Le publipostage avec OpenOffice.org

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1 Le publipostage avec OpenOffice.org Pour gérer sa classe, le publipostage peut être très utile car il permet de produire un grand nombre de documents différents en un minimum d'efforts. Cette technique est particulièrement adaptée lorsque l'on souhaite personnaliser rapidement un document en fonction d'une liste (d'élèves, par exemple). Pour expliquer le publipostage et en illustrer son intérêt, je donnerai ici un exemple pratique : la création d'étiquettes avec le prénom des élèves. On peut imaginer que ces étiquettes seront plastifiées et serviront toute l'année dans une classe de maternelle pour identifier les travaux finis de chacun, pour marquer les porte-manteaux, dans des jeux de reconnaissance de la graphie de noms et de manière plus générale, comme modèle d'écriture. Par convictions personnelles et pour des raisons pratiques, j'utiliserai ici OpenOffice.org, un logiciel de bureautique puissant, proposé sous licence libre par Sun et que vous pouvez télécharger et installer si vous ne l'avez pas (ce tutoriel est basé sur la version 2.4). 1. Le publipostage, qu'est-ce que c'est? Sur l'encyclopédie en ligne Wikipédia, on peut lire que le publipostage est l'envoi massif d'informations [...] par voie postale ou électronique. D'une façon plus pragmatique, c'est le fait d'utiliser un seul et même gabarit (une lettre type, un relevé de notes type, etc...) qui, relié à une base de données, sera édité en plusieurs exemplaires contenant chacun des données différentes. Les lettres commerciales ou administratives contenant nos noms ou adresses sont des exemples de documents «publipostés». Cette technique ne suppose pas de s'y connaître énormément en informatique et présente les avantages suivants pour un enseignant : On peut entrer une seule fois la liste d'élèves et s'éviter ainsi de retaper dix fois dans l'année les 25 noms et prénoms des élèves. Les gabarits sont réutilisables d'une année sur l'autre : il suffit de modifier la liste des données sources (ex : une enseignante de maternelle utilisera peut-être des boîtes ou des porte-manteaux identifiés par une étiquette au prénom de chaque élève). Pour des classes à plusieurs niveaux, on peut, en filtrant la liste, produire des documents différents en fonction du niveau des élèves (ex : les MS auront des étiquettes en écriture «bâton» tandis que les GS auront des étiquettes en écriture cursive). Mais autant vous montrer tout de suite comment ça se passe Création d'une base de données Dans un premier temps, il faut créer une base de données facile à modifier contenant les informations sur les élèves. Pour cet exemple, cette base contiendra uniquement le nom et le prénom des élèves mais rien ne vous empêche de la complexifier en ajoutant l'adresse, etc. Voici la procédure : Ouvrez Calc, le tableur de la suite OpenOffice.org en lançant directement l'application (par le menu démarrer) ou bien en cliquant sur Fichier -> Nouveau ->Classeur si vous êtes déjà sur Writer :

2 Enregistrez le document dans un dossier que vous saurez retrouver. Ici, dans un grand élan d'originalité, j'appellerai mon fichier de données élèves.ods. Nous sommes maintenant face à un tableur classique et c'est en utilisant les fonctions les plus simples du tableur que nous allons créer notre base de données. Sur la première ligne, nous allons entrer le nom des champs de notre base de données (un champ est une sorte de catégorie d'informations). Plus clairement, ce sont les en-têtes de nos colonnes, que l'on peut mettre en gras. J'entre donc «nom» et «prenom» (évitez de mettre des caractères accentués ou des espaces dans les noms de champs), avant de remplir ma table avec quelques élèves inventés. Voici ce que ça donne chez moi (huhuhu!) : Voilà pour la base de données! Vous pouvez maintenant sauvegarder et quitter le tableur : on attaque la suite! Banzaï!!! 3. Création d'un gabarit : une feuille d'étiquettes type A. Mise en forme Pour cette partie-ci, nous allons prendre l'exemple d'une feuille d'étiquettes par élève. Ouvrez un nouveau fichier Writer, enregistrez-le (le mien s'appelle étiquettes.odt) et commencez par créer cette page d'étiquettes et sa mise en forme : Vous pouvez utiliser le premier nom de la liste ou simplement «nom», «prénom», le texte utilisé n'a pas d'importance pour l'instant. Personnellement, j'ai fait 3 grandes étiquettes

