artographie fédérale Spécifications techniques Manuel

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1 Spécifications techniques Edition : Août 2015

2 La c spécifications techniques Document réalisé par l équipe politique de rémunération et de carrière

3 Table des matières 0. Introduction 4 1. Accès à la cartographie Demander un login et un mot de passe pour ENCODE Demander un login et un mot de passe pour SERVICE Se connecter dans la Cartographie 8 2. ENCODE: créer des descriptions de fonction Consulter une description de fonction 10 Créer une nouvelle description de fonction 10 Adapter une description de fonction existante 12 Copier une description de fonction existante 21 Supprimer une description de fonction 23 Accepter une description de fonction 24 Enregistrer une copie d'une description de fonction 26 Informations complémentaires SERVICE: créer et approuver des descriptions de fonction Travailler avec des descriptions de fonction 30 Accepter une description de fonction 31 Refuser une description de fonction 33 Traitement d'une description de fonction par le SPF P&O SERVICE: créer et supprimer desutilisateurs Créer un utilisateur disposant de droits "encode" dans le système 36 Modifier un utilisateur disposant de droits "encode" 39 Supprimer un utilisateur disposant de droits "encode" 41 Créer un traducteur dans le système 44 Modifier un traducteur 45 Supprimer un traducteur TRADUCTEUR: traduire les descriptions de fonction 47 Page 3 / 48

4 La c spécifications techniques 0. Introduction La c est une banque de données accessible à tous les membres du personnel fédéral et à tous les citoyens. On peut y consulter les catégories de métiers et pour les niveaux B, C et D, la taxonomie des fonctions fédérales (les familles de fonctions et les fonctions exemplatives) et pour le niveau A, toutes les descriptions de fonction à l adresse Pour les services d encadrement P&O et les services du personnel des organisations fédérales, la cartographie permet d utiliser les descriptions de fonction et les familles de fonctions comme point de départ dans les différents processus RH, tels que le recrutement et la sélection, l évaluation, la planification de la carrière, la formation et le développement. Pour les niveaux B, C et D, plusieurs familles de fonctions génériques ont été définies. Une famille de fonctions regroupe et décrit un ensemble de fonctions ayant un processus de travail comparable. Les différentes finalités décrivent les éléments ou étapes du processus. Une famille de fonctions est plus étendue et plus générique qu une fonction. Une famille de fonctions inclut des fonctions impliquant différents profils de compétences génériques et techniques. Les familles de fonctions ont été retravaillées dans le cadre du projet «taxonomie des fonctions fédérales». Vous trouverez sur la c les 9 familles de fonctions génériques avec leur raison d être et leurs finalités. Chacune d elles est applicable aux niveaux B, C et D. Des exemples de descriptions de fonction par niveau y sont disponibles, ainsi que des critères distinctifs qui définissent les différences entre les niveaux. Pour le niveau A, toutes les fonctions de la cartographie sont réparties en catégories de métiers et en classes. Chaque fonction comprend l ensemble des tâches et des responsabilités que doit assumer un membre du personnel pour apporter une contribution bien définie aux objectifs de l organisation. Il existe des fonctions interdépartementales et des fonctions départementales : Les fonctions interdépartementales sont des fonctions qui apparaissent dans deux organisations publiques fédérales au moins. Elles sont rédigées à un niveau centralisé par le SPF P&O. Les fonctions départementales peuvent également apparaître dans plusieurs organisations, mais sont rédigées par le service d encadrement P&O ou le service du personnel de l organisation concernée. La cartographie reprend aussi la description de chaque catégorie de métiers. Une catégorie de métiers est un groupe de fonctions qui relève d un domaine d expertise similaire. Chaque fonction relève en outre d une classe. Au total, il existe cinq classes. Une classe regroupe des fonctions ayant un niveau comparable en termes de complexité, d expertise technique et de responsabilité. Toutes les fonctions décrites ont fait l objet d une comparaison à l aide de critères objectifs (classification). Page 4 / 48

5 La c spécifications techniques En conclusion, le domaine d expertise d une fonction du niveau A détermine la catégorie de métiers dont elle relève. Le poids relatif de la fonction détermine sa classe. La cartographie, ou banque de données des fonctions au sein de l administration fédérale, se compose de deux parties: le site web sur lequel toutes les familles de fonctions et toutes les descriptions de fonction sont mises à la disposition des fonctionnaires et des citoyens la partie gestion, où chaque organisation dispose d un espace propre pour créer et conserver des descriptions de fonction. Le présent syllabus explique les différentes possibilités de la partie gestion, en se basant sur les droits de l utilisateur. Page 5 / 48

