GUIDE DE LETTRES TYPE POUR LES ÉCOLES

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1 GUIDE DE LETTRES TYPE POUR LES ÉCOLES CONTENU Lettre aux parents 2 Formulaire d autorisation pour les élèves 3 Formulaire d autorisation pour un événement hors école 4 Demande de don 5 Demande de services 6 Invitation aux médias 7 Rédaction d un bon communiqué de presse 8 Exemples de communiqués de presse 9 Lettre d invitation à la Commission Scolaire 10 Lettre de remerciements 11 Contacts 12 Cher organisateur: Dans les pages qui suivent, vous trouverez plusieurs exemples de lettres recueillies à nos bureaux et auprès d organisateurs de Journées Terry Fox dans les écoles à travers la province. Nous espérons qu elles seront à la fois instructives et utiles pour la préparation de votre événement. Nous vous suggérons de les utiliser comme modèle, et d effectuer les changements nécessaires et spécifiques à votre événement / localisation de l événement. Tous les ajouts que vous jugez nécessaires sont les bienvenus. Nous pensons que les lettres les plus efficaces sont concises et précises. Nous vous encourageons à inclure l historique de votre événement scolaire ou toutes autres histoires qui pourraient inspirer votre lecteur, comme l histoire d un survivant du cancer qui fait partie de votre école. Nous espérons que ces lettres seront un bon point de départ et vous permettront d explorer votre propre créativité et vos propres capacités de persuasion! N hésitez pas à prendre contact avec nous sans frais au si vous avez des questions ou des suggestions. Le Bureau Provincial de la Fondation Terry Fox

2 Page 2 EXEMPLE DE LETTRE À ENVOYER AUX PARENTS [Date] Chers parents, Une fois de plus, (Nom de l école) est heureuse d organiser sa Journée Terry Fox annuelle le (Date). ( En cas de mauvais temps elle aura lieu le (Date) ). Tous les fonds amassés au cours de notre événement seront envoyés à la Fondation Terry Fox afin de faire avancer la recherche sur le cancer. Notre parcours empruntera le même trajet que celui de l an dernier. Notre trajet se fera à la fois sur les terrains de l école et en dehors de l école car nous effectuerons des détours le long de la rue Morrish, de l avenue Grandtown et du boulevard Canmore, puis pour terminer nous traverserons le parc Canmore. Le parcours est de approximativement un kilomètre de long, et nous encouragerons les élèves à effectuer le parcours dix fois afin d atteindre un total de 10 kilomètres. Les professeurs, les parents et les directeurs seront à l œuvre pour superviser et aider les élèves tout le long du parcours. Des rafraîchissements payés par le conseil d établissement scolaire seront offerts à tous les élèves participants. Nous encourageons tous les élèves à participer. Un formulaire de commandite est attaché à cette lettre et nous vous demandons de le signer car il sert d autorisation de participation pour votre enfant. Nous vous invitons également à venir participer en marchant, courant ou en encourageant vos enfants au fur et à mesure qu ils complètent leur parcours. En cas de besoin, d autres formulaires de commandite sont disponibles à nos bureaux. Aucune photocopie ne sera acceptée. Nous sommes fiers de nous associer à la Fondation Terry Fox et croyons que notre implication nous conduira vers une année scolaire positive, significative et réussie. Nous sommes fiers de notre contribution à la recherche sur le cancer; à ce jour, près de $ ont été amassés par les enfants de notre école pour lutter contre le cancer depuis (année de la première Journée Terry Fox). Vous serez sûrement intéressés de savoir que la Fondation continue à travailler très fort de façon à diminuer les coûts opérationnels, et peut se vanter de n avoir que 13% de coûts d opération (levées de fonds et administration). Nous apprécions la participation du conseil d établissement et celle de tous parents à notre événement. Si vous aimeriez être bénévole et nous aider pendant cet événement, veuillez contacter (nom de l organisateur) au (numéro de téléphone) avant la date de l événement pour nous permettre d attribuer les responsabilités. Chaque classe aura besoin d au moins un parent volontaire. Notre objectif est d atteindre le même montant que l année dernière. Nous avons la conviction de pouvoir atteindre cet objectif avec la participation de tous ceux qui font partie de notre école. Nous espérons pouvoir compter sur votre appui. Gardons vivant le rêve de Terry Fox de trouver un remède contre le cancer. Nous vous remercions d avance. (Nom du Directeur de l école)

3 Page 3 AUTORISATION POUR LES ÉLÈVES AUTORISATION POUR LES ÉLÈVES (INSCRIRE EN LETTRES MAJUSCULES) Je ( ) autorise mon enfant, ( ) (Nom du parent/ Tuteur) (Nom de l enfant) élève à (nom de l école), à participer à la Journée Terry Fox annuelle le (date de l événement) à (heure de l événement). (Signature du parent/tuteur) (Date) Je n autorise pas mon enfant à participer.

