DOSSIER TECHNIQUE 6 ème ÉDITION DES FOULÉES DE L ASSURANCE MARS 2015

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1 DOSSIER TECHNIQUE

2 DOSSIER TECHNIQUE 6 ème ÉDITION DES FOULÉES DE L ASSURANCE MARS 2015 Une course de 10 kilomètres, une marche de 8 km et un cross de 2 kilomètres à l initiative de l association «Les Assureurs ont du cœur» pour soutenir la prévention et à la lutte contre les maladies cardio-vasculaires ainsi que pour la promotion du don d organes.! Association loi 1901 Les Assureurs ont du Cœur Enregistrée à la préfecture de Paris sous le numéro W

3 SOMMAIRE 1. INFORMATIONS VILLAGE 1.1 Plan d implantation prévisionnel... p Descriptif des tentes... p.4 2. ORGANISATION GENERALE 2.1 Déroulé prévisionnel... p Horaires et Accès... p Retrait des dossards... p Gardiennage du site... p Dispositif Premiers Secours... p Collecte des déchets... p Les partenaires... p La visibilité des partenaires... p Photos d équipes... p.9 1! 5

4 3. ECHEANCES DES PRESTATIONS 3.1 Échéance Inscriptions et chargement des certificats... p Échéance Goodies et tee-shirts personnalisés... p Échéance Restauration... p Échéance PhotoRunning... p NOTRE PLANNING DE COMMUNICATION 4.1 La presse écrite...p Le web...p Newsletter, mailing et réseaux sociaux...p.13 2! 6

5 F Accès Pompiers F Espace Packs Entreprise b A E Espace Course d c Espace Partenaires Accès Pompiers Toilettes Photocall Zone de Ravitaillement Toilettes LES FOULÉES DE L ASSURANCE Ensemble, bougeons pour le cœur Buvette Tente 18x3m Tente 10x5m Tente 3x3m Tente 6x3m Tente 9x3m Tente 12x3m Scène Arches Accès Pompiers A : ACCUEIL ENTREPRISES / INSCRIPTIONS B : ORGANISATION C : LOCATION BÂTONS d : RETRAIT DOSSARDS / CONSIGNES E : CADEAUX COUREURS / CONSIGNES PAck Entreprises F : ORGANISATION (RESTAURATION) 1 : AGÉA 2 : FFSA / Assureurs Prévention 3 : ORIAS 4 : CEGEDIM 5 : GMF 6 : INTERIALE 7 : MATMUT 8 : ADICARE 9 : FAIS BATTRE TON COEUR 10 : ACROF / DON D ORGANES 11 : Polar - Endurance shop 12 : OSTHEOPATHES CCR 13 : Musiciens 14 : ANDY KING 15 : HOKA ONE ONE 16 : ARGUS DE L ASSURANCE 17 : GYM SUEDOISE 18 : PHOTO RUNNING 19 : SECOURS 20 : MACSF 21 : AXA ATOUT COEUR 22 : MACIF 23 : MGEN 24 : CCR 25 : Pack Champion 26 : Pack Champion 27 : Pack Champion 28 : Pack Champion 29 : Pack Champion 30 : Pack Champion 31 : Pack Champion 32 : Pack Champion 33 : Pack Champion 34 : Pack Champion 35 : Pack Confort 36 : Pack Confort 37 : Pack Confort 38 : Pack Confort 39 : Pack Confort 40 : Pack Confort 41 : Pack Confort 42 : Pack Confort 43 : Pack Confort 44 : Pack Confort 45 : Pack Découverte 46 : Pack Découverte 47 : Pack Découverte 48 : Pack Découverte 49 : Pack Découverte 50 : Pack Découverte 51 : Pack Découverte 52 : Pack Découverte 53 : Pack Découverte 54 : Pack Découverte

6 1.2 Descriptif des tentes Selon le niveau de partenariat, la taille et les caractéristiques des tentes sont différentes.! Tente 3m*3m : - 9m 2 d espace - 1 table - 1 chaise - 3 prises électriques (possibilité de ramener des multiprises)! Tente 6m*3m : - 18m 2 d espace - 2 tables - 2 chaises - 6 prises électriques! Tente 9m*3m : - 27m 2 d espace - 3 tables - 3 chaises - 9 prises électriques 4! 8

7 2. ORGANISATION GENERALE 2.1 Déroulé prévisionnel du week-end du coeur Vendredi 27 mars h00 20h00 Ouverture du village et retrait des dossards Fermeture du Village Samedi 28 mars h00 14h00 à 16h00 18h00 Ouverture du village et retrait des dossards 2ème edition du Cross du cœur Animations enfants sportives et ludiques encadrées Animations cardio et demonstration partenaires Fermeture du village Dimanche 29 mars h00 Ouverture du village 9h00-9h30 9h30 9h40 10h00 10h20 11h30-12H00 12h00 13h30 Démonstration de Gym Suédoise Placement dans les SAS Echauffement collectif par Andy King, offert par la MACSF Départ de la course 10km au rythme de la Samba Départ de la Marche du Coeur Etirements collectifs Remises des récompenses et cérémonie de clôture Fermeture du village 5! 9

