Publipostage avec. Word 2007

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1 Publipostage avec Word 2007 Comment faire un publipostage Modification du format des champs de dates Service ICT & Pédagogie - CPLN

2 1 Etapes du publipostage 1. Il faut tout d'abord disposer du fichier (Excel ou Access par exemple) contenant les données de publipostage (les champs). Pour l'exemple, nous allons utiliser le fichier "ListeNoms.xlsx" qui contient une liste d'élèves avec leurs noms, prénoms et dates de naissance. 2. Il faut ensuite créer un nouveau fichier Word, c'est depuis ce dernier qu'il sera possible d'effectuer le publipostage (retranscrire les données du fichier Excel dans des documents Word). 3. Aller dans l'onglet "Publipostage", puis cliquer sur "Démarrer la fusion et le publipostage" dans le groupe "Démarrer la fusion et le publipostage" puis cliquer sur "Lettres". Cela aura pour effet de préparer un nouveau document sous forme de lettre qui pourra recevoir des champs de fusion afin de créer le publipostage. 4. Il faut à présent associer le fichier contenant les données à notre fichier Word. Il faut cliquer sur "Sélection des destinataires" se trouvant dans le groupe "Démarrer la fusion et le publipostage" de l'onglet "Publipostage". Cliquez ensuite sur "Utiliser la liste existante " et allez rechercher votre fichier contenant les données. Pour l'exemple, nous allons donc rechercher le fichier Excel "ListeNoms.xlsx". 5. Il faut à présent sélectionner la feuille (si c'est un fichier Excel) ou la table (si c'est un fichier Access) où se trouvent les données à fusionner. Cliquez sur "OK" pour terminer Dans notre exemple, c'est sur la première feuille que se trouvent nos données dans le fichier Excel et la première ligne contient les en-têtes de colonnes. Service ICT & Pédagogie MBO Page 2 sur 6

3 6. Maintenant que le fichier qui contient les données est associé au document Word, nous pouvons insérer les champs de fusion (donc les données) dans ce dernier. Il suffit de cliquer sur "Insérer un champ de fusion" qui se trouve dans le groupe "Champs de fusion" de l'onglet "Publipostage". On peut ensuite sélectionner les champs que l'on désire insérer dans le document. Dans notre exemple, nous insérons les champs "Prénom", "Nom" et "Date_de_naissance" 7. Maintenant que les champs ont été insérés, il suffit d'effectuer la fusion pour que toutes les lettres avec les données de chaque enregistrement soient créées. Pour ceci, cliquer sur "Terminer & fusionner" (1) dans le groupe "Terminer" de l'onglet "Publipostage". Il est alors possible de modifier les différents enregistrements ou de les imprimer directement. Il est aussi possible d'afficher l'aperçu des résultats avant d'effectuer la fusion, il suffit de cliquer sur "Aperçu des résultats" et de passer d'un enregistrement à l'autre grâce aux flèches de navigation (2). 2 Modification du format d'un champ comportant une date Par défaut, une date que l on insère depuis un fichier Microsoft Office Excel ou Microsoft Office Access s affiche avec le format américain (mois/jour/année) dans le fichier Word. Hors, nous aimerions disposer de la date au format européen (jour/mois/année). Voici comment procéder pour modifier le format d'un champ de type "Date". 1. Il faut tout d'abord faire une manipulation dans les options de Word. Cliquer sur le bouton Office puis sur "Options Word". Service ICT & Pédagogie MBO Page 3 sur 6

4 2. Aller ensuite dans "Options avancées" puis avec la barre de défilement, aller tout en bas. Il faut cocher la case "Confirmer la conversion du format de fichier lors de l'ouverture". Cliquer ensuite sur "OK". Lorsque l'on dispose de champs de fusion, il est possible de spécifier le format à utiliser pour certains types de données. Pour la date, il est notamment possible de changer le format en spécifiant le type souhaité. Un champ de fusion se trouvant dans un document est visible par le nom qu'il porte. Par exemple, voici 3 champs de fusion (un nom, un prénom et une date de naissance) dans un document Word : Lorsqu'un champ de fusion est de type "date" il s'insère dans le document avec le format américain par défaut 3. Il nous faut alors modifier le code du champ pour ainsi nous permettre de spécifier un autre format. Il suffit de presser sur «ALT-F9» pour afficher le code des champs de fusion. Nous voyons que les champs ne s'affichent plus de la même manière. Par défaut, le code d'un champ de type "Date" est "«Nom_du_champ»". Service ICT & Pédagogie MBO Page 4 sur 6

5 4. Pour spécifier le format de la date à utiliser (jour/mois/année), il faut ajouter à la suite de ce code la spécification du format suivante : "dd.mm.yyyy". Le champ contient donc maintenant le code suivant : «Date_de_naissance» 5. Il suffit de presser à nouveau sur "ALT-F9" pour réafficher les champs avec leurs noms et vous constaterez ensuite après la fusion que les dates s'affichent à présent avec le format européen. Il existe une multitude de formats différents pour les dates, en voici 4 différents que l'on peut spécifier : "dd.mm.yyyy" Met la date au format " " "dd.mmm.yyyy" Met la date au format "20.sept.1987" "dd.mmmm.yy" Met la date au format "20.septembre.87 "dddd.dd.mmmm.yy" Met la date au format "samedi.20.septembre.87 A savoir que les "." entre le jour, le mois et l'année peuvent être remplacés par un autre caractère comme par exemple le "/". La date sera alors affichée comme ceci : 20/03/1987 Service ICT & Pédagogie MBO Page 5 sur 6

6 3 Besoin d aide Service ICT & Pédagogie MBO Page 6 sur 6

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