4 Page 4 AUTORISATION POUR UN ÉVÉNEMENT HORS ÉCOLE Si votre événement se déroule en dehors des bâtiments de l école, veuillez ne pas oublier de vous informer auprès votre municipalité pour savoir si vous avez besoin d une autorisation spéciale pour la participation des élèves. Un exemple de demande est fourni ci-contre. AUTORISATION POUR UN ÉVÉNEMENT HORS ÉCOLE (INSCRIRE EN LETTRES MAJUSCULES) UNE AUTORISATION EST ICI ACCORDÉE À ( ) (Nom du demandeur) et à ( ) (Nom de l école) D organiser une Journée Terry Fox dans la ville de Toronto le ( ) (Date de l événement) à partir de ( ), en accord avec les dispositions de l arrêté No 71 du Service de Police de Toronto tenant compte des conditions particulières qui s appliquent à la demande de ( ). (Nom du demandeur) Le ( ) (date) (heure) Le Demandeur ou l un des représentants de l école devra être en possession de cette autorisation pendant toute la durée de l événement; elle pourra être réclamée sur demande par tout membre du Service de Police de la ville de Toronto pendant le déroulement de l événement. CETTE AUTORISATION EST SOUMISE A l application stricte de réglement No 71 du Service de Police de Toronto et est nulle et non avenue en cas d erreurs ou de fausse déclaration dans l application d une permission pour organiser un événement scolaire en dehors d un l établissement scolaire. Fait à Toronto le ( ) ( ) 20 ( ) Jour Mois Année ( ) SERVICE DE POLICE DE TORONTO No d autorisation de l événement ( )

5 Page 5 DEMANDE DE DON (Date) Madame Christie Lakelee, Gérante adjointe Café Pub Williams 681 rue Dundas Woodstock, Ontario N4S 1E5 Madame, Re: Don de marchandises Ce fut un plaisir de discuter avec vous ce matin de la possibilité pour le Café Pub Williams d offrir des rafraîchissements pour la prochaine Journée Terry Fox annuelle de notre école. Tous les membres et élèves de notre école partagent le rêve de Terry Fox d un monde exempt de cancer et sont prêts à fournir l effort nécessaire pour que ce rêve devienne réalité le (Date de l événement). Nous apprécierions beaucoup tous rafraîchissements/friandises que vous pourriez offrir pour cette journée, et serions prêts à venir les chercher le matin de l événement. Tous nos participants assidus apprécieraient énormément une boisson fraîche après une longue marche/course Terry Fox. Si vous voulez apporter votre contribution à notre événement, veuillez me contacter au (No de téléphone de l école). Nous apprécions beaucoup votre amabilité et votre gentillesse. Merci mille fois, (Nom de l organisateur pour l école)

6 Page 6 DEMANDE DE SERVICES (Date) L Ambulance Saint-Jean Secteur du Comté de Lincoln 219 rue Church St-Catharines, Ontario L2R 3E8 Chers amis, (Nom de l école) prépare sa Journée Terry Fox annuelle et c est pour bientôt! La date pour la levée de fonds de cette année est le (Date). Une fois de plus, nous espérons passer une agréable journée. Depuis des années, l Ambulance Saint-Jean a beaucoup aidé à ce que le maintien de la sécurité soit un élément primordial à prendre en compte lors de l organisation de notre Journée Terry Fox. Nous avons énormément apprécié votre coopération depuis les dernières années. Notre parcours sera le même que lors des années précédentes: un trajet de 10 kilomètres où les participants peuvent marcher, courir, pédaler, rouler en fauteuil, ou patiner jusqu à la ligne d arrivée. Nous avons de nouveau reçu le soutien de la Commission Scolaire Régionale de Niagara et la Police Régionale de Niagara sera présente. Nous espérons pouvoir de nouveau compter sur l Ambulance Saint-Jean comme fier supporter de notre événement. Nous espérons qu il vous sera possible de nous réserver cette journée. Nous apprécierions que votre unité mobile de premiers soins soit présente le jour de notre événement. Veuillez me contacter dès qu il vous en conviendra afin que nous puissions discuter des dispositions à mettre en place. Vous pouvez me rejoindre à l école au (Numéro de téléphone de l école). Merci de votre soutien envers (Nom de l école) et la recherche sur le cancer. Salutations, (Nom de l organisateur)