6 La c spécifications techniques 1. Accès à la cartographie Il existe cinq droits d accès différents pour la cartographie: Droits ENCODE: création de descriptions de fonction Droits TRAD: traduction de descriptions de fonction Droits SERVICE: création et relecture de descriptions de fonction et envoi de descriptions de fonction au SPF P&O après approbation normalement, ces droits sont destinés au(x) responsable(s) du service du personnel * Droits ADMIN: contrôle final des descriptions de fonction droits réservés au SPF P&O Droits COMITE: réservé au comité de pondération L accès à la cartographie varie selon les droits d accès dont on dispose. Le processus suivi par une description de fonction est le suivant: Au niveau ENCODE, la description de fonction est rédigée. Lorsqu elle est terminée, elle est envoyée au service du personnel. Un e mail est généré automatiquement vers le responsable du service du personnel. Au niveau SERVICE, la description de fonction est lue par le responsable du service du personnel. Celui ci peut accepter la description de fonction et l envoyer au SPF P&O ou la refuser et la renvoyer à l «encodeur» de la description de fonction. Dans les deux cas, un e mail est généré, dans le premier cas, vers l «encodeur», dans le second cas, vers le SPF P&O. Au niveau ADMIN, la description de fonction est lue par le responsable du SPF P&O qui l approuve ou la refuse. Dans ce dernier cas, un e mail est généré et est envoyé au responsable du service du personnel. Au niveau COMITE, la description de fonction est pondérée par le comité de pondération. Lorsque la description de fonction est approuvée et pondérée, elle reçoit le statut PUBLIC et est mise à disposition sur le site web public. A ce moment, un e mail est automatiquement généré vers le responsable du service du personnel. La personne à qui est envoyé l e mail en cas d acceptation, est toujours le responsable de l utilisateur. Cela signifie que chaque utilisateur au niveau ENCODE a un responsable au niveau SERVICE au sein de sa propre organisation (au service du personnel). Chaque utilisateur au niveau SERVICE a pour responsable le SPF P&O (avec une adresse e mail unique o.belgium.be). Une fonction peut toutefois aussi être créée par une personne disposant des droits SERVICE. Dans ce cas, le niveau ENCODE n est pris en compte ni dans le processus de création d une description de fonction ni en ce qui concerne les e mails. * Dans ce syllabus, sous "service du personnel" est compris aussi service staff Page 6 / 48

7 La c spécifications techniques Encode Fonction à décrire 1. Rédige la DF Mail de refus Non Service Mail acceptation 2. Vérifie ou rédige la DF DF OK? Mail de refus Non Non Comite Admin Mail acceptation Oui 3. Valide la DF finale DF OK? 4. Mise à disposition du comité de pondération Oui 5. Pondération Pond. OK? Public Mail acceptation Oui 6. Mise sous statut "Public" (début de la publication) Fin de la procédure Page 7 / 48

8 La c spécifications techniques 1.1 Demander un login et un mot de passe pour ENCODE Chaque organisation peut utiliser les droits d accès ENCODE. Ceux ci sont gérés par l organisation même sans l intervention du SPF P&O. Dans le souci de garantir une bonne gestion, il est conseillé de limiter le nombre de personnes disposant de droits ENCODE et de supprimer les utilisateurs qui ne rédigent plus de descriptions de fonction. La demande d un login et d un mot de passe, pour avoir accès à la cartographie avec les droits ENCODE, ne peut se faire que d une seule manière : en s adressant directement au service du personnel de son organisation. Dans ce cas, vous recevez le login et le mot de passe directement d un membre du service du personnel disposant de droits d accès SERVICE (voir 4.2. Créer un utilisateur disposant de droits ENCODE dans le système). 1.2 Demander un login et un mot de passe pour SERVICE Au sein de chaque organisation, une personne au moins dispose de droits d accès SERVICE. Pour obtenir un login et un mot de passe avec les accès «SERVICE», prenez contact avec le SPF P&O o.belgium.be), suite à quoi un e mail vous sera envoyé avec un login et un mot de passe personnel. Pour ajouter ou modifier les coordonnées d une personne dotée de droits SERVICE, prenez également contact avec le SPF P&O. 1.3 Se connecter dans la Cartographie Pour se connecter dans la cartographie, vous devez disposer d un login et d un mot de passe. Le login est, le plus souvent, identique à votre adresse e mail. Les deux rubriques précédentes (1.1 et 1.2) expliquent la manière d obtenir un login et un mot de passe. Vous avez accès à la cartographie via le site : «Niveau A» «Accès à la zone sécurisée». Page 8 / 48

