GUIDE DE PROCEDURES Entrée en application : 1 er janvier 2007

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1 GUIDE DE PROCEDURES Entrée en application : 1 er janvier 2007 Pour que vive l Eglise, nous appelons toutes les compétences. Et chacun, avec sa personnalité propre, a son importance dans le regard de Dieu. Membres d un même corps, nous apportons notre expérience, notre dynamisme et notre joie pour l annonce du Royaume. Souvent, les questions matérielles et financières sont ardues et austères. Mais elles sont pourtant source de vie et de fertilité pour faire retentir la bonne nouvelle et préparer le chemin de Dieu et des générations futures. Pour les heures offertes et les problèmes résolus, nous vous disons notre plus profonde gratitude et notre solidaire amitié. + Jean-Luc BOUILLERET Jean-Yves BOURGOIS Evêque d Amiens Econome Diocésain 1

2 Préface : Ce présent guide de procédures s adresse à toutes les entités : Paroisses, Secteurs, Services diocésains, et Chapitre de l Association Diocésaine d Amiens. Dans le cadre de la présentation des comptes annuels, il permettra à ceux ci de refléter la situation économique et financière de l Association Diocésaine d Amiens. De plus, il permettra à cette dernière de répondre à ses nouvelles obligations comptables tant en termes de certification de ses comptes annuels qu en termes de publicité de ses comptes annuels vis-à-vis des tiers. Ce présent guide sera susceptible d être mis à la disposition de tout professionnel ou de tout organisme de contrôle intervenant dans le cadre de l Association Diocésaine d Amiens, notamment du Commissaire aux Comptes. En conséquence, toute application dérogatoire à ce guide de procédure doit être justifiée et il devra être mis en place des contrôles complémentaires. Pour une plus grande lisibilité, ce guide se décompose en 3 parties : - Principes généraux - Dispositions applicables aux paroisses - Dispositions applicables aux services diocésains Ce Guide de Procédures sera annexé au Guide pour Demain édité par l Association Diocésaine d Amiens. 2

3 Les principes généraux La séparation des fonctions pour la réalisation de dépenses Pour permettre un traitement optimal de l information financière et dans un souci d assurer la sauvegarde du patrimoine de l Association Diocésaine d Amiens, il convient de s assurer dans la mesure du possible du respect de la séparation des fonctions entre : - Celui qui ordonne la dépense : Le responsable fonctionnel - Celui qui paie la dépense : le payeur ou le trésorier - Et celui qui comptabilise la dépense : le comptable Cette présentation insiste sur la distinction à réaliser dans l entité entre la fonction de trésorier et la fonction de comptable. Dans le cas où le trésorier est le comptable, il conviendra de confier le paiement des dépenses à une tierce personne voire à l ordonnateur. Dans ce dernier cas, la fonction de trésorier «comptable» comprend une fonction de contrôle. La conservation des documents comptables Tout document comptable : Factures, relevés de banque, bordereaux de remise de chèques, journal de caisse doit être conservé au minimum 10 ans. Par sécurité, il conviendra donc d éditer sur papier les comptes informatisés. Ces documents devront être archivés et classés par année comptable à l abri de l humidité, des rongeurs et des zones susceptibles d entraîner leur dégradation. Une sauvegarde informatique régulière est souhaitable. Les documents les plus anciens (au-delà de 20 ans) seront à remettre à l archiviste diocésain afin de prévoir leur conservation durable. Le traitement de l information financière La comptabilité est tenue sur la base des mouvements de trésorerie réalisés via un compte bancaire, une caisse ou un compte de dépôt (qu il soit à l Association Diocésaine ou à la Fondation Saint Firmin). Un journal de trésorerie doit être créé pour chaque banque, caisse ou compte de dépôt. A la fin de chaque mois, il est établi un état de rapprochement bancaire permettant de mettre en cohérence le solde comptable avec le solde bancaire. Il convient de s assurer régulièrement de la normalité des sommes inscrites dans cet état de rapprochement. Toute anomalie doit être dûment justifiée. 3

