MANUEL D UTILISATION MB-SCRIPT

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1 MEDIBRIDGE NV SA VOTRE PARTENAIRE EN TELEMATIQUE MEDICALE MANUEL D UTILISATION MB-SCRIPT 1

2 TABLE DES MATIERES PREFACE... 3 VOLET 1: MB-SCRIPT INSTALLATION ET UTILISATION... 4 CHAPITRE 1: MB-SCRIPT: L INSTALLATION INTRODUCTION TÉLÉCHARGEMENT DEMARRER L INSTALLATION INTRODUIRE LES PARAMETRES DE LICENCE... 4 CHAPITRE 2: PREPARER MB-SCRIPT INTRODUCTION INTRODUIRE LES MEDECINS EXECUTANTS INTRODUIRE LES MEDECINS TIERS... 6 CHAPITRE 3: UTILISER MB-SCRIPT... 7 MANIERE 1: L UTILISATION DES CANEVAS POUR ENVOYER... 7 Qu est ce que c est un canevas?...7 Modifier le canevas...7 Utiliser un canevas, préparer une lettre et la préparer pour l envoi...7 MANIERE 2: VOUS TAPEZ VOTRE LETTRE ET VOUS L ENVOYEZ... 8 VOLET 2: CONFIGURATION DU LOGICIEL MEDSERVE ET SON UTILISATION AVEC MB-SCRIPT... 9 CHAPITRE 1: INSTALLER MEDSERVE... 9 CHAPITRE 2: ENVOYER VOS MESSAGES PRÉPARÉS VIA MEDSERVE LINK V DEMARRER MEDSERVE LINK V ENVOYER LE MESSAGE UTILISATION DU JOURNAL DES ENVOIS CONCLUSION

3 PREFACE Ce manuel est construit en deux parties: VOLET 1: Installation et utilisation de MB-Script. Vous y trouverez toutes les instructions pour installer et utiliser MB-Script. VOLET 2: Configuration du logiciel MedSERVE et son utilisation avec MB-Script. Vous y trouverez toutes les instructions pour configurer MedSERVE Link v3.2 en fonction de MB- Script. Nous verrons comment préparer un message et l envoyer via MedSERVE Link chez un médecin, et aussi comment vérifier vos envois ou suivre son cheminement jusqu à sa destination finale. 3

4 VOLET 1: MB-SCRIPT INSTALLATION ET UTILISATION CHAPITRE 1: MB-SCRIPT: L INSTALLATION 1.1. INTRODUCTION MB-Script est une macro Word 97, 2000 ou XP, qui permet de transformer vos rapports médicaux dans la plupart des formats utilisés par les logiciels médicaux (DMI) en Belgique. MB-Script construit des fichiers directement intégrables qui sont expédiés par le logiciel MedSERVE Link. Un format est une structure d'un fichier dont le DMI a besoin afin de reconnaître les différents éléments qui sont contenus dans un rapport. Quand le rapport est envoyé dans un format que le DMI peut intégrer, le DMI reconnaît le nom du patient dans le rapport, et le classe immédiatement dans le dossier correspondant. Exigences Techniques Système d exploitation WINDOWS 95/98/NT4/2000/ME/XP Microsoft Word 97/2000/XP Minimum 15 MB de disque libre MedSERVE Link v3.2 installé et en état de fonctionnement (voir aussi la deuxième partie du manuel) TÉLÉCHARGEMENT Vous pouvez télécharger le logiciel «MB-script» sur notre site web (www.medibridge.be). Sauvegardez le fichier dans un répertoire de votre choix (par exemple votre bureau) DEMARRER L INSTALLATION Avant de démarrer l installation, fermez toutes les fenêtres et logiciels ouverts sur votre ordinateur. Double cliquez sur le fichier téléchargé, une fenêtre de Winzip s ouvre. Cliquez sur la touche Unzip. Ensuite double cliquez sur Poste de travail Votre disque dur c Program files MB- Script Setup. Double cliquez sur setup.exe. L installation démarre, suivez les instructions sur votre écran. Pendant l installation, la procédure affichera votre code machine. Notez ce numéro, parce que vous en aurez besoin pour obtenir une licence d utilisation du logiciel. Après l installation de MB-script, démarrez «Word» et vous trouverez un nouveau menu dans la barre des menus (généralement en haut à droite (voir l image ci-dessous)) INTRODUIRE LES PARAMETRES DE LICENCE Après réception de l avis de votre payement sur le compte , avec comme référence votre code machine et le numéro INAMI que vous avez utilisé pour vous inscrire, vous recevrez les paramètres de licence de MB-script. Vous devrez les introduire dans le menu MB-Script Paramètres. Ensuite cliquez en dessous sur Enregistrement de la licence. 4