9 La c spécifications techniques Complétez votre login (1) et votre mot de passe (2) dans les champs prévus à cet effet et cliquez ensuite sur «OK» (3). 2. ENCODE: créer des descriptions de fonction Lorsque, en tant qu utilisateur avec des droits ENCODE, vous vous connectez à la cartographie, la liste des descriptions de fonction s ouvre directement. Cette liste comprend toutes les descriptions de fonction publiques et les descriptions de fonction que vous avez créées vous mêmes (indépendamment du fait qu elles aient déjà été envoyées ou non au service du personnel voir plus loin). Les descriptions de fonction sont classées par ordre alphabétique sur base de leur code. Vous pouvez effectuer une recherche dans cette liste à l aide des critères en haut de page : code dénomination (un ou plusieurs mots de la dénomination) ou description (un ou plusieurs mots de la raison d être de la fonction) catégorie de métiers organisation classe Page 9 / 48

10 La c spécifications techniques 2.1 Consulter une description de fonction Les différentes versions d une description de fonction peuvent être consultées en cliquant sur les loupes. Il est alors impossible de modifier la description de fonction concernée. 2.2 Créer une nouvelle description de fonction Pour créer une nouvelle description de fonction, cliquez sur «Nouvelle entrée» au bas de chaque page de la liste des descriptions de fonction. Page 10 / 48

11 La c spécifications techniques Une description de fonction est créée en deux phases: Tout d abord, il faut compléter plusieurs données d identification de la fonction : La dénomination provisoire de la fonction la date à laquelle elle a été créée (complétée automatiquement) le niveau (normalement niveau A complété automatiquement) la langue originale (complétée automatiquement sur base de la langue de travail) et la catégorie de métiers provisoire. * Ensuite, la description de fonction se retrouve en début de liste où elle peut être ouverte pour compléter les informations dans les différentes rubriques (voir 2.3. Adapter une fonction existante). Les données d identification sont complétées et enregistrées par le biais du bouton «Enregistrer». * Ces informations doivent être approuvées par le SPF P&O par la suite. Page 11 / 48

12 La c spécifications techniques 2.3 Adapter une description de fonction existante Il est possible d adapter une description de fonction figurant dans la liste en cliquant sur le crayon. Seules les descriptions de fonction que vous avez créées vous mêmes et qui ont le statut ENCODE (qui n ont donc pas encore été envoyées vers le service du personnel) peuvent être adaptées de cette manière. La première page de la description de fonction comprend les données d identification de la fonction. Les autres pages correspondent aux différentes rubriques de la description de fonction: 2 3 4a 4b = = = = = = = = = raison d être de la fonction finalités éléments de réseau DE qui la fonction reçoit elle de l'information? éléments de réseau A qui la fonction donne t elle de l information? positionnement autonomie impact expertise technique innovation Si vous souhaitez adapter une description de fonction, vous aboutissez toujours, en cliquant sur le crayon, sur la première page: Page 12 / 48

13 La c spécifications techniques La première page donne la dénomination de la fonction, la date, le niveau, la langue originale et la catégorie de métiers. Sur les pages suivantes, vous pouvez insérer dans chaque rubrique les informations relatives à la description de fonction. Aux pages 2, 6, 8 et 9, indiquez les informations dans les cellules déjà prévues à cet effet. Page 13 / 48

14 La c spécifications techniques Aux pages 3, 4a, 4b, 7 et 1 0, vous complétez d abord une partie des informations dans les cellules prévues (par exemple 1 finalité, ou 1 information relative au réseau, ou 1 élément au sujet duquel la fonction décide de manière autonome, *). Page 14 / 48

15 La c spécifications techniques Lorsque les cellules prévues sont complétées, elles peuvent être enregistrées et reprises dans la liste (des finalités, données liées au réseau, éléments pour lesquels la fonction décide de manière autonome, ) en cliquant sur le bouton «Ajouter». (printscreen de la rubrique 3) Page 15 / 48