7 Page 7 INVITATION AUX MÉDIAS (Date) (Nom) (Titre) (Adresse) Madame, Monsieur, Pour faire suite à notre conversation de ce matin, je voudrais réserver le camion de divertissements de CWSI pour la levée de fonds Terry Fox annuelle de (Nom de l école) qui aura lieu à (Nom de l école) le (Date). Nous avons utilisé le camion de divertissements durant les dernières années et l an passé, votre animateur John Dare était présent à notre événement. C est réellement extraordinaire de pouvoir compter sur le soutien de votre station de radio à chaque année. Nous apprécierions beaucoup de pouvoir l utiliser une fois de plus cette année, le (Date) prochain. Nous aimerions également pouvoir bénéficier des services d un animateur, pourquoi pas John Dare une fois de plus, ce dernier étant familier avec la Journée Terry Fox. L an dernier, M. Dare a lu des communiqués concernant notre événement scolaire, a fourni de l information sur la Journée Terry Fox et a diffusé de la musique de fond. Il a brillamment rehaussé l organisation et l animation de notre événement. Nous aurions besoin de vos services entre midi et à peu près 15h30 en aprèsmidi. Si vous avez des questions, veuillez me contacter au (Numéro de téléphone), ou m envoyer une télécopie au (Numéro de télécopieur) ou un courriel à (Adresse électronique). J attends de vos nouvelles. Merci de nouveau pour votre soutien. Salutations, (Nom de l organisateur)

8 Page 8 RÉDACTION D'UN BON COMMUNIQUÉ DE PRESSE Il existe sept étapes de base pour bâtir le fond et la forme d un bon communiqué de presse: POUR DIFFUSION IMMÉDIATE Ces mots doivent apparaître dans le coin supérieur gauche, sous votre entête et en lettres majuscules. Vous pouvez également utiliser la formulation MESSAGE D INTÉRÊT PUBLIC. Personne-contact Sautez une ligne ou deux après POUR DIFFUSION IMMÉDIATE et inscrivez le nom, le titre, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur du porte-parole de votre école (la personne qui possède le plus d informations concernant l événement). Il est important de donner ces coordonnées et elles peuvent également être placées à la fin du communiqué de presse. Titre Sautez deux lignes après vos coordonnées (ou POUR DIFFUSION IMMÉDIATE) et utilisez des caractères gras. Date et lieu Ceci doit comporter le nom de la ville d où provient votre communiqué de presse ainsi que la date de votre envoi. PARAGRAPHE D INTRODUCTION Le premier paragraphe doit retenir l attention du lecteur et devrait contenir les informations les plus pertinentes de votre message : qui, quoi, quand, où et pourquoi. LE TEXTE Votre message doit être clairement développé dans cette partie de votre communiqué. Veuillez si possible utiliser des espaces doubles interlignes (ou à la limite des interlignes à 1.5) et laisser de larges marges des deux côtés du communiqué de presse. RÉCAPITULATION Dans le coin inférieur gauche de votre dernière page, effectuez une récapitulation des spécificités de votre produit, mettez en évidence la date de lancement du produit. Ecrivez et centrez à la fin de votre communiqué de presse lorsqu il est terminé ou, suite si votre article continue à la page suivante. CONSEILS UTILES Assurez-vous que l information envoyée vaut la peine d être diffusée Faites savoir à votre lectorat que l information lui est précisément destinée et pourquoi il devrait donc continuer à en prendre connaissance Commencez par une description de l information et mentionnez par la suite qui l annonce, et non l inverse Posez-vous cette questions: ``Comment intéresser les gens afin qu ils puissent se sentir concernés?`` Assurez-vous de bien choisir les dix premiers mots de votre communiqué, car ils sont les plus importants Evitez d employer trop d adjectifs et un langage trop compliqué Basez-vous sur les faits Fournissez autant d informations que possible sur la personne-contact: nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse électronique, adresse d un site internet Assurez-vous d avoir une histoire intéressante à publier avant d envoyer un communiqué de presse

