Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle (O.A.P.I.)

Transcription

1 Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle (O.A.P.I.) 7 e Salon Africain de l Invention et de l Innovation Technologique (SAIIT) Du 23 au 27Octobre 2013 NDJAMENA (Tchad) TERMES DE REFERENCE PLAN DE COMMUNICATION EVENEMENTIELLE

2 I Contexte Le Salon africain de l invention et de l innovation technologique (SAIIT) est une manifestation qu organise l OAPI tous les deux ans dans l un de ses Etats membres. Cette manifestation vise à promouvoir la créativité et à offrir un cadre d échanges de technologies entre inventeurs, opérateurs économiques et institutions de financement. Six éditions se sont tenues depuis que le Conseil d Administration de l OAPI a pris la décision d institutionnaliser cet évènement. La première à Dakar (Sénégal) en 1997, la seconde à Lomé (Togo) en 2000, la troisième à Libreville (Gabon) en 2002, la quatrième à Bata (Guinée Equatoriale) en 2005, la cinquième à Bissau (Guinée Bissau) en 2007 et la sixième à Bamako en La septième édition du SAIIT se tiendra à Ndjamena (Tchad) du XXX au XXX octobre Le SAIIT se veut un moyen de promotion de l esprit inventif. A cet effet, des prix sont attribués aux meilleurs inventeurs en guise de reconnaissance de leur mérite et d encouragement pour la poursuite de leurs efforts de recherche. Audelà de cette volonté de promouvoir l invention, le SAIIT doit offrir des opportunités de valorisation des œuvres qui sont présentées au public et contribuer ainsi au progrès technologique, et donc au développement des Etats membres de l OAPI. À travers l organisation de la 7 e édition du SAIIT à Ndjamena (Tchad), créer un véritable forum d échanges entre inventeurs et opérateurs économiques est un défi que veut relever la direction générale de l OAPI. Pour ce faire, l organisation recrute une agence conseil en communication qui devra s atteler à assurer la promotion et la médiatisation de l évènement au plan international et dans le pays hôte. II - Objectif général L objectif majeur assigné à la communication est la médiatisation, tant à l intérieur du territoire OAPI, plus spécifiquement au Tchad, qu à l extérieur, afin de faire connaître largement l événement auprès des publics cibles et susciter une participation massive des publics nationaux. 2

3 III - Objectifs spécifiques La campagne de communication en vue de la promotion du salon doit permettre de : Développer la notoriété de l événement au plan national et international ; Valoriser l image de l OAPI à travers des supports diversifiés et une distribution efficace desdits supports ; Susciter la participation massive du public de Ndjamena à l événement. La cible est constituée de : les inventeurs et innovateurs ; les institutions de recherche et les universités ; les opérateurs économiques ; les médias ; le grand public. IV - Profil du prestataire Les critères sur lesquels le prestataire sera retenu sont les suivants : La présentation technique et la fluidité du dossier de soumission ; La notoriété et l expérience de l agence dans la conception et la mise en œuvre de campagnes événementielles ; La disponibilité du prestataire. Pour la conclusion des différents partenariats notamment avec les supports médiatiques et les agences de régies publicitaires (s il y a lieu), le prestataire travaillera en tandem avec l OAPI. V- Travail attendu du prestataire 5.1. Production des supports imprimés et sérigraphie Suivi de la production et de la distribution (de concert avec l agence régie) des supports de promotion (affichage routière et dynamique, de même que des banderoles, avec pose et dépose) ; 3

4 Suivi de la production des supports imprimés et sérigraphiques auprès des prestataires. DESIGNATION CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DESIGNATION CARACTERISTIQUES TECHNIQUES Affiches Format : 40 x 60 cm moderne brillant 135g/m 2 Impression : R Quantité : 1500 Flyers Format : cm Impression : r/v brillant 135g Quantité : Affiches routières Format : 4m x 3m Support : En vinyle autocollant Impression : Recto Quantité : 20 Dossiers de presse + 5 à 10 fiches intérieures Quantité : 50 Format : chemise navane à un rabat / 45,8 x 38,5cm Papier : couverture sur couché moderne brillant 300g/m 2 + finition : pelliculage + collage d une patte fiches intérieures sur offset 80g/m 2 Impression : R /V bichro couverture / R en bichro fiches intérieures Catalogue officiel du salon Format : A4 / 40 pages moderne brillant couverture 200g/m 2 / intérieur 130 g/m 2 Impression : R / V couv. Intérieur Quantité : 1500 Autocollants circulaires Quantité : 500 Format : diamètre 30 cm Papier : vinyl blanc 90g/ m 2 Impression : R Badges accréditation sécuritaire Format : 7,5 x 10 cm Support : en PVC avec chaînette Impression : R Quantité : 200 Typons presse pour insertion (05), prise en main sur CDs N/B et 4