16 La c spécifications techniques Si plus tard, vous souhaitez supprimer une cellule ou une finalité, vous pouvez utiliser le bouton DEL placé à côté de la cellule (ou du groupe de cellules). Page 16 / 48

17 La c spécifications techniques Lorsque vous utilisez ce bouton DEL, toutes les données de la page qui n ont pas été enregistrées seront perdues. Afin d éviter cela, cliquez sur «Annuler» en dessous du message d avertissement qui apparaît lors de l utilisation du bouton DEL et enregistrez d abord la description de fonction (voir plus loin). Si vous souhaitez supprimer la cellule ou le groupe de cellules et qu aucune autre donnée se trouvant sur la page ne doit être sauvée, cliquez sur OK. Pour aller d une page à l autre, vous pouvez utiliser les boutons «Suite» (pour la page suivante) ou «Précédent» (pour la page précédente). Page 17 / 48

18 La c spécifications techniques Lorsque vous utilisez ces boutons, l information est automatiquement enregistrée dans la base de données des descriptions de fonction. Si plus tard, vous apportez des modifications sur la page et que vous utilisez à nouveau l un de ces boutons, les dernières modifications seront enregistrées. Vous pouvez également utiliser les chiffres se trouvant en haut de la page (qui désignent les rubriques de la description de fonction) pour passer à une autre rubrique de la description de fonction. Lorsque vous utilisez ces chiffres, les informations sont automatiquement enregistrées dans la base de données des descriptions de fonction. Si plus tard, vous apportez des modifications à une page et que vous utilisez à nouveau ces boutons avec les chiffres, les dernières modifications seront enregistrées. Page 18 / 48

19 La c spécifications techniques Finalement, vous pouvez à chaque moment sauvegarder les données que vous avez intégrées dans la description de fonction en utilisant le bouton «Enregistrer description». Il est conseillé de faire ceci régulièrement si vous intégrer beaucoup d informations. ATTENTION! Les adaptations qui se trouvent dans le champs «Ajouter» ne seront pas sauvegardées et seront perdues. Cliquez d abord sur le bouton «Ajouter» pour éviter cela. Page 19 / 48

20 La c spécifications techniques Pour fermer une description de fonction, utilisez le bouton «Quitter». Toutes les modifications apportées seront enregistrées. Après avoir utilisé ce bouton, vous revenez automatiquement à votre position initiale dans la liste des descriptions de fonction. Vous pouvez également retourner à la première page de la liste des descriptions de fonction par le biais de «Gestion des fonctions» (voir flèche rouge dans la figure ci dessus). ATTENTION! Dans ce dernier cas, les modifications, apportées à la dernière page, ne seront PAS enregistrées. Page 20 / 48

21 La c spécifications techniques 2.4 Copier une description de fonction existante Si vous le souhaitez, vous pouvez également créer une copie d une description de fonction existante pour l adapter ensuite. Ce système doit toutefois être utilisé avec prudence, étant donné que les descriptions de fonction doivent être suffisamment différentes les unes des autres pour les considérer comme descriptions de fonction distinctes. Les descriptions de fonction sont génériques, ce qui signifie qu elles contiennent l essence de la fonction, mais certains détails peuvent faire défaut. Seules des différences fondamentales peuvent donner lieu à la création d une nouvelle description de fonction. Vous pouvez créer une copie d une description de fonction en cliquant sur le petit fichier. Dans un premier temps, vous ne pouvez modifier que la dénomination d une description de fonction. Page 21 / 48

22 La c spécifications techniques Dans les champs relatifs à la dénomination de la fonction, apparaît automatiquement la dénomination originale de la fonction. Vous pouvez alors adapter la dénomination de la copie. Après vous confirmez la copie en cliquant sur le bouton «Copier». La copie figure en haut de la liste des descriptions de fonction. Toutes les informations, à l exception du code, de la date de création et la classe, ont été copiées. Vous pouvez adapter toutes les informations (y compris la dénomination) en cliquant sur le crayon (voir 2.3. Adapter une description de fonction existante). Page 22 / 48

