MINISTÈRE DE LA FORMATION ET DES COLLÈGES ET UNIVERSITÉS MANUEL DE FORMATION SUR LA LOI DE 2005 SUR LES COLLÈGES PRIVÉS D ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL

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1 MINISTÈRE DE LA FORMATION ET DES COLLÈGES ET UNIVERSITÉS MANUEL DE FORMATION SUR LA LOI DE 2005 SUR LES COLLÈGES PRIVÉS D ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL

2 TABLE DES MATIÈRES Introduction... 5 Module 1 : Inscription et protection des intérêts des étudiants Aperçu des modifications Nouveau système d inscription... 6 Examen préalable et exemptions... 6 Inscription et renouvellement de l inscription... 7 Lignes directrices... 7 Critères d intérêt public... 8 Autres critères auxquels doivent satisfaire les auteurs de demande... 9 Assurance... 9 Renouvellement de l inscription Système de Renseignements sur l'inscription des collèges d'enseignement professionnel (RICEP) Inscription de nouveaux campus Contrats conclus avec les étudiants Perception des droits Présentation d une liste des droits Droits obligatoires et facultatifs Droits applicables aux étudiants étrangers Perception des droits avant la signature du contrat Remboursement des droits Remboursement des droits Remboursement intégral Remboursement partiel avant le début du programme Remboursement partiel après le début du programme Relevés de notes Procédure de règlement des plaintes des étudiants Politique en matière de renvoi Exigences concernant les dossiers des étudiants Déclaration des droits et responsabilités des étudiants Étudiants étrangers Perception des droits s appliquant aux étudiants étrangers Compte en fiducie Remboursement des droits aux étudiants étrangers Lignes directrices concernant la publicité Sommaire des modifications : Inscription et protection des intérêts des étudiants Dates limites pour se conformer aux nouvelles dispositions Questions fréquentes Module 2 : Qualité et responsabilisation Aperçu des modifications Directives en matière de politiques Autorisation de dispenser un programme Programmes de formation professionnelle Classification nationale des professions (CNP) Établissements à but non lucratif et établissements religieux Programmes additionnels de formation professionnelle Programmes de moins de $ ou de moins de 40 heures MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 2

3 Cadre d attribution des titres et normes de qualité des programmes Titres accordés aux étudiants Processus d autorisation des programmes Évaluation indépendante des programmes Exigences relatives à l admission des étudiants Qualités requises du personnel enseignant Évaluation des étudiants Modifications apportées à un programme Indicateurs de rendement clés Exploitation d un collège Tenir le ministère informé Exigences relatives à la tenue de dossiers Sommaire des modifications : Qualité et responsabilisation Dates limites pour se conformer aux nouvelles dispositions Questions fréquentes Module 3 : Fonds d assurance pour l achèvement de la formation Aperçu des modifications Période de constitution : du 18 septembre 2006 au 31 décembre Le Fonds est actif : à compter du 1 er janvier Conseil consultatif Sûretés CPEP dont les recettes dépassent 25 millions de dollars Primes, suppléments et cotisations Primes de constitution Primes annuelles initiales Primes annuelles Supplément de prime de constitution Suppléments de prime Cotisations Vérification comptable et critères de viabilité financière Achèvement de la formation et demandes de remboursement Achèvement de la formation Demandes de remboursement Sommaire des modifications Dates limites pour se conformer aux nouvelles dispositions Questions fréquentes Module 4 : Observation et exécution Aperçu des modifications Stratégie d exécution Rencontres avec les étudiants et inspections Appels...68 Appels des décisions concernant l inscription Questions fréquentes Annexes Annexe A...72 Comment se procurer les formulaires destinés aux collèges privés d enseignement professionnel Annexe B...73 Droits applicables aux collèges privés d enseignement professionnel Annexe C...74 MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 3

4 Liste de vérification sur les relevés de notes des étudiants Annexe D...75 Liste de vérification sur la procédure de règlement des plaintes des étudiants Annexe E...76 Liste de vérification sur le contenu de la publicité et la tenue des dossiers Annexe F...78 Fiches de renseignements nécessaires aux CPEP MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 4

5 Introduction Le 18 septembre 2006, la nouvelle Loi de 2005 sur les collèges privés d enseignement professionnel (ci après la «Loi» ou la «LCPEP») a été promulguée. Les principaux objectifs de la nouvelle Loi sont de protéger les intérêts des étudiants, d améliorer la qualité et de renforcer la responsabilisation de tous les établissements qui forment le secteur des collèges privés d enseignement professionnel (ci-après «CPEP»). La Loi établit les nouvelles exigences concernant l inscription, l autorisation de dispenser des programmes, la perception de droits, le remboursement des droits de scolarité, les contrats conclus avec les étudiants, les sûretés financières, le personnel enseignant, la publicité et les mesures d exécution et d observation. Il existe actuellement deux règlements adoptés en application de la Loi : le Règlement de l Ontario 415/06, Dispositions générales et le Règlement de l Ontario 414/06, Fonds d assurance pour l achèvement de la formation et autres questions d ordre financiers. On peut se procurer des exemplaires de la nouvelle Loi et de ses règlements d application à partir du site Web La mise en oeuvre de la Loi exige que les CPEP actuellement inscrits modifient leurs activités de façon à se conformer à la nouvelle Loi. Certains organismes qui en étaient auparavant exemptés devront désormais s inscrire à titre de CPEP et se conformer à la nouvelle Loi et aux règlements y afférents. Le présent manuel a été élaboré pour appuyer la formation fournie par la Direction des établissements privés du ministère de la Formation et des Collèges et Universités (ci-après le «ministère») au secteur des CPEP. Il décrit les modifications apportées et les nouvelles exigences et offre aux CPEP les renseignements nécessaires concernant les mesures à prendre pour se conformer à la nouvelle Loi et aux règlements y afférents. Les annexes offrent des outils de travail pour aider les CPEP à satisfaire à ces exigences. Tous les CPEP actuellement inscrits devraient étudier tout le manuel ainsi que la Loi et les règlements y afférents afin de s assurer qu ils se conforment aux exigences de la nouvelle Loi. De plus, les organismes qui doivent désormais s inscrire ou qui doivent renouveler leur inscription devraient également examiner le présent document pour obtenir les renseignements nécessaires pour assurer la réussite du processus d inscription ou de renouvellement de l inscription. La Loi de 2005 sur les collèges privés d enseignement professionnel porte sur quatre grands domaines : 1. Inscription et protection des intérêts des étudiants 2. Qualité et responsabilisation 3. Fonds d assurance pour l achèvement de la formation 4. Observation et exécution Le présent manuel suit la même organisation afin d offrir un guide exhaustif des exigences et obligations imposées par la nouvelle Loi aux organismes dispensant des programmes d enseignement professionnel. Le présent manuel est fourni à titre d information seulement pour votre commodité. Il ne s agit pas d un document juridique. Pour de plus amples renseignements et la formulation exacte des textes juridiques, veuillez consulter la Loi de 2005 sur les collèges privés d enseignement professionnel et les règlements y afférents. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 5

