ATELIERS «MISE EN ŒUVRE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL» MARDI 15 ET JEUDI 17 SEPTEMBRE 2015 SYNTHESE

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1 ATELIERS «MISE EN ŒUVRE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL» MARDI 15 ET JEUDI 17 SEPTEMBRE 2015 SYNTHESE I. PRESENTATION GENERALE DES ATELIERS II. SYNTHESE DE CHAQUE ATELIER (identification des idées fortes)

2 Présentation générale des ateliers Participants (115 sur les 2 sessions) : Elus, DGS, RRH, encadrants opérationnels Objectifs et enjeux : Accompagner les collectivités dans la mise en œuvre concrète de l entretien professionnel Favoriser l appropriation de ce projet RH par les collectivités Apporter des méthodes et outils concrets Favoriser l échange et le partage de pratiques entre représentants de collectivités 4 thèmes d ateliers : Appréhender le rôle des différents acteurs dans le processus Formaliser le rétro-planning du processus Déterminer les critères d évaluation de la valeur professionnelle Fixer des objectifs individuels Bilan global : 2 journées d ateliers riches d échanges, de partage de pratiques, d apports d idées

3 ATELIER 1 : APPREHENDER LE ROLE DES ACTEURS Après avoir identifié les acteurs, le groupe a travaillé sur la posture et le rôle de chacun. Les éléments mis en avant : Le Maire / Président : Actions à réaliser Valider les lignes hiérarchiques et l organigramme Définir et communiquer les projets, orientations et organisations voulues Evaluer le DGS, lui fixer des objectifs Objectifs et enjeux Identifier les orientations pour la collectivité, Définir les liens évaluateur / évalué Favoriser leur déploiement et appropriation au sein des services Remarques soulevées La place des élus dans le processus d évaluation et la coordination avec le maire La difficulté de planifier et de formaliser les projets et orientations La nouvelle posture du maire dans ce processus d évaluation (entre ceux qui ne pratiquaient pas d entretien) Nb : l entretien doit être mené jusqu au sommet de la pyramide. Le DGS ne peut se soustraire aux exigences d une évaluation et doit même être vu en premier (rappel : les élus ne doivent plus conduire les entretiens d évaluation)

4 ATELIER 1 : APPREHENDER LE ROLE DES ACTEURS Le Directeur Général des Services / Secrétaire général Actions à réaliser Piloter la mise en œuvre et le suivi du processus d évaluation (ou assurer un portage si pilotage par le RRH) et faire un bilan a postériori du processus d évaluation avec les évaluateurs (posture, ajustement, difficultés) Décliner les orientations de l autorité territoriale en projet de service et objectifs stratégiques afin de piloter l activité ; Evaluer les collaborateurs, leur fixer des objectifs de service. Objectifs et enjeux Garantir le portage managérial du processus d évaluation ; Garantir la déclinaison des orientations des élus au sein des services ; Garantir le respect du processus d évaluation au sein de la collectivité ; Piloter la stratégie RH de la collectivité (lien entre le rôle du compte rendu d entretien et politique d avancement) Evaluer les collaborateurs

5 ATELIER 1 : APPREHENDER LE ROLE DES ACTEURS L évaluateur (n+1) Actions à réaliser Préparer l entretien : faits marquants de l année écoulée noter les réussites /échecs (points forts/difficultés) - Remplir la fiche d entretien - S appuyer sur la fiche de poste, les possibilités d avancement et le plan de formation Organiser les entretiens de ses collaborateurs : planning, lieu - Convoquer à l entretien + transmettre grille d entretien et la fiche de poste Conduire les entretiens d évaluation (ensemble du processus) Objectifs et enjeux Décliner les orientations de la collectivité au sein du service et en objectifs individuels Assurer le portage managérial de la stratégie d évaluation de la collectivité Contribuer au processus RH (déroulement de carrière, plan de formation, référentiel de compétences, politique de rémunération, ) Evaluer les collaborateurs Remarques soulevées L importance de calibrer les temps de préparation et d entretien Planifier et valider le planning des entretiens avec l ensemble des évaluateurs afin de respecter les échéances et dates des instances, CAP notamment (nb : prioriser les agents proposés à l avancement) La nécessaire connaissance RH de l évaluateur et l accompagnement en amont du responsable RH

