NOTE D INFORMATION 2010/08 du 14/04/2010 SOCIAL - DIVERS

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1 NOTE D INFORMATION 2010/08 du 14/04/2010 SOCIAL - DIVERS I- Que peut faire l employeur pour récupérer une somme versée par erreur au salarié? Il est toujours possible de rattraper une erreur commise lors de l'établissement de la paie, ayant entraîné un trop-perçu par le salarié. Bien que cette récupération doive se faire le plus rapidement possible, l'employeur dispose d'un délai de 5 ans pour agir, sous réserve d'apporter la preuve qu'il s'agit bien d'une erreur. Quelles procédures? 1) A l'amiable : accord employeur/salarié Après un entretien verbal informel avec le salarié, un accord écrit fixera les modalités du remboursement selon un échéancier fixé entre les parties. 2) Par décision implicite de l'employeur Qu'il informe ou non son salarié, l'employeur peut imputer le montant versé par erreur sur les salaires dus à condition de respecter les limites des portions saisissables du salaire. Le bulletin de paie mentionnera le montant de la retenue pratiquée. ) Par saisine du Conseil des Prud'hommes En pratique, cette solution sera retenue si le salarié n'est plus dans l'effectif de l'entreprise au moment où l'employeur se rend compte de son erreur. Incidences sur les cotisations afférentes au trop-perçu : La régularisation du trop-perçu qui a été cotisé aux divers organismes sociaux devra se faire uniquement en net et non en brut. II- Les délais de conservation et de prescription des documents sociaux Des textes d origines diverses imposent la conservation de certains documents pendant un laps de temps impératif. Elle a pour objectif de prouver l existence d un droit ou le respect d une obligation, cet objectif expliquant que la durée de conservation des documents varie en fonction des délais de prescription. A- Délais de conservation Les bulletins de paie sont des pièces justificatives de comptabilité qui doivent être conservées en copie pendant cinq ans, à compter de l exercice de comptabilisation. Nous vous conseillons toutefois de conserver ces documents à vie. L original du registre unique du personnel doit, lui, être conservé pendant cinq ans à compter de la date de départ du salarié.

2 B- Délais de prescription Salaires, remboursements de frais professionnels C. trav. art. L ans à compter de la date d'exigibilité du salaire Indemnités de licenciement C. civ. art ans Assurance chômage Cotisations C. trav. art. L ans précédant la mise en demeure Allocations C. trav. art. L ans à compter du jour où l'intéressé a rempli toutes les conditions pour recevoir l'allocation Sécurité sociale Cotisations C. séc. soc. art. L ans à compter de la date d exigibilité Majorations de retard C. séc. soc. art. L ans à compter du paiement des cotisations Action de l assuré en remboursement de cotisations indûment payées C. séc. soc. art. L ans à compter du paiement (depuis le 01/01/2004) Prestations C. séc. soc. art. L et L ans après que les conditions aient été remplies pour percevoir les prestations (assurance décès, maladie, maternité, accidents du travail, allocations familiales) Action de la caisse en remboursement du trop-perçu C. séc. soc. art. L C. séc. soc. art. L. 55- C. séc. soc. art. L ans à compter de la date du paiement des prestations Autres cotisations de retraite Action de la caisse en non paiement des cotisations retraite complémentaire des salariés C. civ. art ans

