Foire aux questions. Qu est-ce que le logiciel ChartMD? Pourquoi devrais-je utiliser le logiciel ChartMD?

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1 Ricoh Canada Inc. ChartMD Foire aux questions

2 Foire aux questions Qu est-ce que le logiciel ChartMD? Conçu précisément pour l environnement des soins ambulatoires, ChartMD est une solution logicielle de soins de santé interopérable qui permet de saisir les dossiers des patients, de classer les documents individuels et d importer les télécopies vers un dossier réseau. Il s agit d une solution de numérisation de flux de travaux complète permettant aux cabinets médicaux de numériser une salle de dossier complète ou des documents individuels sur demande. Les lots d images numérisées sont indexés rapidement en utilisant l écran tactile intuitif d un appareil multifonctions (MFP) de Ricoh qui fournit des directives à l utilisateur dans le cadre de la procédure de flux de travaux clinique. La solution ChartMD est disponible dans deux différents modes - Intégré et Activé : Le mode Intégré permet aux utilisateurs de numériser des documents d une page dans un dossier sur le réseau et ce mode est inclus avec chaque MFP Ricoh installé sur le marché vertical des soins de santé, sans frais additionnels. Le mode Activé complète le mode Intégré et il est offert pour un coût mensuel minimal. Une fois que le mode est activé à partir de l appareil multifonctions Ricoh, les installations de soins de santé obtiennent des fonctions additionnelles comme l aperçu avant la numérisation, la numérisation en lot et la division en lot. Ces fonctions permettent de numériser plusieurs pages en même temps et de diviser en lot les documents numérisés au besoin pour séparer les dossiers des patients et les sauvegarder dans le dossier réseau partagé. De plus, le mode Activé permet également d effectuer une recherche des données de base sur les patients (nom, adresse, date de naissance, numéro d assurance maladie, etc.) à partir des données déjà disponibles dans le dossier réseau afin d accélérer le remplissage et le traitement des formulaires. Pourquoi devrais-je utiliser le logiciel ChartMD? Les unités de soins de santé se perdent dans toute la documentation papier. En raison des besoins réglementaires et de la hausse de la popularité de la technologie de dossiers médicaux numériques (DME), la quantité de documents augmente chaque année. Il y a une grande variation entre les niveaux d automatisation des cabinets médicaux au Canada et même si l organisation de prestation des soins de santé utilise un DME, jusqu à 40 % du dossier médical comprend encore des documents et formulaires papier non structurés. ChartMD supporte l investissement en matière de DME en transmettant l information complète dans le dossier du patient et en créant des dossiers interopérables qui peuvent être transférés d un environnement de soins de santé à un autre, ce qui élimine les délais dans l acheminement des documents qui peuvent entraîner des conséquences imprévues comme : 2

3 Délai dans la prise de décision Hausse du risque d erreurs et des événements médicaux défavorables Écarts dans la communication et la coordination des soins de santé Non-respect des politiques et règlements importants Pour les cabinets médicaux sans système DME, ChartMD crée des dossiers compatibles au DME qui peuvent être transférés d un dossier réseau à un système DME à une date ultérieure. Avec ou sans DME, les cabinets médicaux qui investissent dans Inofile ChartMD peuvent réaliser des améliorations aux flux de travaux et à la prestation des soins, y compris : Meilleure collaboration entre les soignants Harmonisation de la gestion de documents Hausse de la qualité et de l efficacité des soins Meilleur accès aux données cliniques essentielles Réduction des exigences liées à l espace de stockage des dossiers Pour quels types de documents le logiciel Inofile ChartMD serait-il utilisé? Inofile ChartMD est conçu pour numériser tout document non structuré dans l environnement des cabinets médicaux comme : Formulaires de consentement Recommandations de patient Résultats de laboratoires Formulaires de traitement médical Notes de médecins Prescriptions de médicaments Images numériques Factures Formulaires internes Documents externes Dossiers de patients complets Quel est le coût du logiciel ChartMD? ChartMD Intégré est inclus dans tout appareil multifonctions Ricoh compatible sans frais additionnels. ChartMD Activé est fourni sous forme d adhésion mensuelle au coût de 29,95 $ par mois. L utilisateur peut s y abonner en tout temps directement à partir de l appareil multifonctions Ricoh. Il peut également annuler son abonnement en tout temps et la date de fin correspond à la dernière journée du mois courant. 3