6 Module 1 : Inscription et protection des intérêts des étudiants 1.1 Aperçu des modifications Tous les organismes qui offrent des programmes d enseignement professionnel doivent être inscrits aux termes de la nouvelle Loi. L inscription vise à garantir un niveau acceptable de protection des intérêts des étudiants, de qualité et de responsabilisation dans le secteur des CPEP, afin de protéger la qualité de l apprentissage pour tous les étudiants. La nouvelle Loi renforce les processus d inscription et établit des normes minimales pour tous les CPEP, tout en exigeant qu un plus vaste éventail d organismes et de programmes soient inscrits ou autorisés par la surintendante ou le surintendant des collèges privés d enseignement professionnel. La nouvelle Loi exige que tous les établissements offrant des programmes d enseignement des habiletés et des connaissances nécessaires pour obtenir un emploi dans un domaine professionnel particulier soient inscrits aux termes de la Loi et que leurs programmes soient autorisés. Certains organismes peuvent être exemptés de l inscription et certains programmes n ont pas besoin d une autorisation. Les CPEP sont tenus de démontrer qu ils se conforment aux dispositions suivantes visant la protection des intérêts des étudiants au moment de l inscription ou du renouvellement de leur inscription : Assurance de responsabilité civile Contrats avec les étudiants Perception des droits Politique relative au remboursement Relevés de notes Procédure de règlement des plaintes des étudiants Comptes en fiducie Exigences relatives à la publicité Étudiants étrangers 1.2 Nouveau système d inscription Examen préalable et exemptions Référence : LCPEP article 1 Règl. O.415/06 articles 2, 7-9 LCPEP - Fiche de renseignements n o 1 : Les exemptions en vertu de la Loi Collège privé d enseignement professionnel - Formulaire d examen préalable Il incombe aux établissements, organismes, organisations ou entités voués à la formation professionnelle de s assurer qu ils se conforment à la Loi. Tous les établissements qui fournissent un enseignement des habiletés et connaissances nécessaires pour obtenir un emploi dans une profession particulière doivent être inscrits aux termes de la Loi et leurs programmes doivent être autorisés. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 6

7 L inscription et l autorisation ne sont pas requises pour tous les établissements ou tous les programmes. Si des organismes ont des questions sur les exemptions s appliquant aux établissements et aux programmes, ils devraient consulter leur conseillère ou conseiller en matière de programmes ou soumettre un Formulaire d examen préalable dûment rempli. Lorsqu ils remplissent ce formulaire, on demande aux organismes de fournir à la Direction des établissements privés des renseignements détaillés relatifs aux programmes qu ils offrent. La Direction fournit ensuite à l organisme les directives nécessaires précisant les programmes qui requièrent une autorisation, ceux qui en sont exemptés ou indiquant que l établissement entier est exempté. On peut se procurer un exemplaire du Formulaire d examen préalable à l intention des collèges privés d enseignement professionnel sur le site Web de ServiceOntario à On trouvera à l annexe A du présent document des instructions permettant d utiliser la fonction de ServiceOntario donnant accès aux formulaires relatifs aux collèges privés d enseignement professionnel. Veuillez consulter également la Fiche de renseignements n o 1 : Les exemptions en vertu de la Loi pour obtenir de plus amples renseignements sur les exemptions. Inscription et renouvellement de l inscription Lignes directrices Référence : LCPEP partie IV Règl. de l Ont. 415/06 article 3 Demande d inscription pour exploiter un collège privé d enseignement professionnel Directives pour remplir la demande d inscription pour exploiter un collège privé d enseignement professionnel Les directives publiées par la Direction des établissements privés donnent la marche à suivre pour inscrire un CPEP et un nouveau campus d un CPEP existant. Les directives sont affichées sur le site Web de ServiceOntario et accompagnent les formulaires pertinents. Les règlements énoncent les exigences détaillées relatives à l inscription alors que les directives décrivent les procédures que les auteurs d une demande d inscription doivent suivre pour inscrire un CPEP. Tous les auteurs de demande doivent suivre les directives qui les aideront à remplir les formulaires de manière appropriée. La Direction des établissements privés ne prendra en considération aucune demande d inscription tant que tous les renseignements exigés n auront pas été fournis. Les formulaires qui ne sont pas entièrement remplis seront retournés et les demandes qui seront soumises à nouveau seront traitées comme de nouvelles demandes. Pour inscrire un CPEP, il faut soumettre une Demande d inscription pour exploiter un collège privé d enseignement professionnel. On peut se procurer ce formulaire sur le site Web de ServiceOntario. Toute demande d inscription doit être accompagnée des droits relatifs à l inscription. On trouvera à l annexe B des renseignements sur les droits à payer. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 7