6 ATELIER 1 : APPREHENDER LE ROLE DES ACTEURS L agent évalué Action à réaliser Préparer activement les entretiens d évaluation Objectifs et enjeux Etre acteur de son projet professionnel et de sa carrière : levier de motivation, sens du travail et de l action, recadrage si nécessaire Participer activement au processus d évaluation Reconnaissance professionnelle, levier de motivation, projet professionnelle identifié, sens du travail et de l action Le service et / ou gestionnaire RH Actions à réaliser : Organiser et animer la mise en place du processus d évaluation Elaboration ou mise à jour des fiches de postes, actualisation de l organigramme Création des supports : grille d entretien et compte-rendu Apporter les informations nécessaires aux encadrants en matière d évaluation (procédure, carrière des agents, informations statutaires ) Organiser les actions de formation / sensibilisation utiles à l appropriation par les différents acteurs. Objectifs et enjeux Accompagner et assister l encadrement dans la conduite des entretiens d évaluation et dans sa fonction managériale Communiquer auprès des acteurs concernés

7 ATELIER 2 : FORMALISATION DU RETRO-PLANNING 1 ère étape : points de vigilance à prendre en compte dans la construction du rétro-planning : Vérification ou élaboration des pré-requis organisationnels : lignes hiérarchiques claires, existence de fiches de postes Vérification ou élaboration des pré-requis fonctionnels : support d entretien, critères d évaluation Prise en compte du calendrier du Comité Technique : avis indispensable en cas de modification de l organigramme ou de personnalisation des éléments relatifs à l entretien professionnel (grille d entretien, critères d évaluation) Prise en compte du calendrier de la CAP : l examen des dossiers de promotion interne (CAP de mars 2016) suppose que soit joint le compte-rendu de l entretien professionnel (date limite de transmission de ces documents au CDG29 : 31/01/2016) Contraintes, pics d activité et/ou calendriers spécifiques des services Etapes pouvant contribuer à l accompagnement au changement : Réalisation éventuelle, au moins pour la 1 ère année, de certains entretiens en doublon (accompagnement d encadrants de proximité). Organisation d une séance de travail interne sur la formalisation, l ajustement des compte-rendu d entretien. Préconisations : Pour cette 1 ère année et au vu des échéances contraintes, possibilité d utiliser les documents supports du Comité Technique départemental. Retravailler en 2016, en mode collaboratif avec les équipes de cadres, sur les différents volets de l entretien professionnel et notamment sur : critères d évaluation et déclinaison des différents niveaux d évaluation ; fixation d objectifs individuels

8 ATELIER 2 : FORMALISATION DU RETRO-PLANNING Rétro-planning proposé (prise en compte des points de vigilance et de l échéancier fixé) : 1. Finalisation de la phase de pré-requis pour mi-octobre et notamment : finalisation des pré-requis fonctionnels et organisationnels mentionnés précédemment ; fixation des orientations et objectifs de la collectivité par les élus et la direction générale ; sensibilisation / information des différents acteurs ; rédaction d un guide évaluateur / évalué ; rétro-planning du processus pour l année en cours. 2. Mise en œuvre de mi-octobre à fin janvier. Cette phase intègre : La planification des entretiens par chaque encadrant ; Les notifications et convocations ; Le déroulement des entretiens ; Les différentes étapes «post-entretien» : rédaction et notification du compte-rendu à l agent, circuit de signature, délais de demandes de modifications et de recours, transmission des copies au CDG29. La durée des étapes post entretien peut varier d un agent à l autre (en cas de demande de modification par exemple). Préconisation : Pour la 1 ère année, priorisation des entretiens professionnels pour les agents concernés par la promotion interne afin que les supports puissent être transmis au CDG29 dans les délais fixés.

9 ATELIER 3 : DETERMINATION DES CRITERES D EVALUATION 1 ère étape : Réflexion sur la «Définition des critères d évaluation» : Possibilité pour une collectivité de définir sa propre liste de critères ( soumise au Comité Technique avant utilisation) Possibilité d utiliser la liste des critères définis par le Comité technique départemental (notamment si la réflexion n est pas encore engagée) Possibilité d adapter les critères à chaque famille de métier afin de faciliter l appréciation de la valeur professionnelle caractéristique à la profession Possibilité d utiliser des critères transversaux dans une grille unique à tous les postes (exemple des petites collectivités) Ne pas adapter les critères d évaluation à chaque poste de travail Enjeu du choix des critères dans la conduite de la ligne managériale de la collectivité : Grille d évaluation : aussi un outil RH servant à manager les agents : évaluation de compétences, mesure des écarts en rapport avec les objectifs attendus, besoins de formation, accompagnement de l agent dans ses points d effort, formalisation et mise en place d objectifs de progrès pour l année N+1. Les 4 familles de critères (efficacité dans l emploi / compétences professionnelles/ qualités relationnelles / capacité d encadrement) sont obligatoirement évaluées dans le cadre de l entretien professionnel. Ainsi on peut évaluer des compétences sur un poste ou le potentiel observé chez l agent. Préconisations : Adapter les critères d évaluation en fonction du degré d encadrement des agents (encadrant/ non encadrant). Sélectionner 4, 5 critères dans chacune des familles de critères pour évaluer chaque famille de métier. Ne pas évaluer les 60 critères proposés par la liste du Comité Technique départemental.

