Le salon du vin à Saint Vith (Belgique) Formulaire d inscription

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1 Le salon du vin à Saint Vith (Belgique) Formulaire d inscription Organisateur: Société organisatrice: Régie communale autonome Centre multifonctionnel TRIANGEL Vennbahnstraße 2 B-4780 Sankt Vith Page Web : N d entreprise/tva: BE Responsable/Personne de contact/adresse d inscription: Mme Sandra KAUT, Centre multifonctionnel TRIANGEL Vennbahnstraße 2 B-4780 Sankt Vith Tel. Bureau: +32 (0) Fax Bureau: +32 (0) sandra.kaut@triangel.com Exposant (Remplir en majuscules svpl) : Nom de la société/du viticulteur: N Entreprise/TVA:.. Personne de contact:. Rue: N... Code postal :..Lieu:. Pays: Tél:.. . Adresse WEB:.. Adresse de facturation (si différente): Rue/ N. : Code postal : Lieu:. Pays:. Réservation du stand 1 stand : 3 x 2 m = 6 m² avec les prestations suivantes incluses: 1 table rectangulaire - 1,60 m x 0,80 m avec housse et 2 chaises (Nouveau 2015) 1 table haute (diamètre: 80 cm) avec housse Mise en place du stand avec raccordement à l électricité Service de pain Service d eau Service de verres à vin pour visiteurs (verre de dégustation avec logo compris dans le prix d entrée) et crachoir Accès WiFi à l internet Consommation d électricité sur le stand Mise à disposition d un entrepôt 1 emplacement parking réservé par exposant 2 cartes d exposant Publicité générale par affichage, journaux, radio, internet et Social Media Publication des recommandations de vin (avec nom, adresse et personne de contact de l exposant) sur le site web ( et dans la liste des exposants (Nouveau 2015) : 30 cartes d entrée gratuites Brunch gratuit pour 2 personnes 400

2 Commandes/réservations supplémentaires (cocher svp): O 1 Réfrigérateur au stand (145ltr 220V/176W B51*T57*H85cm) 60 O Eclairage supplémentaire au stand (2 spots) 40 O 1 table ronde (80 cm) supplémentaire avec nappe 20 O 1 chaise supplémentaire 10 O Publicité séparée (1 page) dans le catalogue du Salon (1 DIN-A6 = 10,5 x 14,8 cm), en 4 couleurs, suivant layout à livrer obligatoirement par l exposant jusqu au 1er mars 2015 au plus tard. 100 ( ) Stand(s) supplémentaire(s) à 400 /stand Montant total du loyer des stands et des réservations supplémentaires (à tous les prix s ajoute la TVA légalement applicable en Belgique). Attention: nous n acceptons pas de chèques. Les paiements doivent se faire par virement bancaire au nom de la Régie communale autonome TRIANGEL Vennbahnstraße Sankt Vith Banque KBC IBAN: BE BIC: KREDBEBB Veuillez nous renvoyer votre réservation par envoi postal, par fax ou à l adresse mentionnée dans la rubrique Responsable. Si votre réservation nous parvient avant le 30 novembre 2014 vous bénéficiez d une réduction de 50 sur le loyer du stand réservé (350 au lieu de 400 ). La confirmation de votre réservation vous parviendra dans les meilleurs délais. Le soussigné reconnaît avoir reçu les conditions de participation et de vente jointes au présent document et de les accepter sans réserves. Lieu, date Signature et cachet Page Seite 2 de 6

3 ANNEXE : Conditions de participation et de vente 1. Inscription L inscription pour la participation à une foire et la commande/réservation d un stand de foire/d exposition dans le centre TRIANGEL se fait uniquement par écrit moyennant le formulaire d inscription mis à disposition par la «Autonome Gemeinderegie Sankt Vith» ci-après dénommée organisateur et signé à l effet d engager l exposant. Par l inscription et la réservation du stand l exposant s engage vis-à-vis de l organisateur; l inscription ne peut être résiliée que moyennant l accord écrit de l organisateur. Pour l organisateur, l inscription ne devient juridiquement contraignante qu avec la confirmation de l admission de l exposant (voir article 3). 2. Acceptation Par la signature juridiquement contraignante, l exposant accepte sans réserve les conditions de participation définies par l organisateur; celles-ci s'appliquant à lui, à ses délégués ainsi qu'à ses employés. 3. Admission Le/la délégué(e) de l organisateur décide de l admission d un exposant et des produits qu'il désire exposer. L organisateur peut limiter la gamme des produits exposés et modifier la surface d'exposition si cela se justifie pour des raisons conceptuelles. Il peut également refuser la participation d un exposant pour toute raison objective surtout lorsque la surface disponible s avère insuffisante ou lorsque le demandeur ne peut répondre aux exigences de qualité établies par l'organisateur. L organisateur confirme ou refuse par écrit l admission de l'exposant. Le contrat liant l organisateur et l exposant est réputé conclu lorsque l exposant reçoit cette confirmation d'admission ou lors de la réception de la facture. L organisateur est en droit de résilier le contrat avec effet immédiat lorsqu il y a retard de paiement et ce après deux rappels de paiement. Dans ce cas, une indemnité de 25% du prix de la location du stand est due afin de couvrir les frais déjà engendrés. En cas de contestations relatives aux produits présentés ou à la manière de travailler de l exposant, l organisateur est autorisé pour des raisons d'intérêt général à immédiatement prendre les mesures adéquates afin de les corriger. L exposition de produits non inscrits, non acceptés ou usagés est interdite. 