8 La Loi établit un ensemble de critères auxquels les auteurs de demande doivent satisfaire pour s inscrire à titre d exploitant d un collège privé d enseignement professionnel ou pour renouveler leur inscription. Si un établissement, un organisme ou une entité n est pas inscrit, il lui est interdit : De fonctionner à titre de CPEP De se faire passer pour un CPEP D utiliser le terme «collège privé d enseignement professionnel» ou ses dérivés ou abréviations dans toute publicité De faire la publicité d un CPEP De faire la publicité d un programme de formation professionnelle qu il dispense D offrir ou de dispenser un programme de formation professionnelle moyennant des droits De demander ou de percevoir des droits pour un programme de formation professionnelle D inciter quiconque à s inscrire comme étudiante ou étudiant d un programme de formation professionnelle D accorder un titre établi dans le cadre d attribution des titres D intenter une action pour l exécution d un contrat conclu avec une étudiante ou un étudiant Critères d intérêt public Référence : Règl. de l Ont. 415/06 article 4 Pour prendre une décision concernant l inscription d un établissement, la surintendante ou le surintendant doit tenir compte de l intérêt public. À cette fin, il prend en considération les critères suivants : L auteur de la demande a-t-il fourni suffisamment de renseignements pour effectuer une évaluation appropriée de la qualité des programmes de formation professionnelle proposés? Les programmes de formation professionnelle proposés visent-ils un emploi ou une profession réglementée à l égard desquels on exige normalement un grade universitaire? Les programmes de formation professionnelle auraient-ils pour effet de mettre en danger la santé ou la sécurité publique? Si la surintendante ou le surintendant décide qu il n est pas dans l intérêt public d inscrire un établissement, nul ne pourrait exploiter cet établissement en Ontario. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 8

9 Autres critères auxquels doivent satisfaire les auteurs de demande Référence : LCPEP article 14 Pour inscrire un CPEP, la surintendante ou le surintendant doit également être convaincu que : l auteur de la demande exploitera son établissement en conformité avec la Loi et les règlements y afférents; les programmes de formation professionnelle proposés respecteront les exigences de la Loi et des règlements; l on peut s attendre à ce que l auteur de la demande pratique une saine gestion financière dans l exploitation du CPEP; la conduite antérieure de l auteur de la demande offre des motifs de croire que le CPEP sera exploité conformément à la loi et avec intégrité et honnêteté; l auteur de la demande n exerce aucune activité qui contrevient à la Loi ou aux règlements ou qui y contreviendra s il est inscrit. Assurance Référence : Règl. de l Ont. 415/06 article 5 Dans le cadre des saines pratiques de gestion, de nombreux collèges privés de formation professionnelle souscrivent une assurance de responsabilité civile. La nouvelle Loi régularise ce processus en exigeant que tous les établissements désireux de s inscrire à titre de CPEP souscrivent une assurance responsabilité civile suffisante avant de s inscrire. La couverture d assurance doit être suffisante pour indemniser le CPEP de tous dommages causés à ses bâtiments ou à son matériel et pour protéger le collège et indemniser ses dirigeants, employés, mandataires et bénévoles en cas de demandes de règlement présentées à l égard d accidents, ou encore de lésions corporelles subies par les étudiants alors qu ils fréquentent le CPEP, y compris des accidents survenant hors campus si un programme de formation professionnelle exige la présence des étudiants à l extérieur du campus. Le montant de la couverture requise peut varier. Votre compagnie d assurance est bien placée pour vous indiquer la couverture qui convient à votre établissement. L assureur du CPEP doit présenter une lettre d attestation indiquant que le CPEP a souscrit une assurance responsabilité civile des entreprises pour couvrir tous leurs campus et que les conditions de l assurance sont conformes aux exigences susmentionnées. Cette lettre doit être jointe à la demande d inscription. Les CPEP inscrits ont jusqu au 18 novembre 2006 pour vérifier qu ils ont une assurance adéquate en place. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 9

10 Renouvellement de l inscription Référence : Règl. de l Ont. 415/06 articles 3 et 49 Directives pour remplir une demande de renouvellement de l inscription Tous les CPEP inscrits sont tenus de renouveler leur inscription chaque année. Aux termes de l ancien Règlement 939, l inscription expirait au 31 décembre de chaque année. Aux termes de la nouvelle Loi, les renouvellements d inscription seront échelonnés au long de l année. La surintendante ou le surintendant a fourni à tous les CPEP inscrits le cycle de renouvellement pour Renouvellement de l inscription - Calendrier Les demandes de renouvellement d inscription doivent être soumises dans les 180 jours suivant le dernier jour de l exercice d un CPEP. Après 180 jours, les demandes de renouvellement en retard sont encore acceptées pour une période supplémentaire de 60 jours. Un CPEP qui présente sa demande de renouvellement en retard doit verser une pénalité équivalant à 50 % du total des droits de renouvellement. Si une demande de renouvellement n est pas reçue dans les 240 jours suivant le dernier jour de l exercice d un CPEP (soit 180 jours + 60 jours), l inscription expire. De la même façon que l ancienne loi, la nouvelle Loi permet la prorogation de l inscription durant la période où est étudiée la demande de renouvellement reçue avant l expiration de l inscription. Un avis indiquant que le renouvellement de l inscription est exigé sera envoyé à tous les CPEP, les informant de tous les renseignements qu ils doivent présenter au ministère. Veuillez consulter l annexe B pour connaître les droits associés au renouvellement de l inscription. Système de Renseignements sur l'inscription des collèges d'enseignement professionnel (RICEP) Le système RICEP comprend des listes de vérification et des écrans guidés pour permettre aux CPEP inscrits de mettre à jour les renseignements relatifs à l inscription et pour fournir de nouveaux renseignements. Pour pouvoir utiliser le système RICEP, les usagers des CPEP doivent satisfaire aux critères suivants : Ils doivent avoir reçu un avis indiquant qu ils doivent renouveler leur inscription. Ils doivent auparavant avoir été inscrits auprès du MFCU. Ils doivent avoir un numéro d identification du collège et un mot de passe valides Ils doivent avoir une adresse de courrier électronique valide. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 10