3 Action de la caisse en non paiement des cotisations retraite complémentaire artisans et commerçants C. séc. soc. art. L ans III- Fixer les congés payés Il appartient au dirigeant de fixer les congés payés, mais afin d éviter les contestations de ses salariés, il doit connaître les règles de fonctionnement des congés et les formalités obligatoires. A- Comment le droit à congés payés s acquiert-il? Chaque salarié, après 10 jours de travail, a droit à deux jours et demi ouvrables de congés par mois de travail, soit cinq semaines au bout d un an. La période de référence va du 1er juin N- 1 au 1 mai N (pour les entreprises du BTP, la période va du 1er avril N-1 au 1 mars N). Les congés ne sont acquis définitivement par le salarié qu au terme de la période de référence, soit au 1 mai, sauf en cas de rupture du contrat de travail. La loi autorise également que le décompte des jours de congés soit effectué en jours ouvrés, c est-à-dire en jours normalement travaillés. Dans ce cas, si les congés payés sont décomptés en jours ouvrés, la durée du congé payé est alors égale à 25 jours ouvrés. (Voir votre convention collective) B- Comment gérer les congés? L entreprise doit suivre sur un document l évolution des congés pris par le salarié en cours d année. Nous vous conseillons pour éviter toute contestation de faire signer un imprimé par l intéressé chaque fois que ce dernier prend des congés. De plus, au bas du bulletin de paie du salarié figure un décompte des congés payés qui indique le nombre de jours pris par le salarié et le nombre de jours restant à prendre. C- Quelles formalités accomplir? L employeur doit informer ses salariés, au plus tard le 1er mars, de la période fixée pour la prise du congé principal de 24 jours ouvrables. Elle doit être comprise entre le 1er mai et le 1 octobre. Il fixe les dates de départ en congé après avis, le cas échéant, des délégués du personnel et choisit l ordre de départ des salariés en fonction de leur ancienneté, de leur situation de famille, des possibilités de départ en congés du conjoint et des souhaits de chacun (à moins que l ordre des départs ne résulte de la convention collective ou des usages). Le salarié devra avoir connaissance de ses dates de congés au moins un mois à l avance et leur modification ne peut intervenir dans le mois précédent le départ, sauf circonstances exceptionnelles. D- Comment s effectue la prise des congés payés? Le congé principal, fixé entre le 1er mai et le 1 octobre, doit être de 12 jours ouvrables minimum et 24 jours ouvrables au maximum. Les jours de congés payés restants, appelés «cinquième semaine», ne doivent pas être accolés au congé principal (sauf cas très particuliers).

4 Si les 24 jours de congés ne sont pas pris entre le 1er mai et le 1 octobre du fait de l employeur, le salarié bénéficie de congés payés supplémentaires. E- Quels sont les droits des salariés en contrat à durée déterminée? Les salariés en CDD disposent des mêmes droits que les salariés en CDI. Si les congés payés n ont pas été pris, ils perçoivent une indemnité compensatrice de congés payés de 10 %, même si la durée du CDD est inférieure à 10 jours. IV- Nouvelles modalités de décompte des effectifs CIRCULAIRE N DSS/5B/2010/8 du 1er février 2010 Dans le prolongement de la mesure issue de la loi de modernisation de l économie visant à neutraliser l impact financier pour les entreprises franchissant de seuils d effectifs en 2008, 2009 et 2010, les décrets du 2 juin 2009 simplifient et harmonisent les règles de décompte des effectifs pour l application de la réduction Fillon, de la déduction forfaitaire des cotisations patronales pour heures supplémentaires, de l exonération applicable aux contrats d apprentissage, de l assujettissement au versement transport, au FNAL supplémentaire et à la participation formation. Désormais pour l ensemble de ces dispositifs (avec quelques spécificités propres au versement transport), l effectif, calculé au 1 décembre, tous établissements confondus, est égal à la moyenne des effectifs déterminés chaque mois de l'année civile. Les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne sont pas pris en compte pour la détermination de cette moyenne. Pour chacun de ces dispositifs, le calcul de l'effectif mensuel est uniformisé en se fondant sur la définition donnée par le code du travail (articles L , L et L ) et non plus sur celle donnée par le code de la sécurité sociale (articles L 11-2 et L 11-). Sont ainsi exclus du décompte des effectifs de l entreprise: - les apprentis ; - les titulaires de certains contrats aidés (contrat initiative-emploi, contrat d accompagnement dans l emploi qui sera remplacé par le contrat unique d insertion à compter du 1er janvier 2010 dans le secteur marchand) et ; - les titulaires d un contrat de professionnalisation jusqu au terme de leur contrat ou de leur action de professionnalisation. En revanche, sont pris en compte dans le calcul des effectifs de l entreprise : - les travailleurs à domicile ; - les salariés titulaires d un contrat de travail intermittent à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents ; - les salariés à temps partiel en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou à la durée conventionnelle du travail ;

5 - les salariés mis à la disposition de l entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents, sauf s ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu du fait d un congé de maternité, d un congé d adoption ou d un congé parental d éducation; - les intérimaires à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents sauf s ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu du fait d un congé de maternité, d un congé d adoption ou d un congé parental d éducation. Pour les entreprises de travail temporaire : Leur effectif est déterminé en tenant compte de leurs salariés permanents et des intérimaires ayant eu des contrats de mission pendant une durée totale d au moins trois mois au cours de la dernière année civile. S'agissant des groupements d'employeurs : L'effectif à prendre en compte est celui des membres adhérents à l exclusion des salariés qu ils mettent à disposition d une entreprise extérieure (cf. ci-dessus). Enfin, en cas de création d entreprise en cours d année, l effectif est apprécié à la date de sa création. Toutefois, à compter du 1er janvier 2010, l effectif est apprécié à compter du 1er jour du mois civil au cours duquel des salariés sont embauchés, dans la mesure où aucun salarié n était présent au moment de la création. Au titre de l année suivante, l effectif de cette entreprise est apprécié dans les conditions définies ci-dessus en fonction de la moyenne des effectifs de chacun des mois de la première année. V Sécurité incendie : de nouvelles obligations Quel que soit l effectif de l entreprise, tous les employeurs sont tenus d établir des instructions afin d assurer l évacuation rapide des personnes occupant leurs locaux, d informer leurs salariés de ces instructions ainsi que de l identité des personnes responsable de la mise en œuvre. Nous reproduisons ci-dessous ce décret. Nous vous conseillons de vous reporter aux textes du code du travail mentionnés ci-dessous (en gras) sur le site et de mettre en place ces mesures le plus vite possible si elles ne sont pas déjà en place. DECRET : Décret n du 21 janvier 2010 relatif à l information des travailleurs sur les risques pour leur santé et leur sécurité Le Premier ministre, Sur le rapport du ministre du travail, des relations sociales, de la famille, de la solidarité et de la ville, Vu la directive 89/91/CEE du Conseil du 12 juin 1989, notamment son article 10-1 ;

6 Vu le code du travail, notamment ses articles L , R et R ; Vu l avis du Conseil d orientation sur les conditions de travail en date du 1 janvier 2010 ; Le Conseil d Etat (section sociale) entendu, Décrète : Article 1 Les articles R et R du code du travail sont ainsi modifiés : 1) Le 5 de l article R est remplacé par les dispositions suivantes : «5 Les consignes de sécurité incendie et instructions mentionnées à l article R ainsi que l identité des personnes chargées de la mise en œuvre des mesures prévues à l article R » 2) A l article R , il est ajouté un quatrième alinéa ainsi rédigé : «Dans les autres établissements, des instructions sont établies, permettant d assurer l évacuation rapide des personnes occupées ou réunies dans les locaux.» Article 2 Le ministre du travail, des relations sociales, de la famille, de la solidarité et de la ville et le ministre de l alimentation, de l agriculture et de la pêche sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française. Fait à Paris, le 21 janvier Par le Premier ministre : François Fillon Le ministre du travail, des relations sociales, de la famille, de la solidarité et de la ville : Xavier Darcos Le ministre de l alimentation, de l agriculture et de la pêche : Bruno Le Maire VI Les congés spéciaux Nous vous invitons à vous reporter à la fiche pratique élaborée par la CCIP de Paris que vous trouverez ci jointe et sur notre site internet.