3 et 5 petites en jouant sur des étiquettes en écriture bâton majuscule, minuscules et en cursif. Sur les deux dernières, j'ai rajouté le nom en plus du prénom. L'idée est surtout de remplir ma feuille et de répéter souvent les mêmes mots. Ainsi, si l'on voulait faire cette feuille pour toute une classe, il faudrait répéter 8 fois le prénom de chaque élève, ce qui reviendrait à taper 200 prénoms à la main pour 25 élèves. Mais le publipostage permettra d'assumer sereinement notre fainéantise! B. Importation de la base de données Nous allons maintenant importer notre base de données. Cette opération est à réaliser 1 seule fois par fichier. La procédure est la suivante : Edition -> Changer de base de données... Une fenêtre apparaît alors : Il est possible que la base de données Bibliography installée par défaut soit visible mais elle ne nous sert à rien. Cliquez sur Parcourir... puis ouvrez votre fichier d'élèves et dépliez la base de données jusqu'à pouvoir atteindre la feuille contenant votre tableau (Feuille 1 si vous ne l'avez pas renommée). Cliquez sur Définir pour affecter votre base de données à ce fichier d'étiquettes. Il y a maintenant une liaison entre vos deux fichiers : le gabarit étiquettes.odt ira chercher des données sur élèves.ods... C. Mise en place des champs dans le gabarit L'objectif est maintenant de rendre ce gabarit dynamique : la mise en forme est faite et la page peut accueillir les champs qui permettront de générer autant de pages d'étiquettes qu'il y a d'élèves dans la liste, en modifiant les noms et prénoms en conséquence à chaque fois. Pour cela, il faut insérer un champ. Sélectionnez le texte de la première étiquette

4 (prénom) pour le remplacer par le champ correspondant puis Insertion -> Champ -> Autres... (ou bien CTRL + F2) : Dans la fenêtre qui s'ouvre, dépliez la base de données élèves puis sélectionnez le champ prenom pour l'insérer ensuite. Normalement, le mot que vous aviez tapé dans votre étiquette a été remplacé par <prenom> sur fond gris. Cette mise en forme permet d'identifier les champs de base de données dans les gabarits. Assurez vous que le prénom sera bien en majuscules en dans la fenêtre de polices (sélection du champ puis bouton droit puis Caractères... -> onglet Effets de caractères -> menu déroulant Attributs). Faîtes la même chose pour les autres étiquettes en n'oubliant pas d'insérer le champ nom sur les deux dernières. Normalement, votre gabarit a cette tête là :

5 Si tout est normal, on peut donc passer à la dernière partie, la meilleure : l'exportation de votre fichier! 4. Publipostage des étiquettes Maintenant que le plus dur est fait, il nous reste à savourer les fruits de notre travail! Pour publiposter l'ensemble (c'est à dire créer une page par élève), il faut commencer par ouvrir le volet de bases de données. Pour cela, deux méthodes : Affichage -> Sources de données ou bien F4. Su la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez voir le contenu de votre base de données et effectuer différentes opérations (comme la mise en place de tris, etc.). Ces fonctions sont puissantes mais risqueraient de surcharger les explications. N'hésitez pas à tester les différents filtres! Seule l'icône Mailing (publipostage en anglais) nous intéresse pour l'instant. Cliquez dessus :

6 Une fenêtre s'affiche alors, vous proposant un certain nombre d'options. C'est l'assistant de publipostage qui, comme souvent dans les suites bureautiques, est plus gênant qu'autre chose si on ne veut pas faire une mise en forme de type épistolaire. Puisque l'on a déjà effectué toutes les étapes (importation de la base de données, etc.), il suffit de cliquer sur la catégorie n 8 : enregistrer, imprimer ou envoyer. Après la création des documents, on a le choix entre certaines options... Choisissez Enregistrer le document fusionné puis Enregistrer un document unique (cela créera un seul fichier, contenant autant de pages qu'il y a d'élèves dans la liste). Pensez à lui donner un autre nom que le gabarit. Normalement, après un petit temps d'attente, notre fichier final s'ouvre, dévoilant les pages contenant les noms de chaque élève. NOTES : Il semblerait qu'un bug, lié à OpenOffice.org subsiste : en effet, le publipostage a l'effet d'insérer une page vide (invisible sauf en aperçu avant impression) lorsque l'on imprime l'ensemble. Puisqu'il n'est pas résolu dans la version actuelle du logiciel, on peut empêcher l'impression de ces pages vides en décochant l'option «imprimer automatiquement les pages blanches insérées» dans Fichier -> Imprimer -> Options. Enfin, je me suis aperçu que le changement du fichier de base de données ne permettait pas de garder de liaison avec les champs déjà placés sur le gabarit. Il faut insérer de nouveaux champs ou bien modifier les données du fichier. Mais c'est un inconfort mineur. J'espère que le publipostage sera utile à certains dans leurs futures classes. Gwenolé (groupe C)

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