8 2.2 Horaires et accès Le village sera ouvert au public le vendredi 27 mars à partir de 17h, le samedi 28 mars entre 14h et 18h et le dimanche 29 mars de 8h à 13h30. Pour les exposants, le village sera ouvert le samedi 28 mars de 10h à 19h et le dimanche 29 mars de 7h à 15h. Vous pourrez profiter de cette heure supplémentaire d ouverture pour installer votre matériel et aménager votre stand. Dans le cadre de notre démarche éco-responsable, nous vous invitons à vous déplacer en Vélib, transports en commun, ou à défaut à covoiturer! Vélib : stationnements supplémentaires aux abords du village Métro ligne 2 : Station porte Dauphine. RER C : Station Avenue Foch. En voiture : Prendre le périphérique - Sortie Porte Dauphine En covoiturage avec : 6! 10

9 2.3 Retrait des dossards Trois systèmes sont proposés pour retirer vos dossards. 1) De façon groupée (service accessible aux entreprises disposant d'un compte en ligne et aux sociétés partenaires) : un membre de votre société se rend au stand «Retrait Entreprise», récupère l ensemble des dossards et les distribue à vos collaborateurs. Chaque entreprise s assurera que toutes les pièces justificatives sont présentes dans leur dossier afin de récupérer les dossards. Retrait possible le Vendredi entre 17h et 20h, le Samedi entre 11h et 18h ou le Dimanche entre 8h et 9h. 2) De façon individuelle : chaque coureur retire individuellement son dossard au stand de retrait ouvert à tous. Retrait possible uniquement le Vendredi 27 mars entre 17h et 20h et le samedi 28 mars entre 11h et 18h. En l absence de pièces justificatives lors du retrait de dossard, le participant sera dirigé vers le stand Litiges où il devra fournir la ou les pièce(s) manquante(s). Dans le cas contraire, le coureur ne recevra pas de dossard et ne pourra pas courir. 2) Par envoi en amont de la course : dans le cas de dossiers complets, sur devis. 2.4 Gardiennage du site Le site et les installations seront surveillés du Vendredi 27 mars au Dimanche 29 mars. Néanmoins, nous vous conseillons de ne pas laisser d objets de valeurs dans les tentes mises à votre disposition. 7! 11

10 2.5 Dispositif Premiers Secours La Sécurité Civile sera présente à deux endroits : - Sur le village, proche de l arche de départ / arrivée - Tout le long du parcours grâce à un dispositif mobile Par ailleurs il est à noter que deux accès pompiers sont disponibles pour accéder au village. 2.6 Collecte des déchets La démarche écologique engagée avec Love The World consiste à minimiser l impact environnemental de l évènement. A ce titre, le but est de réduire la production de déchets, favoriser leur tri et limiter le gaspillage de denrées alimentaires. Des poubelles vertes (ordures ménagères) et jaunes (plastique recyclable) seront installées au sein du village et sur le parcours. Nous vous invitons à respecter le tri et le site du Bois de Boulogne en jetant les ordures dans la poubelle appropriée Les partenaires " Partenaire majeur : - MGEN " Partenaires privilège : - Axa Atout cœur - CCR - MACSF - MACIF " Partenaires Presse : - Jogging international - L Argus de l Assurance " Partenaires Liberté : - Intériale - GMF - Matmut - Cegedim Assurances " Soutiens : - Solly Azar - Polar, Endurance Shop, Hoka One One - CSCA, AGEA, Assureurs Prévention, Gema Prévention, Orias, L Argus de l Assurance, ROAM 8! 12

11 2.8. La visibilité des partenaires " Arche gonflable : Elle matérialisera le départ et l arrivée. Des patchs aux couleurs de l événement et des partenaires principaux y seront apposées (1m x 1m). " Stands des partenaires : Les stands seront mis en place sur le Village de l événement situé sur le bord du Lac inférieur du Bois de Boulogne. Des panneaux (30 x 40cm) permettront d identifier chacune des tentes. " Banderoles, oriflammes : Des oriflammes et banderoles seront mises en place sur le Village ainsi qu aux abords de la zone de départ. Les banderoles (3m x 1m) seront fixées sur les barrières de sécurité. Chaque partenaire bénéficiera des supports prévus dans sa convention. " Balisage du parcours : Le parcours sera balisé par des barrières de police à tous les endroits présentant un risque pour la sécurité des participants et celle des autres usagers du Bois de Boulogne. Le reste du parcours sera matérialisé par de la rubalise. De plus, une cinquantaine de bénévoles seront placés sur le parcours de façon à orienter les usagers du bois vers un autre itinéraire et /ou à les aider à traverser le parcours en toute sécurité. " Dossards : Les logos des partenaires apparaîtront sur 3500 dossards attribués aux participants PhotoRunning Packs (renseignez-vous en écrivant à : contact-infos@lesfouleesdelassurance.com) " Pack Découverte : 1 photo de groupe grand format (60x40 cm) numérique " Pack Confort: 1 photo de groupe grand format (60x40 cm) et 25 photos individuelles (13x19cm) numérique " Pack champion: 1 photo de groupe grand format (60x40 cm) et 50 photos individuelles (13x19cm) numérique Réalisation " Prise de vue entre 9h et 9h30 au photocall " Livraison des fichiers numériques dès le lundi " Impression des PVC et tirages personnels " Livraison sous 10 jours à chaque entreprise " Zone de shoot sur le podium réservé aux entreprises ayant plus de 30 inscrits 9! 13