4. Modifications Force majeure Lorsque l organisation de la foire telle que prévue devient impossible en raison d évènements imprévisibles et indépendants de la volonté de l'organisateur, ce dernier est autorisé à: a. annuler la foire avant son ouverture. Si l annulation intervient au moins six semaines avant la date de l'événement, les paiements effectués par les exposants sont restitués. Si la foire doit être annulée moins de six semaines avant le début de celle-ci, l organisateur est en droit de retenir et/ou d exiger 25% du prix de la location du stand à titre de participation aux frais déjà engendrés. b. reporter la foire. Dans le cas où des exposants peuvent démontrer que la nouvelle date coïncide avec une autre foire à laquelle ils participent, ils peuvent demander à être libérés du contrat. c. raccourcir la durée de la foire et/ou les heures d ouverture. Dans ce cas, les exposants ne peuvent exiger l annulation du contrat. Le raccourciment ne donne pas lieu à une réduction du prix de location du stand. Dans tous les cas l organisateur tentera, dans la mesure du possible, de prendre de telles décisions aux conséquences non négligeables en accord avec les exposants inscrits. Il les en informera le plus tôt possible. Aucune indemnisation ou réclamation en dommages et intérêts ne pourra être intentée par les deux parties. 5. Désistement Si l organisateur accepte une désinscription ou qu'il annule une inscription de manière exceptionnelle, 25% du prix de la location du stand est du à titre de dédommagement ainsi que les coûts déjà engendrés suite aux commandes de l exposant. La demande d'annulation de l inscription doit être établie par écrit. Le désistement ne devient définitif qu après l'accord écrit de l organisateur. L annulation du contrat par l organisateur peut dépendre de la présence d un remplaçant. La nouvelle location d'un stand engendre l'annulation du contrat; le premier exposant devant toutefois éventuellement prendre en charge la différence entre la location prévue et le montant effectivement perçu. Page Seite 3 de 6

4 Si l emplacement ne peut être loué par quelqu un d autre, l organisateur peut, afin de conserver l'image de la foire, déplacer un autre exposant vers l emplacement vide ou disposer autrement de cet emplacement. Dans ce cas, le locataire libéré du contrat ne pourra obtenir aucune réduction du coût de la location du stand. Les frais engendrés pour la décoration et/ou l aménagement du stand vide sont à charge du locataire libéré du contrat. 6. Répartition des emplacements L organisateur répartit les emplacements en fonction de critères en rapport avec le concept et le thème de la foire, la date d inscription n étant pas déterminante dans cette répartition. Dans la mesure du possible, l organisateur tiendra compte des désirs particuliers des exposants. La répartition des emplacements et le numéro du stand sont communiqués par écrit au moins 30 jours avant l évenement. Toute réclamation doit parvenir par écrit et ce, dans un délai de huit jours dès réception des informations quant à la répartition. L emplacement ne peut être modifié que pour des raisons de bonne exécution de la foire. L organisateur doit dans la mesure du possible fournir à l exposant concerné un stand/une surface équivalent(e). L exposant doit prendre en considération qu une partie minime du stand sera allouée aux dispositifs techniques et de sécurité de la foire. Celle-ci ne peut dépasser 10 cm en largeur et 10 cm en profondeur et ne donne droit à aucune réduction du prix de location. Ceci ne s applique pas pour des stands inscrits explicitement comme stands équipés ou stands modulables. L organisateur se résèrve le droit de modifier les entrées et sorties, les sorties de secours ainsi que les passages pour des raisons d'organisation. L organisateur communique immédiatement tout changement d emplacement, de type ou de taille des stands par écrit. 