lors de la prochaine réunion de pilotage. Vous devrez présenter : - B.1) Les principes de fonctionnement de l application - B.2) Ses limites Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 3

4 - B.3) Les améliorations envisagées Réponse B) Point Principes Réponse Modèle tableur Transmission papier Pour un seul salarié Règlement mensuel Procédure stricte Limites Déplacements en groupe Remboursements tardifs Saisies multiples Pas d exploitation des données Améliorations Adapter aux cas différents Raccourcir les délais Prévoir l extraction des données Solution tout numérique 2.2. Amélioration du système existant : Modèle Conceptuel des Traitements (MCT) Suite à la réunion de pilotage, la direction du groupe (donc, le siège) propose de changer d organisation en harmonisant les pratiques & en centralisant les remboursements. Elle vous a demandé de créer une application «Base de données» opérationnelle rapidement, dans l attente de l implantation d une application plus globale. Question A) A.1) Qu est ce qu un MCT? A.2) Représenter le «contrôle des notes de frais» des salariés non itinérants sous format MCT. A.3) Pour la première opération du modèle, préciser les valeurs que prennent l opération conceptuelle, l évènement déclencheur, la règle d émission, la synchronisation & l évènement résultat. Réponse A.1) Représentation du traitement des actions & des opérations processus. Indépendance avec l organisation & la technique utilisée. Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 4

5 Séparations des données & traitements. Réponse A.2) Réponse A.3) Elément Déclencheur Résultat Valeur Note de frais (tableur) + Pièces justificatives Problème signalé Transmission pour accord supérieur hiérarchique Opération Synchronisation Règles d émission Vérification de l Ordre de Mission (OM) Les conditions (a) & (b) sont réunies Défaut de procédure OK : OM existe Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 5

6 2.3. Amélioration du système existant : Modèle Conceptuel & Logique des Données (MCD & MLD) Question A) Compléter / proposer un MCD pouvant être utilisé pour la gestion des notes de frais. Réponse A) Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 6

7 Question B) Rédiger le modèle logique des données. Réponse B) NOTE DE FRAIS (NUM_NOTE, MOIS_NOTE, ETAT_NOTE, MISSION, MATRICULE_SAL) FRAIS (NUM_FRAIS, DATE_FRAIS, MONTANT_FRAIS, COMMENTAIRE_FRAIS, CODE_TYPEDEP, NUM_NOTE) EMPLOYE (MATRICULE_SAL, NOM_SAL, PRENOM_SAL, DATE_ENTREE_SAL, CODE_ANC, CODE_CAT) CATEGORIE (CODE_CAT, LIBELLE_CAT) ANCIENNETE (CODE_ANC, NB_AN_MIN, NB_AN_MAX) TYPE DEPENSE (CODE_TYPEDEP, LIB_TYPEDEP) PLAFOND (CODE_TYPEDEP, CODE_CAT, CODE_ANC, Montant) 3. ANALYSE DE LA SOLUTION ACTUELLEMENT EN PRODUCTION Question A) Décrire l architecture haut niveau de la solution. Quels sont les acteurs (ainsi que leurs rôles) concernés par la mise en œuvre de cette solution? Quels avantages Mac Donald a-t-il retiré de cette solution? Réponse A) Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 7

8 Principaux avantages liés à la mise en œuvre de cette solution : Baisse de 10% des charges administratives & comptables Automatisation de certaines activités & processus Se concentrer sur le cœur de métier, et pas sur les taches sans valeur ajoutée Solliciter le service informatique au minimum Disposer de la fonctionnalité «récupération de la TVA» Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 8