4 A chaque mouvement de trésorerie doit correspondre une pièce justificative dûment archivée (Voir ci-dessus). En fin d année, il sera établi un état annexe reprenant : les dettes de l entité c'est-à-dire les dépenses réglées sur l exercice suivant afférent à l exercice actuel et, les créances de l entité c'est-à-dire les recettes encaissés sur l exercice suivant afférent à l exercice actuel. Des dispositions spécifiques sont prévues pour le traitement des immobilisations, notamment en ce qui concerne les Paroisses qui ne devront ordinairement pas les inscrire. La comptabilité est tenue impérativement sur le logiciel Ciel pour les Services diocésains et Damoclès pour les Paroisses et Secteurs, selon les règles et dispositions comptables définies par l Economat Diocésain. Dans le cas exceptionnel où il serait utilisé un autre support, informatique ou non, les documents transmis à l Economat Diocésain devront être retranscrit sous Excel et répondre au plan comptable défini. La procédure d arrêté des comptes annuels Les comptes annuels de l entité sont préparés par le comptable, à défaut par le trésorier, en veillant étroitement au respect de la séparation des fonctions décrite cidessus. Ces comptes préparés sont présentés à l autorité en charge de leur arrêté. L autorité en charge de l arrêté des présents comptes annuels formalisera sa décision en émettant le rapport suivant : «Arrêté des comptes annuels du 1 er janvier au 31 décembre 20xx» Par la présente, il nous a été présenté les comptes annuels de pour l exercice couvrant la période du au. Ces comptes annuels ont été établis en conformité avec les règles comptables édictées par l Association Diocésaine d Amiens. En tant que responsables de l arrêté des comptes de, de la bonne application des directives édictées par les services de l Economat Diocésain du Diocèse d Amiens destinées notamment à prévenir et détecter les erreurs et les fraudes, nous vous confirmons, au mieux de notre connaissance et en toute bonne foi, les déclarations suivantes : 1. Nous avons mis à disposition tous les documents comptables et financiers et la documentation y afférente 2. Nous n avons connaissance d aucun fait significatif lié à des fraudes commises ou suspectées au sein de. 3. Tous les passifs importants, connus ou éventuels, sont comptabilisés ou décrits dans les notes jointes. 4

5 4. Nous vous confirmons que nous veillons à ce que les procédures de contrôle interne édictées par l Association Diocésaine d Amiens soient correctement mises en place. 5. Toutes les opérations de l exercice ont été régulièrement enregistrées dans la comptabilité. Il n existe pas de comptes ouverts dans les banques, établissements financiers, agents de change, tant français qu étrangers, qui ne soient reflétés dans les états financiers. En conséquence, les comptes annuels de pour la période du au ont été arrêtés par nos soins. Les comptes annuels se caractérisent par les éléments suivants : - Total du Bilan : - Total des recettes : - Excédent ou insuffisance :. Le comptable(ou le trésorier) Le responsable» Pour permettre à cette autorité d arrêter les comptes annuels en pleine connaissance de cause, il doit être mis en place un dossier de travail au niveau de chaque entité reprenant les éléments principaux ayant trait à l établissement de cette information financière. Ce dossier de travail se constitue des éléments suivants : Dossier permanent Contrats de location Liste des salariés Liste des propriétés canoniques Factures d immobilisations Suivi de la variation des capitaux propres Tableau analytique sur 5 ans des éléments clés à définir selon l entité (quêtes, casuel, etc.) / Dossier annuel (en année civile) Photocopie des relevés bancaires et des états de rapprochement Justificatif annuel des salaires et charges sociales payées Justificatif des charges et produits exceptionnels Extrait des comptes tiers non soldés Formulaire d arrêté des comptes annuels Les mouvements d espèces Dans le cas où l entité paie des dépenses en espèces, elle devra tenir un journal de caisse, distinct de son journal de caisse informatique, retraçant l ensemble des recettes et des dépenses transitant par la caisse. 5

6 Même dans le cas où l intégralité des recettes en espèces est déposée en banque dans un délai raisonnable, l entité ne pourra pas se dispenser de la tenue d un journal de caisse. Les remises d espèces en banque devront alors être établies selon la nature de ces recettes afin de simplifier le traitement de la comptabilité. En conclusion pratique, le journal de caisse. Remboursement des frais Seuls les frais indiqués et validés sur la fiche prévue à cet effet (en annexes) pourra donner lieu à remboursement. 6

7 Les dispositions applicables aux Paroisses Le principe de la séparation des fonctions Le principe général de séparation des fonctions tel que décrit ci-avant s applique à toute paroisse quelque soit sa taille. L ordonnateur ne pourra en aucun cas être le comptable et le comptable ne pourra en aucun cas être l ordonnateur. Ces fonctions doivent être impérativement distinguées. Cette séparation des fonctions est facilitée par le bon fonctionnement des institutions, notamment le Conseil Paroissial aux Affaires Economiques et le respect des autorités canoniques en la personne du Curé. Le Conseil Paroissial aux Affaires Economiques Le Conseil Paroissial aux Affaires Economiques (appelé Conseil de gestion jusqu en 1983) est notamment en charge de l arrêté des comptes annuels préparés par son trésorier. Il se devra donc de se réunir au moins deux fois par an. Ses membres, nommés par l Evêque ou son Représentant, s engagent sur les documents communiqués. Les recettes en espèces Ce chapitre est un complément aux dispositions générales telles que définies cidessus. L importance dans les flux financiers par moyen d espèces des paroisses impose une vigilance spécifique. Le comptage des espèces appellera une rigueur toute particulière. Le principe de sauvegarde des actifs s appliquera à compter du moment où ces espèces sont confiées par la communauté locale au Curé ou à son représentant. Ces espèces seront alors transférées aux personnes en charge du décompte dans un support fermé sur lequel figurera la signature du responsable de la collecte Enveloppe cachetée avec signature sur le rabat 7