7. Sous-location, Cession du stand à des tiers, Vente pour le compte de tiers L exposant n est pas en droit de sous-louer en totalité ou en partie le stand qui lui est attribué, ni de le céder, de l échanger ou d accepter des missions pour une autre société sans autorisation écrite de l organisateur. L admission d un co-exposant par l organisateur est payante. En cas de sous location et/ou de cession du stand et pour autant que la direction de la foire/de l exposition n exige l évacuation de la surface occupée par l exposant, ce dernier paye en supplément 50% du prix de location du stand 8. Co-exposants, responsabilité L admission d un partenaire co-exposant doit être demandée par l exposant et être autorisée par écrit par l organisateur; la demande doit mentionner toutes les données demandées aux exposants admis à la foire. Le co-exposant doit payer un loyer correspondant à la moitié du tarif accordé à l exposant pour son stand. L organisateur est en droit de refuser la présence d un co-exposant non enregistré. L exposant est responsable pour le co-exposant vis-à-vis de l organisateur. Les communications addressées au représentant désigné dans le formulaire d inscription valent pour communications à l exposant ou aux exposants en cas de stand collectif. 9. Prix de location et frais Les prix de location des stands et les frais éventuels liés à des réservations supplémentaires sont repris sur le formulaire d inscription. 10. Conditions de paiement a. Délai de paiement: Le prix de la location complète tel qu indiqué sur le formulaire d inscription est facturé à hauteur de 50% dès l admission de l inscription (voir article 3) et doit être réglé dans les 30 jours suivant la date de facturation. Les 50% restants doivent être payés au plus tard six semaines avant le début de l exposition sauf disposition dérogatoire établie par écrit. Les factures adressées dans les six semaines avant l ouverture doivent être payées immédiatement et dans leur l intégralité. b. Retard dans le paiement: En cas de retard de paiement, des intérêts moratoires sont calculés à partir de la date d'échéance de la facture. Ceux-ci s élèvent à 3% au-dessus du taux d escompte fixé par la BCE. Après deux rappels restés sans réponse et avec annonce correspondante l organisateur peut disposer autrement des stands qui n ont pas encore été payé dans leur intégralité. Il peut dans ce cas refuser de mettre à disposition les stands et de délivrer les badges aux exposants. 11. Présentation et équipement des stands Le nom et l adresse de l exposant doivent être visibles pour tout le monde sur le stand et pendant la durée complète de la foire. L exposant est responsable de l équipement des stands et respecte un montage homogène éventuellement défini par Page Seite 4 de 6

5 l organisateur. Il se soumet aux directives de l organisateur afin d assurer une bonne image d ensemble. Lorsque le stand est monté par l exposant lui-même, l organisateur peut exiger que lui soit soumis pour approbation un projet avec les mesures correctes avant le début des travaux de montage. S il s agit de stands équipés ou de stands modulables, ceci doit être expressément mentionné dans le formulaire d inscription. Le nom des sociétés chargées de l équipement et/ou du montage doit être communiqué à l organisateur. Il est dans tous les cas interdit de dépasser les limites de l emplacement attribué. Le dépassement de la hauteur définie du montage nécessite l accord explicite de l organisateur. L organisateur peut exiger que des stands de la foire soient modifiés ou enlevés si leur montage n a pas été autorisé ou ne correspond pas aux conditions d exposition. Si l exposant ne suit pas l ordre renseigné par écrit dans les huit heures, l organisateur peut lui-même évacuer ou modifier le stand, les frais étant à charge de l exposant. Si, pour ces mêmes raisons, le stand doit être fermé, l exposant ne pourra prétendre au remboursement du prix de la location. 12. Publicité Toute publicité, notamment la distribution d imprimés publicitaires ainsi que l approche commerciale des visiteurs, n est autorisée qu à l intérieur du stand. L uitlisation de haut-parleurs, la diffusion de musique ou la projection de diapositives ou toutes autres médias audiovisuels à des fins de publicité nécessite l autorisation écrite explicite de l organisateur et doit être communiquée à temps. L organisateur se réserve le droit de diffuser une musique de fond de son choix pendant la durée de la foire et de faire passer des messages via les haut-parleurs du centre TRIANGEL. 13. Montage L exposant est obligé d avoir terminé l agencement de son emplacement dans le délai communiqué lors de la confirmation de l admission. Dans le cas où l exposant n a pas commencé à monter le stand à 11 heures le jour où le montage doit débuter conformément à la communication de l organisateur aux exposants, l organisateur peut disposer autrement de son l emplacement. Dans ce cas l exposant est redevable du prix de la location du stand ainsi que des autres frais engendrés. L exposant ne peut en aucun cas réclamer des dommages et intérêts. Des contestations par rapport à l emplacement, au type ou à la taille du stand doivent être communiquées au délégué de l organisateur par écrit avant le début du montage, au plus tard le jour fixé pour le début du montage. Tous les matériaux utilisés pour le montage doivent être non-inflammables. 