9 ANNEXE A PROCEDURE A SUIVRE POUR LES REMBOURSEMENTS DE FRAIS DE DEPLACEMENT Chaque fois qu un salarié engage des frais lors d un déplacement à l extérieur de l entreprise, il est tenu de compléter une note de frais pour prétendre aux remboursements de ceux-ci. Les personnels itinérants (c'est-à-dire perpétuellement en déplacement) n ont pas besoin d un ordre de mission (OM) pour engager des dépenses. Ils veilleront toutefois à respecter les barèmes en vigueur. Les autres employés (les salariés non itinérants) doivent impérativement obtenir au préalable un ordre de mission de leur supérieur hiérarchique (le responsable du centre de coût). Ils pourront alors bénéficier d une avance sur frais. De retour du déplacement, le salarié doit compléter une note de frais établie à l aide d une feuille Excel (sous tableur). Une fois complétée, la feuille de calcul doit être imprimée. Les pièces justificatives doivent être agrafées. Le tout doit être transmis au supérieur hiérarchique, pour accord. Le responsable du centre de coût vérifie alors que le document est bien rempli & que toutes les pièces sont effectivement présentes. Le responsable transmet ensuite les documents valides au service «contrôle de gestion» pour vérification du respect des règles budgétaires. Tout dossier incomplet sera retourné en intégralité au salarié. Une fois vérifiée par le contrôleur de gestion, la note de frais est communiquée au service comptable pour enregistrement & règlement si elle est conforme. A défaut, elle est retournée au responsable du centre de coûts. Les règlements se font mensuellement, par virement. Dans le cas d avance supérieure aux dépenses engagées, la différence est retenue sur la paye du mois en cours. Dans tous les cas, l intéressé est avisé du paiement ou de la retenue par un message électronique. Une fois l enregistrement en comptabilité réalisé, la note de frais & les justificatifs sont archivés. Il est à noter que les remboursements sont plafonnés selon trois critères : - Le type de dépense - L ancienneté du collaborateur - La catégorie du collaborateur Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 9

10 ANNEXE B EXEMPLE DE NOTE DE FRAIS COMPLETEE (SITUATION ACTUELLE) NOTE DE FRAIS Nom DUPOND Catégorie Mois de Etat Prénom Pierre Achats Janvier N En cours Mission Formation Qualité Règlement Numéro Par virement le 13/03/N sur le compte Date Type dépense Quantité Montant Paiement Description Fournisseur 07/01/N Restaurant 1 16,50 Personnel Repas La chaumière 07/01/N Hôtel 1 nuit 80,00 Personnel Demi-pension 08/01/N Restaurant 1 14,00 Personnel Repas 08/01/N Avion 1 322,00 Société A/R Paris 08/01/N Divers 2 jours 18,00 Personnel Parking aéroport Total 450,50 Réglé par l entreprise 442,00 Solde 8,50 Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 10

11 ANNEXE C EXTRAITS D ENTRETIENS (SITUATION ACTUELLE) Positif : «Le système fonctionne plutôt bien. Bien sur, les délais de remboursement sont un peu longs, mais restent acceptables. Je consacre environ 2 heures par semaine au traitement de la note de frais. Je pense que le modèle existant pourrait être amélioré avec des formules de calcul prenant en compte les barèmes.» Jaloux : «Je suis souvent convoqué à des réunions & le directeur financier refuse de m accorder une carte de crédit société alors que certains, que je ne citerai pas, l ont et n en ont pas besoin. Ca m éviterait d avancer les fonds.» Cartésienne : «Quand je me déplace avec plusieurs salariés du service, chacun doit remplir une note de frais, alors que le service nous a accordé une seule avance, que l hôtel est payé par une seule personne. Pourquoi ne pas admettre des notes de frais collectives? De plus, je trouve les délais de traitement très longs.» Frileux : «Surtout ne changez pas, parce qu à chaque fois, c est pareil : on met 6 mois pour faire fonctionner correctement le nouveau système.» Râleur : «Dans les bureaux, vous n avez que ça à faire, nous ennuyer avec votre paperasse. C est tellement compliqué que la dernière fois, pour me faire rembourser un déplacement en voiture & 2 repas au restaurant, il a fallu 4 mois! La note de frais est revenue 2 fois : la première parce qu il manquait un tampon, la seconde parce que ce n était soit disant pas clair. On chipote pour quelques euros alors que les grands chefs font des séminaires dans de grands hôtels. J aimerais bien savoir combien ça coute!» Optimiste : «Je passe un temps fou à contrôler les bordereaux des employés de mon service alors que le taux d erreur est marginal. On pourrait alléger le système. Ça économiserait de l énergie & ça ferait gagner du temps à tout le monde.» Le comptable : «Je passe trop de temps à vérifier les montants, ce qui ne devrait pas être mon rôle. Il arrive souvent (au moins une fois sur 2) que des pièces justificatives soient absentes ou que des libellés soient si imprécis qu on ne sait quel compte utiliser. Du coup, on ne récupère pas forcément la TVA à chaque fois. Ce qui m énerve aussi, ce sont tous ces originaux qui ne consentent pas à utiliser le modèle de note de frais proposé.» Vous-même : «L inconvénient principal réside dans la lourdeur d un système qui apporte finalement bien peu : pas de statistiques ne de véritable suivi. J ai calculé que le coût moyen de traitement d une note de frais est de 55 Euros.» Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 11