11 Pour avoir accès à l application du système RICEP il faut utiliser un fureteur Web browser. Le système fonctionne avec la plupart des fureteurs communément utilisés, comme Internet Explorer, Mozilla Firefox, Netscape Navigator, Opera et Safari. Le système RICEP est conçu pour offrir aux usagers des fonctions rapides, faciles et intuitives. Si vous pouvez vous servir d Internet, vous pouvez utiliser le système RICEP. Chaque écran de l application est assorti d une fonction d aide en ligne. Inscription de nouveaux campus Référence : LCPEP paragraphe 14 (3) Demande d inscription d un campus d un collège privé d enseignement professionnel et directives pour remplir la demande Inscription d un nouveau campus On peut se procurer un formulaire de Demande d inscription d un campus d un collège privé d enseignement professionnel sur le site Web de ServiceOntario. Les renseignements suivants sont exigés : formulaire dûment rempli de Demande d inscription d un campus d un collège privé d enseignement professionnel; rapport à jour du profil de la personne morale, au besoin; permis principal d entreprise, s il ne s agit pas d une personne morale; état financier pro forma original; preuve d une sûreté additionnelle pour couvrir le nouvel emplacement; preuve d une inspection incendie à l emplacement précisé dans la demande; preuve d une inspection santé (si une telle inspection est exigée); preuve de souscription d une assurance responsabilité civile suffisante; plan d implantation et plans d étages des nouvelles installations; attestation que les relevés de notes satisfont aux critères de la LCPEP et du Règl. de l Ont. 415/06; copie de la procédure de règlement des plaintes des étudiants et de la politique de renvoi des étudiants applicables au nouveau campus; demande d autorisation de programme de deux pages pour chaque programme de formation professionnelle qui sera offert au nouveau campus, accompagné des pièces jointes pertinentes (moins de renseignements exigés que pour l autorisation initiale de chaque programme); tous les droits exigés par la ou le ministre. Les CPEP ayant plusieurs emplacements ne seront plus tenus d inscrire chaque campus en tant que CPEP distinct. À compter du premier renouvellement de l inscription sous le régime de la nouvelle Loi, les CPEP ayant plusieurs campus seront considérés comme un seul CPEP. Si MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 11

12 un CPEP souhaite ouvrir un nouveau campus, il devra soumettre une demande d inscription d un campus d un collège privé d enseignement professionnel. Tous les campus doivent être inscrits et exploités sous le même propriétaire. Une franchise n est pas un campus et doit être inscrite en tant que nouveau CPEP. On peut consulter les directives pour inscrire les nouveaux campus de CPEP déjà inscrits sur le site Web de ServiceOntario. 1.3 Contrats conclus avec les étudiants Référence : Règl. de l Ont. 415/06 articles Exemple de contrat avec les étudiants proposé par le ministère Les contrats utilisés pour admettre les étudiants à un programme de formation professionnelle doivent inclure les conditions précisées dans le règlement. Ces conditions sont obligatoires et si elles ne figurent pas dans les contrats conclus avec les étudiants, le CPEP manque à ses obligations et est passible de pénalités. Les contrats qui ne comprennent pas toutes les conditions exigées peuvent également être annulés à la discrétion de l étudiante ou de l étudiant, auquel cas le CPEP serait alors tenu de lui rembourser la totalité des droits payés. Le ministère a fourni aux CPEP un exemple de contrat pouvant être adapté à leur usage. Si votre collège offre des programmes autres que des programmes de formation professionnelle (c est-à-dire des programmes qui n exigent pas une autorisation aux termes de la Loi), vous devez utiliser un contrat distinct pour y inscrire des étudiants. Un CPEP ne peut faire référence à la Loi de 2005 sur les collèges privés d enseignement professionnel et aux règlements y afférents, y compris une référence au statut du collège à titre d inscrit aux termes de la Loi, ni à la déclaration des droits et responsabilités des étudiants émanant de la surintendante ou du surintendant, ni au consentement à la collecte et à l utilisation de renseignements personnels défini dans le règlement. Les CPEP doivent conserver les copies des contrats conclus avec les étudiants pour une période d au moins trois ans après que ces derniers ont quitté le CPEP. 1.4 Perception des droits Référence : Règl. de l Ont. 415/06 articles Présentation d une liste des droits Au moment où ils demandent l autorisation de dispenser un programme, les CPEP doivent soumettre à la surintendante ou au surintendant une liste de tous les droits qu ils entendent demander aux étudiants pendant qu ils fréquentent le collège, ce qui comprend tous les droits MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 12