10 ATELIER 3 : DETERMINATION DES CRITERES D EVALUATION 2 ème étape : réflexion autour de l évaluation des critères Difficulté d apprécier la valeur professionnelle lors de l entretien d évaluation Nécessité d objectiver les critères d évaluation afin de favoriser l équité entre les agents Construction des éléments d objectivation de quelques critères (enjeu : facilitation du positionnement de l agent sur l un des 4 niveaux) Ci-après deux exemples concrets : A améliorer ( - -) En voie d acquisition (-) Acquis (+) Maîtrisé (++) Les compétences professionnelles et techniques Autonomie Ne peut exécuter seul les tâches demandées. Exécute seul les tâches demandées. La vérification de celles ci est indispensable et doit se faire de façon continue. Agit en autonomie sur son poste de travail. Un contrôle ou une validation des tâches est préconisée. Agit en pleine autonomie. Est capable de restituer les résultats de son activité à la demande de son N+1 La capacité d encadrement ou à exercer des fonctions d un niveau supérieur Former les collaborateurs Refuse de former ses collaborateurs ou collègues et/ou a peu de succès dans ses tentatives Explique son travail à ses collaborateurs ou collègues lorsqu ils le lui demandent. Mobilise ses compétences professionnelles pour les transférer au mieux à ses collaborateurs ou collègues. Montre une grande capacité à transmettre son savoir faire.

11 ATELIER 4 : FIXER DES OBJECTIFS INDIVIDUELS Deux exercices proposés : Appréhender la notion d objectif individuel S'approprier, sur le plan pratique, la construction d'un objectif individuel Notion d objectif individuel : Résultat concret à atteindre dans un délai donné avec des moyens adéquats Méthode spécifique pour vérifier que l objectif répond à sa définition... l objectif est-il SMART? Simple (spécifique), Mesurable, Atteignable, Réaliste (moyens nécessaires), Temporel Deux types d objectifs individuels : L objectif de progrès (lié aux points personnels à améliorer) L objectif de contribution (lié aux missions du poste ou objectifs collectifs) Dans le cadre des missions de l agent Dans le cadre des objectifs de service La situation optimale étant celle où l objectif traduit l ambition du service et le progrès individuel souhaité Association à chaque objectif d un ou des indicateurs de mesure pour permettre d apprécier la réalisation de l objectif (partielle ou totale)

12 Exercice 2 : Construire un objectif individuel A partir d une situation fictive (organigramme et orientations), et en tant qu encadrant direct, réflexion sur l identification d objectifs individuels potentiels Exemples d objectifs potentiels Service citoyenneté et administration générale (encadrant : secrétaire général) Poste Objectif Indicateur(s) de réussite et moyens à mettre en œuvre Chargé d accueil et d état civil Comptable /gestionnaire RH ATELIER 4 : FIXER DES OBJECTIFS INDIVIDUELS Rédiger les fiches de procédures «Etat civil» pour fin juin 2016, (enjeu : optimisation et de partage des connaissances (rotation à l accueil général) Formaliser le livret d accueil des nouveaux arrivants (agents) pour la fin du 1 er semestre La formalisation des fiches et leur enregistrement sur le serveur «commun» La rédaction du livret finalisé Moyens à mettre en œuvre : Présenter le livret au secrétaire général et adjoint au personnel pour correction/validation Service technique (encadrant : responsable des services techniques) Poste Objectif Indicateur(s) de réussite et moyens à mettre en œuvre Agent «espaces Réaliser l inventaire des produits phytosanitaires Réalisation de l inventaire verts» disponible au sein du service, pour le 31/03/2016 Agent de «voirie» Participer aux réunions du groupe de travail, sur Présence effective aux réunions l évolution des tournées et circuits d entretien (sur l année 2016) Service des écoles (encadrant : responsable des écoles) Poste Objectif Indicateur de réussite et moyens à mettre en œuvre Cuisinier Elaborer un «menu à thème» pour la semaine du gout 2016 (mai) Proposer un menu varié, équilibré et dans le respect de l enveloppe budgétaire alloué pour le 15 avril au plus tard. ATSEM Participer à la préparation de la «sortie scolaire» organisé en fin d année scolaire - juin 2016 (en accord avec l autorité territoriale) Collaborer à la préparation logistique de la sortie scolaire (appréciation de l enseignant) - Octroi de 4 heures de travail pour assurer la mission

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