Une des deux applications doit être installée : LibreOfficeLibreOffice ou Apache OpenOfficeApache OpenOffice.

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1 De nos jours, les suites bureautiques LibreOfficeLibreOffice et Apache OpenOfficeApache OpenOffice s'installent doucement sur nos postes. Elles possèdent de nombreuses fonctionnalités, et je vais nous expliquer comment nous servir de la fonction de publipostage avec Writer. Nous créerons des lettres types ou des étiquettes pour aborder cette notion. Le publipostage est un moyen de fusionner deux documents en un, le premier contient le document dit «type» et le second document contient les «données variables», et le publipostage consiste à combiner les deux pour ne faire qu'un seul document. II. Prérequis Une des deux applications doit être installée : LibreOfficeLibreOffice ou Apache OpenOfficeApache OpenOffice. III. La lettre type Pour cet exemple, nous allons nous mettre à la place de quelqu'un qui doit faire une lettre de promotions pour des clients fidèles. III-A. La lettre Dans notre cas, nous allons commencer par faire la lettre telle que l'on veut qu'elle soit, il faut donc ouvrir Writer et faire la lettre, et voici le modèle de lettre qui nous servira :

2 J'ai surligné en jaune les champs qui seront modifiés au moment du publipostage, ce n'est pas la peine de le faire, mais cela sera plus facile pour moi au moment des explications. III-B. La base de données La base de données est dans notre exemple un fichier Calc, mais nous aurions pu choisir un autre format : Excel, Access, Base ou autres, tous fonctionneront de la même façon.

3 Pour cela, j'ai créé un fichier Calc contenant tous les champs qui me sont nécessaires, voici le modèle choisi : Nous avons sur ce fichier tous les éléments qui nous seront nécessaires pour pouvoir créer une lettre de promotions. III-C. Préparer le publipostage III-C-1. Sélectionner la base de données Il faut dans un premier temps dire où se trouvent les données, dans notre cas s'est un fichier Calc, pour cela aller dans le menu suivant «Insertion/Champs/Autres» : Nous arrivons sur la fenêtre suivante, il faut aller dans l'onglet «Base de données» :

4 Maintenant nous allons ajouter le fichier Calc, il suffit de cliquer sur «Parcourir» et d'aller chercher notre fichier. Une fois intégrée, la liste des bases de données se voit modifiée avec notre fichier : Et l'on y retrouve tous nos champs : III-C-2. Insérer les champs dans la lettre Maintenant, nous allons associer les champs avec les données dans la lettre type.

5 Ne pas fermer la fenêtre «Champs», revenons sur la lettre type, et sélectionnons le texte «Valeur» comme ceci : Ensuite revenons sur la fenêtre «Champs», sélectionnons le «Code client», et cliquons sur «Insérer» : La lettre type devient donc avec le champ inséré : Il ne nous reste plus qu'à faire cela pour tous les champs, finalement nous arrivons à ceci :

6 III-C-3. Le publipostage Maintenant nous allons créer toutes les lettres, il faut aller dans le menu suivant «Outils/Assistant Mailing» : La fenêtre suivante apparaît : Comme nous avons créé le document avant, on sélectionne «Utiliser le document actif», et cliquons sur «Suivant», nous arrivons maintenant sur la fenêtre suivante :

7 Nous sommes bien sur une lettre, cliquons sur «Suivant» :

8 Contrôlons que nous avons bien la bonne base de données, les autres champs ne nous sont pas utiles car nous avons déjà créé notre fichier de «base». Cliquons sur «Suivant» : Ce masque permet de créer des «Salutations» et d'ajouter d'autres options. Dans notre cas nous n'allons rien sélectionner sur cette fenêtre, cliquons sur «Suivant», et nous arrivons sur la fenêtre suivante :

9 Sur ce document, si l'on clique sur le bouton «Éditer le document», on voit un exemple de la lettre. Dans la partie supérieure, vous pouvez sélectionner une ligne particulière, cela peut être utile, si par exemple une personne possède un nom et prénom très longs :

10 Les champs venant de la base de données sont grisés. Cliquons sur «Revenir à l'assistant Mailing» pour revenir sur la fenêtre précédente, ensuite cliquons sur «Suivant», cela lance la génération des lettres :

11 Suivant le nombre de documents à créer, cela peut mettre un certain temps. Une fois la création des documents terminée, nous arrivons sur la fenêtre suivante : Si nous observons bien, nous pouvons voir en dessous que les noms apparaissent. Il est encore possible à ce niveau de modifier les documents. Cliquons sur «Suivant», maintenant nous sommes sur la fenêtre :

12 Il suffit de sélectionner un des quatre boutons, tout dépend du résultat que l'on souhaite obtenir. Pour notre exemple, je vais choisir «Enregistrer le document de base», et le bouton «Terminer» deviendra alors actif :

13 Et une fois que nous avons cliqué sur «Terminer», nous arrivons sur un document contenant toutes les lettres : III-C-4. Conclusion Vous venez de réaliser votre premier publipostage avec Writer. Maintenant libre à nous de faire le vôtre avec vos données.

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