5 Plaquette évènementielle Dépliants institutionnels Panneaux indicatifs Format : A4 / deux volets moderne brillant 170g/m 2 Impression : R /V Quantité : 2000 Format A4 : 3 volets Quantité : 1000 Format : 80x40 cm Support : PVC perforé avec 3 accroches Impression : R, Quantité : 50 Banderoles (Modèle)) + Supports Quantité : R /V 10, R 10 Supports indoor (kakemonos) Quantité : 04 Chèque géant Quantité : 5 Carton d invitation Diplôme lauréat Quantité : 10 Attestation participation Format : 8 x 0,65 m Support : tyvek Impression : R /V Format : 2x0, 65 m Support : tyvek Impression : R Quantité : 500 Quantité : Productions audio-visuelles et multimédia Réalisation d un spot publicitaire TV en français et en arabe; Réalisation des bandes annonce Radio en français et en arabe; Les pré-tests devront être réalisés Contact medias et diffusion Le prestataire devra : Proposer des plans support pour l ensemble de médias retenus ; Vérifier la disponibilité des emplacements auprès des supports ; Négocier l achat d espaces auprès des supports à des coûts avantageux ; Assurer la pige presse et en faire un rapport ; Réaliser un press-book événementiel ; Faire toute autre proposition pertinente en terme de choix de supports, au regard des objectifs définis. 5

6 Les média retenus sont les suivants : MEDIAS Télévision Radio Presse SUPPORTS France 24 RFI Jeune Afrique Africa 24 Africa N 1 Quotidien national TV5 Afrique Chaînes nationales Presse privée nationale Chaîne nationale Chaînes privées Presse cybernétique (à déterminer) Chaînes privées NB. Cette liste n est qu indicative. En fonction des critères d audience et d impact entre autres, l agence devra proposer tout autre support Un chronogramme d exécution de toutes les activités retenues devra être établi et remis à l OAPI ainsi que des rapports d activités sur une période définie de commun accord, sur les activités effectuées et les programmes des activités à effectuer sur la base desquels l OAPI exercera un contrôle sur l Agence. 5.4 Campagne de mailing et SMS Le prestataire devra proposer une stratégie visant à mener une campagne d envoi massif de mails et de SMS au public pouvant être intéressé par le Salon. Cette campagne s adresse aussi bien au public résident au Tchad qu à celui de la diaspora. 5.5 Caravane mobile Au cours de la période d organisation du Salon, une caravane de sensibilisation sur la propriété intellectuelle sillonnera les artères de grand trafic de la ville de Ndjamena. Cette activité de promotion de la propriété intellectuelle et de l OAPI se veut également un intermède festif et culturel devant permettre à l Organisation de créer un lien de proximité avec le public cible de Ndjamena et la jeunesse scolaire et estudiantine en particulier. Le prestataire est chargé de proposée un schéma d organisation détaillé pour la mise en œuvre de cette activité (matériel roulant, articles promotionnels, itinéraires, programme, etc). 6

7 5.6 Reportage photo et vidéo Le prestataire assurera la couverture des points forts des manifestations (cérémonies d ouverture et de clôture, exposition, séminaires et ateliers, caravane mobile, etc) et produira : - des albums photos et des CD - des CD d images - Un publi-reportage de 26 mn maximum sur l ensemble de l évènement 5.7 Production d articles publicitaires Le prestataire présentera ses meilleures offres pour la fourniture des articles publicitaires : T-Shirt, Casquettes, Cartable, Stylo, etc 5.8 Hôtesses Au besoin le prestataire pourra être sollicité pour la mise à disposition des hôtesses suivant l opportunité. Le nombre et les détails supplémentaires seront indiqués en temps opportun. 5.9 Décoration Suivant la nature des locaux, le prestataire pourrait être sollicité pour procéder à la décoration Régie publicitaire L agence pourrait être sollicitée pour prospecter les annonceurs intéressés par les supports publicitaires du salon. Dans cette opération, l agence retenue sera rémunérée sur la base d un pourcentage des ventes, dont l offre devra indiquée les prétentions VI- Evaluation post-événementielle L agence devra présenter une méthodologie d évaluation post-événementielle, à travers : des instruments de mesure ; la procédure d analyse et de traitement des données ; un rapport de synthèse ; des recommandations. VII-Rémunération Rémunéré sur la base des honoraires, le prestataire devra indiquer ses prétentions et les motiver. 7