POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE SÉJOUR

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1 POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE SÉJOUR ADOPTÉE PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION LE 14 FÉVRIER 2012

2 Production : Denis Bernier Directeur des services administratifs Collaboration : Membres du comité de direction générale *Dans la présente politique, le mot «employés» comprend le personnel cadre et non cadre, féminin et masculin. 2

3 1. OBJECTIFS 1.1 Déterminer la règlementation entourant le remboursement des frais de déplacement et de séjour du personnel et des gestionnaires. 1.2 Assurer un contrôle de ce type de dépenses en favorisant une utilisation optimale des ressources. 1.3 Voir à ce que cette procédure respecte la circulaire du MSSS (annexe A). 2. DÉFINITION 2.1 Frais de déplacement Il s agit de frais reliés à l accomplissement d une tâche directement en lien avec ses obligations. Il est à noter que le kilométrage remboursé est basé sur la distance nécessaire et effectivement parcourue par une personne salariée lors de l exercice de ses fonctions. 2.2 Port d attache Le port d attache déterminé par l employeur est l endroit où l employé exerce habituellement ses fonctions ou reçoit régulièrement ses instructions, ou encore, fait rapport de ses activités. 3. RESPONSABILITÉ 3.1 Politique, normes et taux (Direction générale) 3.2 Information et interprétation (Direction des services administratifs) 3.3 Application Le supérieur immédiat a la responsabilité d autoriser le déplacement en s assurant d utiliser le moyen de transport le plus efficient et de la conformité de la politique en vigueur. Il doit également s assurer que le coût pour l hébergement respecte les conditions de celle ci. Il doit le faire à l intérieur du budget qui lui a été accordé à cet effet. 3.4 L employé L employé a la responsabilité de produire un rapport des dépenses, incluant toutes les pièces justificatives 1 nécessaires. 1 Pièce justificative : Un reçu officiel du commerçant indiquant le montant, la date, description, etc. À noter qu un relevé de carte de crédit, ou débit, n est pas une pièce justificative acceptable. De plus, si la réclamation n est pas accompagnée du reçu original, aucune démarche ne sera effectuée par le service de finance et ce montant sera réduit du remboursement total. 3

4 Celui ci a la responsabilité de respecter les conditions édictées dans cette politique. 4. POLITIQUE, NORMES ET TAUX EN APPLICATION 4.1 Allocations d hébergement Les allocations d hébergement remboursées suite à l obligation de se loger dans un établissement hôtelier le seront conformément à la circulaire du MSSS, voir l annexe A, c est à dire que l établissement remboursera les «frais réels et raisonnables encourus». Une allocation quotidienne est également prévue. Le Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles demande à ses employés de s héberger à proximité de leur lieu de rencontre et que le taux n excède pas 110 $ par nuit, avant taxes. Advenant un dépassement, l excédent devra être autorisé au préalable par le gestionnaire concerné. Autrement, il sera à la charge de l employé. Lorsque les factures d hébergement sont directement acheminées au centre jeunesse pour paiement, vous devez inclure à votre rapport de frais de déplacement une copie de celles ci avec la mention «facturer au Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles». Le remboursement sera effectué sur présentation des pièces justificatives 1. Lorsqu une personne loge chez un parent ou un ami dans l exercice de ses fonctions, il a droit à un remboursement selon la circulaire du ministère (voir annexe A). 4.2 Allocation de déplacement et de repas Les allocations de déplacement et de repas sont remboursées en fonction de ceux prévus à la circulaire du MSSS, voir annexe A. Les déplacements pour les personnes dont la voiture est requise seront remboursés selon l annexe A. Lorsque vous payez un repas à un usager, vous devrez accompagner votre réclamation de pièces justificatives 1. Toutefois, le montant remboursé ne pourra pas excéder le taux forfaitaire de la circulaire La même procédure s applique pour les repas payables aux stagiaires. Veuillez prendre note des heures de départ et d arrivée donnant droit à l allocation pour les repas : Le départ doit se faire avant : 6 h 30 (déjeuner) 11 h 00 (dîner) 4

5 17 h 30 (souper) L arrivée doit se faire après : 14 h 00 (dîner) 19 h 30 (souper) En dehors des heures normales de travail, lorsque vous réclamez du temps et des repas, vous devez déduire le temps alloué pour les repas, soit : Déjeuner : 30 minutes Dîner : 60 minutes Souper : 60 minutes Pour les rencontres de moins de trois (3) heures, incluant le déplacement, ou inférieur à 30 Kilomètres, le supérieur immédiat doit s assurer qu elles se font essentiellement à l intérieur des heures normales de travail et sans réclamation de repas Pour les gestionnaires : lorsque vous voyagez vers Montréal ou Québec, de Gaspé, et que vous prenez votre automobile plutôt que l avion, vous devez appliquer les montants forfaitaires suivants : 700 $ pour un voyage à Montréal 550 $ pour un voyage à Québec Lors de l utilisation d un véhicule, le kilométrage alors parcouru ne sera pas comptabilisé dans le cumul de la banque de kilomètres, si le coût réclamé correspond au montant forfaitaire établi Lorsque vous devez prendre l avion, vous devrez placer votre demande, dès que votre déplacement est prévu, à l agente administrative de la Direction des services administratifs en complétant le formulaire «réservation de voyage». Par la suite, cette dernière vérifiera auprès de la compagnie d aviation pour obtenir le meilleur taux et ce, afin de minimiser les coûts. Vous ne pouvez pas demander que vos places soient réservées sur le vol Covoiturage Quand il y a possibilité de faire du covoiturage et qu un employé choisit de se déplacer avec son véhicule personnel, l établissement remboursera son déplacement à raison de 45% du taux en vigueur/kilomètre. Le kilomètre parcouru s accumulera à sa banque. Chaque situation devra être analysée cas par cas par le supérieur immédiat. 5