5 Attention! Introduisez correctement les codes communiqués par MediBRIDGE. Si vous introduisez des codes fautifs, vous ne pourrez pas utiliser MB-Script. CHAPITRE 2: PREPARER MB-SCRIPT 1.1. INTRODUCTION Imaginons que nous envoyons un rapport médical à un confrère. Pour cela nous aurons besoin de trois personnes : Vous, le médecin responsable de la lettre (l exécutant); le médecin «destinataire» (tiers) et le patient. Avant de se lancer dans le test, nous devons construire une fiche médecin «Exécutant» (vous) et une fiche médecin «Tiers» (le médecin destinataire). Ces données seront conservées et ne devront plus être introduites. Pour le patient ses données sont introduites pour chaque nouvelle lettre INTRODUIRE LES MEDECINS EXECUTANTS Nous devons introduire vos coordonnées, ainsi qu éventuellement celles d un collègue. Cliquez sur le menu MB-script Editer Exécutants. Voici un exemple : Cliquez sur le bouton Nouveau, et introduisez vos coordonnées. Suivez les mêmes instructions pour introduire vos collègues éventuels. Quand vous avez terminé cela, vous pouvez éliminer les enregistrements qui ne font pas partie de votre service en cliquant sur le bouton Effacer. Cliquez sur OK pour sauvegarder vos modifications. 5

6 1.3. INTRODUIRE LES MEDECINS TIERS Vous devez maintenant introduire un médecin destinataire. Pour cela cliquez sur le menu MB-script Editer Tiers. Vous recevrez l écran suivant : Procédez de la même manière (cliquez sur la touche Nouveau ), et introduisez les coordonnées du médecin prestataire. Dans le champ Software, introduisez le format que le docteur tiers peut intégrer. Il existe plusieurs logiciels médicaux qui utilisent le même format. Si vous avez donc un docteur tiers avec un DMI qui n est pas dans la liste, vous trouverez le format correspondant à ce logiciel sur notre site web (www.medibridge.be). Cliquez là sur le lien Logiciels médicaux. Vous y trouverez une liste des logiciels médicaux avec le format qu ils peuvent intégrer. S il est écrit DMA, ce format correspond à Medidoc, ALA à Medar, HDM à HealthOneNative et COG à Medigest. La liste des médecins utilisant notre service peut être obtenue sur notre site sous le lien Utilisateurs. Vous verrez aussi son DMI utilisé. 6

7 CHAPITRE 3: UTILISER MB-SCRIPT Il y a deux manières de préparer les protocoles à l envoi. MANIERE 1: L UTILISATION DES CANEVAS POUR ENVOYER Il est prévu dans MB-Script même de travailler avec des canevas, ainsi vous pourrez reprendre un corps de texte déjà tapé et terminer votre lettre plus rapidement. Qu est ce que c est un canevas? Un canevas est un document Word standard, qui vous permettra de préparer une lettre d une manière vite et facile, sans devoir taper la texte à chaque utilisation du document. Modifier le canevas Lors de la première utilisation, vous devrez modifier le canevas comme il vous convient. Pour cela cliquez sur le menu MB-script Editer Canevas. Vous avez devant vous un canevas standard que vous pouvez modifier selon votre usage. Les inscriptions en gras peuvent être modifiées par vous. Si une ligne du canevas ne s applique pas pour vous (p.e. organisation), vous pouvez l effacer. Attention! Seulement le texte en gras peut être modifié. Après l adaptation, vous pouvez naturellement effacer le gras (nous avons utilisé les caractères en gras pour vous montrer ce que vous pouvez adapter, mais ceux-ci n ont aucune influence sur le fonctionnement) Faites attention avec les déplacements et effacements car des codes sont cachés dans le texte. La macro a besoin des codes pour l introduction de certaines données. Les changements sont sauvegardés automatiquement. Utiliser un canevas, préparer une lettre et la préparer pour l envoi A chaque ouverture du canevas les coordonnées de votre patient peuvent être directement introduite de la manière suivante : Cliquez sur MB-script Nouveau protocole. La canevas s ouvre avec la fenêtre Editer données protocole au dessus du texte. Remplissez toutes les données de votre patient Choisissez le médecin destinataire (Tiers) en cliquant sur Choix et le médecin responsable (exécutant) de la lettre ( Choix ). S ils n apparaissent pas dans la liste, cliquez sur MB-script Editer Tiers ou Editer Exécutants (cfr. Chapitre précédent). Exemple : Je, Ann Roemaet, veux envoyer une lettre vers Dr. Gil Smeets, concernant le patient Jan Janssens, qui habite dans la Rue de L église à Tournai. Vous trouverez ceci: 7