13 liés au programme de formation professionnelle et tout autre droit exigé pour tout autre service pouvant être offert aux étudiants admis ou demandant à être admis. Les droits relatifs à un programme de formation professionnelle peuvent être versés à une tierce partie (p. ex., manuels ou frais relatifs aux examens). Un CPEP devrait préciser si tel est le cas dans leur demande d autorisation de dispenser un programme. Les droits seront affichés sur le site Web de ServiceOntario, mais les droits qui ne sont pas versés directement au CPEP ne devraient pas figurer dans le contrat conclu avec les étudiants. Les CPEP dispensant des programmes qui ont été autorisés avant la promulgation de la LCPEP n étaient pas tenus de soumettre tous leurs droits avec leurs demandes d autorisation de dispenser un programme. Ces établissements sont désormais tenus de soumettre à la surintendante ou au surintendant tous les droits qu ils exigent et qui ne figurent pas actuellement à la liste affichée sur le site Web de ServiceOntario. Ces droits seront étudiés et les CPEP seront informés de la décision de la surintendante ou du surintendant à l égard de l applicabilité de la nouvelle politique de remboursement. Les nouvelles demandes d autorisation de dispenser un programme doivent énumérer tous les droits exigés des étudiants qui s y inscrivent. Droits obligatoires et facultatifs Dans le cadre du processus d autorisation de dispenser un programme, la surintendante ou le surintendant déterminera les droits obligatoires et facultatifs qui s appliqueront au programme de formation professionnelle et qui, par conséquent, seront assujettis à la politique de remboursement définie dans le règlement. Ces montants, sauf les droits facultatifs, seront ensuite affichés sur le site Web de ServiceOntario. Il est interdit aux collèges privés d enseignement professionnel d exiger des droits obligatoires plus élevés que les montants affichés ou des droits facultatifs plus élevés que les montants déclarés à la surintendante ou au surintendant. Les CPEP sont tenus de rembourser la totalité des droits non déclarés payés par des étudiants pour le programme de formation professionnelle ou de rembourser la totalité de la différence entre le montant affiché ou déclaré et le montant payé par l étudiante ou l étudiant. Directives du RAFEO sur la perception des droits Les CPEP approuvés aux fins de l aide aux étudiants doivent également respecter les directives du RAFEO concernant la perception des droits. Droits applicables aux étudiants étrangers Une nouvelle catégorie de droits applicables aux étudiants étrangers a été établie. Tous les droits demandés spécifiquement aux étudiants étrangers sont inclus dans cette catégorie. Les obligations et protections s appliquant aux étudiants étrangers sont traitées dans la section «Étudiants étrangers». MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 13

14 Perception des droits avant la signature du contrat Les CPEP peuvent percevoir des droits équivalant à 20 % du montant total des droits payables à l égard du programme de formation professionnelle, jusqu à concurrence de 500 $, pour traiter la demande d admission au programme, procéder aux examens d admission ou évaluer les candidats à l admission, avant de conclure des contrats avec des étudiants en vue de la prestation d un programme de formation professionnelle. Chaque collège privé d enseignement professionnel peut établir ses propres politiques de paiement aux termes de la nouvelle Loi et doit inclure le calendrier des versements dans les contrats conclus avec les étudiants. 1.5 Remboursement des droits Référence : Règl. de l Ont. 415/06 articles LCPEP - Fiche de renseignements n o 2 : Perception et remboursement des droits Remboursement des droits En général, un CPEP est tenu de rembourser aux étudiants les droits payés pour un programme de formation professionnelle moins un montant équivalant à 20 % de la totalité des droits pour le programme ou 500 $, soit le montant le moins élevé des deux, moins les droits versés pour la portion du programme qui a été dispensée par le collège. Si les sommes dues au collège comprennent des frais à d autres fins, comme les prêts financés par le collège ou des programmes autres que les programmes de formation professionnelle, le CPEP ne peut déduire ces sommes dues du remboursement des droits payés pour le programme de formation professionnelle. En calculant un remboursement, un CPEP peut retenir le coût des livres et du matériel essentiels que l étudiante ou l étudiant n a pas remis au CPEP sans les avoir ouverts ou dans le même état que celui dans lequel il les a reçus dans les 10 jours suivant l abandon ou le renvoi du programme. Chaque CPEP est censé utilisé ses propres procédés de recouvrement (sauf pour la méthode de déduction susmentionnée) ou les tribunaux pour recouvrer les sommes qui lui sont dues par suite de la rupture d un contrat portant sur des programmes autres que les programmes de formation professionnelle. Les collèges privés d enseignement professionnel doivent établir une politique de remboursement qui comprend les articles 25 à 33 du Règl. de l Ont.415/06. Les pages qui suivent résument ces articles. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 14

15 Remboursement intégral Remboursement intégral à la demande de l étudiante ou de l étudiant (exige que ce dernier fournisse au CPEP une demande écrite de remboursement) Le contrat est résilié dans les deux jours suivant la signature du contrat par l étudiante ou l étudiant. Le collège est encore en activité mais annule le programme de formation professionnelle avant que l étudiante ou l étudiant ne puisse le terminer. Le CPEP perçoit des droits pour un programme de formation professionnelle avant que le collège n obtienne son inscription. Le CPEP perçoit des droits pour un programme de formation professionnelle avant que le collège ne soit autorisé à dispenser ce programme. Le CPEP perçoit plus que 20 % du montant total des droits payables à l égard du programme de formation professionnelle, jusqu à concurrence de 500 $, pour traiter la demande d admission au programme, procéder aux examens d admission ou évaluer la candidate ou du candidat à l admission avant que l étudiante ou l étudiant ne signe le contrat, ou le CPEP perçoit des droits non admissibles avant que l étudiante ou l étudiant ne signe le contrat. Le CPEP renvoie l étudiante ou l étudiant d une façon ou pour des raisons qui sont contraires à sa politique en matière de renvoi. Un total de plus de 10 % de la durée du programme est dispensé par des enseignants qui ne satisfont pas aux normes énoncées dans le règlement. Une personne associée au CPEP faits des déclarations fausses ou trompeuses qui constituent un manquement fondamental au contrat. Le contrat ne comprend pas toutes les conditions qu exige le règlement. En outre, si un CPEP perçoit des droits pour le programme de formation professionnelle qui n ont pas été déclarés à la surintendante ou au surintendant ou s il perçoit des droits supérieurs aux droits déclarés, l étudiante ou l étudiant a droit au remboursement intégral des droits non déclarés ou au remboursement de la différence entre le montant déclaré et le montant perçu. Méthodes acceptables pour donner un avis écrit Courriel Télécopieur Courrier recommandé ou messagerie Lettre remise en personne MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 15