23 La c spécifications techniques 2.5 Supprimer une description de fonction Une description de fonction peut être supprimée en cliquant sur la petite croix. Seules les descriptions de fonction que vous avez vous même créées et qui portent le statut ENCODE (celles qui n ont PAS encore été envoyées au responsable disposant des droits «SERVICE») peuvent être supprimées selon cette méthode. Cliquez ensuite sur «OK» (1) pour confirmer la suppression. Si vous cliquez sur «Annuler» (2), la suppression est annulée. Page 23 / 48

24 La c spécifications techniques 2.6 Accepter une description de fonction Lorsqu une description de fonction est terminée, celle ci peut être envoyée au responsable disposant des droits SERVICE (normalement, cette personne fait partie de votre service du personnel). Seules les descriptions de fonction que vous avez créées vous mêmes et qui portent le statut ENCODE, peuvent être acceptées selon cette méthode. Cela se fait à l aide du bouton flèche droite situé sur la gauche de l écran. Lorsque vous acceptez une fonction de cette manière, elle devient accessible à toutes les personnes disposant de droits SERVICE au sein de la même organisation. ATTENTION! Vous ne pouvez plus adapter ou supprimer vous même la description de fonction une fois qu elle est acceptée. Page 24 / 48

25 La c spécifications techniques Lorsque vous acceptez une description de fonction, un e mail est envoyé automatiquement à votre responsable disposant des droits SERVICE (celui ci a été désigné lors de la création de votre login voir 1.1. Demander un login et un mot de passe pour ENCODE). Si vous le souhaitez, vous pouvez prévoir quelques commentaires dans la fenêtre prévue à cet effet (1). L acceptation de la description de fonction est ensuite confirmée en cliquant sur «Procéder au changement de statut» (2). L e mail est envoyé automatiquement. Page 25 / 48

26 La c spécifications techniques 2.7 Enregistrer une copie d'une description de fonction Si vous souhaitez enregistrer une copie d une description de fonction, vous pouvez le faire en consultant la description de fonction (version courte, version longue et version longue pour pondération). Lorsque vous cliquez sur une loupe, la description de fonction s ouvre sur une nouvelle page web. Sur cette page, vous cliquez sur l icône PDF (à droite de l icône pour imprimer). Le PDF s ouvre, vous pouvez l enregistrer dans vos documents. La fonction enregistrée de cette manière peut être lue et imprimée, mais pas modifiée. Vous pouvez également imprimer directement la description de fonction en cliquant sur l'icône représentant une imprimante. Page 26 / 48

27 La c spécifications techniques 2.8 Informations complémentaires L historique de toutes les opérations liées à une description de fonction peut être consulté à l aide du symbole rond bleu «i». Tant les modifications apportées aux pages (enregistrées) que la création, l acceptation ou le refus (voir plus loin) d une description de fonction y sont enregistrés. Vous pouvez consulter cette information uniquement pour les descriptions de fonction que vous avez créées vous même. Est en outre enregistré le contenu de tous les e mails envoyés lors de l acceptation ou du refus (voir plus loin) de toutes les descriptions de fonction. Ceux ci peuvent être consultés par le biais de l icône de l enveloppe. Vous pouvez consulter cette information uniquement pour les descriptions de fonction que vous avez créées vous même. Page 27 / 48

28 La c spécifications techniques Enfin, les propriétaires d une fonction peuvent également être consultés. Ceux ci sont toujours déterminés lors de la création de la fonction. Si la fonction est créée par un membre du personnel disposant de droits ENCODE, les propriétaires sont (voir 1. Accès à la cartographie): au niveau ENCODE: le membre du personnel disposant de droits ENCODE au niveau SERVICE: le responsable de ce membre du personnel au niveau ADMIN: le responsable de ce responsable. Les propriétaires d une description de fonction peuvent être consultés par le biais de l icône représentant deux personnes. Ce n est possible que pour les descriptions de fonction que vous avez créées vous même. Page 28 / 48