6 4.3 Moyen de transport privilégié (personnel dont le véhicule est non requis) Modes de transport retenus : Véhicule du Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles (flotte automobile) Location d une voiture Transport routier Avion Le supérieur immédiat doit retenir le moyen de transport le plus efficient L utilisation de la flotte automobile (CJGÎ) doit être priorisée pour les transports de moins de 250 km Pour tous les déplacements de plus de 250 km, vous devez louer une voiture, si aucune voiture de la flotte automobile n est disponible. 4.4 Flotte automobile (véhicule du Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles) Pour les employés dont le véhicule n est pas requis, il est prioritaire d utiliser les voitures de la flotte automobile Les véhicules de la flotte ne peuvent être utilisés à des fins personnelles Les déplacements doivent être planifiés le plus tôt possible Lorsque l arrivée ou le départ de l employé se fait en dehors des heures du bureau, il est permis d apporter le véhicule à domicile, avec l approbation du gestionnaire du point de service. Par contre, il doit s assurer que le véhicule n est pas réservé et que ce n est pas celui du 24/ L utilisation de la flotte doit être planifiée avec l ensemble de l équipe en fonction des besoins spécifiques du point de service À la fin de chaque mois, chaque point de service a la responsabilité de transmettre à la Direction des services administratifs la feuille du carnet de route complétée Il est interdit de fumer dans les véhicules de la flotte. 4.5 Utilisation d une voiture personnelle (personnel dont le véhicule n est pas requis) L employé qui a reçu l autorisation d utiliser son véhicule reçoit une allocation équivalente à 45% du taux en vigueur/kilomètre Si vous utilisez votre voiture personnelle, veuillez vous assurer que vous êtes couvert auprès de votre assureur. Le Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles n est 6

7 pas responsable des inconvénients reliés à l utilisation d un véhicule personnel En dernier recours, avec autorisation du supérieur immédiat, vous pouvez utiliser votre voiture personnelle en respectant les conditions du point Déplacement pour expertise médicale Il est permis d utiliser le transport routier de votre choix; il sera remboursé sur présentation de pièces justificatives. Toutefois, si vous prenez votre voiture personnelle, nous vous rembourserons au taux de 45 % du taux en vigueur/kilomètre. Pour ce qui est de l hébergement et les repas, voir point 4.1 et annexe A. 4.7 Le personnel qui présente une pièce justifiant le paiement d une prime d assurance affaires pour l utilisation de son automobile, requise aux fins du travail, sera remboursé jusqu à concurrence de 175 $ annuellement. 4.8 Toutes réclamations autres que les allocations prévues à la circulaire doivent être accompagnées d une pièce justificative AVANCE DE VOYAGE Seulement les situations suivantes seront admissibles à une avance de voyage : Lorsqu un déplacement est rendu obligatoire et qu il implique directement un bénéficiaire (le transport d un bénéficiaire à un autre établissement), l employé peut demander une avance de voyage. Il doit faire la demande à son supérieur immédiat et celle ci sera accordée à partir d une petite caisse (voir procédure en annexe B). Lorsqu un employé doit se déplacer à la demande de son employeur (expertise médicale ou psychologique), il peut demander une avance de voyage. Cependant, il doit faire la demande au service des ressources humaines (voir procédure en annexe B). Aucune autre avance ne sera accordée. 1 Pièce justificative : Un reçu officiel du commerçant indiquant le montant, la date, description, etc. À noter qu un relevé de carte de crédit, ou débit, n est pas une pièce justificative acceptable. De plus, si la réclamation n est pas accompagnée du reçu original, aucune démarche ne sera effectuée par le service de finance et ce montant sera réduit du remboursement total. 7