16 Remboursement partiel avant le début du programme Remboursement partiel si l étudiante ou l étudiant ne commence pas le programme (processus entamé par l un ou l autre des situations suivantes : l étudiante ou l étudiant fournit au CPEP une demande de remboursement écrite; l étudiante ou l étudiant ne remplit pas les conditions d admission avant le début du programme; le CPEP annule le contrat) Les étudiants qui abandonnent un programme avant qu il ne commence, y compris ceux qui n ont pas rempli les conditions d admission, ont droit au remboursement intégral du montant intégral pour le programme de formation professionnelle, déduction faite d un montant égal à 20 % du montant total des droits relatifs au programme, jusqu à concurrence de 500 $. Si des étudiants ne participent pas au programme pendant les 14 premiers jours du programme, le CPEP peut leur donner par écrit un avis d annulation du contrat. Les étudiants ont alors doit au remboursement du montant intégral payé pour le programme, déduction faite d un montant égal à 20 % du montant total des droits, jusqu à concurrence de 500 $. Remboursement partiel après le début du programme Remboursement partiel : abandon ou renvoi après le début du programme Pour les programmes de moins de 12 mois, la période servant à calculer le remboursement est la durée totale du programme. Pour les programmes de 12 mois ou plus, chaque programme doit être divisé en périodes de 12 mois. Pour la période de 12 mois durant laquelle ils sont actuellement inscrits, les étudiants ont droit au remboursement des droits payés pour le programme pour cette période, sauf que le CPEP a le droit de retenir un montant égal à 20 % du montant total des droits à l égard du programme, jusqu à concurrence de 500 $, plus les droits payés pour la portion du programme qui a été dispensée. Si des étudiants abandonnent le programme ou en sont renvoyés après six mois, le CPEP n est pas tenu de leur verser de remboursement à l égard de cette période de 12 mois. Cependant, les étudiants ont droit au remboursement intégral des droits payés à l égard de toute période ultérieure de 12 mois ou moins, lorsque le programme est d une durée totale de moins de 24 mois. Dans le cas des programmes de formation à distance, les étudiants ont droit à un remboursement jusqu à qu ils aient été évalués à l égard de plus de la moitié du nombre total de volets du programme devant être évalués. Aucun remboursement n est dû aux étudiants qui ont été évalués à l égard de plus de la moitié du nombre total de volets du programme. Pour ce qui est des programmes dispensés selon un nombre fixe d heures d enseignement sur une période indéfinie, les étudiants ont droit à un remboursement s ils abandonnent avant d avoir suivi la moitié des heures d enseignement que requiert le programme. Cette méthode de calcul des remboursements ne peut être utilisée que pour les programmes expressément approuvés par la surintendante ou le surintendant à titre de programmes non continus. Aucun remboursement n est dû aux étudiants qui ont suivi plus de la moitié des heures d enseignement du programme. Les remboursements doivent être versés dans les 30 jours suivant le jour où l étudiante ou étudiant donne avis qu il abandonne le programme ou le jour où il reçoit avis qu il est renvoyé. Si le CPEP annule le contrat, il doit effectuer le remboursement dans les 45 jours suivant le début du programme. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 16

17 Les remboursements visant les étudiants étrangers sont assujettis à des conditions additionnelles et sont traités dans la section 1.11 du présent document. Programmes de moins de 12 mois Exemples de remboursement Remboursement = droits payés pour le programme (coût total du programme x 20 %, jusqu à concurrence de 500 $) droits acquis par le collège pour la partie du programme dispensée Exemple Une étudiante a payé en entier des droits de $ pour un programme de 6 mois, mais l abandonne à la fin du 2 e mois. Remboursement dû à cette étudiante = $ 500 $ $ = $ Un étudiant abandonne ce programme au début du 4 e mois et n a droit à aucun remboursement. Programmes de 12 mois ou plus Remboursement = droits payés pour la période de 12 mois en cours (coût total du programme x 20 %, jusqu à concurrence de 500 $) droits acquis par le collège pour la partie du programme dispensée durant la période de 12 mois en cours + droits payés pour toute période ultérieure Exemples 1) Un étudiant a payé en entier des droits de $ pour un programme de 18 mois, mais l abandonne à la fin du 2 e mois. Les droits de la première période sont de $ et les droits pour la deuxième période sont de $. Remboursement dû à cet étudiant = $ 500 $ $ $ = $ 2) Une étudiante abandonne ce programme au début du 7 e mois; elle n a droit à aucun remboursement pour la première période de 12 mois, mais elle a droit au remboursement intégral pour la deuxième période. Remboursement dû à cette étudiante = $ 3) Un étudiant abandonne ce programme à la fin 14 e mois; il a droit à un remboursement calculé en fonction des six derniers mois seulement. Remboursement dû à cet étudiant = $ 500 $ $ = $ 4) Un étudiant abandonne ce programme au début du 16 e mois et n a droit à aucun remboursement. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 17