12 3. ECHEANCES DES PRESTATIONS Les différentes commandes devront être passées avant les échéances indiquées ci-dessous à l adresse suivante : contact-infos@lesfouleesdelassurance.com 3.1 Échéance Inscriptions et chargement des certificats : Les inscriptions sont possible jusqu au 8 Mars 2015 inclus dans la limite des places disponibles. Aucune inscription ou désinscription ne pourra être réalisée passée cette date. Les certificats médicaux pourront eux être fournis en ligne jusqu au 18 Mars 2015 inclus. Au-delà de cette date, ils devront être présentés lors du retrait des dossards. 3.2 Échéance Goodies et tee-shirts personnalisés : Les commandes devront être effectuées avant le 8 février Concernant la livraison des goodies à mettre en sac la date limite est fixée au 6 mars Veuillez faire parvenir ces derniers à l attention de Pierre LUSSET ou Timothée CHATELET chez Alizeum : Alizeum rue Mirabeau Ivry sur Seine 3.2 Échéance Restauration Pour cette 6 ème édition des Foulées de l Assurance, nous vous proposons de réunir vos différents invités autour d un petit déjeuner ET/OU d un brunch d après course. Nous contacter pour plus de renseignements sur les menus. Vous avez jusqu au 20 février 2015 pour passer votre commande et ainsi rassembler vos collaborateurs autour d un moment convivial. 10! 14

13 3.3 Échéance PhotoRunning Possibilité de mettre un photographe à disposition des entreprises qui souhaitent un reportage personnalisé. Sur réservation avant le 21 février NOTRE PLANNING DE COMMUNICATION 4.1 La presse écrite Jogging international (tirage mensuel de près de exemplaires) : Parution ¼ page sur numéros de janvier, février et mars 2015 Et parution suppléments «Course nature» L Argus de l assurance magazine (tirage hebdomadaire de plus de exemplaires): Parution ½ page dans 2 numéros : vendredi 16 janvier 2015 et 23 janvier 2015 Largusdelassurance.com : Bandeau web sur newsletters du 12 et 19 janvier 2015 Bandeau web sur site internet du 9 janvier au 6 février ! 15

14 4.2 Le web Le site lesfouleesdelassurance.com ainsi que Topchrono relaient l événement. Endurance Shop, partenaire sport, utilise sont site pour promouvoir le partenariat. Jogging international : - relaie sur son site les informations sur les Foulées de l assurance dans une rubrique spécifique running solidaire et responsable. Fichier image.gif de l événement en page d accueil sur le site du leader de la presse magazine running Jogging international. Et l ensemble des partenaires, soit 22 sociétés et organismes partenaires officiels de l événement relaient l événement sur leurs supports de communication et leurs sites internet. 12! 16

15 4.3 Newsletter, mailing et réseaux sociaux 3 Newsletters sont adressées aux coureurs des années précédentes ainsi qu aux principaux organes de presse: 18 décembre 2014 : J-100 mailing auprès de coureurs référencés et à la presse pro 27 janvier 2015 : J-60 mailing auprès de coureurs référencés Top Chrono 19 mars 2015: J-10 dernier mailing sur la base coureurs des Foulées de l assurance 3 communiqués sont envoyés à la presse et aux entreprises : 16 octobre 2014 : à l ouverture des inscriptions, 15 janvier 2015 : réunion technique et nouveautés 30 mars 2015 : résultats de l édition Les informations et les offres spécifiques de nos partenaires se retrouvent sur le site et sur Facebook 4.4 Au Village et Affichage Au Village, l ensemble des tentes, panneaux d indication et dossards arborent les logos partenaires. Les 3000 dossards participants de la 6 ème édition seront également marqués. Opération JC DECAUX (4x3m et/ou abribus) une à deux semaines avant l événement en fonction des disponibilités de l afficheur : 500 faces dans Paris et proche banlieue. 13! 17

16 Partenaires! 14! 18

17 Contacts Naguib Boudjellal 13 rue Béranger Paris Téléphone : Mobile : Fax : ! Alizeum Pierre Lusset Rue Mirabeau Ivry-Sur-Seine contact-infos@lesfouleesdelassurance.com Téléphone : Fax : Soutient les actions de : 15! 19