4 Quelle est la différence entre le mode Activé et le mode Intégré? Bien que le mode Intégré soit automatiquement inclus dans tout appareil multifonctions de Ricoh optimisé pour le domaine des soins de santé sans frais additionnels, il fournit des fonctions qui se limitent à la numérisation d un seul document à la fois et il n y a aucune fonction de recherche d informations sur les patients. Par contre, avec le mode Activé, les installations de soins de santé obtiennent des fonctions additionnelles comme l aperçu avant la numérisation, la numérisation en lot et la division en lot. Ces fonctions permettent de numériser plusieurs pages en même temps et de diviser en lot les documents numérisés au besoin pour séparer les dossiers des patients et les sauvegarder dans le dossier réseau partagé. De plus, le mode Activé permet aux clients d effectuer une recherche de patients dans le dossier réseau partagé du client parmi les documents déjà numérisés. Cela permet d économiser beaucoup de temps lors de l ajout de nouveaux documents dans le dossier du patient. De quelle façon le logiciel Inofile ChartMD peut-il améliorer l efficacité? Inofile ChartMD est facile à utiliser et à consulter au moyen du grand écran tactile d un appareil multifonctions Ricoh optimisé pour les soins de santé. Selon l appareil multifonctions, il peut numériser des documents recto à une vitesse de 25 ppm et le chargeur de document peut contenir jusqu à 50 pages à la fois. Numérisez un dossier complet ou un lot de pages en même temps et séparez-les rapidement en documents individuels. Numérisez des documents recto et recto-verso. Consultez les documents à l écran pour faciliter l indexation et la vérification de la qualité. Des fonctions d imagerie avancées (comme la rotation, la suppression de pages blanches, la détection de la couleur, le redressement et la détection de la taille des pages) sont exécutées automatiquement pour économiser du temps et réduire le nombre d étapes du flux de travaux. Pour quelle raison les autres solutions sont-elles moins efficaces? Les autres méthodes de numérisation sont moins efficaces, de nature plus lente, sujettes aux erreurs, exigent plusieurs étapes et sont tout simplement plus difficiles à utiliser, car elles ont été conçues pour supporter le flux typique des cabinets médicaux. Par exemple : 1. Numériseur relié à un ordinateur Cela exige que l opérateur se rende à l ordinateur doté du numériseur qui se trouve souvent à un poste de travail d une personne. Le travailleur du savoir doit interrompre la personne au poste de travail où se trouvent l ordinateur et le numériseur, ou bien il doit déposer le document à numériser dans sa boîte. Peu importe la façon, on perd du temps. 4

5 Lors de la numérisation au réseau, il n y a pas de structure imposée. La personne peut numériser à n importe quel répertoire et nommer le document selon ses propres normes, ce qui entraîne des erreurs de classement électronique. Lors de l importation à un DME, le téléchargement non structuré ne se fera pas sans problème. Il est presque impossible de créer et de maintenir une connexion directe à une application DME existante. 2. Appareil multifonctions version pour magasins à grande surface/de fournitures de bureau Il s agit d unités bon marché qui numérisent seulement les documents recto, en général à une vitesse de moins de 15 ppm, avec des tailles importantes de fichiers et une empreinte importante, et les fournitures d impression de l appareil sont dispendieuses. Il est presque impossible de créer et de maintenir une connexion directe à une application DME existante. Naviguer dans les contrôles du panneau peut causer de la confusion. Nommer les fichiers peut causer de la confusion, n est pas descriptif et exige une deuxième étape où le document doit être renommé après la numérisation. L utilisateur ne peut consulter le document avant de le sauvegarder, alors le contrôle de la qualité et la numérisation de nouveau est une étape séparée qui peut prendre beaucoup de temps. L envoi de courriels et de télécopies à partir de ces unités est complexe et exige plusieurs étapes pour le réaliser. Le logiciel Inofile ChartMD répond-il aux normes de l information médicale canadiennes? Oui, l appareil multifonctions de Ricoh comprenant le logiciel Inofile intégré a été conçu précisément en tenant compte des exigences de sécurité et de confidentialité des soins de santé, y compris les fonctions suivantes : Les appareils sont configurés comme tout autre ordinateur sur votre réseau et font l objet du même niveau de sécurité appliqué aux ordinateurs. Deux niveaux de sécurité dans l appareil : i. Intégration à la sécurité du réseau pour ouvrir une session directement à partir de l appareil. ii. Les images numérisées sont chiffrées pendant la session active; elles sont SEULEMENT sauvegardées temporairement dans l appareil pendant que la numérisation se fait. Une fois que l utilisateur quitte l appareil, la session de l utilisateur dans l appareil prend fin et les images sont supprimées dans l appareil. Aucune information sur les patients n est sauvegardée dans l appareil; elle est seulement conservée temporairement pendant que la session de l utilisateur est active. 5

6 Quels sont les modèles d appareils multifonctions de Ricoh compatibles avec Inofile ChartMD? En général, ChartMD est compatible avec n importe quelle imprimante ayant un écran tactile de 8,5 po (plateformes Java 4x, 7x, 10x). Le logiciel Inofile ChartMD est-il interopérable avec les systèmes DME? Dans les modes Intégré et Activé, les documents numérisés peuvent être importés dans un système DME certifié et sauvegardés dans le dossier du patient. Nous prévoyons fournir des «connecteurs» à la technologie DME dans un avenir proche, mais n hésitez pas à utiliser ChartMD immédiatement, car la transition se fera beaucoup plus facilement. Avec qui dois-je communiquer si j ai des problèmes? Le soutien pour les clients est disponible entre 8 h et 20 h (heure de l Est) en anglais et en français au moyen de la ligne de soutien de Ricoh Canada au

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