18 1.6 Relevés de notes Référence : Règl. de l Ont. 415/06 articles Les collèges privés d enseignement professionnel sont tenus de veiller à ce que les étudiants aient accès à leurs relevés de notes pendant au moins 25 ans après qu ils ont quitté le collège. On trouvera à l annexe C une liste de vérification des exigences relatives au relevé de notes et une liste des renseignements obligatoires qui doivent y figurer. Les renseignements à consigner dans les relevés de notes des étudiants doivent être conservés au campus fréquenté par ces derniers ou dans une installation hors campus approuvé par la surintendante ou le surintendant. Tous les CPEP doivent transférer les relevés de notes à une installation hors campus dans les 90 jours après que les étudiants ont quitté le collège. Les CPEP doivent retenir les services d un tiers pour tenir et délivrer les relevés de notes s ils cessent leurs activités; les CPEP en activité peuvent également choisir d avoir recours à un tel service. Les CPEP peuvent utiliser le même fournisseur ou deux fournisseurs distincts pour tenir et délivrer les relevés de notes. À la demande d une étudiante ou d un étudiant, le CPEP doit récupérer le relevé de notes de l installation hors campus et le lui fournir directement. Les relevés de notes sont considérés comme officiels lorsqu ils ont été délivrés par un CPEP, qu ils ont été certifiés par un de ses dirigeants et qu ils portent son sceau officiel, s il en a un; ou lorsqu ils sont délivrés par un fournisseur de services indépendant et qu ils ont été certifiés comme étant une copie authentique et exacte. Les collèges ont jusqu au 18 septembre 2007 pour mettre en place les modalités concernant les installations hors campus et les ententes de services avec des tiers. 1.7 Procédure de règlement des plaintes des étudiants Référence : Règl. de l Ont. 415/06 article 36 Tous les CPEP sont tenus d avoir une procédure écrite de règlement des plaintes des étudiants conforme aux exigences énoncées dans le Règl. de l Ont. 415/06 le 1 er janvier 2007 au plus tard. Les étudiants doivent recevoir un exemplaire de la procédure lorsqu ils concluent un contrat avec le CPEP. Les CPEP et les étudiants continuent d avoir accès au processus de règlement des plaintes du ministère s ils ne parviennent pas à un règlement satisfaisant à l issue du processus interne du collège prévu pour régler les plaintes des étudiants. Cependant, les étudiants ne peuvent déposer une plainte auprès du ministère avant que la procédure interne ne soit terminée, et il leur faut soumettre à la surintendante ou au surintendant une copie du dossier concernant le traitement de la plainte. On trouvera à l annexe D une liste de vérification que les CPEP peuvent utiliser pour s assurer que leur procédure de règlement des plaintes des étudiants est conforme au règlement. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 18

19 Toute modification apportée à une procédure de règlement des plaintes n entre en vigueur que lorsqu elle a été approuvée par la surintendante ou le surintendant. Les CPEP doivent conserver un dossier de chaque plainte au campus d où elle provient pendant au moins trois ans et en fournir une copie à l étudiante ou l étudiant concerné. Ce dossier doit comprendre une copie de la plainte, des observations déposées et de la décision rendue à son égard. 1.8 Politique en matière de renvoi Référence : Règl. de l Ont. 415/06 article 20 Les CPEP doivent avoir, le 1 er janvier 2007 au plus tard, une politique énonçant clairement les motifs pour lesquels les étudiants peuvent être renvoyés. Les étudiants doivent recevoir un exemplaire de cette politique lorsqu ils concluent un contrat avec le CPEP, et tout renvoi survenant le 1 er janvier 2007 ou à une date ultérieure doit être traité selon cette politique. Toute modification apportée à la politique en matière de renvoi n entre en vigueur que lorsque la surintendante ou le surintendant en a été informé. Si le ministère reçoit une plainte concernant un renvoi, le CPEP doit démontrer qu il a respecté sa politique en matière de renvoi. 1.9 Exigences concernant les dossiers des étudiants Référence : Règl. de l Ont. 415/06 article 45 Les CPEP doivent tenir les dossiers des étudiants et les mettre à la disposition des représentants du ministère, sur demande. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 19

20 Aux termes de la LCPEP, le dossier d une étudiante ou d un étudiant doit contenir les renseignements et documents suivants : son nom au complet; son sexe; sa date de naissance; l adresse de la résidence occupée pendant qu il suit le programme, le cas échéant, et celle de sa résidence permanente; le numéro de téléphone de la résidence occupée pendant qu il suit le programme, le cas échéant, et celui de sa résidence permanente, ainsi que le numéro de son téléphone cellulaire, le cas échéant; son adresse électronique, le cas échéant; les résultats de toutes les évaluations scolaires que le collège a effectuées à son égard; une copie du contrat signé qu il a conclu avec le collège; une copie des preuves attestant qu il a rempli les conditions d admission; s il a abandonné le programme ou qu il en a été renvoyé, des copies de la lettre d abandon ou de renvoi, du calcul de tout remboursement et de tout chèque de remboursement; une copie de tous les récépissés qui lui ont été délivrés au titre du paiement de droits. Si votre collège est approuvé aux fins d un programme d aide financière aux étudiants, vous devez également satisfaire à toute autre exigence liée à cette approbation en ce qui concerne les dossiers des étudiants Déclaration des droits et responsabilités des étudiants Référence : LCPEP articles 32 et 54 Règl. de l Ont. 415/06 article 20 Déclaration des droits et responsabilités de l étudiant (élaborée par la surintendante) La surintendante des collèges privés d enseignement professionnel a élaboré une Déclaration des droits et responsabilités de l étudiant qui doit être remise à tous les étudiants au moment où ils concluent un contrat écrit avec le collège. On peut s en procurer un exemplaire sur le site Web du ministère à Les étudiants ont droit à : un contrat écrit; MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 20