29 La c spécifications techniques 3. SERVICE: créer et approuver des descriptions de fonction Contrairement au nombre de personnes disposant de droits ENCODE, le nombre de personnes disposant de droits SERVICE au sein d une organisation est limité. Ces droits d accès ne peuvent être obtenus qu en concertation avec le SPF P&O o.belgium.be). Le nombre de personnes disposant de ces droits est adapté aux besoins spécifiques de l organisation concernée. Chaque personne disposant de droits ENCODE a un responsable qui dispose de droits SERVICE (celui ci ayant été désigné lors de la création du login). Lorsqu une description de fonction a été créée par une personne disposant de droits ENCODE et qu elle est ensuite acceptée par cette personne, un e mail est envoyé automatiquement au responsable disposant des droits SERVICE. Celui ci peut alors lire la description de fonction concernée et, si nécessaire, la modifier avant de l envoyer au SPF P&O. Chaque responsable du service du personnel disposant de droits SERVICE a accès à toutes les descriptions de fonction qui ont été acceptées par des personnes disposant de droits ENCODE (au sein de l organisation). Avec les droits d accès SERVICE, vous avez donc accès à toutes les descriptions de fonction de l organisation qui se trouvent au niveau SERVICE, y compris celles des personnes disposant de droits ENCODE dont vous n êtes pas le ou la responsable. Dans ce dernier cas, vous ne recevez cependant pas d e mail généré automatiquement. Page 29 / 48

30 La c spécifications techniques 3.1 Travailler avec des descriptions de fonction Lorsque, en tant qu utilisateur de droits SERVICE, vous vous connectez à la cartographie, la page d accueil s ouvre. Celle ci se présente comme suit : Pour ouvrir la liste des descriptions de fonction, cliquez sur «Gestion des fonctions». La consultation, l adaptation, la création, la copie (y compris sauvegarder une copie) et la suppression de descriptions de fonction se fait de manière analogue à la méthode expliquée ci avant pour les personnes disposant de droits ENCODE. Il est donc possible de créer une description de fonction au niveau SERVICE sans passer par le niveau ENCODE. Les informations complémentaires (historique des modifications, contenu des e mails et propriétaire de la fonction) telles qu expliquées ci avant, sont accessibles de la même manière pour les personnes disposant de droits SERVICE. Par opposition aux utilisateurs avec des droits ENCODE, les personnes avec les droits SERVICE ont accès à cette information en ce qui concerne toutes les fonctions de leur propre organisation (indépendamment du statut de la fonction). Page 30 / 48

31 La c spécifications techniques 3.2 Accepter une description de fonction Lorsqu une description de fonction est terminée et approuvée, elle peut être envoyée au SPF P&O. Seules les descriptions de fonction qui ont été créées au sein de votre organisation et qui portent le statut SERVICE peuvent être acceptées de la sorte. Il est conseillé d accepter la description de fonction seulement quand la traduction est présente. S il ne vous est pas possible de le faire, le SPF P&O ne soumettra pas la description de fonction concernée au comité. Par analogie à l envoi depuis le niveau ENCODE vers le niveau SERVICE, l envoi se fait à l aide du bouton flèche droite sur la gauche de l écran. Lorsque vous acceptez une description de fonction de cette manière, elle devient accessible au SPF P&O qui peut la valider et l approuver ou éventuellement la renvoyer (voir plus loin). ATTENTION! Vous ne pouvez plus adapter ou supprimer la description de fonction une fois qu elle est acceptée. Page 31 / 48

32 La c spécifications techniques Lorsque vous acceptez une description de fonction, un e mail est envoyé automatiquement au SPF P&O. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter quelques commentaires dans la fenêtre prévue à cet effet (1). L acceptation de la description de fonction est ensuite confirmée en cliquant sur «Procéder au changement de statut» (2). L e mail est envoyé automatiquement. Page 32 / 48

33 La c spécifications techniques 3.3 Refuser une description de fonction Lorsque vous recevez une description de fonction qui est incomplète ou qui n est pas satisfaisante pour d autres motifs, vous pouvez l améliorer vous même ou la renvoyer au membre du personnel (disposant de droits ENCODE) qui a créé la description de fonction. Cette opération se fait à l aide du bouton flèche gauche sur la gauche de l écran. Seules les descriptions de fonction qui ont été créées au sein de votre organisation et qui portent le statut SERVICE peuvent être renvoyées de cette manière. Cela permet au membre du personnel qui a créé la description de fonction d adapter celle ci. Dans une phase ultérieure, la description de fonction adaptée peut alors être renvoyée au service du personnel par le membre du personnel qui dispose des droits ENCODE, suite à quoi vous avez à nouveau la possibilité d examiner la description de fonction modifiée et éventuellement l adapter avant de la transférer au SPF P&O. Page 33 / 48