9 Page 9 POUR DIFFUSION IMMÉDIATE (EXEMPLE DE COMMUNIQUÉ DE PRESSE) (Nom de l école) CÉLÈBRE SA JOURNÉE TERRY FOX CETTE ANNÉE (Toronto, Automne 2009) Il y a 29 étés, un jeune homme originaire de Colombie Britannique a captivé les Canadiens par son engagement, sa détermination, et son énergie à trouver un remède contre le cancer. Il s appelait Terry Fox. Cette année, notre école organisera sa (Nombre d années d implication) levée de fonds annuelle afin de commémorer l inspirant Marathon de l espoir de Terry. La Journée Terry Fox de (Nom de l école) aura lieu le (Date) à (Lieu) à (Heure). Une assemblée générale est programmée après l événement pour reconnaître les efforts des élèves et du personnel. Un représentant de la Fondation Terry Fox acceptera un chèque de (Nom de l école) au nom de la Fondation en cette occasion. Il y aura plusieurs possibilités de prendre des photos puisque certains élèves et professeurs auront le crâne rasé (remplacer par votre activité). Nous espérons que vous vous joindrez à nous pour cette occasion unique. Les élèves de l Ontario sont de formidables supporters du rêve de Terry Fox de trouver un remède contre le cancer. Leurs immenses efforts de levée de fonds et leur prise de conscience ont permis d amasser des millions de dollars et de nous rapprocher de la découverte d un remède contre cette maladie. La Journée Terry Fox nationale des écoles aura lieu cette année le (Date). Des millions d élèves sont attendus à travers le Canada. Depuis le Marathon de l espoir de Terry en 1980, les Journées Terry Fox annuelles ont permis d amasser plus de 400 millions de dollars pour la recherche sur le cancer. Pour de plus amples informations, veuillez contacter Nom de l organisateur École Numéro de téléphone / adresse électronique. -30-

10 Page 10 INVITATION À LA COMMISSION SCOLAIRE RÉGIONALE (Date) (Président/ Directeur) (Commission scolaire régionale) (Adresse) (Ville) (Code Postal) Monsieur le (Président/Directeur), Nous avons le plaisir de vous inviter par le présente à notre assemblée Terry Fox qui aura lieu le (Date) et qui clôturera la campagne de levée de fonds Terry Fox de notre école. Nous remettrons notre contribution à un représentant de la Fondation Terry Fox et les médias locaux ont été contactés afin de prendre des photos. Nous sommes enchantés de vous informer qu ensemble avec la contribution de cette année, (Nom de l école) a réussi à amasser $ pour la recherche sur le cancer. Il serait significatif pour le personnel et les élèves de notre école de partager ce moment avec vous. Nous aimerions recevoir la confirmation de votre présence le (Date). N hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus de renseignements. Merci de votre soutien. Salutations, (Nom du Directeur)

11 Page 11 LETTRE DE REMERCIEMENTS (Date) (Nom du Directeur) (Nom de l entreprise) (Adresse) (Ville) (Code Postal) Monsieur le Directeur, Un grand merci pour votre contribution à la Journée Terry Fox de (Nom de l école) du (Date) ayant permis de faire de cet événement un grand succès! Malgré des prévisions météorologiques inquiétantes, le beau temps était de la partie et des centaines d élèves et de professeurs ont participé à notre événement scolaire. Nous sommes enchantés par le nombre de parents qui se sont joints à nous durant cette après-midi ensoleillée! Nous sommes très heureux des résultats, et c est avec un immense plaisir que nous vous annonçons que la somme record de dollars a été amassée. Ce fut une journée très inspirante. De nombreux étudiants étaient encouragés à écrire des messages sur un «Tableau de Dédicaces» afin de rendre hommage au courage et à la ténacité de leurs amis et des membres de leurs familles qui sont atteints du cancer. Nous pensons que tous ont réalisé l importance de leur soutien à cette noble cause. Tous nos participants ont dit s être bien amusés. Nous n aurions pu organiser cette événement sans le soutien exceptionnel de (Nom du marchand/du supermarché). Les hot-dogs et les hamburgers étaient délicieux et ont été très appréciés par tous les participants affamés à la fin du parcours! Merci de nous avoir aidé à faire de notre Journée Terry Fox un grand succès. Nous apprécions énormément votre soutien. Amicalement, (Nom du Directeur)

12 Page 12 Ça continue à s agrandir, en effect. L espoir commence à se répendre plus rapidemant que le cancer LA FONDATION TERRY FOX Sans frais Visitez notre site Internet!