Gérer les données des fournisseurs en concertation avec le/la responsable de service et être la personne de contact du service

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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Nathalie Matthey Remplace la version du : Motif d actualisation : Adaptation du CDC suite à un changement de processus/mise au concours 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Affaires culturelles Entité (division, secteur, établissement, office ) : Bibliothèque cantonale et universitaire - Lausanne N de poste : 1032 Intitulé du poste dans l entité : Gestionnaire de dossiers N emploi-type : Libellé : Gestionnaire de dossiers Chaîne : 347 Niveau : 6 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Assurer le suivi du processus d'acquisition pour les acquisitions et les renouvellements Gérer les données des fournisseurs en concertation avec le/la responsable de service et être la personne de contact du service Mettre en place et maintenir à jour la gestion électronique des documents (GED) du service. Organiser les séances de service. Collecter et maintenir les statistiques du service Assurer, en collaboration avec les bibliothécaires du service des Publications en série, le circuit des périodiques de la BCUL, afin de les mettre à disposition des usagers dans les meilleures conditions et délais 5. Gérer ou participer activement à des projets de développement 4. Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : - La responsable du service pour les nouvelles acquisitions et les renouvellements, les contacts avec les fournisseurs et la GED - Le bibliothécaire-documentaliste assistant, poste 1029, pour l'équipement des périodiques de la BCUL et la réception du courrier - Les autres collaborateurs du service des publications en série pour les autres tâches Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERT É ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Assurer le suivi du processus d'acquisition pour les acquisitions et les renouvellements 50% Etre la personne de liaison entre les bibliothécaires scientifiques des différents sites de la BCUL, le service des Publications en série et les fournisseurs en Suisse ou à l'étranger (éditeurs, librairies et agences d'abonnements) pour assurer le suivi des nouvelles acquisitions (par achat, don ou échange), des abonnements en cours et des achats isolés supports papier et/ou numérique Créer et tenir à jour les fichiers de travail permettant la gestion et le développement des collections de la BCUL par les bibliothécaires scientifiques Tenir l'échéancier du processus d'acquisition pour les nouvelles acquisitions, les renouvellements et les annulations des abonnements en cours, ainsi que les achats isolés supports papier et/ou numérique Assurer le circuit des factures du service des Publications en série : vérifications des factures selon les régles du processus d'acquistion (respect des seuils et des délais de traitement) et mise à jour de la commande et des données liées avant transmission à la comptabilité Assurer la liaison entre le service des Publications en série et des Ressources numériques pour répercuter les conditions des licences sur les abonnements (inventaires, respects des conditions de souscription/annulation et tarifairs) 2. Gérer les données des fournisseurs en concertation avec le/la responsable de service et être la personne de contact du service 30% Gérer le fichier des fournisseurs (éditeurs, librairies et agences d'abonnements) en concertation avec le/la responsable du service des Publications en série : création et mise à jour des fiches de fournisseurs dans le SIGB selon les règles dictées par la Coordination du réseau Renouvaud Assurer les contacts au quotidien avec les fournisseurs en Suisse ou à l'étranger (éditeurs, librairies et agences d'abonnements) permettant le suivi des nouvelles acquisitions et renouvellement, ainsi que la facturation des abonnements et achats isolés supports papier et/ou numérique Transmettre et maintenir à jour les références des abonnements de la BCUL auprès des fournisseurs : par courriel ou dans les bases de données des fournisseurs Assurer la livraison aux services de la BCUL pour lesquels le service des Publications en série gère des portefeuilles Proposer au responsable du service un fournisseur en fonction du type d'acquisition et signaler tout disfonctionnement afin d'éviter des retards ou arrêts de livraison et facturation 3. Mettre en place et maintenir à jour la gestion électronique des documents (GED) du service. Organiser les séances de service. Collecter et maintenir les statistiques du service 10% Mettre en place la GED en fonction du plan de classement du service Maintenir à jour les documents du service et les archiver en fonction de la GED Organiser les séances de services en fonction des plannings des membres du service Rédiger les PV et les diffuser à qui de droit Collecter, maintenir et transmettre les statistiques du service 4. Assurer, en collaboration avec les bibliothécaires du service des Publications en série, le circuit des périodiques de la BCUL, afin de les mettre à disposition des usagers dans les meilleures conditions et délais 5% Bulletiner les fascicules de périodiques Participer au classement des nouveaux fascicules de périodiques dans le libre-accès sur le site de l'unithèque Participer à l'équipement des fascicules de périodiques Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 Se charger des plannings de la réception du courrier et de l'équipement des périodiques en fonction des plannings des membres du service 5. Gérer ou participer activement à des projets de développement 5% Gérer ou participer activement à des projets de développement

4 LIBERT É ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC employé de commerce 8.2. Formation complémentaire Titre 8.3. Expérience professionnelle Expérience en gestion de dossiers ou comptabilité Expérience du controlling Domaine Nbre d années 5 ans 5 ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Grande aisance dans l utilisation de logiciels de gestion Très bonne maîtrise des outils bureautiques usuels (word, excel, ) Maitrise de l'anglais souhaitée Aisance communicationnelle, entregent, affirmation, sens de la négociation, capacité d'analyse et de synthèse, orientation clients 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier