DOSSIER DE RESERVATION DE LA SALLE COMMUNALE

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1 DOSSIER DE RESERVATION DE LA SALLE COMMUNALE Mairie de Dohem 17 Rue de la Mairie DOHEM Le présent document est à retourner à la mairie de Dohem par voie postale ou par mail. Coordonnées du locataire : Nom : Prénom : Adresse : Téléphone : Date de la réservation : Clefs / visite des installations / inventaire (à compléter par la mairie) : Date et heure de remise des clés : Date et heure de réception des clés : Paiement : Prix de location de la salle (voir grille des tarifs dans le règlement) : Forfait chauffage (1 er Octobre 30 Avril) : 30 Estrade : 30 Oui Non Oui Non Total à payer : Caution remise le : / / pour un montant total de : IMPORTANT : l attestation d assurance responsabilité civile contractée par le demandeur pour la période de location de la salle des fêtes est à fournir obligatoirement.

2 CONVENTION D UTILISATION DE LA SALLE COMMUNALE Mairie de Dohem 17 Rue de la Mairie DOHEM mairie.dohem@orange.fr Entre : Madame le Maire de la Commune de DOHEM, D une part, Et : Nom : Adresse : Sollicitant l autorisation d utiliser la salle des fêtes de Dohem le D autre part, Il a été convenu ce qui suit : ARTICLE 1 er : DESIGNATION DES LOCAUX LOUES La présente convention concerne la salle dénommée [ ] et située [ ]. ARTICLE 2 : EQUIPEMENTS MIS A DISPOSITION 1. La salle des fêtes de Dohem dispose d une capacité d accueil maximum de 150 personnes assises ou 180 personnes debout.

3 2. La salle comprend le matériel adapté à la demande faite par l organisateur, soit pour 100 personnes par défaut. 3. Le bailleur s engage à mettre à la disposition du locataire les équipements suivants : - Vaisselle, - Tables, - Chaises, - Congélateur, - Réfrigérateur, - Lave-vaisselle, - Eau, - Electricité. 4. Ces équipements seront dans tous les cas à la disposition du demandeur s il les demande. 5. Le chauffage est facturé de la période du 1 er Octobre au 30 Avril. 6. A propos du lave-vaisselle, il est conseillé de changer l eau entre les cycles de lavage des assiettes et des verres. De plus, la vaisselle doit être essuyée à sa sortie. ARTICLE 3 : CONDITIONS DE LOCATION 1. Pour une location avec les cuisines, le demandeur aura à sa disposition les fourneaux et des ustensiles de cuisines. 2. Pour une location sans les cuisines, le gaz sera coupé, ce qui entraînera une interdiction de toute utilisation d appareils usant du gaz. Seuls les appareils électriques seront autorisés. 3. Pour une location de deux jours, les conditions sont les mêmes que ci-dessus. 4. Pour une location concernant une réunion, le demandeur aura les tables et les chaises à sa disposition. La vaisselle sera prêtée sur demande.

4 5. La sous-location ou location par personnes interposées d un dohémois ou au profit d une autre personne ou d une association extérieure est strictement interdite. ARTICLE 4 : RESPONSABILITE 1. Au regard des dispositions de l article 1733 du Code Civil, toute personne morale ou privée est présumée responsable du bâtiment qu elle occupe. L organisateur est donc invité à sa rapprocher de son assureur afin de savoir s il bénéficie d une garantie couvrant sa responsabilité de locataire ou d occupant. Il conviendra donc de fournir une attestation d assurance. 2. Le demandeur s engage à rembourser le montant des pièces manquantes en cas de bris de vaisselle ou de détérioration de matériel. ARTICLE 5 : REMISE DES CLES ET INSTALLATION 1. Un état des lieux en présence du référent sera effectué à la remise et à la restitution des clés. 2. Les clés sont à retirer le vendredi après-midi auprès du référent de la salle en accord avec le secrétariat. 3. L installation des tables est possible à partir de 17h00 le vendredi. 4. Lors de la remise et de la restitution des clés, la vaisselle restera sur les chariots pour faciliter le comptage et le contrôle. En cas de litige, un constat en la présence du demandeur sera effectué. 5. Toute installation personnelle (estrade, etc ) doit fera l objet d une demande d autorisation préalable et d une facturation complémentaire.

5 ARTICLE 6 : PROPRETE 1. Les employés communaux assurent, avant la location, le nettoyage des tables, des chaises, des WC, des lavabos et du parquet. Ce nettoyage doit être refait avant la restitution, à l exception du parquet pour lequel un balayage soigné suffit. 2. A l extérieur, les mégots, papiers divers et autres déchets doivent être balayés et ramassés. 3. Le tri des poubelles doit se faire en fonction des règles locales. Le verre utilisé lors de la réception sera à retirer par les soins du demandeur. Des cloches à cet effet sont installées dans la commune. 4. Au regard des responsabilités qui l engagent, le demandeur s engage à restituer la salle en parfait état de propreté. ARTICLE 7 : NUISANCES 1. Dans le respect du voisinage, le demandeur s engage à éviter les bruits inutiles, la nuit, à partir de 23h, susceptibles de perturber la tranquillité et le repos des habitants. 2. Dans le respect des propriétaires de la salle, le demandeur s engage à ne pas faire exploser de pétards à l intérieur de la salle. Par ailleurs, l utilisation de confettis et strictement interdit. ARTICLE 8 : MESURES DE SECURITE 1. L organisateur déclare avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité et prend l engagement de veiller scrupuleusement à leur application. Il déclare notamment avoir pris bonne note des dispositifs d alarme, des voies d évacuation et des moyens de lutte contre l incendie.

6 2. En cas de sinistre, il s engage à prévenir sa compagnie d assurance. 3. Un téléphone est mis à la disposition du demandeur dans la salle en cas d urgence pour appeler le SAMU (15), la Gendarmerie (17), les Pompiers (18). ARTICLE 9 : ARRHES ET CAUTION DE GARANTIE 1. Pour confirmer la demande de location, l organisateur devra verser 50% du montant de la location à la réservation. 2. En cas d annulation, l organisateur devra aviser la secrétaire de mairie au moins 31 jours avant la date d occupation, faute de quoi il sera précédé de l encaissement du chèque. Celui-ci pourra être restitué en cas de force majeure (décès, annulation d une manifestation suite au manque de réservation). 3. Une caution de 100, sous forme de chèque, sera déposée en garantie des dommages éventuels et en cas de non-respect des différentes clauses ci-dessus énumérées. 4. Si le nettoyage est mal effectué, le chèque sera encaissé. 5. Ces deux cautions sont à remettre au référent lors de la remise des clés. ARTICLE 10 : PRIX Ci-après sont indiqués les tarifs de location de la salle des fêtes. Habitants de Dohem Extérieurs Avec Cuisine Sans Cuisine Supplément 2 ème jour Chauffage Estrade 30 30

7 Le présent droit d utilisation est accordé à, moyennant le règlement de la somme de auprès du Trésor Public dès réception de la facture. Fait à le L ORGANISATEUR RESPONSABLE LE MAIRE OU SON REPRESENTANT