12 ANNEXE D McDonald's gère ses notes de frais sur internet Source : Pour quelques euros par mois et par utilisateur, le leader de la restauration rapide gère les notes de frais de ses collaborateurs en louant un logiciel hébergé à distance. A la clé : un allègement de plus de 10 % des charges administratives et comptables. Philippe d Hardemare, Manager frais généraux, commente son choix. Volonté d automatiser les processus au maximum et surtout de libérer les comptables des tâches sans valeur ajoutée. Solliciter les informaticiens au minimum. Gagner du temps. Faire face à la croissance sans augmenter les coûts de fonctionnement...chez Mc Donald s, même le changement de système de gestion des notes de frais se mène comme un projet d envergure, avec des objectifs ambitieux. "Nous voulions aller jusqu au bout de notre démarche d automatisation des notes de frais, décharger les comptables des opérations de routine, sans pour autant polluer nos informaticiens avec des demandes qui ne concernent pas notre cœur de métier", se souvient Philippe d Hardemare, Manager frais généraux. Il fait donc le choix de s équiper d une solution Internet, en mode ASP (pour Application Service Provider ou fournisseur d applications hébergées). Ce mode de fonctionnement propose des logiciels sous forme de services en ligne à des usagers distants. Le règlement se fait par abonnement, généralement mensuel, ce qui permet d étaler les coûts. Le responsable administratif lance un appel d offres en septembre 2000 auprès des principaux prestataires de ce marché : Keytravel, Captura, Dimo-Gestion et Etap-on-Line, société française, dont la solution Ulysse Travel and Expenses sera finalement retenue. "Leur solution, compétitive financièrement, nous a semblé performante d un point de vue technique. De plus, les nouvelles possibilités de récupération de la TVA ont été connues en plein appel d offres. Tous les prestataires ne l avaient pas intégré, cela nous a permis de faire plus facilement le tri", précise Philippe d Hardemare. Même le Pdg l'utilise L application Ulysse - Travel and Expenses est soit livrée et installée sur l intranet du client, soit hébergée sur Internet via le site myulysse.com. En mode Internet, comme c est le cas pour Mc Donald s, Ulysse -Travel and Expenses est disponible sur les serveurs d Etap-on-Line, hébergés chez Uunet (Worldcom). L accès au site en mode sécurisé est certifié par Cert Plus. Plus de 300 collaborateurs, essentiellement des nomades (contrôleurs qualité, conseillers, ingénieurs) utilisent aujourd hui Ulysse -Travel and Expenses. Une fois par mois, le serveur est alimenté, soit automatiquement pour les dépenses effectuées par la carte d entreprise American Express, soit manuellement par l utilisateur lui-même (le système est couplé à la messagerie interne Lotus Notes). Un fichier ASCI est généré par une "moulinette" sur l AS/400 de la comptabilité et transmis au supérieur hiérarchique pour validation. "Même Denis Hennequin, notre Pdg, l utilise pour valider les notes de frais de ses collaborateurs directs", s amuse Philippe d Hardemare. Après six mois d exploitation, l application n a connu qu une seule journée d indisponibilité, au moment d un changement de serveur. Mais elle a permis de libérer au moins 10 % du temps du service comptable, pour quelques euros par mois et par utilisateur. Prochaine étape : le contrôle de gestion. "Le système de reporting de Ulysse - Travel and Expenses nous permettra d analyser des éléments comptables très pointus pour en tirer des règles de gestion plus performantes. Comme par exemple, les frais de déplacement, en fonction d une région ou d une population donnée", ajoute le responsable qui attend d avoir "un an de recul" pour se consacrer à cet exercice. McDonald's en France 900 restaurants dont 80 % en franchise. CA : 1, 830 milliards d euros. Effectifs : collaborateurs dont 450 au siège de Saint Quentin en Yvelines - Gestion des notes de frais sur Internet via la solution Ulysse - Travel and Expenses de Etap-On-Line - Tarif en mode ASP : 7 euros par mois et par utilisateur. Département STIM 4A-TC-A-MSI-TD03 v01 12