34 La c spécifications techniques Lorsque vous refusez une description de fonction, un e mail est envoyé automatiquement au membre du personnel disposant des droits ENCODE qui a créé la description de fonction. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter quelques commentaires dans la fenêtre prévue à cet effet (1). L envoi de la description de fonction est ensuite confirmé en cliquant sur «Procéder au changement de statut» (2). L e mail est envoyé automatiquement. Page 34 / 48

35 La c spécifications techniques 3.4 Traitement d'une description de fonction par le SPF P&O Lorsqu une description de fonction est envoyée au SPF P&O (comme décrit au point 3.2. Accepter une description de fonction), elle est relue par l Account Manager du SPF P&O qui est responsable de l organisation concernée. Si elle est approuvée, elle est soumise au comité de pondération et ensuite publiée sur le site web. Il est également possible qu elle vous soit renvoyée par le SPF P&O, avec les explications nécessaires quant à savoir pourquoi la description de fonction doit être adaptée. Dans ce cas, vous recevez un e mail et vous pouvez à nouveau modifier la description de fonction, l accepter et la renvoyer au SPF P&O de la manière décrite ci avant. Vous pourrez aussi la renvoyer vers l utilisateur avec les droits ENCODE qui avait créé la description de fonction. Page 35 / 48

36 La c spécifications techniques 4. SERVICE: créer et supprimer des utilisateurs 4.1 Créer un utilisateur disposant de droits "encode" dans le système Vous avez la possibilité de créer directement dans le système un utilisateur disposant de droits ENCODE. Pour ce faire, vous vous connectez à la cartographie et vous choisissez la page d accueil «Gestion des utilisateurs». Vous ouvrez ainsi la liste des utilisateurs de la cartographie au sein de votre organisation. Page 36 / 48

37 La c spécifications techniques Au bas de la liste, vous cliquez sur «Nouvelle entrée» pour créer un nouvel utilisateur. Sur la page suivante, vous donnez les informations nécessaires : adresse e mail (valable en tant que login) mot de passe droits = ENCODE responsable: à choisir parmi les personnes disposant de droits SERVICE au sein de l organisation nom et prénom organisation (votre organisation apparaît automatiquement ici). ATTENTION! Le responsable que vous choisissez est la personne qui recevra les e mails générés automatiquement lorsque l utilisateur disposant de droits ENCODE accepte une description de fonction. Cette situation peut toutefois être modifiée (voir point 4.3. Modifier un utilisateur disposant de droits ENCODE). Page 37 / 48

38 La c spécifications techniques Dans les cases prévues, complétez les informations (1). Pour confirmer, cliquez sur «Enregistrer» (2). Un e mail est envoyé automatiquement à l utilisateur disposant de droits ENCODE pour confirmer son inscription. Cet e mail contient le mot de passe et le login de l utilisateur. ATTENTION! Vous ne pouvez plus modifier les droits d un utilisateur par la suite (par ex. de ENCODE à TRAD). Si vous souhaitez le faire, vous devez supprimer cet utilisateur et le créer à nouveau avec de nouveaux droits. Page 38 / 48

39 La c spécifications techniques 4.2 Modifier un utilisateur disposant de droits "encode" Vous pouvez modifier les données des utilisateurs disposant de droits ENCODE. Pour ce faire, vous vous connectez à la cartographie et vous choisissez sur la page d accueil «Gestion des utilisateurs». Vous ouvrez ainsi la liste des utilisateurs de la cartographie au sein de votre organisation. Page 39 / 48

40 La c spécifications techniques Par le biais du crayon, vous avez accès aux données de l utilisateur. Sur la page suivante, vous pouvez modifier (1) toutes les données (à l exception du type de droits). Vous confirmez en cliquant sur «Enregistrer» (2). Page 40 / 48

41 La c spécifications techniques 4.3 Supprimer un utilisateur disposant de droits "encode" Vous pouvez supprimer de la cartographie un utilisateur disposant de droits ENCODE. Pour ce faire, vous vous connectez et vous choisissez sur la page d accueil «Gestion des utilisateurs». Comme dans les rubriques précédentes, vous ouvrez ainsi la liste des utilisateurs de la cartographie au sein de votre organisation. Avant de pouvoir supprimer un utilisateur, vous devez d abord veiller à ce que cet utilisateur ne soit plus lié à des descriptions de fonction (en tant que propriétaire au niveau ENCODE = en tant que personne ayant créé la description de fonction et à qui les e mails générés automatiquement sont envoyés en cas de refus d une description de fonction). Page 41 / 48