8 Sac fermé par tout moyen permettant au responsable de la collecte d apposer sa signature Dans un souci de parfaite sauvegarde des actifs confiés à la Paroisse, il est vivement conseillé que le décompte des espèces soit effectué par 2 personnes habilitées. Ces personnes établiront une fiche de décompte d espèces qu ils cosigneront avant leur transmission au trésorier ou avant dépôt an banque par l un d eux. Après le dépôt en banque, le dépositaire transmet à la personne en charge du traitement de la comptabilité la fiche de décompte des espèces et l avis de remise d espèces en banque. La personne an charge de la comptabilité s assurera alors de la cohérence de ce flux. Dans le cas contraire des procédures simplifiées pourront être mises en place en veillant toutefois au respect de la séparation des fonctions entre le ou les «compteurs» et le comptable. Pour mieux apprécier la cohérence des sommes collectées, il pourra être judicieux une ou deux fois par an d organiser un décompte de la quête immédiatement après l office. Le Conseil Paroissial aux Affaires Economiques aura une attention particulière à cette collecte. Les particularités des dossiers de travail Les éléments analytiques devant faire l objet d un contrôle analytique pluri annuel sont : Les quêtes Les offrandes de messes Le casuel encaissé Les offrandes de messes encaissées La cohérence des registres de catholicité devra être vérifiée avec les ressources liées au Casuel. La cohérence du registre des messes devra être vérifiée avec la comptabilité. Le suivi des immobilisations Dans un souci de simplification des comptabilités paroissiales, les immobilisations acquises au titre d un exercice sont comptabilisées en charges exceptionnelles selon les modalités décrites dans les règles comptables de l Association Diocésaine d Amiens. La copie des factures correspondantes est à joindre au dossier de travail. 8

9 Les placements de trésorerie Pour une plus grande simplification de leur comptabilité, il est vivement recommandé aux paroisses de limiter leurs comptes bancaires à : un compte courant de fonctionnement lié au compte centralisateur (Banque postale) qui permet le non paiement d agios et le placement quotidien des excédents. et à un compte de dépôt au siège de l Association Diocésaine pour les investissements immobiliers. Dans le cas où des placements seraient réalisés directement, les paroisses devront communiquer un état détaillé mentionnant le montant et la nature des revenus perçus au titre de l année civile pour le 31 janvier de l année suivante. L impôt sur les sociétés au titre de ces placements sera mis à la charge de la paroisse. Engagement des investissements La Paroisse, ou le Secteur, sont soumis à des autorisations des instances diocésaines avant de pouvoir engager des dépenses d investissement. Ainsi, toute dépense supérieure à euros doit être soumise à l avis du Conseil Diocésain aux Affaires Economiques présidé par l Evêque. De plus, lorsque le montant est supérieur à euros, le projet nécessite l accord dudit Conseil. 9

10 Les dispositions applicables aux services Les comptes de trésorerie Pour une plus grande simplification de la comptabilité, chaque service ne pourra disposer que d un compte bancaire ouvert au compte «centralisateur» de l association Diocésaine. Ses éventuels excédents de trésorerie sont placés sous forme de dépôt au siège de l Association Diocésaine. Toute autre forme de placement est interdite. Dans le cas où le service ne dispose pas de comptes bancaires, il sera dispensé de la tenue d une comptabilité. Sur demande, les services de l Economat Diocésain lui adresseront semestriellement un état des dépenses engagées. Les immobilisations Toute décision d investissement est soumise à l Econome Diocésain. En conséquence, le paiement et le traitement comptable de ces opérations seront réalisés par ses services. Un inventaire de ces immobilisations sera transmis annuellement pour une mise à jour par le responsable de service. La gestion du personnel Toutes les décisions affectant les mouvements de personnel (Embauche, Licenciement, ) sont soumises à l autorisation de l Econome Diocésain, ou de son représentant, à l exception des créations de postes à durée déterminée de moins de 6 mois. Le budget des augmentations salariales est centralisé auprès du service de l Economat Diocésain. Toute embauche salariée requiert un contrat de travail écrit et l établissement d une déclaration préalable à l embauche. 10

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