21 des pratiques appropriées de perception des droits; voir leurs biens et services vendus par le CPEP seulement dans des circonstances exceptionnelles; un remboursement des droits conforme à la politique sur le remboursement; l accès aux relevés de notes pour une période de 25 ans; la réception d une copie de leurs titres dans les 60 jours; une procédure de règlement des plaintes des étudiants; des protections spéciales s il s agit d étudiants étrangers; une couverture d assurance pendant qu ils sont en classe ou à un emplacement hors campus; des enseignants qualifiés; une évaluation suivie de leurs progrès. Les étudiants des CPEP ont les responsabilités suivantes : fournir au collège un avis écrit des décisions et faits d importance (p. ex., abandon d un programme ou dépôt d une plainte) et conserver des copies des communications écrites avec le CPEP; signer un contrat écrit concernant la prestation du programme de formation professionnelle; conserver tous les récépissés remis par le CPEP; remplir les conditions d admission à un programme avant le début de ce programme; retourner tout bien reçu en vertu d un contrat dans le même état que celui où il lui a été fourni par le CPEP dans les 10 jours de l abandon d un programme pour pouvoir se faire rembourser pour ce bien; demander tout remboursement dans un délai raisonnable après avoir constaté un manquement à la Loi par le CPEP; terminer le programme avec succès et honorer toutes les obligations du contrat pour recevoir les titres du CPEP; avoir recours à la procédure de règlement des plaintes des étudiants en vigueur dans le CPEP avant de déposer une plainte auprès du ministère; informer immédiatement la ou le responsable compétent du CPEP s ils sont blessés lorsqu ils sont au collège. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 21

22 1.11 Étudiants étrangers Qu entend-on par «étudiant étranger»? Article 1 du Règl. de l Ont.415/06 «étudiant étranger» Étudiant inscrit à un collège privé d enseignement professionnel qui a demandé ou reçu un visa de résident temporaire appartenant à la catégorie des étudiants en vertu de la Loi sur l immigration et la protection des réfugiés (Canada). («international student») «étudiant étranger éventuel» Personne qui est tenue de demander et de recevoir un visa de résident temporaire appartenant à la catégorie des étudiants en vertu de la Loi sur l immigration et la protection des réfugiés (Canada) pour s inscrire à un collège privé d enseignement professionnel. («prospective international student») Perception des droits s appliquant aux étudiants étrangers Référence : Règl. de l Ont. 415/06 article 44 LCPEP- Fiche de renseignements n o 5 : Étudiants étrangers En général, les règles concernant la perception des droits sont les mêmes pour les étudiants étrangers que pour les autres étudiants. Cependant, des règles additionnelles particulières s appliquent aux étudiants étrangers. Un CPEP ne peut percevoir des étudiants étrangers que jusqu à 25 % du total des droits pour un programme de formation professionnelle avant qu ils ne commencent le programme. Les collèges privés d enseignement professionnel peuvent demander des «droits pour étudiants étrangers» pour un programme de formation professionnelle (c est-à-dire des droits exigés uniquement des étudiants étrangers) pourvu que ces droits soient communiqués à la surintendante ou au surintendant au moment de l autorisation du programme et que ce soient les mêmes que ceux qui sont affichés sur le site Web de ServiceOntario dans la catégorie «étudiants étrangers». Les collèges doivent soumettre une Demande d autorisation de modifications à un programme s ils ont l intention de demander de nouveaux droits pour étudiants étrangers. MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 22

23 Compte en fiducie Référence : Règl. de l Ont. 415/06 article 6 Les intérêts des étudiants étrangers seront mieux protégés grâce au fait que certains CPEP auxquels sont inscrits des étudiants étrangers devront établir un compte en fiducie pour garder les droits perçus de ces derniers avant qu ils ne commencent le programme de formation professionnelle. Un compte en fiducie doit être établi pour garder les droits payés par des étudiants étrangers et il est obligatoire dans les cas suivants : Un CPEP qui demande le renouvellement de son inscription comptait un nombre d étudiants étrangers dépassant 50 % de l effectif total au cours du dernier exercice. La surintendante ou le surintendant estime qu un établissement demandant une inscription à titre de CPEP comptera vraisemblablement un nombre d étudiants étrangers dépassant 50 % de l effectif total au cours de sa première année d activité. En tout temps, un CPEP a été avisé par la surintendante ou le surintendant qu il a des motifs raisonnables de croire que les étudiants étrangers fréquentant le collège risquent de ne pas recevoir le remboursement des droits prévu par les règlements. Pour déterminer s il existe des motifs raisonnables, la surintendante ou le surintendant tient compte des facteurs suivants : le fait de savoir si, par le passé, le CPEP a satisfait ou non aux exigences en matière de remboursement des droits à l égard des étudiants étrangers ; la viabilité financière du CPEP; le nombre et la nature des plaintes faites par les étudiants étrangers quant aux activités et aux pratiques du CPEP ou de l auteur d une demande d inscription à titre de CPEP. Les comptes en fiducie ouverts en application de cette disposition sont désignés comme «comptes en fiducie visés par la Loi de 2005 sur les collèges privés d enseignement professionnel» et la surintendante ou le surintendant peut imposer les conditions à inclure dans l entente relative au compte en fiducie convenue entre un CPEP et un établissement financier. Les CPEP ne doivent pas retirer de sommes du compte en fiducie à moins que : l étudiante ou l étudiant n ait commencé le programme ou qu un remboursement ne soit demandé. La surintendante ou le surintendant peut ordonner que le compte en fiducie soit bloqué. Un CPEP ou toute personne qui revendique un intérêt dans le compte en fiducie peut présenter une requête à la Cour supérieure de justice pour contester cet ordre. La surintendante ou le surintendant peut également présenter une requête à la Cour supérieure de justice pour demander des directives ou une ordonnance concernant la disposition des fonds d un compte en fiducie. Remboursement des droits aux étudiants étrangers Référence : Règl. de l Ont. 415/06 article 32 MFCU Direction des établissements privés : Manuel de formation sur la LCPEP 23