8 Ensuite cliquez sur OK, et tous les champs seront adaptés dans le document. Maintenant introduisez votre conclusion dans la lettre. Cliquez sur Générer script MediBRIDGE pour préparer le fichier pour l envoi via MedSERVE. MANIERE 2: VOUS TAPEZ VOTRE LETTRE ET VOUS L ENVOYEZ Tapez d abord votre lettre, ensuite suivez ces instructions: Vérifiez que le médecin prestataire se trouve dans MB-script. Si ce n est pas le cas introduisez-le dans le menu MB-script Editer Tiers (cfr. Chapitre précédent) Cliquez sur MB-script Editer données protocole, et remplissez ici les coordonnées du patient. Sélectionnez ensuite le médecin destinataire à la ligne Tiers. Cliquez à droite sur la touche «Choix» pour retrouvez votre liste de contacts. Sélectionnez de la même manière le médecin responsable de la lettre à la ligne «Exécutant». Le code examen ne doit pas être introduit. Ensuite cliquez sur OK pour terminer. Cliquez sur MB-script Générer script MediBRIDGE. Maintenant le fichier est créé et prêt pour être envoyé avec MedSERVE. Vous pouvez travailler sur un autre document, une autre lettre de la même manière. 8

9 VOLET 2: CONFIGURATION DU LOGICIEL MEDSERVE ET SON UTILISATION AVEC MB- SCRIPT CHAPITRE 1: INSTALLER MEDSERVE Pour pouvoir envoyer vos lettres vous avez besoin de MedSERVE Link v3.2. Vous pouvez l obtenir gratuitement sur notre site web (www.medibridge.be). Vous y trouverez l ensemble de nos produits, la liste de nos médecins abonnés et une liste des questions fréquentes (FAQ). Ceci est le manuel succinct. Vous trouverez le manuel complet sur MedSERVE Link v3.2 sur notre site web (www.medibridge.be). Il y a deux possibilités d obtenir MedSERVE Link v3.2: La mise à jour : Soit vous êtes déjà abonné au service MedSERVE et vous travaillez déjà avec la version 3.0, 3.1, 3.1a, 3.1b ou 3.1c, alors remplissez le formulaire d inscription pour recevoir automatiquement la page de téléchargement de l update. La version complète : Si vous travaillez encore avec la version 2.0 de MedSERVE Link, ou si vous n avez pas encore MedSERVE Link, vous arriverez automatiquement sur la page de téléchargement, où vous pouvez télécharger la version complet de MedSERVE. MediBRIDGE vous enverra un document avec les instructions complètes par , fax ou par la poste. CHAPITRE 2: ENVOYER VOS MESSAGES PRÉPARÉS VIA MEDSERVE LINK V DEMARRER MEDSERVE LINK V3.2. Le programme démarre lorsque vous cliquez deux fois sur l icône «MedSERVE» situé sur le bureau de votre ordinateur. Lors du démarrage, vous verrez automatiquement apparaître la fenêtre principale, qui contient l ensemble des fonctions Connexion et .. 9

10 2.2. ENVOYER LE MESSAGE La connexion avec notre serveur MedSERVE s établit automatiquement lorsque vous cliquez sur le téléphone bleu (Connect). Une fois la session établie, les messages que vous avez préparés avec MB-script seront envoyés UTILISATION DU JOURNAL DES ENVOIS Le journal d envoi peut être visualisé en cliquant, dans le menu principal, sur l icône «Journal» et sur l icône «Sent messages» du menu secondaire. Si vous ne voyez pas les icônes mentionnées, cliquez sur le bouton «Advanced». Une ligne par message Un message est représenté par une ligne dans le journal. Les informations principales sont affichées dès l ouverture du journal d émission : Receipt time: date et heure de réception. Icône de status : représentation de l état dans lequel se trouve le message dans le logiciel MedSERVE Subject: définition du type de message. Address : nom du réceptionneur. La première fois que vous envoyez vers un certain médecin, vous verrez ici Undefined. Dès que le prochaine envoi, le nom sera remplis. Status: représentation de l état dans lequel se trouve le message dans le logiciel MedSERVE. Ces états peuvent être : PRE=File prepared (message préparé mais non encore envoyé) FOK=File sent (message envoyé) RCP=Message Has Been Routed (message correctement envoyé dans la boîte aux lettres du destinataire) RCP=File received and confirmed by receipient (message reçu par le destinataire) Attention! Le status change uniquement après une connexion! Pour voir le status actuel, cliquez le téléphone bleu Connect, puis retourner vers le journal. Les messages sont placés selon un ordre chronologique descendant d envoi. S il y a des messages d erreur, vous pouvez consulter notre liste des questions fréquentes (FAQ) sur notre site web (www.medibridge.be). Vérification du contenu d un message Le contenu d un message peut être vérifié en cliquant deux fois sur celui-ci dans le journal. 10

11 CONCLUSION Nous vous remercions de la confiance que vous portez à nos services et produits. Si vous avez encore des questions, vous trouverez certainement la réponse dans la liste des questions fréquentes (FAQ) sur notre site web (www.medibridge.be). Vous pouvez naturellement aussi prendre contact avec notre helpdesk. MediBRIDGE SA Rue du Bourdon Uccle 02/

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