8 6. MEMBRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION (Décret ) Lorsqu un membre du conseil d administration se déplace, il respecte les règles établies pour le personnel. Toutefois, si des frais particuliers sont justifiés, la directrice générale pourra les autoriser. Vous pouvez vous référer à l annexe A de la politique afin de déterminer votre taux remboursable. Les frais d hébergement seront remboursés selon les frais réels encourus et jugés raisonnables. Les allocations quotidiennes seront accordées selon les modalités décrites à l annexe A. 7. TAXATION DE TÉMOIN Advenant le cas où un employé de l établissement est assigné comme témoin à la Cour dans une cause impliquant notre centre jeunesse, il doit alors se faire taxer au greffe du palais de justice et retourner le chèque signé qu il reçoit pour son déplacement à son employeur. L employé réclame ses frais de déplacement à l établissement et ce, selon les modalités inscrites à cette politique. Lorsqu il s agit d une cause impliquant un employé de l établissement et que ce dernier est assigné par un autre centre jeunesse, la politique qui s applique est alors celle de taxation des témoins inter centres jeunesse. S il s agit d une cause externe au centre jeunesse, où l employé n est pas une des parties intéressées (art CSN, art CSQ), la convention collective en vigueur s applique et l employé doit rembourser au centre jeunesse le montant qu il reçoit concernant sa perte de temps. Toutefois, il peut conserver les allocations de déplacement. 8. RAPPORT FRAIS DE DÉPLACEMENT (ANNEXE C) Il est important de remplir adéquatement le formulaire de rapport de dépenses en y incluant les pièces justificatives nécessaires. Vous devez compléter : Nom, prénom et adresse Numéro d employé Commentaire ou raison de la réclamation Date Heure de départ et d arrivée Activité ou numéro de dossier de l usager justifiant le déplacement 1 Pièce justificative : Un reçu officiel du commerçant indiquant le montant, la date, description, etc. À noter qu un relevé de carte de crédit, ou débit, n est pas une pièce justificative acceptable. De plus, si la réclamation n est pas accompagnée du reçu original, aucune démarche ne sera effectuée par le service de finance et ce montant sera réduit du remboursement total. 8

9 Destination Frais : coucher, automobile, repas ou autres Catégorie de dépenses Votre signature et celle de votre supérieur immédiat Tout manquement nécessitera ou occasionnera un retard dans le paiement. 9. APPLICATION DE LA POLITIQUE 9.1 La Direction des services administratifs doit voir à l application de cette politique. Aucun paiement ne peut être émis s il n est pas en conformité avec la présente. 10. ENTRÉE EN VIGUEUR Cette politique sera en vigueur à partir du 1 er avril

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13 ANNEXE B PROCÉDURE POUR AVANCE DE VOYAGE (EXPERTISE) 1 L employé doit calculer le coût approximatif de son déplacement (repas, allocation, transport, coucher ou autres). 2 L employé doit signer le formulaire de demande d avance de voyage et le faire approuver par le service des ressources humaines. 3 L avance sera accordée à l employé à 80 % de l estimation jugée réaliste par le service des finances. 4 L employé aura 20 jours ouvrables à partir de la date de son déplacement pour compléter le formulaire de frais de déplacement, en y déduisant l avance. 5 La différence due par l employé devra être remboursée à l employeur dans les 15 jours ouvrables suivants. 6 La différence due à l employé sera remboursée dans un délai de 15 jours ouvrables. 7 Si l employé ne complète pas son formulaire de frais de déplacement dans les 20 jours ouvrables, nous récupérerons la totalité de l avance par des retenues sur le salaire jusqu à concurrence de 50 $ par paie 8 Si l employé complète son formulaire de frais de déplacement dans les délais et qu un solde est dû à l employeur mais ne rembourse pas dans le délai de 10 jours, la totalité sera récupérée sur le salaire jusqu à concurrence de 50 $ par paie. 9 Si nous récupérons un montant sur la paie, et que l employé se conforme aux exigences, nous rembourserons, s il y a lieu, les montants prélevés en trop dans les 15 jours ouvrables. Le service du personnel devra transmettre cette procédure à tous les employés demandant une avance pour frais de voyage (expertise). P.S. Le genre masculin a été établi afin d alléger la lecture de ce document. 13

14 ANNEXE B PROCÉDURE POUR AVANCE DE VOYAGE (IMPLIQUANT UN USAGER) 1 L employé doit calculer le coût approximatif de son déplacement (repas, allocation, transport, coucher ou autres). 2 L employé doit signer le formulaire de demande d avance de voyage et le faire approuver par son supérieur immédiat. 3 L avance sera accordée à l employé à 80 % de l estimation. 4 L avance sera faite à partir de la petite caisse. 5 L employé doit compléter un formulaire de frais de déplacement et l acheminer au centre administratif. 6 L employé doit rembourser la petite caisse dès qu il reçoit le montant de sa réclamation (dépôt avec la paie). 7 Une conciliation bancaire de la petite caisse devrait être faite à tous les mois. 14

15 ANNEXE B CENTRE JEUNESSE GASPÉSIE/LES ÎLES DEMANDE D AVANCE DE VOYAGE Avance faite à l ordre de : Date du voyage : But du voyage : Déjeuner x 10,40 1 $ = Dîner x 14,30 1 $ = Souper x 21,55 1 $ = Coucher x = Automobile Kilomètres x 45 % du taux 1 = Taxi x = TOTAL : Montant alloué 80 % du total Signature du requérant Signature du responsable du budget Date : 1 Le taux pour les repas et l hébergement sera ajusté selon le taux établi à la circulaire du MSSS, annexe A. 15

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