42 La c spécifications techniques Pour ce faire, vous cliquez sur la petite icône représentant deux personnes et située tout à fait à droite. Sur la page suivante, vous pouvez choisir un nouveau propriétaire pour les fonctions dont l utilisateur à supprimer est propriétaire. Vous faites votre choix dans une liste reprenant d autres utilisateurs disposant de droits ENCODE au sein de votre organisation. Vous devez donc d abord créer le nouveau propriétaire en tant qu utilisateur si celui ci n existe pas encore. Avec le choix d un nouveau propriétaire pour des descriptions de fonction, ce dernier recevra à l avenir les e mails générés automatiquement lorsqu une description de fonction est refusée par un responsable disposant de droits SERVICE. À l aide du bouton flèche, vous choisissez le remplaçant de l utilisateur à supprimer (1). Vous confirmez votre choix en cliquant sur le bouton «Enregistrer» (2). Si un utilisateur que vous souhaitez supprimer n est pas propriétaire d une description de fonction (= n a pas créé de description de fonction), le nombre de descriptions de fonction concernées figurant sur la page au dessus est donc égal à 0 et vous pouvez passer l étape du remplacement d un utilisateur telle que décrite ci dessus. Page 42 / 48

43 La c spécifications techniques Vous pouvez supprimer un utilisateur qui n est pas propriétaire d une ou plusieurs descriptions de fonction à l aide de la corbeille. Vous cliquez ensuite sur «OK» (1) pour confirmer la suppression. Si vous cliquez sur «Annuler» (2), la suppression est annulée. Aucun e mail n est envoyé lors de la suppression d un utilisateur. Un utilisateur supprimé n a plus accès à la cartographie. Page 43 / 48

44 La c spécifications techniques 4.4 Créer un traducteur dans le système Un traducteur est aussi créé dans la cartographie en choisissant sur la page d accueil «Gestion des utilisateurs». Cela se fait de manière analogue à la création d un utilisateur disposant de droits ENCODE. Sur la page «Gestion des utilisateurs», vous pouvez créer un nouvel utilisateur en cliquant sur «Nouvelle entrée». Les informations à compléter sont similaires à celles relatives à un utilisateur disposant de droits ENCODE (voir 4.2. Créer un utilisateur disposant de droits ENCODE dans le système), à l exception du fait qu il faut choisir les droits TRAD (1). Confirmez votre choix en cliquant sur «Enregistrer» (2). Page 44 / 48

45 La c spécifications techniques 4.5 Modifier un traducteur Pour modifier les données relatives à un traducteur existant dans la cartographie, il vous faut utiliser l icône du crayon dans la liste des utilisateurs («Gestion des utilisateurs») sur la page d accueil). Sur la page suivante, vous pouvez modifier toutes les données (à l exception du type de droits). Vous confirmez votre choix en cliquant sur «Enregistrer». Cette opération se fait de manière analogue à la modification des données d un utilisateur disposant de droits ENCODE (voir point 4.3. Modifier un utilisateur disposant de droits ENCODE). Page 45 / 48

46 La c spécifications techniques 4.6 Supprimer un traducteur Pour supprimer un traducteur existant de la cartographie, vous utilisez la corbeille dans la liste des utilisateurs («Gestion des utilisateurs» sur la page d accueil). Cliquez ensuite sur «OK» pour confirmer la suppression. Si vous cliquez sur «Annuler», la suppression est annulée. Page 46 / 48

47 La c spécifications techniques 5. TRADUCTEUR: traduire les descriptions de fonction Un traducteur ne peut pas créer, supprimer, copier, accepter, refuser des descriptions de fonction ou confirmer l information revenue. Un traducteur ne peut que modifier des descriptions de fonction. Cela se fait, comme pour les autres utilisateurs, à l aide de l icône du crayon. La méthode est identique à celle décrite au point 2.3. Adapter une description de fonction. Page 47 / 48

48 La c spécifications techniques Sur chaque page figurent toutes les cellules en deux langues, placées l une au dessus de l autre (avec en haut la langue dans laquelle la cartographie est utilisée). La version dans la langue originale est bloquée et ne peut pas être adaptée par le traducteur. Un traducteur peut ensuite également consulter une description de fonction. Page 48 / 48

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