14. Badges Chaque exposant reçoit gratuitement deux badges pour le personnel du stand ou de service et deux badges supplémentaires en cas de besoin justifié. Le nombre de badges gratuits est dans tous les cas limité à quatre. En cas d abus, les badges seront confisqués sans donner droit à une indemnité. 15. Exploitation des stands L exposant est obligé d ouvrir le stand et d exposer les produits indiqués pendant toute la durée de la foire. Le stand doit être animé du personnel compétent, sauf s il est expressément loué en tant que stand de représentation. L organisateur se charge du nettoyage du site, des halls et des couloirs. Le nettoyage des stands est à charge de l exposant et doit être effectué tous les jours après fermeture de la foire. L exposant doit évacuer les déchets et ordures, les trier selon les normes en vigueur et les déposer dans les containers prévus à cette fin. En cas de non respect de ces règles une redevance supplémentaire de 50 forfaitaire par jour d exposition est due. 16. Démontage Aucun stand ne peut être évacué en totalité ou en partie avant la fin de la foire. En cas de non respect de cette exigence une amende s élevant à la moitié du prix de la location sera réclamée à l'exposant. L exposant est responsable des dégâts du sol, des murs et du matériel loué et mis à disposition. La surface de la foire/d exposition doit être remise dans l état tel qu il était avant la foire, au plus tard à la date fixée pour la fin du démontage. Le matériel restant, les restes de rubans adhésifs ou autres déchets doivent être intégralement enlevés du stand. Dans le cas contraire, l organisateur est en droit de faire exécuter ces travaux à charge de l exposant. D autres réclamations pour dommages et intérêts peuvent être adressées. Page Seite 5 de 6

6 Des stands ou des objets d exposition non enlevés, qui n ont pas encore été démonté et/ou enlevé après la date fixée, sont évacués par l organisateur à charge de l exposant, l organisateur ne pouvant être tenu responsable pour quelconque perte ou dégât. La surface d exposition doit être remise dans son pristin état, au plus tard à la date et l heure fixées pour le démontage. 17. Raccordements L éclairage est à charge de l organisateur. L exposant indique d éventuels souhaits de raccordements lors de l inscription. Toutes installations ne peuvent être placées que selon les dispositions techniques correspondantes aux installations de ce type. Si tel n est pas le cas, l organisateur est en droit de faire enlever ces installations sans que l exposant ne puisse réclamer une indemnité quelconque. Le propriétaire du stand est responsable de tous dommages causés par l utilisation de raccordements non indiqués ou non effectués par l organisateur. 18. Gardiennage L organisateur prend en charge le gardiennage des surfaces d exposition ainsi que des surfaces secondaires utilisées (surface de rangement, vestiaires ) pendant la durée du montage, de la foire et du démontage. L organisateur décline toute responsabilité quant aux pertes ou dommages occasionnés. Il appartient à l exposant d assurer la surveillance de son stand. Ceci vaut également pendant la durée de montage et de démontage. 19. Responsabilité L organisateur n est pas responsable du personnel de l exposant en cas d accidents. Il en va de même pour les dégâts matériels, les pertes d objets exposés, l équipement du stand ainsi que d éventuels dégats qui s en suivent. L exposant garantit l inscription de son personnel conformément aux règles ainsi que la déclaration et le dédouanement réguliers des produits importés de l étranger. La responsabilité de l organisateur est exclue à ce sujet. 20. Assurances Il est vivement conseillé aux exposants de souscrire à une assurance responsabilité civile à leurs propres frais. 21. Règlement intérieur L organisateur et/ou son délégué a le droit de jouissance légale dans le centre TRIANGEL; les exposants et leurs employés sont tenus de suivre ses instructions. Les exposants doivent avoir quitté les lieux d exposition au plus tard une heure après fermeture de la foire/de l exposition. Il est interdit de passer la nuit dans le bâtiment. 22. Clause de déchéance Les réclamations des exposants à l égard de l organisateur, qui ne parviennent pas par écrit dans les deux semaines après la fin de la foire, ne sont pas recevables. 23. Modifications Les accords qui divergent des conditions générales et spéciales de la foire et de l exposition (information relative à la foire pour les exposants) ne sont valables que s ils ont été formulés par écrit. 24. Lieu d exécution et juridiction compétente En cas de litiges, le lieu d exécution et de juridiction compétent est le siège de l organisateur, y compris en cas de procédure d injonction judiciaire. Saint Vith, aout 2014 Page Seite 6 de 6